“互聯網+”思維在檔案管理的運用

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摘要:我國政府提出在各行各業應用“互聯網+”的思維實施改革，在檔案管理方面也獲得了一些進展。目前集中于信息化革新，即檔案管理紙質版本向電子版本的轉化。完成檔案管理的初步階段之后，需要深化其改革實踐，使其在“互聯網+”思維應用之下獲得2.0級發展。以下就按照“互聯網+”思維對檔案管理實踐的進一步升級展開具體探討。

關鍵詞:“互聯網+”思維；檔案管理；實踐；運用

“互聯網+”內容豐富，其思維的本質特征表現在“融合”方面，其功能主要是“效率”。因此，在檔案管理中實踐“互聯網+”思維，或通過對其思維的轉化、落實到實際管理工作方面，需要增加“融合”性推進措施，提高管理“效率”。另一方面，實踐該思維，需要增加匹配性的人員培訓、機制完善。

1從“融合”層面運用

“互聯網+”思維實踐運用中，主旨在于通過其思維，將檔案管理與其它資源進行融合，既包括以信息技術為基底的技術工具融合；也包括“互聯網+”思維與其他思維融合。實踐技術工具融合，要求在現有檔案管理電子化完成的基礎上，引入“信息傳輸”所必需的其他技術工具。比如，電子郵件及其類似形式。由于檔案管理中的軟件平臺操作系統屬于固定化系統，需要從技術方面采取一些措施。比如，制作可分割、可直接劃分為多個“文檔”的系統平臺，然后，將其與其它新媒介進行融合式推進。在思維融合方面實踐，需要從檔案管理出發，將系統思維、“互聯網+”思維、以人為本思維進行融合。比如，在實踐檔案管理中，始終以“人”的管理為核心，引入系統思維，將各個部分資源進行有效融合。在與其他資源融合方面，可實踐多種可利用資源的融合，并使其得到科學配置；其實質是將檔案管理作為一個“項目”實施具體管理，并關注每個項下設置，從而在整體—部分原理之上，實現設備資源、人力資源、信息資源、技術資源融合。在“融合”實踐方面，具體是在電子檔案管理平臺，設置查詢、共享、傳遞、數據統計等各個頁面功能，將其融合到一個系統之中，利用技術之便達到專業平臺的操作。然后，將這種專業化的操作平臺，與其他技術工具實施融合，如內部網絡間的融合，類似QQ、微信之類手機平臺工具的融合。在這個方面因涉及檔案管理高效化利用，所以，在實際的融合路徑中，建議從檔案管理的現實情況出發，借助技術工具實踐App制作，可直接委托信息公司完成制作事宜，并將其安裝在其管理人員及應用人員的手機之中，通過任務式分發提高融合的最大化。

2從“效率”層面運用

“互聯網+”思維實踐的最終目的即是達到對檔案管理的高效化利用。為了達到目標，除了上文所說的媒介融合、思維融合、操作平臺融合之外；需要突顯出檔案管理中的管理“效率”。檔案管理屬于人力資源管理，其特征在于人才信息資源的利用，技術工具融合、管理思維融合能夠滿足其外在制度化、流程化、專業化實踐。為了效率進一步提高，需要對檔案管理的信息資源本身進行革新，促進效率提升。我國檔案管理的利用率并不在技術之弊，而是來自于“應用程序化不足”“執行力度較弱”；可以借用資源融合簡化程序、提高執行監督。“互聯網+”思維中的“效率”功能運用，要求將現有的檔案管理中的“信息資源”實施重新分割與組合。以人事檔案管理為例，實際的電子檔案在錄入系統中因其“姓名、年齡、籍貫……”等太過煩瑣；所以，對于一般的基本資料需要實踐信息資源的重組，利用“身份證模式”直接掃描上傳。針對其工作經驗，則需要按照年份，進行“互聯網+”思維下設的“系譜”方法進行細致羅列；還應該利用系統平臺查詢之便，將信息資源中的“檔案利用率”進行數據統計，從而實現“應用頻率表格”制作，以圖譜顯示方式進行排列，使其利用得到優化。完成信息資源融合之后，必要按照所采用的系統，進行程序化編排，使其利用達到“一站式”應用。針對執行力度較弱的問題，應用“互聯網+”思維進行解決；具體操作中可以通過系統打卡實施監督；并在檔案管理人員、工作人員之中成立半自主化討論小組，組織以“電子檔案管理”為專題的討論會，不斷增加檔案管理工作中實際遭遇難題的探討，從實踐提煉經驗改善其不足之處。

3配套建設

目前電子檔案的管理思維基于紙質檔案模式，只是形式上的更新。為了達到“融合”效果，提高管理“效率”，建議在技術融合、信息資源融合后，按照現有檔案管理流程設置，增加針對崗位方面的專業化培訓；同時，需要增加電子檔案系統操作訓練，計算機應用維護及一般故障排除訓等。從技術層面可以引入技術人才，實施針對機構自身檔案資源管理融合后的系統開發；如App開發、掃描功能開發、系統簡化。最好按照電子計算機原有構建模式，利用多個App組建一個以檔案管理為核心的App網絡；最終推動其實現“一鍵式”檔案管理，使“互聯網+”思維達到最終的高效化實踐。在管理方面實踐“互聯網+”思維，應逐漸導向人才資源利用中心，將與人才所具備的知識、能力進行對接式全面評估。雖然會花費較多時間，但有必要將人事檔案管理、文獻檔案管理進行一些必要的對接；并把各個類型的檔案管理實施“融合”，從而以人為主體的資源、以信息為主體的資源“融合”。擴大信息化的檔案管理系統范圍，從交叉、關聯中，實現知識與人才資源復用“效率”提高。美國高校在這個方面經驗較多，人力資源管理發達，尤其是作為互聯網發明者，目前已實現了不同類型檔案管理的交叉與融合；因此從該方面可增加研究并提高“互聯網+”思維的應用能力。需要注意制度化革新需要落實到運行機制的實踐層面，進而提升改革后的執行力，強化監督效果。在這個方面，應該按照上文中的運用實踐，從中摘錄出具體的技術指標、管理項，并將每個指標明確列入到每個對應項下；再按照這種思路出發，制定與其匹配的評估體系。以當前現代企業的評估考核體系構建經驗與實證結果觀察，必要采用三表法，提高考核的精準性。具體的方法是設計三欄表格，左右兩欄加下設橫欄；通常左邊為考核指標，右邊為評估內容填寫，下欄為數據的表格制作、圖表的趨勢圖譜，以及附錄性質的文字說明。在這種評估體系之下，可以將原來的結果評估，擴展到包含有過程評估與自我評估、互評等多種方式共用方面；以此增加檔案管理中的績效管理與崗位監督；并且能夠滿足內部監督與外部監督的當前需求。另外，就是以制度、運行機制為主要依據，在人力資源管理部門設置與信息化檔案管理相適應的知識培訓、技能操作訓練，以及團隊建設；重點挖掘管理潛力，提高知識復用水平。

4結論

本次探討后認為在運用“互聯網+”思維的過程中，重點在于思維轉用，并在經驗總結與方法提煉路徑選擇下透過體系建設，將各方面的匹配措施進行資源整合，從而獲得融合后效率的最大化提升。希望在未來的學習與工作經驗中，可以針對該主題收集更多的資料，在材料增加的廣度、深度方面，更好地完成檔案管理中對“互聯網+”思維深度運用的細致研究。

作者:程安琪 單位:南陽醫學高等專科學校

參考文獻

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