檢驗(yàn)科設(shè)備檔案管理問(wèn)題與對(duì)策

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[摘要]檢驗(yàn)科設(shè)備檔案作為重要的醫(yī)療信息資源，是檢驗(yàn)科各類(lèi)醫(yī)療器械、設(shè)備進(jìn)行開(kāi)發(fā)、維護(hù)、升級(jí)的基本依據(jù)，同時(shí)也為檢驗(yàn)科開(kāi)展人體、動(dòng)物標(biāo)本檢測(cè)科研，體檢、門(mén)診醫(yī)療，醫(yī)學(xué)院教學(xué)等環(huán)節(jié)提供技術(shù)信息支持，應(yīng)引起醫(yī)院及檢驗(yàn)科的足夠重視。該文針對(duì)現(xiàn)階段檢驗(yàn)科設(shè)備檔案管理的現(xiàn)狀和問(wèn)題，深入分析問(wèn)題原因，并從管理意識(shí)、管理制度、管理平臺(tái)等角度提出改進(jìn)意見(jiàn)和對(duì)策，為提升檢驗(yàn)科設(shè)備檔案管理水平，推進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)體系改革獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。

[關(guān)鍵詞]檢驗(yàn)科；設(shè)備管理；檔案管理；設(shè)備檔案

近年來(lái)隨著我國(guó)城鎮(zhèn)化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，城鎮(zhèn)居民人口日益攀升，城鎮(zhèn)醫(yī)院規(guī)模逐步擴(kuò)大，檢驗(yàn)科各類(lèi)醫(yī)療儀器、設(shè)備已無(wú)法滿足醫(yī)院門(mén)診、住院部的正常運(yùn)轉(zhuǎn)需求。檢驗(yàn)科在增加工作人員的同時(shí)，必須對(duì)現(xiàn)有的儀器、設(shè)備進(jìn)行升級(jí)更新，必要時(shí)可引入國(guó)外更加精密、先進(jìn)的檢驗(yàn)設(shè)備技術(shù)，以此滿足醫(yī)院改革發(fā)展需求。檔案管理作為檢驗(yàn)科設(shè)備管理的核心環(huán)節(jié)，直接影響檢驗(yàn)科運(yùn)行效率和服務(wù)質(zhì)量。因此，醫(yī)院檢驗(yàn)科應(yīng)加大設(shè)備檔案管理力度，從而減少檢驗(yàn)科設(shè)備故障發(fā)生率，規(guī)范設(shè)備操作流程，加快檢驗(yàn)報(bào)告進(jìn)度，從根本上提升醫(yī)院檢驗(yàn)科服務(wù)水平。該文圍繞檢驗(yàn)科設(shè)備檔案管理過(guò)程出現(xiàn)的問(wèn)題，提出針對(duì)性的意見(jiàn)，以此提高檢驗(yàn)科設(shè)備檔案管理質(zhì)量。

1管理現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題

1.1不夠重視設(shè)備檔案管理。檢驗(yàn)科設(shè)備檔案管理屬于醫(yī)院的后勤類(lèi)工作，不直接涉及醫(yī)院患者醫(yī)療事項(xiàng)，因此，醫(yī)院管理層及檢驗(yàn)科對(duì)設(shè)備檔案管理工作不夠重視。相關(guān)的各類(lèi)醫(yī)療器械、設(shè)備、儀器資料等也只是交由科室人員代為保管，沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)人專(zhuān)崗負(fù)責(zé)管理檢驗(yàn)科設(shè)備檔案，設(shè)備檔案管理狀況相對(duì)較為松散，檔案隨意擺放在科室抽屜里，且各類(lèi)設(shè)備檔案使用后分散在檢驗(yàn)科各設(shè)備操作人員手中，檔案流轉(zhuǎn)交回不及時(shí)，甚至發(fā)生檔案丟失的情況，對(duì)其他設(shè)備操作人員造成一定程度影響，降低檢驗(yàn)科設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)效率。上述現(xiàn)象的出現(xiàn)都是由于醫(yī)院不夠重視設(shè)備檔案管理所造成的，由于設(shè)備檔案缺乏統(tǒng)一科學(xué)的保管，從一定程度上制約檢驗(yàn)科以及整個(gè)醫(yī)院的有序發(fā)展。1.2缺乏規(guī)范的管理制度。檢驗(yàn)科設(shè)備檔案管理不同于醫(yī)院的其他管理工作，檔案管理醫(yī)療器械、設(shè)備、儀器種類(lèi)明細(xì)較多，且檔案流轉(zhuǎn)頻率較高，需要針對(duì)檢驗(yàn)科設(shè)備檔案管理特點(diǎn)制定科學(xué)規(guī)范的管理制度和管理流程。目前，檢驗(yàn)科設(shè)備檔案管理相對(duì)比較混亂，整體設(shè)備檔案管理流程還不夠完善，對(duì)于設(shè)備信息采集、檔案資料流轉(zhuǎn)、設(shè)備檔案歸檔及檔案保管缺乏明確的管理細(xì)則，或雖有相關(guān)制度但檔案管理人員不嚴(yán)格按照流程執(zhí)行，導(dǎo)致設(shè)備檔案管理制度形同虛設(shè)。在設(shè)備信息采集階段，由于設(shè)備操作使用人員不清楚檔案管理需要采集設(shè)備的那些信息，造成檢驗(yàn)科設(shè)備初始基本信息缺失，影響后期檢驗(yàn)設(shè)備建檔工作的正常開(kāi)展。另外，設(shè)備檔案調(diào)取流轉(zhuǎn)較為隨意，缺乏相應(yīng)的操作使用記錄，容易造成設(shè)備信息資料的遺失，降低設(shè)備檔案信息的連續(xù)性和全面性，使檢驗(yàn)科操作人員不能獲取設(shè)備的準(zhǔn)確信息，直接影響患者的檢驗(yàn)結(jié)果。同時(shí)由于缺乏設(shè)備故障維修情況的相關(guān)記錄，對(duì)后期檢驗(yàn)設(shè)備的報(bào)廢工作帶來(lái)一定麻煩。1.3設(shè)備檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較低。檢驗(yàn)科設(shè)備檔案缺乏專(zhuān)人專(zhuān)職管理，兼職檔案管理人員由于主要負(fù)責(zé)行政或檢修等其他工作，時(shí)間倉(cāng)促無(wú)法顧及設(shè)備檔案整理歸檔。設(shè)備檔案管理存在一定的專(zhuān)業(yè)性，大部分兼職人員由于缺乏相應(yīng)的檔案管理基礎(chǔ)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)，對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)具有一定的局限性，無(wú)法全面整理分類(lèi)檔案。上崗前沒(méi)有劃定明確的檔案管理范圍，甚至缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，造成后期檔案管理工作的盲目無(wú)序，嚴(yán)重影響設(shè)備檔案管理質(zhì)量，延誤設(shè)備維護(hù)及保養(yǎng)時(shí)間，造成設(shè)備頻繁出現(xiàn)故障，降低患者檢驗(yàn)報(bào)告出單速度，導(dǎo)致患者滿意度直線下降。另外，設(shè)備檔案管理崗位的人員一旦發(fā)生交接更替，由于設(shè)備檔案內(nèi)容不夠連續(xù)和完整，交接過(guò)程中會(huì)也會(huì)出現(xiàn)檔案信息丟失或斷檔的狀況，影響檢驗(yàn)設(shè)備后續(xù)按時(shí)維護(hù)保養(yǎng)，從而降低設(shè)備的使用壽命和檢驗(yàn)精密度。1.4設(shè)備檔案信息化程度不高。設(shè)備檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性項(xiàng)目，傳統(tǒng)手工紙質(zhì)方式存儲(chǔ)管理設(shè)備檔案已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院檢驗(yàn)科的運(yùn)轉(zhuǎn)需求，醫(yī)療器械、設(shè)備、儀器涉及名目繁多，檔案管理目標(biāo)內(nèi)容各不相同，不同設(shè)備使用年限跨度較大。紙質(zhì)設(shè)備說(shuō)明書(shū)極易出現(xiàn)遺失、缺頁(yè)、污染的現(xiàn)象，不易于長(zhǎng)期保存，一旦操作人員進(jìn)行交接則會(huì)發(fā)生設(shè)備信息資料的遺漏，以至困擾后續(xù)檢驗(yàn)設(shè)備的操作工作，無(wú)法全面掌握檢驗(yàn)設(shè)備的運(yùn)行狀況。另外，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式無(wú)法對(duì)設(shè)備檔案進(jìn)行快速分類(lèi)、調(diào)閱、流轉(zhuǎn)、歸檔，嚴(yán)重降低檔案的使用效率，也間接影響了檢驗(yàn)科設(shè)備的利用率。紙質(zhì)設(shè)備檔案不利于檔案信息在醫(yī)院之間及時(shí)進(jìn)行傳遞共享，無(wú)法充分發(fā)揮設(shè)備檔案信息的價(jià)值。

2改進(jìn)檢驗(yàn)科設(shè)備檔案管理的對(duì)策

2.1強(qiáng)化設(shè)備檔案管理意識(shí)。醫(yī)院管理層及檢驗(yàn)科應(yīng)增強(qiáng)設(shè)備檔案管理意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到設(shè)備檔案管理在醫(yī)院日常運(yùn)轉(zhuǎn)中的重要性。針對(duì)醫(yī)院檢驗(yàn)科設(shè)備檔案管理特點(diǎn)，單獨(dú)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的設(shè)備檔案管理崗位，由專(zhuān)人對(duì)檢驗(yàn)科設(shè)備檔案進(jìn)行歸整保管，并在上崗前對(duì)設(shè)備檔案管理人員進(jìn)行崗位重要性思想教育工作，不斷強(qiáng)化管理人員的設(shè)備檔案管理意識(shí)，使其充分認(rèn)識(shí)到該崗位的重要性。同時(shí)，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化的設(shè)備知識(shí)培訓(xùn)，全面了解設(shè)備的相關(guān)基礎(chǔ)常識(shí)，以便更好地開(kāi)展設(shè)備檔案管理工作。通過(guò)增強(qiáng)醫(yī)院上下對(duì)檢驗(yàn)科設(shè)備檔案管理的意識(shí)，促使檢驗(yàn)科設(shè)備相關(guān)人員共同營(yíng)造和維護(hù)優(yōu)良的設(shè)備檔案管理環(huán)境，并自覺(jué)遵守設(shè)備檔案管理流程。2.2完善設(shè)備檔案管理制度。結(jié)合醫(yī)院自身管理與發(fā)展特點(diǎn)，圍繞檢驗(yàn)科設(shè)備檔案管理各環(huán)節(jié)及檔案信息特征，制定科學(xué)合理的檢驗(yàn)科設(shè)備檔案管理制度，并進(jìn)一步按照設(shè)備檔案管理功能目標(biāo)，明確劃分設(shè)備檔案類(lèi)型，主要分為設(shè)備基本信息、設(shè)備技術(shù)功能、設(shè)備維修保養(yǎng)等。設(shè)備檔案管理制度應(yīng)對(duì)檔案調(diào)取時(shí)間、檔案信息采集方法、整理歸檔等流程作出明確規(guī)定，管理人員做好調(diào)取流轉(zhuǎn)記錄，設(shè)定檔案調(diào)取歸還機(jī)制，及時(shí)催收設(shè)備檔案并歸檔，以此確保設(shè)備檔案的完整性和安全性。同時(shí)，醫(yī)院各科室尤其是檢驗(yàn)科設(shè)備操作人員應(yīng)大力配合設(shè)備檔案管理人員工作，遵守設(shè)備檔案管理制度，明確檔案調(diào)用相關(guān)責(zé)任人，不斷完善規(guī)范設(shè)備檔案管理制度。另外，設(shè)備檔案管理制度應(yīng)明確規(guī)定檔案室安全管理細(xì)則，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)檔案室環(huán)境與安全狀況，對(duì)于破損的檔案資料應(yīng)及時(shí)修復(fù)。2.3提高設(shè)備檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。檢驗(yàn)科設(shè)備檔案管理人員在提高自身的檔案管理能力還要加深對(duì)設(shè)備的了解，掌握設(shè)備使用及保養(yǎng)方法，定期安排設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，并將檢修信息到各個(gè)科室。為增強(qiáng)檢驗(yàn)科設(shè)備檔案管理人員的管理水平，醫(yī)院及檢驗(yàn)科應(yīng)定期組織設(shè)備檔案管理人員開(kāi)展專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，同時(shí)加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)的專(zhuān)業(yè)交流與合作。通過(guò)專(zhuān)業(yè)化培訓(xùn)交流，設(shè)備檔案管理人員制定科學(xué)的管理方法，定期采集、整理、歸檔檢驗(yàn)科設(shè)備檔案，將設(shè)備的功能報(bào)告、保養(yǎng)維修記錄、技術(shù)參數(shù)等文件集中放置，定期歸檔，以此確保設(shè)備檔案信息的完整性和連續(xù)性。檔案管理人員運(yùn)用專(zhuān)業(yè)檔案管理技巧，為方便管理建立檔案索引，有序擺放設(shè)備檔案，并明確標(biāo)識(shí)檔案內(nèi)容，方便檔案查閱和使用，盡量做到檔案一目了然，管理工作高效有序，從而完善設(shè)備檔案管理，降低管理漏洞，從根本上提升設(shè)備檔案管理水平。2.4優(yōu)化設(shè)備檔案信息化管理。傳統(tǒng)的設(shè)備檔案管理已無(wú)法滿足醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展需求，為全面提高設(shè)備檔案管理水平與質(zhì)量，應(yīng)逐步將信息化技術(shù)應(yīng)用到設(shè)備檔案管理中去。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息化設(shè)備檔案管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)設(shè)備檔案全程數(shù)字化管理，輕松實(shí)時(shí)共享設(shè)備檔案資源。按照設(shè)備類(lèi)別對(duì)設(shè)備設(shè)置唯一編碼，同時(shí)錄入設(shè)備名稱(chēng)、型號(hào)、購(gòu)進(jìn)日期、購(gòu)進(jìn)單價(jià)、生產(chǎn)廠家、技術(shù)支持電話等基本信息。在設(shè)備技術(shù)信息處錄入設(shè)備運(yùn)行參數(shù)、設(shè)備狀態(tài)、維保時(shí)間、校準(zhǔn)時(shí)間、責(zé)任人等。醫(yī)院各科室通過(guò)設(shè)備檔案管理平臺(tái)可實(shí)時(shí)調(diào)閱設(shè)備相關(guān)資料，了解其使用狀況。另外，設(shè)備檔案管理系統(tǒng)還包含各種數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析模塊，自動(dòng)分析設(shè)備使用壽命、投資回報(bào)率等，為設(shè)備檔案管理提供信息化、多元化、個(gè)性化的服務(wù)。

3總結(jié)

該文針對(duì)醫(yī)院現(xiàn)行檢驗(yàn)科設(shè)備檔案管理存在的問(wèn)題，圍繞如何強(qiáng)化設(shè)備檔案管理意識(shí)、提高設(shè)備檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力、完善設(shè)備檔案管理制度、優(yōu)化設(shè)備檔案信息化管理對(duì)檢驗(yàn)科設(shè)備檔案管理展開(kāi)研究。通過(guò)提升檢驗(yàn)科設(shè)備檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量，不斷推動(dòng)醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)體系的長(zhǎng)足發(fā)展。

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作者:張媛 單位:吉林省神經(jīng)精神病醫(yī)院檢驗(yàn)科