函授畢業生檔案管理

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【摘要】由于函授與普通高考的受重視程度不足，導致函授畢業生的檔案管理效率低下，存在大量檔案丟失，不全等現象。要確保函授畢業生檔案管理效率低下，應從人才中心、學校和學生自身三個方面入手，使函授檔案管理等同于普通大學畢業生檔案管理，掌握函授學生的基本信息，為社會人才的開發提供基礎支撐。

【關鍵詞】函授畢業生；檔案管理；管理現狀

函授畢業生檔案管理是指對接受函授大學教育的學生的個人信息管理。網絡時代，包括紙質信息和網絡信息兩種。兩種不同方式在內容上要保持一致，就目前管理現狀而言，存在較大的問題，函授生檔案的丟失問題存在，并且函授畢業生自身對檔案的重要程度不足，文章就這一問題進行分析，闡述當下的管理現狀，并且提出了具體的函授生檔案管理方式。

一、函授畢業生檔案管理現狀

函授畢業生檔案影響學生的定級、轉正和升職過程，由于各個方面對于函授檔案的錯誤認識使函授檔案管理的效率不高。首先，函授畢業生自身忙于工作，對檔案的重要性認識不全，學生不理會檔案，導致真正應用時檔案無法調出，未參與任何手續的辦理，一些企業不接受員工檔案，因此導致學生檔案丟失無法找到現象時有發生。另一方面，學生的工作不穩定，檔案自留，這種做法導致檔案無法更新。企業方面，由于過多的精力用于經濟發展，對人力資源函授檔案管理這一方面的重視程度不足，畢業生自己弄丟檔案同樣存在。雖然目前政府人力資源部門提供免費存儲的方式，但效果不理想，棄檔過多。另外，有很多函授生在安家之前不需要使用個人檔案，畢業生逐漸增多，這使得管理上存在一定的困難，需要使用檔案時通常存在較多程序，并且不能確定個人檔案在哪里。總之，檔案管理效率低下，根據這一現狀我們將函授檔案管理方法分析如下。

二、函授畢業生檔案管理方法

（一）加強個能夠人及企業對函授畢業生檔案的認識。從目前看，學生個人和企業單位以及檔案管理單位均對檔案的作用認識不清，為此應加強個人對檔案的認識，首先個人檔案不能留在身邊，在進入企業和更換企業時，要及時詢問檔案情況，清楚檔案的去向。隨著網絡檔案的出現，檔案管理更加容易。對企業而言，要為參加工作的學生提供完善的檔案管理服務，接收個人檔案，并及時更新檔案。目前，函授畢業生的檔案效率依然不高，從函授高校而言，還應增加函授檔案查詢和服務等功能，使學生入職后檔案完整，企業能夠第一時間了解畢業生的基本資料，保證學生的競爭力，發揮檔案的作用。建立函授畢業生檔案管理平臺，提供學生個人和企業來查詢學生的自然情況，但是不涉及到重要隱私。對于檔案部門而言，要加強不同檔案的管理，如建立學籍信息網、誠信檔案網等。政府給予支持，完成信息的銜接等工作，實現資源的共享，使企業和函授畢業生個人均能夠受益。（二）實現全方位的網絡檔案管理，完成檔案轉交。以往的檔案為紙質檔案，轉交和保存均存在困難。隨著計算機技術的發展，已經可以實現個人檔案的網絡存儲，可以將兩種方式結合起來，在網絡錄入過程中注重準確性，并且防止病毒的入侵，加強保護，紙質檔案并不能完全廢除。做好畢業生的的檔案存儲和轉接工作。尤其是在轉接過程中，要明確各個部門的作用，做好紙質檔案以及網絡檔案的轉接，使企業和個人都能夠清晰個人檔案，重視函授檔案，保存函授檔案。具體的程序為學校填寫個人檔案，學生主動積極的將檔案轉至單位，或者學生統一將以找到工作的學生檔案進行轉接。另一方面，企業要及時接收學生檔案，對于尚未找到工作的學生，可以由政府人力資源管理部門進行保存，但是學生要隨時關注自身檔案情況，對就業學生而言，還應了解工作單位性質，要了解檔案的管理方式和調度方式，對政府機構、事業單位以及國有企業單位，應由其人力資源管理部門全權負責，接收檔案。而私立企業等其他企業均可以通過當地人才交流中心來進行統一管理，但是要注重管理質量，以免影響學生日后的成家定居等問題。值得一提的是，一些學生希望將檔案留在學校，網絡時期，這一方式可以接受，但是要求學生要具有先見性，要提前與學校打好招呼。總之，檔案管理和檔案轉接過程均需要正確控制，尤其是在網絡時代，要充分利用網絡的作用，進行全方位的檔案管理。（三）制定規章制度，并嚴格執行。由于以往對函授學生檔案管理的不重視，導致其管理規章制度不健全。從這一角度看，企業應進行全面的檔案管理規章制度制定，學校、學生和企業要及時溝通，完善管理流程，尤其是細節管理，要求函授管理點要嚴格按照規定進行操縱，函授管理是一項重要任務，具有系統性和復雜性，并且檔案管理工作枯燥，因此應適當的提高檔案管理人員的待遇，以提高其工作積極性，使其能夠以積極的態度和嚴謹的風格來對待函授畢業生檔案管理，使我國函授畢業生的檔案管理能夠上一個新的臺階，更加規范和高效化。對于函授學生的檔案管理執行，還應建立一定的懲罰和獎勵制度，使其能夠真正的發揮作用。

函授學生檔案管理具有復雜性，并且其作用明顯。函授檔案管理規范性，涉及到學生的工作和生活，因此應得到重視。隨著網絡時代的到來，檔案管理工作已經更加容易。但是還需要企業，學校，學生個人重視檔案的作用，加強檔案管理。并從多角度，全方位的進行檔案管理，使檔案管理能夠高效化，秩序化。建立完善的制度，同時明確管理責任，提高其管理效率，最終為為企業管理起到積極作用。

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作者:林月麗 單位:廣西金融職業技術學院