電大檔案管理存在問題及對策

導語：電大檔案管理存在問題及對策一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、基層電大檔案管理工作中存在的問題

（一）在思想上缺乏對檔案管理工作的重視。近些年來，基層電大的檔案管理人員包括部分學校領導對檔案工作的認識都存在這樣一些錯誤認識：所謂的檔案工作就是將相關材料進行登記、保管的瑣碎工作，不具有技術性和科學性，相對于教學、教務管理等工作來講，只是一項簡單的不能再簡單的工作，檔案管理工作既不能給電大創造經濟效益，也不能帶來社會效益。只要“看好攤”，不弄丟材料，不造成內容泄密，能查檔就行了。不重視檔案工作的思想充分體現了一部分人對檔案工作缺乏了解，加上基層電大的領導對這項工作也是很少督促，致使檔案工作已無法適應現在的管理需求。（二）檔案資料收集、整理、移交工作不規范?；鶎与姶蠊ぷ鳂I務多，許多部門、班主任在工作中往往只重視業務質量，文書檔案資料的歸檔、存檔意識不強。比如大多數班主任對帶班資料、教學管理資料不夠重視，不愿意歸檔，當多年后因學生學歷認證時卻難以找到相關佐證資料。年終檔案工作人員整理文書檔案時，常常出現資料、文件的附件找不到的情況，導致該份文件無法歸檔。（三）檔案借閱制度落實不嚴格。檔案室雖然制定了查借閱、移交等多項制度，但這些管理制度并沒能嚴格執行，在違反制度造成檔案資料丟失時不能及時追究責任。還有，檔案借閱管理制度的執行不夠嚴格，致使有些借出檔案不能在規定期限內歸還；借閱人和借閱檔案資料信息填寫不詳細，遺失檔案后不能及時追查檔案，甚至沒有任何信息能證明材料、檔案的去向；更為嚴重的是，出現私下轉借、無借閱手續等現象。（四）檔案管理隊伍綜合素質不高，檔案管理水平低下，檔案管理手段相對落后?；鶎与姶蟠蟛糠謾n案管理人員人員沒有經過專業的檔案管理培訓或學習，對檔案工作的重要性、管理檔案要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不是很精通，各種檔案收集、整理的意識淡薄。而且，大多數基層電大的檔案人員身兼數職，對檔案管理工作精力投入有限，在日常的檔案管理工作中，常常是只將材料放入檔案盒，沒能及時整理歸檔，從而嚴重影響了基層電大的檔案管理水平。（五）檔案室相關設施不齊全、不配套，導致檔案保存存在諸多問題。個別基層電大沒有固定的檔案室，有的電大有檔案室，但檔案室基本上都設置在偏僻或者是閑置多年的房間，房間面積小、潮濕等不利條件會引起檔案材料霉變、蟲蛀，直接影響檔案的美觀整潔及完整。（六）檔案管理現代化水平不高。隨著計算機以及多媒體信息技術的發展，檔案管理的手段和方式發生了改天換地的變化，從以往的全是紙質檔案，逐漸向朝電子檔案、紙質檔案共同存在的方向發展，有些基層電大在檔案管理的現代化方面的工作仍然不能趕上時代要求，沒有購買、引進檔案管理中必須使用的現代化的管理軟件，這種現狀嚴重阻礙了檔案工作的創新與發展。

二、基層電大檔案管理工作的對策

（一）基層電大要提高檔案管理人員素質。檔案管理的優或劣，往往取決于檔案管理工作人員的素質和業務水平。身為檔案管理人員，不僅要熟悉、掌握檔案工作的相關環節和基本要求，更要努力掌握檔案管理的原則和方法，提高工作效率，要通過崗位培訓和專業學習，熟練掌握檔案管理的基本知識和專業技巧，多學習檔案管理理論，通過實踐來提升檔案管理水平?；鶎与姶髾n案管理人員要積極探索與電大實際相結合的檔案管理手段和模式，讓檔案工作適應學校、學生、社會的要求，為開放教育的進一步發展做好服務。（二）基層電大要健全檔案管理的相關制度。檔案的管理工作繁瑣而且涉及學生、老師的切身利益，如果工作不規范、不嚴謹將導致非常嚴重的后果。因此，必須建立相關的制度來保證各項工作的完成。建立、健全檔案管理制度必須滿足以下要求：第一，所建立的規章制度要與電大的實際相結合。第二，制度的操作性必須強。制度的建立應該實用、簡便容易操作，從而可以更好地發揮制度的指導和規范作用。第三，制定制度應體現多面性。建立的制度不僅能約束領導又能規范一般職工。第四，建立的制度在執行時必須嚴肅。既然是制度、規章，就必須要求檔案管理人員、領導、教師、學生嚴格遵守，在規章制度的執行過程中，要做到有錯必糾、有錯必罰，要充分體現制度的嚴肅性。（三）要采用現代化管理手段來進行基層電大的檔案管理工作。利用計算機、多媒體進行檔案管理是當今檔案管理的一大趨勢，要盡可能地運用計算機、多媒體等新手段，逐步提升基層電大的檔案管理質量和水平，從而實現檔案信息化管理。（四）要強化基層電大管理人員的服務意識、責任意識。基層電大檔案管理人員在工作中必須要樹立檔案工作就是服務工作的觀念。要把增強服務意識作為工作的出發點和動力。要明確服務對象，端正服務態度，樹立創新意識,提高服務質量。（五）基層電大要不斷加強檔案管理隊伍的建設。一是要不定期開展檔案管理知識的學習、培訓，努力提高基層電大檔案管理人員的業務能力和專業水平，檔案管理的工作人員本身要不斷學習，以此來提高自身素質；二是要培養基層電大檔案管理人員的愛崗敬業精神。通過國家法律法規政策的學習，使檔案管理人員具有高度的責任心、嚴明的政治紀律,以及愛崗敬業、樂于奉獻的精神，在做好檔案收集和保管工作的同時，為老師、學生提供最優質的、最方便的檔案服務；三是要充實檔案管理工作隊伍。除檔案室配足專職人員外，各業務科室也要選配一名兼職檔案人員，定期搞好資料的收集、整理、歸檔、移送工作。

在新的時代背景下，基層電大應當客觀的認識到檔案管理工作中所存在的問題，從而緊跟時代的發展潮流，積極探索解決檔案管理工作中存在問題的策略，不斷建立健全檔案管理制度，為檔案管理工作的開展配備相應的現代化設備，并加強檔案管理人才隊伍建設，進而促使檔案管理的規范化發展，提升檔案管理水平，提高檔案管理人員的綜合素質，最終實現檔案管理工作的有序開展。

作者:劉玉華 單位:遼寧廣播電視大學東港學院

【參考文獻】

[1]李多;市場經濟下的信用檔案及其管理和利用[D];安徽大學;2005年

[2]樂利珍.淺談事業單位檔案管理的現狀及對策[J].科技風，2008（24）