互聯網+工程項目檔案管理探析

導語：互聯網+工程項目檔案管理探析一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：工程項目檔案是項目建設的產物，也是其驗收、運營管理與改擴建的重要依據，具有較強的憑證作用和參考價值。“互聯網+”背景下，檔案管理向智能化和數字化方向發展。本研究以此為出發點，采用政策分析、文獻調查、跨學科研究等方法，將檔案學視角與工程管理相結合，探究“互聯網+”工程項目檔案管理的建設特色，分析其面臨的政策完善化、資源共享化、技術智能化和人才多元化機遇以及政策落地不完善、資源共建不充分、技術發展不健全和責任落實不完備的挑戰，以期為我國“互聯網+”工程項目檔案管理發展帶來思考。

關鍵詞：“互聯網+”;工程項目檔案;特征;機遇與挑戰

工程項目是多種技術與階段性建設成果相結合的綜合性工作，具有建設周期長[1]、參與單位多、文件種類繁雜和檔案成套性強等特點[2]。工程項目檔案管理即面向工程項目所進行的涵蓋建設、勘察、設計、施工和監理等各個環節的檔案管理活動。具有原始記錄性的檔案作為工程項目建設的重要憑證材料和各階段建設狀況的真實反映，對于項目后期的管控、改建、維護和驗收意義重大。“互聯網+”是時代與技術發展的產物。2015年3月5日，總理在政府工作報告中首次提出“互聯網+”行動計劃。2015年7月，國務院了《國務院關于積極推進“互聯網+”行動的指導意見》，提出應將“互聯網+”與各領域相結合，推動技術進步、效率提升和組織變革。本研究認為“互聯網+”檔案是指運用云計算、大數據、移動互聯網等技術，將“互聯網+”的跨界思維[3]、人本理念與檔案管理相融合，促進檔案領域的變革創新[4]，推動檔案管理及服務的立體化、多元化與共享化。“互聯網+”催生了技術運用，實現了檔案系統的實時管控，改變傳統的單向生成和流轉模式，采用跨業務、跨階段管理，其涉及的“前端控制”“全過程控制”理念對傳統管理背景下的“事后控制”“自行管理”等模式帶來了極大的沖擊。因此，本研究從“互聯網+”工程項目檔案管理相關的政策理念與策略研究入手，分析“互聯網+”時代背景下檔案創新變革發展中產生的機遇和挑戰，以期為我國“互聯網+”工程項目檔案管理建設帶來思考與啟發。

一、“互聯網+”工程項目檔案管理的國內外研究現狀

“互聯網+”的概念最早由易觀國際董事長于揚在2012年第五屆移動互聯網博覽會提出。通過文獻調研，可發現“互聯網+”一詞在我國使用較為普遍，而國外則沒有對應概念。國外研究聚焦于“InternetArchive”（互聯網檔案），即互聯網背景下的檔案館建設和運用互聯網技術手段進行檔案管理兩大方面。McNicol研究互聯網背景下檔案館應如何有效利用Web2.0技術進行歸檔服務，改善傳統歸檔方式的局限。[5]Panos探討互聯網技術運用對社會工作人員、教育工作者和學生實時查找政府信息資源與檔案資源的便利性。[6]Smith著眼于法律和歷史互聯網檔案系統的設計和開發如何支持BBC網頁歸檔中異構數字資料的保存。[7]本研究則側重于如何運用互聯網環境下的新型技術以推動工程項目檔案管理。國內研究集中于“互聯網+”檔案管理概述，即路徑研究、系統建設與創新服務變革和“互聯網+”檔案管理的具體應用兩部分。夏明輝[8]研究“互聯網+”檔案管理模式并提出其具有思維創新化、服務多元化、管理開放化及協作互動化的特征。吳瓊[9]探討“互聯網+”檔案管理體制與數字化技術，提出應“創新檔案數據管理”，樹立“人性化、個性化、智能化和知識化”的服務理念，加強網絡安全管控，規避檔案管理風險。“互聯網+”檔案管理應用主要集中于醫院和高校兩大組織。韓雪[10]以臨沂市中心醫院為研究對象，提出其具有便捷化、豐富化、服務高效率和載體多樣化的特征，強調應加強電子信息檔案整合，完善系統建設，提高利用系統創新管理方式的能力和水平。李娟[11]研究高校基建檔案數字化并提出應建立統一的歸檔與存儲系統，制定完善的數字化操作方案。綜上所述，運用互聯網技術推動檔案管理變革仍是國內外研究較為關注且亟須探索的重點領域，思考“互聯網+”對我國工程項目檔案管理帶來的機遇、變革與挑戰，對于創新檔案管理和推動大型工程項目檔案建設具有重要的指導意義。

二、“互聯網+”工程項目檔案管理的特點

工程項目檔案管理圍繞工程項目的全過程建設展開，內容涉及準備、設計、組織與實施、工程決算、竣工驗收和竣工決算等各個環節，建設單位較多且管理自成體系，加之傳統檔案管理以竣工后檔案部門單向接收為主，檔案人員并未直接參與到工程建設的各個環節，對各參建單位建設狀況缺乏深入了解，直接影響了檔案管理的效果。“互聯網+”具有“思維創新”“結構重塑”“用戶至上”“開放共享”“跨界融合”五大特征理念[12]，“互聯網+”工程項目檔案管理結合相關理念，充分運用新興技術，在傳統檔案管理的基礎上進一步發展，具有鮮明的建設特色。（一）運用全程管理思維，實行檔案實時管理。傳統工程項目檔案管理以前期工程建設與后期檔案收集管理模式為主，檔案收集與歸檔通常為單向流轉，如圖1所示。各建設單位在工期的各階段生成檔案記錄，并階段性向檔案管理部門移交審核。隨著工期的發展，項目建設與工程檔案管理產生不同步問題，檔案管理存在滯后性。“重項目、輕檔案”的思維，導致檔案建設中出現檔案漏失、管理不善及臟亂差等情況，極大程度地影響到后期的利用與整理。建設單位較多、各單位檔案管理要求和規范不完全一致，導致后期收集與整理出現檔案重復與檔案無法匹配等問題，對檔案建設存在不利的影響。“互聯網+”工程項目檔案管理采用全程控制思想，在項目開始前，檔案管理人員根據工程建設情況了解各階段所生成的檔案類型，編制檔案管理計劃并制定流程圖，把握檔案管理建設中的關鍵環節與薄弱環節。采用前端控制思想與電子簽章技術，由檔案管理人員對各階段實時審核并進行電子簽名，實現檔案管理的實時監控與鑒定管理，一定程度上避免與減少了傳統檔案管理模式下的不同步問題。參建單位與檔案管理人員在各個階段可實時利用檔案管理系統進行檔案上傳及整理，如圖2所示，實現檔案從生成、收集到鑒定、整理與歸檔的全流程管理。（二）推動單軌制發展，完善文檔一體化管理。“互聯網+”工程項目檔案管理所蘊含的實時管理與融合發展理念對傳統工程項目檔案管理背景下紙質檔案建設的滯后性和單向流轉模式提出了挑戰。傳統工程項目檔案建設中，由于工程項目與檔案管理建設不同步且檔案數字化建設發展具有一定的滯后性，導致檔案數字化與電子文件建設發展不完善。“互聯網+”工程項目檔案管理以前端控制為發展理念，將工程建設準備籌劃期的文件納入檔案建設全過程管理之中，進一步繼承與發展了文檔一體化管理模式，推動了信息收集的完整、系統和準確。“互聯網+”工程項目檔案管理以技術驅動單軌制發展，一定程度上解決紙質檔案和電子文件審核、歸檔不同步的問題，降低傳統工程檔案建設下繁重且大量的紙質檔案管理所帶來的效率、人力和物力的耗費壓力與成本。（三）遵循標準化指導，實現檔案規范建設。ISO系列標準關注各種環境下的業務架構與協同合作建設，[13]為“互聯網+”工程項目檔案管理跨層級、跨組織背景下數據驅動發展建設提供規范性保障。ISO9000質量管理體系標準圍繞“質量管理”“責任分工”“持續改進”等提出了詳細的方案，[14]強調責任分工制，避免傳統建設模式下單位牽涉較多所引起的職權交叉等情況。其中ISO9001：2000標準提出“科學管理、以質取勝、創新進取、顧客滿意”的質量方針，[15]對推動工程質量體系建設，提高建設成效具有推動意義。ISO/TC46/SC11為檔案文件管理提供了創建、捕獲和管理記錄的核心概念和原則，是工程項目檔案管理電子辦公環境下的重要指南。“互聯網+”工程項目檔案管理應貫徹“持續改進”理念，將標準規范與信息化技術相結合，做到檔案收集、鑒定、整理與歸檔等各環節的實時把控，推動檔案的標準化、規范化管理。將“互聯網+”工程項目檔案建設的理念與技術運用進行梳理，形成如圖3所示的生態圈模式圖。“互聯網+”工程項目檔案管理充分利用移動互聯網、大數據與人工智能等技術，轉變傳統的流線式管理，以全過程管理為策略理念指引，以單軌制發展為管理建設方向，以ISO系列標準為制度保障，推動實現各參建單位之間的技術融合、業務融合與數據融合，促進全流程周期項目建設中檔案的實時生成、收集、管理和歸檔，大大降低傳統檔案收集不及時、管理制度不清晰和檔案系統不完善等問題，實現工程項目檔案管理整體效益的提升。

三、“互聯網+”工程項目檔案管理發展的機遇

（一）政策出臺，提供規范指引。政策是建設發展的基礎和重要指引，曾指出要“利用互聯網扁平化、交互式、快捷性優勢，推進政府決策科學化、社會治理精準化、公共服務高效化”。《國務院關于積極推進“互聯網+”行動的指導意見》中強調應把握“互聯網+”發展機遇，培育新興業態，并對智慧能源建設提出了重要指示。電網工程項目建設與新能源項目建設是工程項目檔案建設中的重要方面，“智能化電力運行監測、管理技術平臺”，發展電網設施共建共享，建設多能源協調互補的能源互聯網是“互聯網+”工程項目檔案建設的發展目標和重要政策基礎。[16]國內各單位組織與專家圍繞“互聯網+”檔案管理也開展了一系列的交流。2016年1月13日，全國首屆“互聯網+時代檔案服務業發展高峰論壇”以“互聯網+檔案”為主題，強調了檔案數據的核心價值作用與深度融合所產生的海量信息處理、即時互動等發展前景。在政策的發展引導下，應積極響應號召，挖掘工程檔案的數據價值，加大“互聯網+”與項目檔案建設的深度融合，促進工程項目檔案的創新化、智能化與技術化建設。[17]（二）資源融合，推進互聯共享。跨界融合和開放共享是“互聯網+”時展的重要特征，“業務融合”“技術融合”和“數據融合”的三融理念與“跨層級”“跨地域”“跨系統”“跨業務”和“跨部門”的五跨思維為工程項目檔案管理的創新發展變革提供了重要的啟發。《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》提出應“加快檔案信息資源共享服務平臺建設”，加快信息資源共享服務。“互聯網+”檔案管理背景下運用技術突破了傳統的單一機構和類型的檔案資源管理困境，緩解了資源分散、重復和利用效率低下等問題。通過搭建統一的檔案資源管理平臺，運用全程管理與前端控制的思想理念，各單位可實時將檔案文件進行上傳及共享，進而實現資源層、業務層和技術層的互聯互通。將不同類型的檔案資源進行聚集與整合，推動了檔案資源的集成化與共享化，對促進檔案管理全程控制、檔案資源優化配置和后期的資源挖掘與開發具有重要意義。（三）技術創新，推動智能發展。技術運用是“互聯網+”背景下的重要體現。運用大數據、移動互聯網等技術，完善系統建設，實現電子文件實時上傳，推動檔案管理的實時收集、鑒定與歸檔，使工程建設與檔案管理進度相一致，促進檔案成套性、內容完整性建設。其中，電子簽章的應用為電子文件的數據安全性與實時審核提供保障。“開放共享”與“結構重塑”是“互聯網+”的突出特征，通過技術搭建，可以實現各參建單位之間檔案資源數據的共享共建以及檔案部門與各部門之間的實時交流，推動扁平化組織結構建設，極大程度解決了層級管理中信息傳遞的時差性與檔案人員收集與管理的來回奔波的不便性。利用全過程管理思想，采取跟蹤管理的策略，實現檔案管理人員與各單位的合作管理，也對檔案收集與管理過程的規范性起到實時監督與指導的作用。（四）人才多元，促進知識驅動。“互聯網+”的發展背景下，智能化人才發展趨勢日益高漲，“大檔案、大服務、大安全”[18]已成為檔案職業主體的觀念指引。檔案學科建設中更加強調科技創新型人才培育，如舉辦“全國高校檔案學專業大學生課外科技作品競賽”，鼓勵學生激發創新思維與成果轉化意識，提高了人才素質與綜合能力。“互聯網+”工程項目檔案管理強調“思維創新”“跨界融合”理念的培養，建設單位對于專業人才的要求正向多元化與知識化發展。2019年5月，科學技術部人才管理中心出版了《中國科技人才發展報告2018》，圍繞創新驅動發展戰略與人才機制體制改革做出分析，為新時代思維創新、技術創新與融合發展提供了重要的支撐力量。因此，應把握機遇，加強專業化人才與跨學科人才培育，提高技術人才建設和檔案管理人員意識，推動知識驅動發展，轉變服務理念，發揮工程檔案對工程建設的重要憑證與參考價值，加強后期開發利用中的資源建設與數據挖掘。

四、“互聯網+”工程項目檔案管理發展的挑戰

（一）政策建設與貫徹不完善。早在1980年，我國相關部門圍繞工程項目檔案已開展了一系列探索建設，2000年初以國務院第279號令的《建設工程質量管理條例》，首次從國家法規的層面把建設工程檔案管理納入建設工程質量控制體系。之后了一系列文件與管理辦法，對重大項目檔案管理建設加以規范。各工程項目建設單位也結合本單位現狀制定了管理辦法，如中國南方電網有限責任公司修訂了《中國南方電網有限責任公司檔案管理辦法（Q/CSG221005-2018）》，圍繞工程項目檔案基礎設施建設、管理要求和信息化建設等方面做出具體規定，并制定業務指導書，明確業務管理活動中的相關術語與鑒定、編研和驗收等要點，促進工程項目檔案的規范化與系統化建設。傳統工程項目檔案建設過程中仍然有檔案建設不規范、參建單位紙質檔案建設與檔案數字化建設不健全等問題，尤其是在“互聯網+”發展背景下，如何突破傳統檔案工程項目檔案管理模式，遵從政策引導，根據ISO國際標準與國內標準制定符合企業單位新階段發展的政策與規范，實現新技術與理念應用下各單位檔案管理的規范性與制度化落實，加強過程與效果的監督與管理，促進檔案管理效益的提升是需要不斷探索的問題。（二）體系建設與對接不充分。工程項目檔案管理涉及單位眾多，組織管理體系與責任分工與工程項目的質量和建設效率緊密相關，也影響著數據資源融合建設中的數據層與管理層建設。在“互聯網+”檔案融合發展背景下，工程項目檔案管理突破了傳統的檔案生成、移交、歸檔和驗收等單向流程，實現了跨部門、跨業務合作，建設方式轉向實時共享與融合共建，資源融合背景下業務管理與檔案體系的有效對接成為亟待突破的方向。數據共享需要完備且體系化、規范化的系列規范，故工程項目檔案互聯共享中的元數據標準以及數據共享標準化建設也是面臨的一項挑戰。“互聯網+”工程項目檔案管理需要完善管理制度與標準規范建設，明確數據在生成、流轉中的系列標準，解決數據不配套以及數據共享標準不一致等問題，打破信息孤島，[19]推動檔案資源的深度融合與共享建設。（三）技術發展與應用不健全。在系統應用效果方面，工程項目檔案管理多為依次掃描后再進行上傳歸檔，且多為內網管理，致使參建單位使用不便，需要再通過內網管理人員進行收集與上傳，極大地降低了使用效率。技術的發展與智能化建設催生了系統的建設變革，而電子文件的流轉與審核也會導致數據缺失、數據修改等，項目建設過程中存在安全隱患，對系統發展的完備性與防護性提出了挑戰。在技術發展與應用的結合性上，工程項目檔案管理的系統設施與客戶端設備仍較為落后，技術變革與實際運用之間存在落差。在系統化與技術化建設過程中，檔案系統建設仍以全流程建設為主，即面向檔案收集、整理、鑒定和歸檔等所有環節進行開發設計，缺乏針對具體環節的專項系統開發。工程項目建設單位在信息系統使用中，易出現數字化建設管理混亂、成本高昂和整體利用效果不佳等，因而技術與系統建設結合背景下如何做好針對性、有效性開發仍是具有挑戰性的問題。（四）責任落實與人員不完備。人才多元化發展機遇并未有效改善工程項目檔案管理中的人力資源困境。工程項目檔案建設方面仍缺乏專業的檔案管理者，人員兼職化、人員流動性大和工程檔案外包等情況均導致實際建設中管理內容混雜、管理效果不佳等情況出現。工程檔案涉及多領域，且具有較強的專業性，檔案管理人員對不同學科知識的掌握度與跨學科學習能力對檔案管理的質量以及檔案開發利用帶來一定的影響。人才建設的大力發展并不能直接導致人員管理意識的增強，由于檔案人員對檔案工作的重視程度不夠，容易引起檔案管理效率低下、檔案收集內容不全和檔案保管臟亂差等狀況。因此，檔案人員的規范化建設和責任意識的強化仍是不容忽視的問題。此外，由于工程項目建設過程中建設單位較多，責任關聯方涉及較廣，因此如何在較長的項目周期建設中，明確責任的分工落實，做到定崗定責，避免責任不明及職責混亂等現象發生仍需不斷考量。五、結語工程管理是國家戰略研究的重要組成部分，對于國家建設、企業發展具有重要的推動作用，具有原始記錄性的工程項目檔案在項目建設中更是具有不容忽視的地位和作用。伴隨著移動互聯網與大數據技術的發展，“互聯網+”與工程項目檔案的深度融合勢必將帶來工程檔案管理領域的變革，推動檔案管理朝著信息化、技術化與智能化的方向前進。“互聯網+”背景下，工程項目檔案管理應抓住機遇，突破思維桎梏，加大創新建設，彌補傳統檔案管理模式下的局限性與缺失，運用全程管理、標準化管理和一體化管理三大策略手段解決發展中遇到的障礙，積極迎接挑戰，推動工程項目檔案管理的創新發展。

作者:陳慧 南夢潔 王曉曉 陳暉 單位:1.華中師范大學信息管理學院 2.中國南方電網有限責任公司超高壓輸電公司