高校基建檔案管理優化策略

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摘要：高校基建檔案以圖文聲像記錄高校基建工程項目及基建管理的發展歷史，是高校檔案的重要組成部分。在新常態下，高校基建檔案管理理念、路徑以及方法呈現出新趨勢。高校應反思當前的不足，如規劃化立檔意識滯后、資料收集責任分工模糊、檔案部門管理干預能力不高等，通過強化先行意識、規范管理機制、完善合同管理、推進專業培訓、規范審核驗收等措施，推進高校基建檔案管理的改革。

關鍵詞：新常態；高校基建檔案；檔案管理

基建檔案作為工程建設中的真實記錄，作為歷史憑證，反映了工程建設的整個過程，能為高校建筑后續的改建、增建、維修以及資產評估等方面提供重要的依據。隨著高校不斷擴招，校內相關硬件工程項目也不斷完善，為高校的長遠發展提供了充足的物質保障。然而，部分高校的工程建設在發展的同時并沒有做好基建檔案的收集和整理工作，導致基建檔案管理滯后，難以發揮應有的作用。在新常態下，如何突破基建檔案的管理瓶頸，探索具有創新性的管理策略，是當前基建檔案管理研究亟待解決的問題。

一、新常態下高校基建檔案管理的優化目標

2014年12月23日，楊冬權在全國檔案局長館長會議上提出，我國檔案工作進入了即以服務大局服務民生為中心、以“三個體系”建設為重點、事業發展得到進一步保障的新常態。楊冬權還提出，為了適應和引領檔案工作新常態，必須具有創新思維、先行思維、網絡思維、合作思維、人本思維等。高校在開展基建檔案管理時也要順應新常態的大環境，對管理方式進行創新和改革。結合新常態下的檔案工作新思維，高校在改革基建檔案管理工作時應注意五個方面。一是創新性。高校應關注新的專業檔案、載體檔案，并在基建檔案管理工作中引入新的檔案存儲載體、保護技術以及傳播手段，開發新的檔案利用者和新的檔案開發利用方式，促進檔案工作的與時俱進。二是先行性。高校應樹立新的“先行”意識，積極介入上游工作的管理，并形成主動服務理念，先行介入管理者的決策，提高對工作的預見性管理。三是合作性。高校的基建部門應與其他部門積極建立合作關系，擴大檔案資料的收集渠道。四是數字化。利用網絡進行網上實時歸檔，確保檔案收集齊全，并利用網絡目錄和檔案，開展檔案的遠程利用。五是人性化。高校在基建檔案安全管理中，應注意以人防為重點，對組織內部和外部的人采取差異化的安全保密措施，并注意調動基建檔案管理者的工作積極性、創造性，提高管理人員的基建業務素質和檔案管理素質。

二、當前高校基建檔案管理中的主要問題

（一）規劃性立檔意識滯后。高校的工程建設及維護、擴建等工作都由它的基建部門負責。基建部門不僅要做好相關規劃、建設工作，還需要收集和整理相關工程項目的文字資料、圖表數據以及預算記錄等，為以后的工程維護及擴建提供參考。然而，部分高校的基建部門并沒有充分重視基建檔案資料的管理，存在資料收集緩慢、條理不清、更新滯后等問題，甚至出現工程項目結束多年仍沒有建檔的情況。[1]這主要是基建部門的檔案管理制度不明確造成的。另外，由于部分高校的基建部門缺乏大局意識和先行意識，基建檔案資料的管理缺乏規劃性。（二）資料收集責任分工模糊。基建工程的建設從立項申報到竣工驗收的整個過程持續數年，由于時間跨度較大，人事物變動也較大，工程項目相關的申報文件、勘測資料以及設計方案、施工文件等資料的收集難度也隨之上升。部分高校的基建檔案管理人員數量不足或缺乏專業實踐能力，在檔案管理上缺乏重視。尤其是近年來高校落實改革工作，崗位人員的流動性較大，導致基建檔案的管理人員也出現變化，出現管理分工不明、責任不清的情況。[2]此外，不少高校缺乏規范的檔案管理機制，基建檔案在收集、存檔和銜接的過程中容易因管理不善而出現檔案缺失甚至丟失的問題，嚴重削弱了基建檔案的完整性，為日后高校的查找、利用帶來隱患。（三）檔案部門管理指導能力不足。基建工程關系到建設方和承建方這兩個主體。雙方往往以協議、合同等形式建立合作關系，明確具體權責和分工。其中，基建工程的建設資料包含招投標書、建設合同、給排水工程以及施工工程資料等。根據一般規定，雙方簽訂的合同協議一式多份，各自保存原件資料。然而，部分高校缺乏明確的合同管理制度，將合同協議書一類資料的復印件交到檔案部門，將原件留下備查。其次，承建方也存在歸檔資料質量低的問題，如部分技術類資料缺乏承建單位的公章及簽字、基礎圖表數據與平面圖標不一致、圖紙資料不齊備等。然而，高校的檔案部門卻難以對基建部門及承建方的檔案管理進行監督或干預，導致基建檔案資料質量較低，不利于檔案管理工作的開展。[3]

三、新常態下高校基建檔案管理的優化對策

（一）強化先行意識，從思想上提高基建檔案管理重視。高校的基建部門負責管理工程建設項目的文字資料、圖紙數據以及施工和驗收情況等資料文件，是基建檔案的形成者，在資料收集和歸檔的過程中發揮著不可忽視的作用。在新常態下，基建部門的管理人員應重視先行思維，強化先行意識，從思想上重視基建檔案在建設項目申報、運行、檢修以及擴建中的意義。高校的基建部門人員在工程項目申報之前便應通過法制宣傳、案例對比等方法，著手強化相關職能部門的檔案意識，爭取部門的重視和支持。強化先行意識是優化基建檔案管理工作的基礎和關鍵，只有建設方和承建方都重視基建檔案的價值，才能從源頭上提高申報、設計、勘測、施工和檢修等環節的資料歸檔質量，為提高基建檔案管理效率創造條件。（二）規范管理機制，從流程上提高基建檔案管理質量。現階段部分高校仍沒有形成一套規范嚴謹的基建檔案管理機制，缺乏有效的管理手段，導致工程項目的資料分散存放甚至長期積存，不利于項目竣工后資料文件的歸檔管理。針對這一情況，高校應規范管理機制，從明確機構分工、完善管理制度和推進存檔管理數字化等方面提高基建檔案管理質量。一是完善管理機構，明確責任分工。高校應樹立人本思想，建立具有專門性的基建檔案管理組織，由專人負責進行基建檔案的收集歸檔和管理，提高基建檔案管理的延續性和長遠性。同時，高校還應要求各個參建單位明確指定負責人及管理者，形成權責明確的基建檔案管理體系。在此基礎上，高校應通過廣泛宣傳、召開會議等方式，進一步明確不同部門及崗位的職責。其中，高校基建部門的檔案人員和檔案室的專職檔案人員負責基建檔案管理的指導、檢查和監督等工作，是基建檔案管理的重要人員。[4]二是完善管理制度，提高檔案質量。高校應結合相關法規章程及學校實際情況，制定基建檔案管理制度，規范基建文件的收集管理范圍、分類依據、責任主體以及管理辦法等，并對資料的表格樣式進行統一規定，提高基建檔案的質量。三是實現數字化管理，確保查檔便捷。高校在開展基建檔案管理時要順應新常態的發展趨勢，實踐創新思維和網絡思維，將傳統的經驗管理轉化為科學管理，實現基建檔案管理的數字化。例如，高校可運用電子技術對工程項目的申報審批文件及竣工驗收文件等進行掃描，以數字化文檔的方式進行保存和管理。這不僅能提高基建檔案資料的管理效率，而且能優化傳統的管理工作，減少管理人員在組卷、復印館內目錄等方面的工作量，提高檔案管理的人性化程度。[5]（三）利用合同手段，從溝通上協調基建檔案管理分歧。在新常態下，高校的基建檔案管理應注重部門組織之間的合作性，以積極的信息交流、專業的業務指導以及嚴謹的合同管理優化合作關系，減少不同組織之間在基建檔案管理上的分歧。一是加強建設方和承建方的信息交流，推進基建檔案工作與工程項目的同步化管理。高校建筑工程的建設方和承建方的負責人應加強信息聯系和溝通，提高基建檔案收集歸檔等流程的順暢性。高校應將基建檔案的管理工作納入到工程項目開展的過程中，以同步管理的方式提高基建檔案管理的效率。[6]當檔案資料的收集出現問題時，各部門應及時補救，形成各方協同合作管理的良好氛圍。二是加強檔案部門對基建檔案管理的業務指導，提高基建檔案管理質量。針對部分高校基建檔案管理意識淡薄、檔案質量較差等問題，高校的檔案部門應對基建部門的檔案管理組織進行業務指導，幫助他們建立完善的基建檔案管理體系。其業務指導應滲透到工程建設的整個過程，從申報立項著手，建立基建檔案，并伴隨項目的開展施工進行分類的業務指導和檢查，及時發現基建檔案管理組織存在的不規范問題，并進行糾正和完善。同時，高校的檔案部門還應督促基建檔案管理組織重視相關工程的合同協議，通過合同明確雙方權責內容，保證基建項目及檔案管理的合法性。三是建立合同管理制度，提高基建檔案管理的法律性和規范性。高校基建工程的整個開展過程中需要與不同的承建單位，如設計單位、招標單位、施工單位等簽訂合同。這些合同是高校維權的重要依據，但部分高校并沒有引起重視，部分合同協議沒有約定基建檔案的管理事宜，部分合同協議則一筆帶過，缺少細節性、明確性的規定。這不利于高校基建工程的權責分工和后續維權，是工程施工的隱患。為此，高校應當建立合同管理制度，在與承建方簽訂合同的過程中明確基建檔案資料的收集、整理、移交等工作的具體細節，提高檔案管理齊全性、精準性、規范性和完整性。（四）推進專業培訓，從人員上保障基建檔案管理實效。基建檔案管理需要兼具基建業務知識和檔案管理知識的綜合性人才，但目前部分高校的基建管理人員的知識面較為狹窄，難以全方位、高質量地開展基建檔案管理工作，尤其是在基建檔案資料的整理和立卷等方面缺乏相應知識和經驗。這不僅降低了基建檔案管理的實效，而且降低了業務指導能力，導致高校基建檔案管理組織難以有效監督其他承建單位，不利于基建檔案的收集和整理。針對這一問題，高校應貫徹人本思維，從管理人員著手，進行專門化的業務培訓，培養他們的基建業務知識和檔案管理能力。此外，高校還要順應基建檔案工作新常態，利用網絡思維開展數字化培訓和指導。

參考文獻：

[1]蔣淑瓊.關于高校基建檔案管理的問題分析及對策研究[J].蘭臺世界,2014(26):61-62.

[2]許德斌.高校基建檔案管理實踐[J].浙江檔案,2014(4):63.

[3]覃曉,孔提英.高校基建檔案知識的本體構建研究[J].廣西大學學報(自然科學版),2012(6):1237-1243.

[4]邵海麗.高校檔案管理機構存在的問題及優化策略[J].山西檔案,2014(2):51-52.

[5]張燕.高校基建檔案新常態下的質量管控[J].蘭臺世界,2015(29):79-80.

[6]凌琳.高校新校區建設中的基建檔案管理實踐[J].圖書情報工作,2014(S2):71-73.

作者:劉溪 單位:江蘇海事職業技術學院