中國石油境外檔案管控實踐思考

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中國石油天然氣集團有限公司（以下簡稱“中國石油”）是國有重要骨干企業和國內最大的油氣生產供應企業，2019年被國資委列為創建世界一流示范企業，規劃到2035年建成世界一流綜合性國際能源公司。近年來，公司大力實施國際化戰略，在33個國家運作90個油氣投資合作項目。境外檔案是國際能源行業合作與競爭中進行資產交易、贏得法律訴訟、規避商務風險、維護合法權益的重要資源與憑證，尤其是油氣勘探領域形成的勘探開發檔案更是油氣合作項目的核心資源和寶貴資產。然而，在國際化經營中，境外檔案管理面臨著檔案管理法規遵從多樣、管理模式復雜、檔案人員稀缺等多種挑戰，加強境外檔案管控是提升中國石油國際競爭力的必然要求和現實需要。

主要做法

中國石油將境外檔案管控現代化作為公司國際化現代化的重要內容，協同推進實施。和多數中央企業相同，中國石油實行“集團總部—中油國際（專業公司）—境外項目”三級管控模式，建立了與之相匹配的“集團總部后臺支撐—專業公司中臺管控—境外項目前臺管理”的境外檔案管控體系。1.集團總部打造協同支撐“后臺”。集團總部立足戰略管理定位，主要從戰略規劃、頂層設計方面為境外項目檔案工作提供政策、業務和技術支持。（1）將境外檔案管理納入公司管控體系中國石油充分認識到境外項目檔案的價值，將檔案管理作為提升業務管理水平的重要抓手。在檔案部門促進下，各個業務領域將境外檔案管理要求融入相關業務制度和管理流程，初步建立了檔案、投資、資產、法律、信息化、風險等業務主管部門協同治理機制。例如，《中國石油境外投資項目管理辦法》規定，集團辦公室、專業公司負責制定境外投資項目檔案管理辦法，指導、監督境外投資項目檔案工作；境外項目負責所屬項目檔案管理，每年定期將項目審批和實施過程中的相關文件、資料存檔備查，確保項目檔案的真實性、完整性、系統性。另外在《中國石油境外財務管理辦法》《中國石油境外項目合規與風險指引》中，均設置專門條款對境外項目檔案管理提出要求，既促進業務管理目標的實現，也有力促進境外項目檔案管理目標的實現。（2）制定集團境外檔案管理制度堅持目標引領和問題導向。2014年，從資產監管角度制定《中國石油境外檔案管理辦法》，對境外檔案管理的重要方面進行了規定。具體而言，一是明確集團境外檔案管理體制，規定了集團總部、專業公司和境外項目檔案管理職責，并對管理體制和人員提出要求。二是明確境外檔案管理的基本原則，特別是要求在設立合資公司時，在合資公司章程或協議中明確檔案歸屬、流向、使用權及使用方式，確保中方權益。三是首次明確境外重要檔案范圍，提出涉及企業資產與產權、商業秘密、商務合同、債權債務等內容的檔案應當列為重要檔案，并分別制定境外投資類企業、境外工程技術類企業、境外工程建設類企業、國際貿易類企業重要檔案歸檔范圍清單。四是簡化檔案整理，除權益性、憑證性文件歸檔原件外，其他一律以電子形式歸檔，并簡化了檔案分類、整理要求。五是突出安全應急管理，對重要檔案的保管、運回、數字化等進行規定，明確了檔案安全受到威脅時應當采取的有效保護措施。（3）建立集中統一的檔案管理平臺信息化是防范境外檔案管理風險的重要手段，中國石油建立了集中統一的檔案管理系統。根據境外項目信息化條件，2014年起陸續開發英語、俄語、西班牙語單機版本和局域網版本檔案管理系統，并在境外項目推廣應用，為實現境外檔案在本地的集中管理提供了技術手段，有力提升了檔案管理的信息化水平。境外單機版本和局域網版本檔案管理系統可通過多種方式實現與國內檔案管理系統的集成，在符合所在國法律和項目合同的前提下，電子檔案和紙質檔案數字化副本及時傳輸到國內。2017年建成的中國石油檔案館，也是境外檔案的保管利用中心，為境外實體檔案在國內的集中統一管理提供了條件。2.專業公司打造專業管控“中臺”。中國石油國際勘探開發有限公司（以下簡稱“中油國際”）按照專業管理定位，以績效最大化為目標，負責境外項目檔案工作的統一管理、制度制定、監督檢查和業務考核。（1）建立突出文控的境外項目文檔制度體系中油國際從境外項目全局和特點出發，針對不同國家、地區和不同項目管理模式，建立體系化的檔案管理制度和標準。除制定《中油國際境外檔案管理實施細則》《中油國際境外檔案安全保管應急預案》等通用性管理規范外，還充分借鑒國際合作項目文控管理經驗，從文件檔案全生命周期制定境外項目標準規范，如以油氣田地面工程建設項目為切入點，制定《中油國際境外工程建設項目文檔管理規范》，規范文件檔案從形成、提交、審批、分發、歸檔的全過程，制定《中油國際境外工程建設項目交工文件管理細則》等7個配套細則同步實施。（2）采取系統化的境外檔案管控措施一是靠前開展檔案業務指導。項目檔案工作策劃是項目檔案工作順利開展的重要保障，在境外項目策劃階段或在成立合資公司時，如果不及時將檔案管理要求納入公司章程或相關協議，往往造成不可挽回的損失。如中烏天然氣管道項目在合資公司章程中規定：“股東有權獲得關于合資公司業務信息，可在任何適當時候查閱、調取、復印或摘錄相關文件，合資公司對文件信息真實可靠性負責。”中油國際充分發揮項目集中管控優勢，在項目前期及時介入，通過制度宣傳、提醒或交底等多種形式，將檔案管理要求融合項目管理過程并跟蹤指導。二是開展多種形式的檔案業務培訓。編制《境外檔案培訓通用教材》并制作課件，針對國內職能部門、境外項目等不同培訓對象靈活調整檔案培訓內容和培訓方式。三是開展現場指導檢查。一方面努力將檔案管理檢查內容納入境外業務檢查內容，檢查業務的同時檢查檔案工作；另一方面采取檔案部門隨團和單獨組團方式，每年對重點境外項目開展針對性的指導檢查和重點建設項目檔案驗收。四是開展項目檔案工作考核。根據年度檔案工作要點設計考核指標，納入機關職能部門、境外項目公司績效考核體系。（3）組建境外檔案共享中心針對境外項目檔案人員少且流動性大的特點，2015年起開始嘗試為境外項目提供定向檔案服務，取得了較好效果。2018年中油國際按照共享服務理念，組建境外檔案共享中心，為分布在全球的境外項目提供專業、標準、高效的檔案業務指導和檔案整理、利用、編研等服務。目前，檔案共享中心正在努力建立一支懂外語、懂業務、懂檔案的專業化團隊。該團隊聯合中國石油檔案館、在京主要單位檔案業務骨干，組成開放式的人力資源隊伍和專家隊伍，構成境外項目檔案“人才庫”，根據不同項目特點和需要，提供靈活、定向、精準服務。3.境外項目打造敏捷管理“前臺”。境外項目按照運營單位的定位，發揮屬地優勢，采取差異化的檔案管理模式，實施面向本地運營的靈活檔案管理策略。（1）依據項目類型施行不同檔案管理體制對于大型戰略項目、大股東和作業者項目，一般設置專門檔案機構，配備專職檔案人員，如在中緬油氣管道項目分別在曼德勒和內比都兩地設置專門的檔案室，并配備檔案專職人員2名；中哈天然氣管道項目設立檔案管理組，配備了一支5人的中外方檔案工作團隊。對于中小項目以及小股東、非作業者項目，通常配備兼職檔案人員。在項目內，建立覆蓋全業務的檔案管理網絡，建立境外項目與中油國際的業務指導關系，落實境外項目檔案要求。（2）通過股東行權實現境外檔案管控境外項目通常在境外組建合資公司形式運作。合資公司作為多元利益的綜合體，按照現代公司治理方式，并不執行中國的法律法規和制度要求。這就需要中方通過股東行權方式將中方管理意圖體現在合資公司制度中。對于大股東項目、作業者項目，努力建立中方主導的檔案管理體系，將中方檔案管理的理念、制度、流程、方法融入合資公司的管理體系當中，特別是規定文件材料歸檔范圍、保管和利用權限及檔案處置等內容。對于小股東項目，則在簽訂股東協議時明確中方擁有的檔案權益，或聯合其他小股東提出檔案工作要求，保證股東的知情權、參與權。如巴西里貝拉項目中方股份僅為10%，但在合同談判時就將經營類、財務類和技術類檔案的共享利用納入合同條款，確保了中方對檔案的獲取權。（3）明確不同階段管控重點除采取針對性的指導、檢查、培訓、考核外，根據境外項目不同階段調整工作重點。在項目前期，重點是配合項目投資、項目管理等部門及時將檔案管理要求納入項目管理，同時針對項目特點開展項目檔案策劃，建立項目檔案管理體系，明確業務部門歸檔職責和歸檔要求。在項目運行期，重點是跟蹤指導和過程管控，及時做好股權、企業資產、商務文件、重要合同、知識產權、財務等重要檔案的收集工作，在條件允許情況下電子傳輸或運回國內。在項目后期，重點關注項目終止或退出時，境外項目檔案的處置工作，按照法律或協議要求做好項目檔案的整理、移交。對于中方權益檔案，則及時采取安全保管、異地異質備份、鑒定銷毀、帶回國內等措施。

提升方向

通過以上措施，中國石油構建了自上而下、統一管理、各負其責的多層級多維度檔案管控體系，充分發揮了不同管理層級的優勢，從而有效保障了境外檔案工作的開展，實現了與公司國際化發展戰略的協同。下一步，公司將圍繞創建世界一流示范企業目標，不斷創新境外檔案管理模式，重點在深化知識利用、加強業務融合、完善技術平臺、打造專業隊伍等方面提升。

作者:楊帆 王強 單位:1.中油國際管道有限公司 2.中國石油天然氣集團有限公司