國有企業(yè)檔案管理機制改革與創(chuàng)新

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一、國有企業(yè)檔案管理工作機制及其存在的問題

第一，國有企業(yè)檔案管理工作運行機制。國有企業(yè)檔案管理工作由于企業(yè)特性、管理規(guī)章等原因會有所差異化，但是檔案管理工作內容主要是以下幾點：將企業(yè)接收和使用的相關檔案資料進行分類整理及妥善保存，及時記錄企業(yè)工作實施進程并進行總結以便推進企業(yè)管理，進行檔案管理工作人員技能培訓并建立人員考核激勵制度，檔案分類保存后建立高效率的檔案檢索系統(tǒng)，積極利用現代信息技術與網絡技術推動檔案管理工作進步。以上就是國企檔案管理工作的大致內容，這種工作方式容易受到國企內部管理情況約束，在當前我國進入經濟中高速發(fā)展的經濟新常態(tài)后，國有企業(yè)檔案管理制度也應該及時轉變管理觀念進行機制創(chuàng)新。第二，目前國企檔案管理工作存在的問題。隨著信息技術進步、信息量劇增以及經濟形勢變化等情況的出現，國有企業(yè)檔案管理工作模式中的弊病開始不斷暴露出來，只有深入探究出現問題的原因才能尋找問題解決途徑。首先，部分國企檔案管理工作不到位、員工隊伍不專業(yè)。傳統(tǒng)國有企業(yè)在公司管理方面?zhèn)戎赜诮洕б妫瑢n案管理工作往往敷衍了事，進行檔案管理工作的工作人員往往是外聘人員或者退休人員，這些人缺乏專業(yè)檔案管理知識與技能，進行工作缺乏創(chuàng)新意識與進取心，導致檔案管理工作長期停滯不前，國有企業(yè)對檔案管理工作的忽視又進一步加重了這種現象。其次，國企檔案管理工作缺乏制度規(guī)范與硬性約束。檔案管理工作往往沒有強制、科學的工作規(guī)范進行工作指導，管理人員主觀能動性對工作質量影響嚴重，導致一些重要檔案資料沒有記錄下來甚至遺失。在檔案管理過程中沒有統(tǒng)一檔案管理、保存標準，檔案檢索是內容與目錄不符、檢索效率低下等問題頻頻出現，國企檔案管理缺乏強制性規(guī)范與連續(xù)性規(guī)劃導致工作效率低下。最后，國有企業(yè)檔案管理工作技術水平落后。很多國有企業(yè)的檔案管理往往采用簡單計算機軟件輔助工作，這種信息管理手段雖然操作簡單但管理效率低下，隨著國有企業(yè)資料信息量逐漸加大已經不能適應國有企業(yè)發(fā)展，當出現較為復雜的檔案信息時往往不能及時記錄在檔，導致新經濟形勢下國有企業(yè)檔案管理工作開始落伍。綜合以上分析，目前國企檔案管理工作內容簡陋、操作簡單，出現經濟形勢新變化時工作弊端會阻礙國有企業(yè)創(chuàng)新改革，需要加快國有企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新性改革步伐。

二、國有企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新措施研究

進行國企檔案管理工作創(chuàng)新性改革要求國企各個部門積極配合，檔案管理的工作宗旨、工作技術、工作隊伍三個方面都要跟隨時展進行創(chuàng)新。第一，加強對檔案管理工作的重視與管理。國企領導應當加強對檔案管理工作的重視與支持，幫助改善目前檔案管理人員簡陋的工作環(huán)境，投入更多專項資金與先進技術支持檔案管理工作進步與創(chuàng)新。國有企業(yè)要加強對檔案管理工作人員的培訓與管理，首先要建立一支素質較高、結構合理、知識全面的復合型并且相對穩(wěn)定的人才隊伍；其次要對工作人員實行考核制度與獎懲激勵制度，對工作考核不合格的工作人員及時進行懲罰措施，并定期組織企業(yè)員工參觀先進企業(yè)檔案管理流程，學習目前流行的檔案管理工作經驗并積極推廣，讓公司員工能夠在學習中養(yǎng)成檔案管理規(guī)范意識。第二，提升國企檔案管理工作水平。國有企業(yè)倡導建立合理、科學的檔案管理制度約束管理行為，在檔案收錄、檢索等工作方面進行創(chuàng)新性變革，檔案管理工作可以實行“三位一體”管理制度，這種管理制度要求管理方法與管理流程進行對應，信息收集嚴格符合檔案管理流程要求，各個環(huán)節(jié)相互牽制、相互輔助、相互呼應，能夠合理化國企檔案管理平臺建設，提升國企檔案管理信息實用度，對國企進行企業(yè)改革起到推動作用。在進行檔案管理時也應該注意收錄檔案的質量與信息的完整性，在進行檔案收集后需要對檔案信息進行挑選，將不符合收錄要求的檔案信息重新修改，將繁雜、冗長的檔案信息進行刪減后收錄。真正能夠收入國企檔案的應該是能夠反映國企人事狀況、經濟發(fā)展狀態(tài)的真實信息，能為國有企業(yè)發(fā)展提供更多經驗與參考信息，有效幫助提高國有企業(yè)檔案質量。相關工作人員應該及時更新檔案信息防止信息遺漏，保證及時、準確將企業(yè)信息計入檔案，不能貪圖數據美觀就迫于壓力私自修改信息，要保證國有企業(yè)檔案信息的真實客觀性。第三，結合現代信息技術創(chuàng)新國企檔案管理工作。普通電腦軟件的信息收集與處理能力已經不能適應新常態(tài)下的國企檔案管理需求，檔案管理應該及時進行信息技術革新才能保證檔案管理工作效率。國企可以將計算機、掃描儀等現代設備進入檔案管理系統(tǒng)，讓公司報表、文字檔案能夠高效轉化為可視化電腦數據，能夠減少人工數據抄錄可能出現的紕漏。大型國有企業(yè)可以與軟件公司合作開發(fā)自身檔案管理操作系統(tǒng)，在軟件設計時充分考慮本企業(yè)檔案特點實行個性化設計，保證檔案系統(tǒng)能夠為企業(yè)其他系統(tǒng)提供穩(wěn)定、高效的檔案信息，公司還應該做好檔案管理系統(tǒng)的信息安全工作，防止外部人員鉆空子盜取企業(yè)內部信息。利用網絡信息技術實現檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)經營決策系統(tǒng)協同互動，提升企業(yè)管理經營科學性與正確性，實現國有企業(yè)現代化創(chuàng)新管理。

根據以上分析可以發(fā)現，目前國有企業(yè)對檔案管理工作缺乏重視與支持，檔案管理隊伍水平與技術運用能力都較為低下，為使國有企業(yè)在新一輪的改革重組中有效的參與市場競爭，實現國有企業(yè)自我發(fā)展和經濟效益的最大化，必須加快國企檔案管理工作信息化改革與隊伍建設，讓國有企業(yè)檔案管理工作為國企創(chuàng)新改革更好服務。

作者:宋玉芬 單位:天津渤海輕工投資集團有限公司

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