深化改革加強檔案管理

導語：深化改革加強檔案管理一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

當前，農發行處于深化內部經營管理體制機制改革的關鍵時期，檔案管理作為后臺服務、保障工作的一部分，對確保體制機制改革開展、核心業務延續具有重大意義。新形勢下加強檔案管理工作，要結合國家檔案局印發的《關于在深化國有企業改革中加強檔案工作的意見》（以下簡稱《意見》），從提高對檔案工作的認識、完善檔案工作機制、做好經營管理體制機制改革中的檔案管理等方面，查找工作漏洞，補齊工作短板，夯實檔案工作基礎。

一、進一步提高對檔案工作的認識

（一）充分認識檔案工作的重要性。檔案工作是一項事關黨和國家各項事業發展的基礎性、支撐性工作，是企業管理的基礎。就檔案工作的重要性曾指出：“之所以說檔案工作是一項非常重要的工作，主要是因為檔案工作是一項基礎性工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業的發展，都離不開檔案。”國有企業檔案是國有企業各項活動的記錄，不僅具有重要的信息價值，而且具有極高的證據價值。因此要增強政治意識和大局觀念，從維護國家安全的高度扎實做好檔案工作。（二）充分認識檔案工作對農發行改革發展的重要性。農發行作為農業政策性銀行，日常工作產生的檔案，尤其是業務檔案，是農發行生產、經營、管理等各項活動的原始記錄，是農發行資產的載體和證據，是開展各項業務不可缺少的依據。首先，檔案為各項規章制度的制定提供了參考依據；其次，檔案詳細真實地記錄各項業務往來，為農發行的整體運營提供了管理數據，對目前及今后將要開展的各項業務起到了促進作用；第三，檔案是最真實的反映者，能在法律上保護農發行及其員工的正當權益，明確責任，減少糾紛；第四，檔案與企業文化息息相關，是企業精神文化與價值觀的直觀體現，在企業文化中具有無可比擬的向心力；第五，檔案是一種教育資源，尤其是其中記錄的真實案例，員工進行培訓時可以用作教材和參考資料，相較其他資料更具說服力。

二、進一步完善檔案工作機制

（一）加強對檔案工作的統一領導。《中華人民共和國檔案法》中明確規定“檔案工作實行統一領導、分級管理的原則”，這是我國檔案工作的組織原則與基本管理體制。近年來農發行檔案工作形成了“三納入，兩定期”的工作格局，即由分管辦公室工作的行領導分管檔案工作，將檔案工作開展情況納入辦公室年度工作計劃和統一發展規劃，將檔案工作完成情況納入辦公室部門職責，同時將檔案工作管理納入員工年度工作考核；分管檔案工作的辦公室領導定期聽取檔案工作匯報，定期對檔案工作計劃提出意見建議，并對檔案工作開展情況進行監督檢查，及時研究并協調解決檔案工作中的重大問題和困難，為檔案工作的順利開展提供人力、物力、財力各方面的保障，確保檔案工作與全行發展相協調。在持續加強總行機關檔案統一管理的基礎上，要積極開展總行機關與各省級分行檔案工作的互動聯系，以年度檔案工作考評為契機，探索建立檔案工作領導小組工作機制、優秀檔案工作員“人才儲備庫”等，以點帶面，帶動全系統檔案管理工作全面、協調發展。（二）提高檔案干部隊伍的履職能力。根據《檔案法》規定，檔案工作具有檔案保管利用和檔案業務監督指導兩種職能，應按照“以崗定人”的原則配備相應工作人員。根據檔案資源數量配備工作人員，《意見》要求可參照《地方各級檔案館人員編制標準（試行）》的規定：“以館藏檔案一萬卷確定編制基數，地、縣（區）及縣級市檔案館5人，不少于3人；地區級市檔案館7人；省、自治區、直轄市及其他大城市檔案館10人。”同時要根據本層級機構數量、下屬單位數量、項目數量等配備檔案業務監督指導人員。目前總行機關檔案管理處有專職檔案人員4人，其中2人是檔案專業人員；省級分行全部為兼職檔案員，基本沒有檔案專業人員。為提高檔案工作人員專業素質，推動農發行檔案工作持續向上發展，建議拓寬教育培訓渠道，鼓勵檔案工作人員參加本單位或上級機關組織的專業檔案培訓班、遠程教育、學術會議、論壇講座、業務實踐活動等，完善知識結構、增強創新能力、提高專業水平。各級行要積極為檔案工作人員參加教育培訓提供便利條件，可以聯合或委托有條件的高等院校、科研院所、培訓機構等開展檔案繼續教育活動。要記錄檔案工作人員參加繼續教育的形式、內容、時間和考試考核結果等情況，探索建立與崗位晉升相銜接的激勵機制，將繼續教育情況納入檔案工作人員考核評價體系，同時要保障檔案工作人員在參加繼續教育時期的工資、福利等待遇。（三）健全系統條線檔案工作的監督指導機制。一是規范檔案考評工作。建立檔案工作“雙隨機一公開”檢查制度，考評小組成員由總行機關和省級分行檔案工作人員隨機抽取組成，考評對象除各省級分行申報之外，再由檔案管理處隨機抽取1-2個機構；及時公開檔案考評發現的問題和考評結果、規范考評指標體系。二是修訂檔案工作相關制度辦法。根據工作實際及時修訂總行機關檔案借閱管理制度、文書檔案整理辦法、業務檔案管理辦法、圖像、聲像、實物檔案管理辦法及全宗卷整理辦法等制度辦法，規范檔案工作實際操作，為檔案工作提供切實可靠的工作依據。三是加強報備制度。根據《機關檔案管理規定》要求，建立年度工作報告制度。各省級分行匯總分析當年檔案工作情況形成年度報告，于年底前報送總行，解決檔案工作中業務指導周期長、覆蓋面不足等問題。四是建立優秀檔案工作人員“人才儲備庫”。在加強各級行兼職檔案管理人員管理的同時，遴選職業道德良好、工作經驗豐富、理論水平較高的優秀檔案工作人員加入“人才儲備庫”，充實總行機關開展制度制定、監督檢查等工作力量。（四）創新檔案工作的管理和利用機制。積極創新文件資料收集和保管機制，進一步提高檔案資源集中管理能力，加強檔案管理制度和標準規范建設，提高檔案收集、整理、歸檔等工作的規范化水平。創新檔案管理方法，加快實現對電子文件歸檔的監督指導，實現檔案管理現代化和集約化。要利用現代信息技術，逐步實現檔案信息全國大集中，提升檔案服務體驗，提高管理水平，建立以“利用為導向”的檔案集約化管理體系。一是依靠現有技術手段提高檔案信息在線利用的便捷性，分步減少紙質文件資料歸檔管理的數量，實現電子檔案“單軌制”管理。二是取消縣級支行檔案管理職責，重新梳理二級分行檔案管理操作流程，縮減檔案管理層級，實現檔案實體區域集中管理模式。三是在全系統全面推進檔案資源存量數字化、增量電子化、利用網絡化、庫房管理現代化；創新服務機制，簡化檔案利用審批手續，充分利用信息化手段，試點建設檔案專題數據庫和檔案開放平臺，推行檔案利用“一站式”服務；創新檔案信息化管理模塊，加快與農發行綜合辦公平臺及核心業務系統融合，實現檔案數據全國大集中管理。

三、幾點建議

（一）加強經營管理體制機制改革中檔案處置工作的統一領導。檔案管理工作部門根據工作職責對檔案處置工作負總責，對開展體制機制改革的部門加強監督和指導，確保在改革期間檔案工作不間斷、不混亂。發生業務變動的部門是檔案處置工作的責任主體，要根據檔案內容劃分工作職責，將檔案處置工作納入管理體制機制改革的工作流程，與管理體制機制改革同步推進。在經營管理體制機制改革過程中形成的文件資料，相關部門應指定專人按歸檔范圍進行收集、整理，并在有關工作結束后1個月內完成歸檔。涉及崗位變動的工作人員，應在將本崗位尚未歸檔的文件資料進行清理、登記、整理并移交檔案管理處后，方可離開現任崗位。在管理體制機制改革過程中，任何部門和個人不得私自留存、帶走、轉移或銷毀檔案。尚未歸檔的文件資料由文件資料形成部門整理并辦理歸檔，要嚴格履行檔案交接手續，做到登記清晰，簽署完備，交接規范。經鑒定確無保存價值的檔案應按規定組織銷毀。（二）做好檔案安全保密工作。檔案安全保密是檔案工作的底線。在深化經營管理體制機制改革進程中，要更加重視檔案安全保密工作，堅持安全第一、預防為主，要切實落實檔案安全保密工作責任制，健全人防、物防、技防相結合的檔案安全保密防范工作體系；要充分運用現代科技手段，不斷提高化解風險、防范事故和應急處置的能力，確保檔案的絕對安全。一是做好基礎工作，既要做好實體檔案保存又要保護好信息安全，將電子檔案的涉密等級作為檔案借閱范圍、借閱方式的依據，控制使用權限，追蹤電子檔案利用情況。二是恰當處理檔案利用與安全保密的關系。注重“內外有別，區別對待”，在檔案管理中堅持保障性措施，充分發揮檔案作用的同時，嚴格防止出現檔案丟失、損毀、失泄密等現象。三是不斷加強檔案工作人員的思想政治教育。加強檔案工作人員職業素養，提高綜合業務素質，通過學習政治理論提高其思想認識，打造一支政治作風優良、職業素養良好的檔案工作人才隊伍。

作者:王明珠 單位:農發行總行辦公室