強化企業登記檔案管理思考

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摘要：隨著經濟社會快速發展，目前企業登記檔案呈現數量巨大、管理動態化、利用頻繁等特點。蕭山區多舉措做好企業登記檔案管理工作，開展了企業登記檔案規范化建設、利用好檔案影像系統、探索提高檔案查詢效率的路徑。要強化企業登記檔案管理，應當規范電子檔案管理、提供優質檔案查閱利用服務、推進政府購買檔案服務，并保障檔案安全。

關鍵詞：企業登記檔案；企業登記檔案管理；工作實踐與思考

企業登記檔案指市場監督管理部門（原工商行政管理部門）依法進行企業登記管理過程中，產生的具有保存和查考價值的文字、圖表、聲像等不同形式的資料。當前企業登記檔案呈現數量巨大、管理動態化、利用頻繁等特點。在商事登記改革背景下，企業開辦、變更等登記數量逐年上升，企業登記檔案數量快速增長。在經濟活動中，企業的經營名稱、經營場所、經營范圍、法定代表人、股東、注冊資本等都處于變化之中，因此變更登記頻繁；加之企業登記實行屬地管理，當企業住所發生變化時，登記檔案會從原登記機關遷往新住所所屬登記機關。2019年，筆者所在單位杭州市蕭山區市場監督管理局辦理企業登記檔案遷入4264家、遷出2820家。此外，企業登記檔案查詢需求大，2015年至2019年，區市場監督管理局檔案室共提供企業登記檔案查詢服務30萬余次。

1企業登記檔案管理工作實踐：以蕭山為例

一是開展企業登記檔案規范化建設。企業登記檔案管理作為市場監督管理部門最重要的業務檔案之一，其規范化建設一直備受重視。2016年，區市場監督管理局專門成立了行政審批檔案規范化管理小組，制定了企業檔案移交規范、檔案整理指南等規范性文件；并積極開展政府部門購買檔案服務，將行政審批檔案規范化整理服務工作列入政府采購項目。二是充分利用企業登記檔案影像系統。蕭山企業登記檔案數字化工作起步較早，2003年區市場監督管理局就全面啟動企業登記檔案的數字化掃描工作。2016年4月，杭州市市場監督管理局開發了新版企業登記影像系統，將原來分散存儲在各縣（市、區）局的企業登記檔案影像數據歸總到市局集中存儲。區市場監督管理局充分用好這一系統，將每日掃描的檔案數字化成果通過增量備份同步至系統云存儲中，與其他縣（市、區）實現資源共享。三是提高企業登記檔案查詢效率。2019年，區市場監督管理局在區辦事服務中心開設了企業檔案查詢便民窗強化企業登記檔案管理的實踐與思考唐玲娟/杭州市蕭山區市場監督管理局、杭州市蕭山區衛生計生行政執法大隊口，還在局大廳和區辦事服務中心一樓24小時自助服務區分別設置了企業登記檔案自助查詢機。通過電子簽章、圖像識別等技術，公眾可以快速辦理企業登記信息的自助查詢、資料打印等業務。

2強化檔案管理的若干思考

一是規范電子檔案管理。為了讓數據多跑路、讓企業和群眾“零跑腿”，2017年8月，浙江省全面推行企業登記全程電子化工作，通過各地的大力推廣和引導，越來越多的申請人選擇了全程電子化申報。但在具體工作中，登記部門要堅持需求導向，尊重企業選擇，可由申請人自主選擇半流程窗口登記。這樣就形成了線上線下功能互補的政務服務新模式，由此也對電子登記檔案規范管理提出了新要求。首先要做到歸檔工作重心前移，參照《政務服務網電子文件歸檔數據規范》，建立并完善相關制度，確保電子登記檔案的真實、可信、可靠、完整和可用。其次要探索企業登記檔案電子歸檔與實體歸檔的關系，實現增量電子檔案與存量紙質檔案數字化成果互融互通，確保數據的延續性。二是提供優質檔案查閱利用服務。企業登記檔案利用對象范圍廣泛，注冊登記部門、監督管理部門、執法辦案部門及公、檢、法、審計機關等在日常工作中均需要查閱利用檔案；中外企業及自然人投資、簽訂經濟合同、解決產權或股權糾紛時，也需要查閱利用檔案。因此要發揮電子登記檔案易于共享的優勢，繼續提高企業登記檔案服務能力；并結合智慧城市建設工作，將企業登記檔案利用服務納入智慧城市建設框架中。三是保障檔案安全。保障檔案安全是提供檔案利用服務的重要前提，在檔案管理和利用過程中，可通過多種手段確保檔案安全。首先是引進數據加密和安全瀏覽技術，保證電子檔案數據存儲的安全性；其次是設置用戶分類查詢權限，結合不同類型檔案利用主體需求，設置相應的查詢權限；再次是檔案行政部門應該加強對檔案信息和電子文件的安全監管，繼續做好檔案登記備份工作，并完善應急預案。四是推進政府購買檔案服務。目前企業登記檔案數字化工作與電子檔案管理同步開展，檔案管理工作量大且專業性強，僅靠市場監督管理部門，難以滿足檔案管理規范化要求及多維度的查詢需求。建議嚴格按照《檔案服務外包工作規范》，積極穩妥推進政府購買檔案事務服務，規范并支持檔案服務機構、專業機構參與檔案事務。特別是對于海量的存量檔案，可以通過政府采購檔案寄存服務的模式，尋求專業機構支持，緩解基層單位在檔案管理上的壓力。

作者:唐玲娟 單位:杭州市蕭山區市場監督管理局、杭州市蕭山區衛生計生行政執法大隊