檔案管理信息化科學化建設策略

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摘要：檔案管理工作作為中職院校管理工作中一項重要的工作內容，有利于提高學校的辦學質量，也有利于培養人才。面對信息飛速發展的今天，只有牢牢抓住時代特點，實現檔案管理工作信息化和科學化，檔案管理工作就能夠在中職院校發揮其作用。從該點出發，本文重點分析和探究了檔案管理信息化和科學化建設，為當今中職院校檔案管理工作提供參考依據。

關鍵詞：中職學校；檔案管理；信息化；科學化

中職教育在我國教育中存在重要作用，中職學習檔案管理工作也極為重要。在新時代下，必須要加強檔案管理工作，在原有工作上進行創新和改革，才能開展新時期中職教育，更好的迎合時展，開展電子信息檔案工作。這為學習培養人才、建立核心理念提供了基礎保障，在學校管理工作中具有重要影響。

一、中職學校檔案管理工作的重要意義

中職院校作為培養人才的重要基地，要想培養出高質量的人才，科學、高效的教學管理顯得極為重要。作為中職院校管理和發展的重要組成部分，檔案管理的職能就是真實詳細記錄學校發展的狀況，同時還為學校未來的發展和規劃提供參考依據。例如，校領導若是想直觀快速且正確的掌握學校的實際財務狀況和運營狀況等，可以直接去查看學校的檔案資料，這樣能夠更加便捷且高效。中職學校的檔案庫中有關學生的學籍檔案資料主要記錄著學生在校活動的一切軌跡，包括課程情況，生活情況，思想狀況情況。還有教師教育的相關資料則反映著一個老師的教學水平和學校師資隊伍整體情況等。所以，檔案管理的建設，對于一個學校來說非常重要，他是學校教學情況的真實寫照，為學校改革創新等一切優化活動建立參考價值。同時，也保證了教師，學生，學校有序進行，開展日常學習等活動。在信息飛速發展的今天，要想高效和創新的開展檔案管理工作，就要從信息化和科學化角度出發。

二、現階段中職學校檔案管理工作的現狀

（一）檔案管理類型雜亂不清。中職院校的檔案管理工作非常復雜，內容繁多，種類繁雜，要想高效的進行檔案管理工作，就要系統全面的、科學的分類管理。但在實際的檔案管理工作中，由于檔案管理內容混亂，增加了中職院校開展統一分類管理的難度。一些中職院校由于資源匱乏，基礎設施差，同時還缺乏科學而系統的管理意識，在進行不同類型的檔案管理工作中，與此不同的是采用了混合式的工作模式。這種模式，不利于檔案工作的有序開展，影響了檔案工作的進度。同時信息化和科學化的檔案管理也沒有得到體現。（二）檔案管理的手段落后。當前中職院校檔案管理工作面臨著許多問題，主要問題是中職院校檔案管理手段落后，在這個信息飛速發展的時代，傳統的檔案管理方式已經不能滿足錯綜復雜的檔案管理內容。為了適應當前檔案管理的環境，需要借助電子信息等發展平臺，才能有秩序的做好工作。這樣做的目的，節約的檔案管理工作人員不足的問題，避免消耗多余的人力資源。現階段，必須將電子信息融入到檔案管理中，建立線上數據庫等技術。但從目前的管理工作中來看，大部分的學生并沒有融合電子信息的有力條件，還是采用傳統的人力管理，導致工作秩序落后。（三）檔案資料應用不夠充分。檔案管理工作就是為了開展有序的教學，為校園的發展保障后勤，為開展一切活動保障秩序。落后的檔案管理工作智能拖累學校發展進程，導致檔案管理工作開展困難，查閱資料困難，不能體現檔案管理工作的意義。所以，要像發揮檔案管理工作對學校發展帶來的有力影響，就必須加強改進。更新管理理念，管理方式和手段，從根本上解決管理思想，才能提高檔案資料的利用率。（四）檔案管理方法缺乏科學性。中職院校的檔案管理工作中還有許多不完善的地方需要改進，檔案管理制度中的管理方案設計應該具備系統性以及科學化。在管理方法的缺失，沒有進行科學話的管理，那么檔案管理工作人員的效率不會得到提高，甚至會導致工作的重復，浪費時間，產生效率低下的影響。首先，大部分中職院校的管理層，認為檔案管理工作平庸且無用，思想上認識不清，忽視了檔案管理工作的展開對于學校發展的積極作用，因此硬件設施等條件相對來說比較差。其次，中職院校檔案管理的工作人員其自身的綜合素質不高，檔案管理工作體制在方式方法上沒有積極的進行創新，檔案管理工作效率低，影響學習進程。

三、中職學校檔案管理信息化和科學化建設的策略

（一）應用互聯網技術構建中職學校信息化檔案管理平臺。（1）從事檔案管理的工作者應該先充分的了解中職院校現階段檔案管理工作的實際狀況，并全方位的對其進行梳理，做好檔案管理工作所面向的人群、工作內容、現階段所存有的問題和檔案類別劃分等等基礎的調查工作。（2）作為中職院校管理層的人員要深刻的認識到學校的發展離不開信息化檔案管理平臺的建立，在學校未來的發展進程中具有重大的意義，因此，應給予人力、物力、財力等方面的絕對支持。（3）在展開檔案管理信息化平臺的搭建時，應該聘請專業的人員有針對性對檔案管理工作現存的特點及需要創新改進的方面來進行平臺建立，以保障檔案管理平臺構建具有科學性。（4）檔案管理的工作人員應該做好對檔案的類別、數量等平臺資料數據規劃整理的工作，致使檔案管理信息化平臺在建設時有可靠的文獻支撐。（5）檔案管理信息化平臺應該銜接于校園內的網絡，為中職院校中的老師和學生們在進行檔案資料查閱時提供便捷的信息化平臺。（二）做好電子檔案的收集和完善工作。一是在對中職院校檔案管理信息的數據庫建設時要積極對待，依據檔案的具體內容和類型豐富數據庫的資料內容，在把紙質版的檔案資料轉化為電子版的同時，還應該進行全方位的與之相應影像以及圖片的收集整理，使得電子檔案的內容豐富多樣。與此同時，還應該把紙質版的檔案和電子化的檔案互相銜接起來，及時的對電子檔案中存在的問題進行完善和彌補，以保證電子檔案管理內容的全方位化。二是為了便于電子檔案的查詢、閱讀以及運用，電子檔案管理平臺和信息化管理平臺兩者之間應該相互適應。同時，電子檔案管理人員在進行量大且內容繁雜的收集與整理工作時，應該秉持著認真、仔細且負責任的態度，有序的進行檔案管理工作。（三）科學開展檔案信息的管理和分門別類工作。在檔案信息管理方面，很多中職學校都存在著分類與管理的混亂問題，這為教師與學生進行信息查詢造成了一定的困擾，也為管理者的管理增加了一定的困難，為了避免這一系列的問題，處于信息時代下的院校，要想抓住時代特性，就必須跟進時代步伐，通過互聯網技術，建立電子檔案信息系統。對不同屬性的檔案進行歸類，整理。通過互聯網技術，建立檔案目錄，每條目錄下分別歸類不同的內容。保證教師和學生瀏覽時，可以快速有效的進行閱覽。再建立目錄指引，根據關鍵詞，快速搜索想要的信息，加快內容指引，為廣大師生帶來便捷，更能減輕檔案信息管理者的負擔，提高工作效率，這對中職學校具有十分重要的發展意義。（四）保證檔案管理電子設備應用的科學性。（1）計算機設備，它是電子檔案建設、管理的一個最為重要的基礎設備平臺，為檔案管理工作的順利展開提供了絕對支持。（2）打印機，主要是將電子檔案通過打印機轉變成紙質的檔案，為檔案資料在應用上提供打印的服務，這樣可以大大降低檔案資料混亂和丟失的概率，便于大家對檔案的使用。（3）掃描儀，將紙質檔案通過掃描儀將其轉化成電子PDF檔案，這樣能夠確保檔案信息的完整性、有序性和真實性。除了以上幾種設備之外，還有其他的一些常用電子設備，例如移動硬盤、云盤、光盤等，這些都為中職院校的檔案管理信息化建設提供了可靠的支持，作為學校應該積極、合理的利用它們。綜上所述，中職院校檔案管理對學校的發展和教學有著極為重大的意義，是中職學校管理與未來發展的一個重要的構成部分。在當今信息時代的發展中，現階段，不管是本科院校，高職院校還是中職院校，要想解決檔案管理工作中產生的困難，就必須從科學的角度出發，根據時代特點，進行符合時代特性的創新，加快改革步伐，利用新型互聯網技術，完善電子檔案信息等，維護和完善電子檔案的承接硬件與軟件。促進各大院校的檔案管理工作質量和效率得到有效的提升，并且在處于信息化發展的時代下能夠更加科學、穩步的前進。

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作者：史雅蕾 單位：大同市衛生學校