醫院工程檔案管理分析

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摘要：文章概述了醫院工程檔案管理的意義、特點和范圍，分析了當前醫院工程檔案管理的現存問題，詳細闡述了加強檔案管理的有效措施，期望能夠引起相關人員對于醫院工程檔案管理工作的重視。

關鍵詞：醫院工程；檔案管理；檔案驗收

醫院工程的檔案管理，就是針對每一項基建或修繕項目從收集、整理、組卷到編目，以專業化的手段和規范化管理，使工程檔案完整化、準確化，使得基建工程檔案的信息得到充分利用，有效發揮檔案在建設工程中的作用。

一、檔案管理的意義

（一）實現歸檔材料的完整性。在醫院的建設工程中，大型的基建類工程并非主流，并且在施工過程中，一般有監理公司為質量把關，工程所涉及的資料也由建設公司和監理單位負責整理歸檔。而中小型工程多為修繕類，預算在萬元以下的中小型工程占據了主要部分。中小型維修工程主要包括平房維修、網線安裝、粉刷、做防水以及其他各種零活，這類工程無論復雜程度如何，都有一套完整的工作流程，從前期準備、施工到竣工驗收、結算分別由醫院中不同的專人負責，因而這類工程的檔案材料形成時間長、經手人員多，稍有不慎很容易遺失或漏歸，所以，需要隨時收集、整理并及時歸檔，以確保它的完整性。（二）便于查找和利用。在對每一項中小型工程完成建檔立卷后，準確做好檔案的編號，以便能快速查找。一套完整的工程檔案，不僅能隨時接受上級衛生主管部門的審查，還使得在出現問題時有據可依。如有類似的工程，可以通過查閱檔案采取相同的處理方式解決，提高工作效率。（三）為醫院節省開支。院內的所有工程從申請到結算都有一套完整的審批流程，遞交的申請和預算都由相關的各級負責人層層把關。而檔案管理就是要將所有資料整合在一起，使各個環節有據可依，即使后來原有工程出現問題，可以查閱當時的歸檔材料，若發現在保修期內，則醫院有權要求有關建設公司負責承擔本次費用，避免醫院的額外開支。

二、檔案管理的特點

醫院工程檔案的建立不僅系統性地把握了工程中的所有要素，而且具有鮮明的自身特點。（一）及時性。一般來講，在資料的整理過程中，前期如果沒有及時收集，則原始資料極易缺失和遺漏。醫院工程對資料收集的及時性要求顯得更為突出，前期資料準備時間長且后續各部分資料經手人員不同，更易出現問題。因此，為了有序地安排和開展工作，不影響院內工程的竣工驗收及結算，及時性格外重要。（二）完整性。成套的檔案記載著整個工程的建設情況，反映的是工程的全過程和最終成果。按照醫院有關要求及工作流程，可在系統性的管理下將文字材料及各類圖紙依次排列，便于檢查檔案的完整程度。（三）真實性。工程檔案是施工過程中的原始資料。可以說，它是真實情況的完整記錄，必須保持這一特性，才能得到應有的效益。（四）準確性。工程檔案的準確性依托于真實性而存在，工程預算書必須以現場的真實情況為依據，計算準確無誤，同時，只有準確地記錄下工程的全過程，才能為今后的修繕或是改造提供參考。

三、歸檔基本程序、范圍及內容

科學地確定工程資料的歸檔范圍是做好工程檔案管理的重要工作，因為它涉及今后的查閱使用。如若歸檔范圍模糊、管理不規范，那么檔案資料的收集工作就難以進行，而之后的整理與立卷也無從談起。建檔工作是工程檔案管理的第一步，也是今后歸檔借閱的基礎。由于醫院內修繕工程種類眾多，每個維修工程都有所差異，其復雜程度不盡一致，產生的檔案數量也隨之變化，對案卷的確立也不盡相同。因此分類方式不可僅憑個人主觀判斷，還須考慮到工程之中的潛在聯系，按照有關規定和要求合理地進行分類，結合重要程度和工作程序制訂排列的順序，便于管理和查閱。雖然醫院內修繕類工程涉及范圍廣，但是一個完整的工程都包括以下4個基本部分：前期資料、過程資料、竣工資料和結算資料。為了全面反映醫院工程建設的全過程，保護檔案的系統性和完整性，歸檔內容大致包括綜合性文件資料及圖紙。如：立項申請，上級領導轉辦批準文件，工程量清單，工程預算書，預評價報告及環評報告，工程項目方案與設計的可行性報告，規劃局、消防局及環保、衛生部門等各類政府部門的批復文件，招投標及論證文件，工程監理文件，工程項目合同書，洽商變更會議紀要，特殊情況說明，工程竣工驗收報告，外審公司審核報告，工程結算申請，土建或水電等施工圖紙及竣工圖紙。

四、檔案管理存在的問題

（一）缺少專職檔案管理人員。施工現場繁忙，待整理的資料瑣碎，如果不能及時歸檔，可能造成資料的堆積，無法選取有效的材料，致使工程檔案資料不夠完整。除了必要的主體資料歸檔外，其余配套檔案材料易丟失。檔案管理過程不僅需要心細、有條理，而且對醫院工程流程和工程本身要有一定的了解和認識。醫院工程檔案管理普遍缺乏復合型人才，管理人員業務素質不高或是由各部分人員瑣碎代管，檔案資料則不能統一管理，不利于工程檔案未來的借閱和使用，難以適應工作需要。（二）缺少獨立檔案資料室。由于對醫院工程檔案管理重視不夠，長期沒有獨立的檔案資料室，容易導致結算后的工程資料隨意放置，未將檔案資料妥善保存。若是有統一的檔案資料室，從建檔、歸檔到借檔，整個過程便可系統地完善起來，有利于檔案在醫院未來發展建設中的使用。（三）缺乏信息化管理。目前絕大多數醫院的工程檔案管理仍局限于紙質材料，經過長時間的存放，紙質材料可能會模糊不清，而電子化檔案不僅便于保存，而且利于歸類和檢索。若是能夠保留電子化圖紙，變動或修改后的方案也可在檔案中充分體現，整個工程檔案從收集到編目都可高效進行，醫院內的中小型工程檔案的分類將變得更加細化，在節省資源的同時還可以提高效率。

五、加強檔案管理的有效措施

（一）健全完善檔案管理制度。檔案管理制度是工程檔案管理的指南針。在學習《中華人民共和國檔案法》和《建設工程文件歸檔整理規范》（GB/T50328-2014）的各項規定后，結合醫院工作的實際情況，完善檔案管理制度，以保證工程檔案的完整、準確。建立并完善工程檔案管理制度，有利于形成系統化的檔案管理體系。醫院中的工程類檔案不同于其他檔案，完成一個工程所需的時間較長，過程復雜，若想將形成的檔案材料完整地進行歸檔，從前期準備時就需要有專人負責，做好檔案材料的整理工作，這樣才能保證一項工程的文字材料及圖紙的完整化、系統化。另外，在資料的整理過程中，經手人員分工應明確，保證在各個環節中有相關人員承擔相應責任，避免工程出現問題后無處問責。考慮到醫院工程前期準備工作時間較長的情況，從檔案材料的前期收集開始，就要與施工管理同步進行，以保證形成完整的文件材料，這也是形成高質量工程檔案材料的關鍵。目前，醫院內很多萬元以上的工程項目都是以招投標的方式外包，那么在材料的收集和整理過程中，更要將外包相關的資料詳細列入檔案內容中，減少工程中的失誤。（二）實施多樣化管理。科技日新月異，檔案管理的方式方法和技術手段也不斷隨之改變。我國制定的《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1-1999），已屬于多媒體電子文件檔案管理，是以現代化手段整合工程檔案的信息資源，使檔案的管理層次實現了一個質的飛越。先進管理技術的應用，不僅可提高檔案管理水平，更利于檔案新型管理模式的深入探索。（三）把好竣工驗收質量關。工程竣工投入使用后，隨著時間的推移，不可避免地要重新進行裝修改造，水電土建系統也可能隨著使用需求而產生變化。而之前的工程檔案對于今后的管理、使用、維護、改建、擴建等是一個重要的參考，特別是竣工圖紙尤為重要。在國家檔案局與國家發改委的《重大建設項目檔案驗收辦法》中可以看出，項目檔案驗收的材料是工程竣工的重要憑證。即使是醫院中的普通修繕工程，其檔案驗收都具有一票否決權。因此，按照工程檔案的歸檔范圍要求，結合醫院的實際情況，在整個過程中所形成的全部檔案特別是竣工材料務必做到準確真實、系統完備、符合要求。（四）加強檔案管理培訓。工程檔案管理的成效與管理人員的能力水平、管理者的重視程度密不可分。醫院可依照制度流程，定期對檔案管理人員進行有關知識的業務培訓，使其加強工程檔案管理的學習，對檔案工作持有嚴謹的態度，從檔案的組織管理、歸檔范圍、整理規范、保管要求等方面掌握檔案管理要點，保證檔案在形成過程中的系統性，從而為工程驗收打下良好的基礎。

六、結束語

工程檔案管理在醫院工程管理中是非常重要的一項工作，而且隨著行業的發展、科技的進步，檔案管理的方法和技術手段也越來越多樣。相關人員應該結合工作實際，不斷學習、總結和探索，逐步提高醫院工程檔案管理的水平，從而適應醫院的建設和發展。

參考文獻

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作者:郭佳珣 單位:北京大學第一醫院總務處