配網基建工程檔案管理研究

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1配網基建工程項目檔案管理現狀

1.1對檔案管理工作重視不夠

領導層對檔案管理認識上的不足使得檔案管理人員也缺少了必要的重視程度,以致在管理工作中缺少了必要的管理環節,在檔案出現壞損、缺失、內容有誤、質量不佳等情況時也并未及時做出處理,甚至不進行科學分類,在工作中,檔案管理人員表現出懈怠消極、馬虎敷衍的態度,這都不利于檔案的長期保管與應用,影響極其惡劣。

1.2檔案管理部門人員配置不均

檔案管理部門人員配置不均主要體現在兩個方面,首先是人員不足問題,由于很多電力企業對檔案管理工作的重要性認識不夠,所以在檔案管理人員的任用方面并沒有花費太多的時間與精力,甚至直接將檔案管理工作交由企業內部的其他部門,這就導致了這些工作人員既要完成自己的工作任務,又要抽出時間來進行檔案管理,其不僅缺乏專業的檔案管理經驗與能力,而且任務繁重、工作量大,所以在管理上常常缺少規范性、有效性。其次,是人員分工不均問題,由于大部分檔案管理人員根本不具備專業的檔案管理知識理論與操作能力,所以無法從技術上對檔案管理工作進行合理分工,導致其常常對自身工作職責與內容并不明確,很多檔案管理人員都會重復做功,將簡單的工作復雜化,將規范的工作混亂化,這嚴重影響了電力企業的工作效率,給檔案管理工作帶來了更多難題。

1.3檔案管理人員管理意識不強

檔案管理工作看似簡單,實則十分復雜,在操作時需要秉承細致、嚴謹的工作態度與作風,這往往需要嚴格的管理制度來約束與規范,然而我國很多電力企業在檔案管理問題上都沒有制定一整套完善的管理制度,“同時,很多企業也沒有針對檔案管理的相關工作來進行一系列的思想教育以及統一規劃學習工作。這使得檔案管理工作與基建項目工作之間產生了脫節。”[3]正因如此,檔案管理人員在進行管理工作時常常意識不強,對檔案管理工作的認識也十分片面,以為管理檔案只要“將其放好不丟即可”,實際上,檔案管理工作涉及到分類、整理、堅定、立卷、保存、利用等一系列內容,所以工作過程中要積極與其他部門溝通,更要與配網基建施工現場密切交流,而不是“守住自己的方寸之地”即可。管理人員的管理意識不強導致檔案管理工作時刻都在面臨新的挑戰,在當下的市場環境中,亟待有效、及時地改善。

1.4檔案管理的模式技術水平落后

在科技水平日益提高的今天,檔案管理工作應該與時俱進,充分發揮出其應有的效用,為企業的經營與發展提供積極的參考依據。然而,我國大部分電力企業在基建工程檔案管理工作中仍采取過去的管理模式,依賴舊有的人力資源，這在不斷發展的新時代環境背景下體現出了一定的滯后性與局限性。電子文檔當道的形勢下,紙質檔案的存儲與應用顯出了一些劣勢:易壞損、易丟失、不易儲存、不易應用、不易攜帶、不易共享、浪費資源,而電子檔案可以很好地彌補這些不足,有效提高電力企業的工作效率,實現檔案的及時檢索、共享、備份。技術的落后導致管理人員在管理模式上也缺少科學性、先進性、統一性,導致管理工作不具體、不全面,出現了檔案管理無序混亂的局面。

2改善配網基建工程檔管現狀的對策

2.1加強培訓教育工作,提高檔案管理人員的綜合素質與管理意識

要想有效改善當前檔案管理工作的不良現狀,解決檔案管理的種種弊端問題,就要先從“人”抓起。首先,電力企業的領導層必須對檔案管理工作的重要性有著極其明確、深刻的認識,對檔案管理工作有利于配網基建工程建設以及電力企業發展的重要作用有所了解,只有這樣,電力企業才會將配網基建工程項目檔案的管理放在工作首位,繼而采取積極的應對策略來完善檔管工作中存在的不足。在此基礎上,電力企業應對檔案管理的工作人員進行思想上的教育,加強檔管人員的管理意識與責任意識,使其能夠充分重視檔案管理工作,在工作中態度積極主動、認真細致,只有這樣,才能保障檔案管理工作不會出現不必要的人為疏忽。其次,企業要加大培訓活動的組織力度,為檔案管理人員提供專業化、系統化的檔案管理知識與操作的學習平臺,使其能夠不斷提高自身的工作能力,與此同時,檔管人員要在平時的工作中有意識地加強自身的業務學習,更好地將所學理論與工作實際有效結合起來,不斷積累、不斷進步,以期提高檔案管理工作的質量和效率。

2.2加大人員配備力度,確保管理分工合理化

檔案管理工作的內容十分繁瑣、細密,如果人手不足,將給檔案管理工作造成一定的負面影響,所以電力企業一定要重視人員配備問題,在檔案管理人員的選擇任用環節上,電力企業要秉承專業、規范原則,盡可能避免任用不具備檔案管理經驗與能力的工作人員,如果專業性強的工作人員嚴重不足,企業應加大人才吸納力度,提高待遇水準從外引入高素質、高能力人才,并不斷在企業內部培養檔案管理人才,組建高效、精良的檔案管理人才團隊。同時,電力企業應確保檔案管理的分工合理化、效率化,避免進行大量的重復做功,以至浪費必要的人力資源,影響了工作效率。

2.3建立完善制度,加大檢查管理力度

在檔案管理過程中,錯誤與疏漏幾乎是無法避免的,要想最大限度地減少這些疏忽遺漏,就必須要對檔案進行充分、全面、細致的檢查,只有這樣才不會放任錯誤的存在,將可能造成的工作損失降到最低。因此檔案管理人員必須明確認識到檢查的重要性,在進行檔案管理工作時,對檔案內容性質認真核實,在分類、整理、保管后要做好登記,并不定期、定期相結合進行檢查,只有這樣,才能保障檔案的質量與保存完整性,避免內容上的問題和缺失損壞問題出現。另一方面,企業要防止檔案管理部門在工作中存在疏忽遺漏,因此要加大對檔案管理部門的監管力度,委派專人定期、不定期相結合對檔案管理人員的行為進行嚴格審核考察,堅決杜絕違反檔案管理原則的行為發生,一旦發現檔案管理人員擅自對檔案進行改動或取用,要及時進行處理。為了保障監管的有效性,監管人員可以采取獎懲手段以及評價機制,以期提高檔案管理人員的工作積極性,使其自覺自動地規范自身行為,提高管理意識。為了能讓檢查、監管工作有所依據,讓檔案管理人員以及監管人員對自身職責更加明確,電力企業應建立一整套具有科學性、合理性的檔案管理制度,確保配網基建檔案管理工作的質量。

2.4積極納入先進技術

信息化時代背景下,計算機信息技術的應用范圍越來越廣,電子檔案與紙質檔案相比具有十分明顯的優勢。基于此,電力企業的配網基建工程檔案管理應該加大電子檔案的應用力度,使檔案管理工作更符合我國可持續發展戰略的方針要求,更具有效率性和科學性,更加人性化與實時化。只有利用計算機信息技術強大的信息讀取、儲存、傳輸、處理、檢索能力,才能有效地減少人力資源的浪費,促使檔案管理分工合理化,改善檔案管理的模式,保障檔案資料的完整性。

3結語

隨著我國經濟水平的不斷提高,我國電力事業的規模也在逐漸擴大,“電力項目建設不斷增加,檔案的數量越來越多,檔案歸檔管理也就更加重要,特別是在信息化發展的今天。轉變電力檔案歸檔方法和管理效果是企業檔案管理發展的趨勢。”因此,加強檔案管理人員的管理意識,提高管理人員的管理能力,采取一系列有效的應對策略,是積極改善當前存在的檔案管理不良現狀的唯一途徑。只有以完善的制度為前提依據,以先進的技術為力量支持,以嚴格的監管為價值規范,才能避免檔管中出現的問題,從根本上解決其不足與弊端，進而對電力企業的經營生產與長遠發展起到積極的促進作用,為國家的建設與繁榮做出應有貢獻。

作者:何麗冰 單位:廣州增電電力建設投資集團有限公司

參考文獻

[1]郭璇.淺談配網工程的檔案管理措施[J].辦公室業務,2013(7):92-93.

[2]靳威.淺談如何有效提高配網基建工程質量[J].中國高新技術企業,2014(8):64-65.

[3]王強.淺談如何加強基建工程檔案管理[J].中國房地產業,2015(8):90.

[4]張春霞.基建項目檔案歸檔難度與對策[J].辦公室業務,2016(1):140.