檔案管理工作規(guī)范化標準化研究

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摘要：機關單位是國家單位中最為重要的組成部分，檔案管理工作是否規(guī)范化和標準化對于其內部管理非常重要，是事業(yè)單位實現規(guī)范化管理的必由之路。近些年來，信息技術的發(fā)展和進步已經成為社會經濟發(fā)展的重要力量，機關事業(yè)單位對于檔案管理工作的規(guī)范化程度也逐漸提升。本次就對檔案管理的重要性進行分析，探索提升檔案管理規(guī)范化的有效策略，從而促進機關事業(yè)單位更好發(fā)展。

關鍵詞：機關事業(yè)單位；檔案管理；規(guī)范化；標準化

當前我國機關事業(yè)單位很多，其維持著社會的正常運轉，在促進社會進步發(fā)展中至關重要。隨著社會的進步和發(fā)展，機關事業(yè)單位的檔案管理問題比較嚴重，例如觀念落后、管理方式滯后等，這對事業(yè)單位的日常工作產生了較大的影響。由于檔案的數量增加，但管理的效率逐漸下降，從而對事業(yè)單位造成了較大的影響。因此，需要重點推進檔案事業(yè)管理的規(guī)范化，通過科學有效的方式來對機關事業(yè)單位的檔案管理工作進行改進和優(yōu)化。

一、檔案管理規(guī)范化的重要性分析

檔案管理在機關事業(yè)單位當中重要性不言而喻，當前，檔案管理的規(guī)范化程度會對事業(yè)單位的管理能力產生較大的影響，檔案管理水平高低也能夠顯現出領導管理能力的高低，對整個單位的運行和發(fā)展都會產生影響，基于此，加強機關事業(yè)單位管理的規(guī)范化程度對于提升員工檔案管理意識意義重大。在當前市場發(fā)展形勢不斷變化下，有效的檔案管理方式能夠在一定程度上推動社會經濟的發(fā)展，為機關事業(yè)單位注入競爭力。檔案管理包括事業(yè)單位整體的發(fā)展脈絡，涉及單位的成果，其中員工自身的履歷資料對于單位的發(fā)展比較重要，能夠為其提供參考的依據。

二、當前機關事業(yè)單位檔案管理存在的問題分析

（一）管理滯后。當前很多事業(yè)單位對于檔案管理的重視程度不足，并且在管理的方式上十分落后，將紙質檔案進項分類后放入指定的場所。在需要用到相關文件時再進行查閱，效率比較低。這種管理方式是以往檔案管理當中采取的主要方式。隨著社會的發(fā)展和進步，工作的內容逐漸精細化，檔案的數量也明顯提升，傳統(tǒng)的檔案管理方式效率低下，這會對整個單位的工作效率都產生較大的影響。因此事業(yè)單位檔案管理的方式要堅持與時俱進，不能夠停滯不前，因此需要實現信息化和網絡化管理，以此來提升檔案化管理的實際效率。（二）對檔案管理的認知水平不足。當前機關事業(yè)單位會將一些實際的工作作為核心任務，對檔案管理的認知不足，因此在實際的工作當中比較松懈，很多事業(yè)單位的領導不注重檔案的管理工作，認為這種工作對于單位的發(fā)展毫無幫助。基于此，在安排人員時以一線工作為主，會將一些年齡較大或者水平不足的員工來進行檔案管理工作，這些員工的工作熱情較低，工作能力也不足，難以在實際的管理工作當中投入自身全部精力。與此同時，上級部門在進行考核的過程當中不會考核檔案管理工作，這就導致對檔案管理工作的積極性下降。另外，工作人員在填寫檔案的過程當中存在字跡潦草、內容簡單的情況，降低了檔案存在的價值，不能夠對實際的工作帶來幫助。（三）檔案管理的科學水平比較低。信息技術的不斷發(fā)展和進步使其在各個行業(yè)得到了廣泛的應用，因此機關事業(yè)單位也應該利用信息技術來實現檔案管理的科學水平。機關單位需要利用信息技術的自身特點建立文檔和辦公信息一體化的電子檔案。通過電腦來對檔案進行修改、保存以及運輸。這對于檔案的管理技術和模式也是一次挑戰(zhàn)，雖然電子檔案自身優(yōu)勢十分顯著，但是由于容易受到入侵和破壞，這會造成檔案的丟失，造成重大損失，因此電子檔案的安全和穩(wěn)定也是檔案管理工作需要解決的問題。

三、推進機關事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化、標準化的有效策略

（一）升級檔案管理方式。當前機關事業(yè)單位工作比較繁忙，因此會在工作當中運用到大量的數據，例如檢查企業(yè)是否更新了全新的生產方式等問題，這就需要調取數據來進行分析和研究。如果利用信息化的檔案管理方式就能夠對原有的數據進行調取，提升管理的效果。另外，檔案材料的種類比較多樣，在管理檔案的過程當中，事業(yè)單位的工作人員要做好檔案的維護工作，例如通過查殺病毒、數字化掃描等方式來保護檔案的安全性不被惡意侵犯，對于十分重要的檔案資料要進行備份。因此需要在管理檔案的過程中實施信息化，以此來提升管理效率。（二）提升檔案管理的意識。檔案管理的工作不會創(chuàng)造出直接利益，但是能夠提升機關事業(yè)單位的工作效率，以此來實現自身價值。檔案對于機關事業(yè)單位的工作來說能夠起到較好的輔助作用，調取檔案的效率高就能夠系統(tǒng)性的排點工作。另外，可以利用信息化的方式來存儲一些不便于紙質檔案存儲的數據和穩(wěn)健，再進行調取時也十分便利，提升效率。基于此，機關事業(yè)單位要注重落實檔案管理的信息化，宣傳信息化的優(yōu)勢，改變事業(yè)單位相關人員的傳統(tǒng)觀念。（三）理順管理體制。機關事業(yè)單位的領導和員工要改變對檔案管理的舊有觀念，提升對檔案管理的重視度。在挑選人員時，要選擇能力出眾、責任感較強的員工來進行管理。雖然檔案管理工作具有基礎性，但是對于細節(jié)十分注重，因此要求工作要嚴謹，不能夠發(fā)生任何差錯。與此同時，要根據單位的具體情況制定出管理制度，并在實際中不斷進行完善，將管理檔案的責任進行落實，這樣才能夠避免發(fā)生互相推卸工作和責任的情況，提升檔案管理的有效性。另外，需要通過不同的培訓方式來提升檔案管理人員的專業(yè)知識和操作技能，上級部門在考核的過程中要加強對檔案管理工作的考核，提升部門工作的責任心。（四）普查案卷。在檔案當中也會存在很多價值比較小，或者對機關事業(yè)單位工作沒有幫助的檔案，這些檔案在制作的過程當中十分粗糙，會加大工作量，對資源也會造成一定的浪費。因此，要定期對檔案進行清理，保留價值較高的檔案，這是加強檔案管理最為重要的工作。檔案部門要根據自身情況對檔案合理有效地進行分類，定期進行清理，將價值無用的檔案資料清理掉，這樣才能夠提升檔案管理的效率，實現信息化管理的效果。（五）根據標準和規(guī)范進行重組。對于內容比較復雜和信息量比較大的檔案，要對其進行重新組，將相互之間存在聯(lián)系的文件進行組合，這是進行重組的原則。如果檔案沒有頁碼和目錄，要重新制作并編寫頁碼，保證經過重組過后的檔案符合標準，更加規(guī)范化。通過重組的方式，能夠對管理資源進行進一步優(yōu)化，解放檔案室的場地，提升管理的質量和效率。（六）提升著錄的規(guī)范化程度。要想實現檔案管理的信息化，著錄工作是其前提和基礎工作，其能夠提升計算機管理的可靠性和有效性。基于此，有關部門需要根據相關文獻和條例的實際規(guī)定，嚴格控制自身的著錄行為。每個檔案管理部門的實際條件參差不齊，因此在進行計算機管理時會有不同的技術要求，因此要從自身的實踐出發(fā)來結合計算機的管理方法，制定出科學有效的著錄細則。（七）對分類號進行統(tǒng)一。在檢索計算機的過程當中，需要根據檔案的分類號來進行。因此，制作分類號的優(yōu)良對于計算機檢索的效率和結果都會產生較大的影響。為了提升檢索的有效率，檔案管理人員需要在分類的過程當中嚴格遵守相關規(guī)定，另外，還需要根據自身的實際情況來劃分，提升檔案自身的利用價值。另外，在進行分類的過程當中，要提升分類的審查力度，對不合理的分類及時地進行糾正，并且要組織工作人員進行培訓，做到統(tǒng)一標準，實現統(tǒng)一認知。盡量將前后標引一致，從而實現規(guī)范化管理的目標和效果。

四、結束語

綜上所述，科學技術的進步和發(fā)展，檔案管理逐漸開始以電子文件作為載體，從而實現其信息化。這種檔案管理的方式記錄的內容更加豐富，自身的標準化和規(guī)范化程度更高，能夠解決傳統(tǒng)檔案管理當中應用文字等方式存儲檔案的弊端，是檔案管理方式的進一步升級。提升檔案管理的標準化和規(guī)范化是未來的趨勢，因此機關事業(yè)單位要提升對于檔案管理的重視程度，制定出科學有效的管理模式，提升檔案管理的質量和水平，從而適應當前社會的發(fā)展需求。

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作者:閆婷 單位:青島大學科技處