論檔案管理信息化建設問題

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摘要：檔案管理是事業單位內部管理工作的重要組成部分。在當前信息技術快速發展的背景下，推動檔案管理信息化建設至關重要，對于提升檔案管理工作質量和效率具有重要支撐作用，但目前一些事業單位檔案管理信息化建設仍然存在諸多不到位的方面，需要認真加以改進。本文對此進行了研究和分析，在簡要分析事業單位檔案管理信息化建設重要性的基礎上，著重分析了存在的問題，并就如何推動事業單位檔案管理信息化建設上新臺階提出對策。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化；構建策略

隨著我國信息技術的快速發展，信息技術已經廣泛應用于各行各業，特別是在“互聯網+”戰略越來越受到重視的大背景下，事業單位檔案管理工作應當朝著信息化的方向發展，只有這樣，才能使其更具有成效。目前我國一些事業單位在開展檔案管理工作的過程中，盡管已經對信息化有了一定的認識，并且在硬件系統和軟件建設方面取得了一定成效，但按照信息化的要求來看，還存在很多薄弱環節，需要引起高度重視，特別是要運用更具有創新性的思維和舉措，大力推動檔案管理信息化建設步入創新發展軌道。

一、事業單位檔案管理信息化建設的重要性

加強事業單位檔案管理信息化建設具有十分重要的價值，要求事業單位對此給予重視。一方面，有助于提升事業單位檔案管理水平，通過檔案管理信息化建設，可以使檔案管理更上新臺階，比如通過信息化建設可以使檔案的保存得到優化，同時也能夠使各類檔案資料進行數字化處理，進而使檔案管理工作效率得到進一步提升。另一方面，還有助于拓展檔案工作職能，比如通過建立檔案管理信息化平臺，可以使檔案管理與使用緊密結合起來，進而實現檔案管理工作職能的有效拓展；再比如通過加強檔案管理信息化建設，可以構建具有較強分析功能的“大數據系統”，為事業單位改革、創新和發展提供一定的決策參考。總之，加強事業單位檔案管理信息化建設不僅是時展的需要，而且也是促進檔案管理工作上水平以及拓展檔案管理職能的需要，事業單位應當在檔案管理信息化建設方面進行積極實踐和探索，努力提升整體水平。

二、事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

（一）檔案管理信息化建設缺乏重視。對于事業單位來說，開展檔案管理信息化建設，必須擁有良好的基礎和條件，否則檔案管理信息化根本無法實現。從當前一些事業單位來看，盡管已經對檔案管理信息化建設有了一定的認識，但在具體實施的過程中仍然沒有引起高度重視，導致檔案管理信息化建設整體水平不高、作用發揮不明顯。比如個別事業單位對檔案管理信息化建設的缺乏不夠到位，還沒有將信息化、網絡化乃至智能化進行有效結合，無論是硬件建設還是軟件建設都無法滿足信息化建設的需要；再比如還有個別事業單位缺乏對檔案管理信息化建設的優化和完善，而且在人才建設方面也比較薄弱，很多檔案管理人員都缺乏創新意識和創新能力，在推動檔案管理信息化發展方面無法發揮積極作用。（二）檔案管理信息化建設機制落后。健全和完善的建設機制，對于促進檔案管理信息化建設具有重要的支撐作用。當前一些事業單位在檔案管理信息化建設機制方面相對比較薄弱，導致信息化建設整體水平受到一定的影響。比如一些事業單位在開展檔案管理的過程中，盡管在信息化投入方面較大，而且也具有很強的支撐作用，但由于沒有對檔案管理信息化建設機制進行深入的研究，導致檔案管理信息化只是各種檔案的“數字化”存儲，制約了檔案管理工作的深入開展；還有一些事業單位沒有將“互聯網+檔案管理”作為重要的發展模式，檔案管理工作與其他工作的融合度不高，比如在開展檔案信息收集的過程中，沒有建立各個機構、各個部門的協同機制，導致檔案數據化水平相對較低，對檔案管理信息化建設水平的提升十分不利，需要引起事業單位的重視。（三）檔案管理信息化建設缺乏應用。對于檔案管理信息化建設來說，要將建設與管理緊密結合起來，大力推動檔案管理信息化的有效應用，只有這樣，才能使檔案管理信息化發揮更加多元化的功能和作用。但從當前一些事業單位檔案管理信息化建設的整體運行情況來看，普遍存在應用不夠到位的問題，比如一些事業單位還沒有建立比較完善的檔案管理信息化應用平臺，對于一些可以開放的檔案信息還沒有通過信息化、網絡化平臺進行開放，檔案信息的應用受到極大制約；還有一些事業單位缺乏對檔案管理信息化應用的深入研究，盡管也對一些檔案進行了開放，但相應的平臺管理不夠到位，同時也沒有正確處理好應用與創新的關系，在檔案管理信息化應用方面還缺乏系統化、科學化和效能化，這已經成為制約事業單位檔案管理信息化建設的重要瓶頸之一，要求事業單位在這方面進行改革和創新，以期取得更好成效。

三、事業單位檔案管理信息化建設的優化對策

（一）提高檔案管理信息化重視程度。事業單位在開展檔案管理信息化建設的過程中，要想使其取得實實在在的成效，最重要的就是要提高對檔案管理信息化建設的重視程度，既要加大投入力度，也要不斷改革和創新運行機制，努力使其更發揮積極作用。在具體的實施過程中，事業單位應當根據自身檔案管理工作的實際情況，在全面分析和論證的基礎上，進一步加大硬件建設和軟件建設，有條件的事業單位應當根據自身檔案管理工作職能，在購置相應硬件設備的基礎上，自主開發相應的檔案管理信息化軟件，努力使其符合自身的發展需要。提高檔案管理信息化建設重視程度，還要求事業單位要構建更加完善的組織機構，比如可以建立檔案管理信息化建設協調機構，專門負責檔案管理信息化建設與管理工作，推動檔案管理信息化步入科學化軌道。（二）構建檔案管理信息化創新機制。創新是進步的靈魂。對于開展檔案管理信息化建設來說，必須不斷改革和創新運行機制，努力使檔案管理信息化建設水平不斷提升。在這方面，事業單位除了要建立相應的組織機構之外，重中之重的就是要著眼于提升檔案管理信息化整體水平，大力加強對各個機構、各個部門的組織和協調，比如可以成立檔案管理信息化協調機制，各個機構、各個部門都參與到檔案管理信息化建設中來，在事業單位內部形成強大的工作合力，使各個方面的力量都能夠為檔案管理信息化獻計出力。構建檔案管理信息化創新機制，還要大力加強檔案管理信息化制度建設，對于與檔案管理信息化建設相關的常規工作，都要以制度的形式進行規范，并且要加大檔案管理信息化建設與管理制度的執行力，建立相應的激勵約束機制，共同推動檔案管理信息化建設不斷上新臺階。（三）創新檔案管理信息化應用模式。事業單位在開展檔案管理信息化建設方面，最重要的就是要使其更具有應用性。因而，一定要不斷拓展檔案管理信息化建設領域，使檔案管理信息化應用取得實實在在的成效，努力在促進事業單位發展方面發揮有效功能和作用。這就需要事業單位要更加重視檔案管理信息化平臺建設，比如為了能夠使事業單位的檔案信息更具有開放性，應當建立專門的應用平臺，將可以公開的檔案信息上傳到平臺上，應用單位和應用人員通過注冊登錄的方式就可以對事業單位檔案信息進行應用；要更加高度重視事業單位之間的戰略合作，比如從行業的角度可以建立事業單位檔案管理信息化戰略合作平臺，相互之間通過共建、共用、共享的模式，實現事業單位檔案信息使用效率的顯著提升。要高度重視大數據技術在檔案管理信息化建設中的應用，既要建立相應的大數據平臺，同時也要強化檔案信息的收集、分析和整理，并為事業單位發展提供具有參考價值的分析數據。

綜上所述，對于事業單位來說，檔案管理工作至關重要，特別是“互聯網+”已經與各行各業緊密聯系的新形勢下，事業單位應當著眼于推動檔案管理工作與“互聯網+”的深度融合，大力加強檔案管理信息化建設。在具體的實施過程中，要求事業單位堅持問題導向，著眼于破解檔案管理信息化建設方面存在的突出問題，切實加大檔案管理信息化建設的投入力度，努力在提高檔案管理信息化重視程度、構建檔案管理信息化創新機制、創新檔案管理信息化應用模式等諸多方面取得新的更大的突破，推動事業單位檔案管理信息化建設步入科學、健康、持續發展軌道，為事業單位科學和健康發展創造條件。

參考文獻

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［3］鄭惠中.事業單位檔案管理信息化建設探討［J］.辦公室業務,2018（16）.

作者:孟娜 單位:萊西市綜合行政執法局