二維碼技術在檔案管理中應用

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摘要：現代檔案種類繁多，利用二維碼對檔案資源進行管理，能夠提升檔案工作效率。本文分析了二維碼技術在檔案管理中的價值，并對二維碼在檔案管理中的應用和風險進行了初步探討。

關鍵詞：二維碼；檔案管理

如今檔案管理日趨復雜，人民群眾對檔案需求也日益豐富，要求檔案管理要不斷地創新檔案工作方式，拓寬檔案服務內容。在互聯網時代，移動終端得以普及，二維碼以其獨特的優勢逐漸被人們所接受。二維碼是用某種特定的幾何圖形，按一定規律在平面（二維方向上）分布的黑白相間的圖形記錄數據符號信息。能夠在橫向和縱向兩個方位同時以圖形表達信息，因此能在很小的面積內表達大量的信息，可容納多達1850個大寫字母，或2710個數字或1108個字節，或500多個漢字。它主要具備大容量、尺寸小、識別率高、成本低的特點，而這些特點在檔案管理中可以發揮獨特作用。

1二維碼技術對檔案工作中的作用和意義

1.1提供了新的信息傳播方式。根據工業和信息化部公布的數據，截止到2017年7月，我國智能手機的普及率已達66%以上，通過手機上網的用戶占總體網民數的80%以上。手機憑借其便捷性、智能性逐漸成為人們上網的首選工具，二維碼也因此成為了信息傳播的新途徑，在檔案管理工作中扮演了重要角色。二維碼本身具備容量大、成本低、方便快捷等特點，同時還具備著一定的保密性，在手機中的應用十分普遍，而這些特點也恰巧吻合了檔案管理工作的特點。目前，人們對二維碼的應用接受程度已經很高，將二維碼應用到檔案管理工作中，不僅是檔案管理工作發展的內在需求，彌補了檔案管理工作的各種不足，同時也能夠滿足人們日益豐富的檔案利用需求。

1.2提升了檔案管理的效率。在現代檔案管理工作體系中，要對不同種類的檔案進行有區別有特色的管理，這樣才能夠充分地發揮檔案的價值。但這也存在很多問題，就是如何對這些檔案進行有針對性的分類和編錄，而二維碼就提供了一個很好的思路，它可以針對不同類型的檔案進行數字化的編碼，之后再通過可視化的方式呈現出來，當需要使用時就可以通過掃描二維碼獲取相關檔案信息，大大提升了檔案工作效率。此外，檔案傳輸工作也可以獲得極大的便利，當進行大規模檔案的傳輸時，對網絡要求較高且需要耗費過多時間。而借助二維碼，可先將檔案保存在線上，僅需將二維碼傳輸給對方就能夠達成信息的傳遞，大大提升了工作效率。

1.3促進檔案服務的開發。在工作效率得以提升的基礎上，二維碼還能促進檔案服務的進一步開發。對于利用者來說，在檔案基本完成信息化之后，檔案的查閱等操作已十分便捷，但從具體的利用場景上來看，通過二維碼，利用者僅僅需要通過手機進行掃描，就能夠實現檔案資料的查閱，而對于檔案管理部門來說，提供二維碼比提供APP服務或線上服務成本要低的多。

2二維碼在檔案工作中的應用

從二維碼的特點和對檔案工作的作用來看，它在檔案工作的不同階段都能夠發揮相應的價值。

2.1檔案信息資源整理階段。二維碼在檔案整理階段的應用，重點是將檔案資料和檔案檢索結合起來。將相應的二維碼標識在檔案資料的封面，這種標識能夠被電腦或者手機識別，除了包含檔案的一些基本信息外，還可以直接顯示檔案所處的位置。此外，二維碼還能夠將更為復雜的信息進行數字編碼，如圖像、指紋、影音等，且二維碼的容量和呈現方式都更加多元。二維碼則可以突破數字限制，提供完整的摘要和目錄信息等，方便管理人員和利用者。

2.2檔案管理階段。在檔案管理階段使用二維碼，能夠大大簡化管理流程，提升管理效率，這主要體現在以下幾個方面：一是簡化檔案檢索工作；二是提供更大的存儲空間和更豐富的編碼方式；三是當檔案變動時，能夠通過更新二維碼實現再次定位，減少工作量；四是二維碼能夠提供更豐富的信息，這也在一定程度上增加了檔案對比的準確度；五是二維碼能夠有效地減少管理成本，減少紙質資源的浪費。

2.3身份識別。身份識別是二維碼最為普遍的應用于檔案工作中的一項技術，在上文中已經提到貴陽市人才服務中心通過身份識別進行檔案查詢工作。身份識別在檔案工作中的應用主要體現在兩個方面：一是管理端。工作人員通過掃描二維碼進行身份和權限的識別或者管理系統的登錄，簡化了工作流程，也可以對相關工作人員的信息進行查詢；二是服務端。用戶可以通過二維碼身份識別登錄APP或者在線網站進行檔案資料的查閱，簡化了輸入賬戶密碼這一操作。

3二維碼技術應用于檔案工作存在的問題

3.1信息安全問題。二維碼本身具備較高的安全性，其信息安全問題主要體現在用戶上。在檔案工作中使用二維碼傳播信息，提供二維碼供用戶掃描以獲取相關檔案內容十分便捷。但這一過程很容易被不法分子所利用，不法分子通過偽造、覆蓋二維碼誘導用戶掃描，然后設置相應的支付鏈接騙取錢財的案例屢見不鮮。對于普通的檔案利用者來說，正確鑒別和驗證二維碼的可靠性難度大，每一張二維碼圖像看似普通，實則包含了復雜的信息，利用者辨認起來很不方便，同時普通利用者對于二維碼存在的安全隱患通常不夠了解，因此很容易遭受損失。目前二維碼信息安全問題主要體現在四個方面：一是二維碼可視化風險。不法分子易通過手機病毒的方式截屏盜取或欺騙獲取用戶付款碼，或四處張貼偽造商戶的收款碼，非法獲取資金；二是易攜帶惡意代碼的風險。二維碼不僅可以存儲檔案資源信息，同時也能夠存儲惡意程序代碼、非法鏈接等等，普通用戶很難從表面就對非法信息進行辨別；三是信息單向交互的風險。二維碼技術目前還只能實現信息的單向傳送，即不法分子在進行信息劫持時，只需要實現利用者與檔案館、檔案館與后臺的單向驗證，在此過程中產生的劫持和信息安全問題很難第一時間就被用戶獲知；四是掃碼設備安全強度低的問題。一般來說二維碼對于掃碼設備的要求都很低，在利用者本身信息安全意識不強情況下，很容易發生信息安全問題。

3.2缺乏國內二維碼標準設計。目前，二維碼的應用標準主要來自于國外的技術產品，而在檔案的管理工作當中，也沒有明確的二維碼規范標準，如美國的PDF417和日本的QH碼，其編碼的基礎多為英語語言環境，漢字方面的設計還較為缺乏。而對于檔案管理工作來說，古文獻等歷史文化檔案是檔案管理的重要內容，國內漢字標準的缺乏不僅給這部分工作帶來了極大的不便，同時也不利于檔案管理特色的二維碼技術的應用，一些特色的二維碼應用及拓展服務無從開展。

4促進二維碼技術應用于檔案工作的途徑

4.1提升信息安全保障能力。在檔案管理中使用二維碼，信息安全保障的重點是個人信息安全意識的提升。在管理隊伍內部，要做好信息安全普及工作，讓二維碼的信息安全風險、使用注意事項深入每個工作人員的內心，讓其在工作過程中樹立起良好的信息安全意識，不隨意掃描二維碼、不隨意泄露個人信息相關的二維碼。在進行檔案服務時，要注重對用戶信息安全意識的培育，在二維碼旁放置正確掃碼后的例圖或者防止警示標語，提升用戶對二維碼信息安全的意識。對于用戶來說，當用戶遭遇安全問題時，應該先確認在支付的哪個環節產生了問題，明確責任歸屬。

4.2進行二維碼標準研究。一是要選擇適當檔案工作的二維碼編碼方式。二維碼編碼方式多種多樣，且主要內容以文字為主，因此在檔案二維碼編碼的選擇上，要根據檔案工作的特點，選取保密性強、容量大、糾錯能力強、識別精度高的編碼方式。二是要編制數據元開放說明目錄。此項工作不光針對二維碼，同樣在網絡開放工作中也需要有相應的指導性規范。可按格式逐一明確，在檔案開放利用中作為依據。數據元ID、數據元名稱定義來源，有保密要求加密要求的部分數據元，需要采取加密方式進行傳遞，加密方式和策略的選擇，在檔案開放工作中需要加以特別的重視。三是二維碼機制的標準化。將二維碼標準加入檔案信息管理體系中，確定相應的軟件標準、硬件標準和印刷標準。在軟件標準方面要將二維碼管理體系作為檔案管理體系的重要環節。在印刷方面需要根據應用系統所預期的信息容納量、識別精度、識別能力等指標，明確相應的印刷標準。

4.3拓展檔案服務方式。二維碼技術在檔案服務中有著巨大的應用潛力，檔案管理部門應充分認識二維碼的特性，結合當前服務工作的具體需要，進一步拓展檔案服務方式。如可以在實物檔案展覽時將展品的文字和影像資料進行編碼，參觀者通過掃碼查看展品的相關信息。又如將檔案業務辦理編碼，通過掃描二維碼實時查詢業務辦理的狀態等等。總之，要將二維碼與檔案數字化服務相結合，以簡化操作流程、拓寬使用場景、豐富使用方式為主進行檔案服務的拓展工作。

參考文獻：

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作者:黃曉云 單位:廣西交通職業技術學院