檔案管理數(shù)字化思考

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所謂檔案數(shù)字化管理，是指利用掃描、數(shù)字化錄音錄像、云存儲(chǔ)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，將不同載體檔案資源向數(shù)字化信息轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、互聯(lián)網(wǎng)連接、計(jì)算機(jī)統(tǒng)一管理的新模式。隨著計(jì)算機(jī)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展及其與檔案管理的深度融合，檔案管理開啟了數(shù)字化管理時(shí)代，提升了效率和質(zhì)量。

1檔案數(shù)字化意義

1.1實(shí)現(xiàn)信息資源共享。檔案數(shù)字化管理使檔案管理從傳統(tǒng)的重實(shí)體向重內(nèi)容轉(zhuǎn)變，由紙質(zhì)型向電子型資料管理轉(zhuǎn)變，從到檔案室查詢利用向借助互聯(lián)網(wǎng)平臺檢索轉(zhuǎn)變。在此大背景或模式下，檔案數(shù)字化管理成為實(shí)現(xiàn)信息資源共享的必然舉措和現(xiàn)實(shí)要求。1.2提升檔案利用效率。據(jù)國家檔案局1994—2003年的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，我國僅有不足10%的館藏檔案得到了利用。檔案數(shù)字化管理，深刻地改變了檔案信息的載體及形態(tài)；互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，突破了檔案利用的時(shí)空限制，極大地提升了檔案利用效率。1.3利于檔案自身保護(hù)。實(shí)體檔案的保護(hù)對外在環(huán)境有著嚴(yán)格要求，每一次的查詢、復(fù)印都會(huì)對檔案原件產(chǎn)生不可逆的影響。檔案數(shù)字化管理后，利用查詢的檔案不受查閱次數(shù)影響，有利于檔案自身的安全。此外，檔案數(shù)字化管理也是適應(yīng)辦公自動(dòng)化和電子政務(wù)建設(shè)的需要，能夠滿足用戶的個(gè)性化需求。

2檔案數(shù)字化步驟

2.1數(shù)字化輸入。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等先進(jìn)設(shè)備儀器將紙質(zhì)或?qū)嵨餀n案輸入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中，建立專門的檔案數(shù)據(jù)庫。2.2數(shù)字化壓縮。檔案信息數(shù)字化輸入后，需要對靜態(tài)圖像、動(dòng)態(tài)圖像、視音頻信息以及其他類型的數(shù)字檔案信息進(jìn)行數(shù)字化壓縮，以便于檔案數(shù)字信息的傳輸、管理和利用。2.3檔案信息上網(wǎng)。將檔案信息進(jìn)行數(shù)字化輸入、壓縮后，通過WebServer數(shù)據(jù)服務(wù)器，將各種檔案數(shù)字信息傳輸上網(wǎng)。檔案利用者通過瀏覽器實(shí)現(xiàn)查詢和瀏覽，通過USBKEY、網(wǎng)絡(luò)防火墻、數(shù)字證書等確保數(shù)字檔案安全。2.4格式標(biāo)準(zhǔn)化。檔案數(shù)字化后的格式有圖像文件格式，有文檔格式，還有視音頻格式等，要統(tǒng)一每一類型的標(biāo)準(zhǔn)和格式，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理或利用。

3檔案數(shù)字化管理對策

3.1思想上，高度重視檔案數(shù)字化管理。檔案管理部門的負(fù)責(zé)人及具體檔案從業(yè)者要高度重視檔案數(shù)字化管理工作，將檔案數(shù)字化建設(shè)納入部門業(yè)務(wù)工作實(shí)際中，為檔案數(shù)字化管理添置必備的計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)等先進(jìn)信息設(shè)備，注重檔案數(shù)字信息的采集、加工、傳輸?shù)?。完善檔案數(shù)字化管理規(guī)章制度，針對部門檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實(shí)需要，研究制定檔案數(shù)字化管理、查詢、利用等規(guī)定。此外，要優(yōu)化人員配置，根據(jù)檔案數(shù)字化管理工作的實(shí)際需要，配置數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化檔案管理所需的復(fù)合型人才隊(duì)伍。3.2技術(shù)上，積極應(yīng)用檔案數(shù)字化技術(shù)。一方面，要結(jié)合部門工作職能，加快檔案數(shù)字化管理的總體設(shè)計(jì)、軟件開發(fā)、掃描錄入、光盤備份、設(shè)備選型和查詢管理等系統(tǒng)工程建設(shè)，為檔案數(shù)字化提供先進(jìn)的平臺支持。另一方面，要完善信息技術(shù)支撐系統(tǒng)搭建。利用光纖、磁盤陣列等，確保系統(tǒng)具有良好的可擴(kuò)展性，確保檔案存儲(chǔ)容量需求。此外，要運(yùn)用各類PAID保護(hù)級別，滿足不同用戶需要，從陣列控制、鏈路控制、雙口光纖硬盤等方面，保障系統(tǒng)的可靠性。

總之，要從硬件、軟件和系統(tǒng)等方面為檔案數(shù)字化管理提供技術(shù)支持和保障。3.3保障上，加強(qiáng)檔案數(shù)字化安全保護(hù)檔案數(shù)字化管理使得檔案管理面臨著許多非傳統(tǒng)的安全因素威脅，如木馬病毒、數(shù)字篡改等，因此，做好數(shù)字檔案信息安全保障至關(guān)重要。一方面，要加強(qiáng)硬件設(shè)備的安全管理，根據(jù)數(shù)字檔案管理的需要，做好周期性維護(hù)。另一方面，要加強(qiáng)信息系統(tǒng)安全。通過身份驗(yàn)證設(shè)置、防病毒體系的構(gòu)建，以及數(shù)據(jù)雙備份等形式，確保數(shù)字檔案信息及系統(tǒng)安全。此外，還要加強(qiáng)制度建設(shè)。根據(jù)《檔案法》《保密法》等規(guī)定，制定檔案數(shù)字化安全管理方面的規(guī)章制度，明確數(shù)字檔案查詢、利用等具體要求，為檔案安全提供可靠的制度性設(shè)計(jì)，確保檔案信息的安全。

作者:易曉靜 單位:湖南省寧鄉(xiāng)市白蟻防治所