學(xué)校資產(chǎn)檔案管理問題及改進(jìn)措施

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摘要：資產(chǎn)檔案管理是各學(xué)校管理工作的重要組成部分，能夠反映出學(xué)校管理工作的質(zhì)量與水平，對學(xué)校發(fā)展具有深遠(yuǎn)意義。本文分析了學(xué)校資產(chǎn)檔案的積極作用，并點(diǎn)明現(xiàn)階段在學(xué)校資產(chǎn)檔案管理中存在的問題，繼而有針對性地提出相應(yīng)的改進(jìn)措施，以期為學(xué)校資產(chǎn)檔案管理工作提供借鑒，提高學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量，促進(jìn)教育事業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：學(xué)校；資產(chǎn)檔案；管理；問題；措施

學(xué)校資產(chǎn)檔案管理以文字、圖標(biāo)、聲像等材料作為載體，反映學(xué)校資產(chǎn)的來源、使用情況等，是學(xué)校檔案管理中不可或缺的內(nèi)容，對學(xué)校資產(chǎn)管理具有重要影響。隨著我國對教育事業(yè)關(guān)注程度的不斷加大，用于學(xué)校建設(shè)、教研儀器設(shè)備采購、等資金正逐漸增加，資產(chǎn)成了教育事業(yè)發(fā)展的必要物質(zhì)保障。隨著學(xué)校資產(chǎn)的增加，相應(yīng)的對資產(chǎn)管理提出了更高的要求。學(xué)校資產(chǎn)具有品種多、數(shù)量大、使用分散等特點(diǎn)，學(xué)校資產(chǎn)檔案管理作為學(xué)校資產(chǎn)管理的重要內(nèi)容，有利于規(guī)范學(xué)校資產(chǎn)的新增、轉(zhuǎn)移、報(bào)廢、清查等各環(huán)節(jié)，從而對學(xué)校資產(chǎn)實(shí)現(xiàn)全面的管理與監(jiān)督。目前，在學(xué)校資產(chǎn)檔案管理中仍存在諸多問題，因此各校應(yīng)積極探索資產(chǎn)檔案管理工作的新路徑，發(fā)揮資產(chǎn)檔案管理的最大效用。

一、學(xué)校資產(chǎn)檔案的作用

1.資產(chǎn)檔案是重要的資產(chǎn)監(jiān)管依據(jù)學(xué)校資產(chǎn)檔案的特殊性在于其具有政策性及決策性，能夠影響學(xué)校日常資產(chǎn)管理工作。政策性主要體現(xiàn)在國家和各部門制訂的法規(guī)、政策，對學(xué)校資產(chǎn)管理而言是強(qiáng)有力的法律保障，學(xué)校能夠從這些政策文件中獲得資產(chǎn)管理的指導(dǎo)，并同時(shí)形成制約。決策性體現(xiàn)在可以從學(xué)校資產(chǎn)檔案中獲得有較高利用價(jià)值的信息點(diǎn)，為學(xué)校及相關(guān)部門的決策提供有效參考，從而提高決策的專業(yè)性及合理性。2.資產(chǎn)檔案是學(xué)校發(fā)展的憑證學(xué)校在資產(chǎn)管理的過程中形成了大量的資產(chǎn)檔案，這些資產(chǎn)檔案包含大量的信息，通過文字、數(shù)據(jù)、圖表等形式綜合反映出學(xué)校資產(chǎn)管理工作的過程及成果。這些資產(chǎn)檔案對于學(xué)校的長久發(fā)展具有深遠(yuǎn)意義，不僅具有極高的利用價(jià)值，同時(shí)還具備現(xiàn)實(shí)的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。學(xué)校在進(jìn)行相關(guān)改革、發(fā)展工作時(shí)，資產(chǎn)檔案都是學(xué)校重要的憑證，能夠在界定學(xué)校資產(chǎn)方面發(fā)揮關(guān)鍵性的作用。3.資產(chǎn)檔案是學(xué)校資產(chǎn)管理的參考學(xué)校資產(chǎn)管理能力的高低對學(xué)校的資產(chǎn)安全具有直接影響，資產(chǎn)檔案作為學(xué)校資產(chǎn)的真實(shí)反映，是學(xué)校資產(chǎn)管理工作必要的參考因素。通過參考資產(chǎn)檔案，有利于對資產(chǎn)進(jìn)行分析與總結(jié)，并從中進(jìn)行預(yù)測，從而在資產(chǎn)管理中能夠提高其有效利用率。同時(shí)對學(xué)校資產(chǎn)檔案進(jìn)行分析，還有利于制訂出符合學(xué)校實(shí)際情況的發(fā)展規(guī)劃及現(xiàn)階段的工作要點(diǎn)，使學(xué)校工作有序開展。資產(chǎn)檔案作為學(xué)校管理的重要參考內(nèi)容，能夠?yàn)閷W(xué)校提供具有極高利用價(jià)值的經(jīng)驗(yàn)與成果，從而提高學(xué)校資產(chǎn)管理水平。4.資產(chǎn)檔案是維護(hù)學(xué)校財(cái)產(chǎn)安全的手段學(xué)校資產(chǎn)檔案是學(xué)校財(cái)產(chǎn)的重要組成部分，同時(shí)也是學(xué)校維護(hù)財(cái)產(chǎn)安全所必要的手段。只有管理并利用好學(xué)校資產(chǎn)檔案，才能夠真正發(fā)揮其重要作用。學(xué)校資產(chǎn)管理及檔案部門應(yīng)積極承擔(dān)資產(chǎn)檔案管理的責(zé)任，利用資產(chǎn)檔案有效提高學(xué)校財(cái)產(chǎn)安全。同時(shí)，有關(guān)部門應(yīng)確保學(xué)校資產(chǎn)檔案的安全性與完整性，使得資產(chǎn)檔案在學(xué)校建設(shè)發(fā)展中發(fā)揮其獨(dú)特的優(yōu)勢作用。

二、學(xué)校資產(chǎn)檔案管理存在的問題

1.資產(chǎn)檔案管理意識薄弱現(xiàn)階段，學(xué)校的資產(chǎn)主要來源于國家財(cái)政資金、撥款、按政策規(guī)定收入等形成的資產(chǎn)，以及企業(yè)或單位捐贈(zèng)的資產(chǎn)等。大多數(shù)學(xué)校的管理部門將工作重點(diǎn)放在了對學(xué)校資產(chǎn)的管理上，而忽視了資產(chǎn)檔案管理的重要性。資產(chǎn)檔案管理對管理者的能力要求較高，但目前資產(chǎn)檔案管理意識的欠缺導(dǎo)致對資產(chǎn)檔案有所忽略，管理者的責(zé)任意識不明確，使資產(chǎn)檔案利用率降低，甚至出現(xiàn)使用不規(guī)范的問題。資產(chǎn)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)不足也是導(dǎo)致資產(chǎn)檔案管理意識薄弱的主要原因之一。目前，各校的管理規(guī)模和組織層級比較大，資產(chǎn)檔案相關(guān)工作較多，但是學(xué)校具有專業(yè)能力的資產(chǎn)檔案管理人員有所不足，一方面資產(chǎn)檔案管理人員的專業(yè)性有待加強(qiáng)，另一方面還存在一人身兼數(shù)職的現(xiàn)象，再加之學(xué)校各部門之間聯(lián)系不夠密切，尚未形成協(xié)同效應(yīng)，導(dǎo)致資產(chǎn)檔案管理的效率低下，大大降低了學(xué)校資產(chǎn)檔案管理的水平。管理人員的主體責(zé)任不明確，分工不合理，專業(yè)知識不足，造成資產(chǎn)檔案管理不規(guī)范。2.資產(chǎn)檔案管理制度不健全學(xué)校資產(chǎn)檔案管理意識的不足導(dǎo)致相關(guān)的管理制度不健全，尚未建立科學(xué)有效的資產(chǎn)檔案管理制度。首先，資產(chǎn)檔案管理與資產(chǎn)管理處于分離的狀態(tài)，在學(xué)校資產(chǎn)進(jìn)行計(jì)劃、采購、使用的過程中沒有與資產(chǎn)檔案進(jìn)行關(guān)聯(lián)，導(dǎo)致了學(xué)校資產(chǎn)利用不合理及學(xué)校資產(chǎn)檔案缺失的局面。其次，由于缺乏相關(guān)管理制度的缺失，導(dǎo)致資產(chǎn)歸檔的工作落實(shí)情況不理想。學(xué)校在開展某些具體項(xiàng)目時(shí)，資產(chǎn)檔案管理人員沒有及時(shí)歸檔或僅僅是走個(gè)過場。有些管理人員為方便自己工作遲遲不進(jìn)行歸檔，有些管理人員應(yīng)付了事，沒有嚴(yán)格遵守流程，使資產(chǎn)檔案管理流于形式，相關(guān)檔案資料不全。還有些資產(chǎn)檔案的利用價(jià)值較低，管理人員將沒有必要?dú)w檔的資料也作為資產(chǎn)檔案，為查找和使用檔案增加了不便，需要花費(fèi)大量的時(shí)間與精力尋找有用的檔案，大大降低了工作效率。此外，資產(chǎn)檔案管理制度不健全導(dǎo)致資產(chǎn)檔案日常管理工作不規(guī)范。作為學(xué)校資產(chǎn)管理中的重要環(huán)節(jié)，資產(chǎn)檔案管理必須嚴(yán)格遵循規(guī)章制度，但目前相關(guān)工作仍有諸多不合理與不規(guī)范的地方。主要體現(xiàn)在采購招標(biāo)檔案資料歸檔組卷不規(guī)范，資產(chǎn)儀器設(shè)備技術(shù)資料歸檔不完整，以及資產(chǎn)入庫信息登記不規(guī)范幾方面。資產(chǎn)檔案管理不規(guī)范使得學(xué)校資產(chǎn)在購置、管理與維護(hù)過程中形成的相關(guān)資料不健全，不能及時(shí)組卷與歸檔。在登記相關(guān)資產(chǎn)時(shí)，應(yīng)進(jìn)行全面詳細(xì)的記錄，雖然大部分情況下的登記信息是真實(shí)準(zhǔn)確的，但無法做到規(guī)范與完整，如學(xué)校對資產(chǎn)的名稱、數(shù)量、價(jià)值有所記錄，但相關(guān)型號、規(guī)格、地點(diǎn)等不甚清晰，給資產(chǎn)管理工作增加了難度。3.基本建設(shè)項(xiàng)目檔案材料收集滯后學(xué)校在發(fā)展的過程中難免要進(jìn)行基礎(chǔ)項(xiàng)目的建設(shè)，現(xiàn)階段，基本建設(shè)項(xiàng)目檔案材料收集存在滯后的問題。基本建設(shè)項(xiàng)目檔案主要指的是項(xiàng)目建設(shè)的全過程中，即從規(guī)劃到使用中的每個(gè)環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的具有利用價(jià)值的圖表、文檔及各類報(bào)告等。這些資料都應(yīng)作為基本建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行保管，依據(jù)相關(guān)規(guī)定，在項(xiàng)目建設(shè)的過程中應(yīng)對這些材料進(jìn)行及時(shí)的匯總與整理，但目前學(xué)校在此方面的工作顯然不到位，大多數(shù)是項(xiàng)目完成后進(jìn)行資料的收攏，這導(dǎo)致資料繁多，難以歸類，增加了工作難度且易出現(xiàn)紕漏。在施工項(xiàng)目完成后，應(yīng)由各單位對工程質(zhì)量及設(shè)備安裝質(zhì)量進(jìn)行全面檢驗(yàn)，同時(shí)相關(guān)的材料應(yīng)及時(shí)編目建檔。但現(xiàn)實(shí)情況是過于重視施工反而忽視了資料的歸納整理，學(xué)校在檔案監(jiān)管上的力度不足，使得一些資料在施工完成后才進(jìn)行編寫，影響了檔案的真實(shí)性。4.資產(chǎn)檔案管理信息化水平較低隨著信息技術(shù)的發(fā)展與普及，人們在日常生活與工作中多有應(yīng)用，為生產(chǎn)生活提供了便利。目前，學(xué)校資產(chǎn)檔案管理的信息化水平較低，尚未充分利用信息技術(shù)開展相關(guān)工作。由于學(xué)校資產(chǎn)檔案會(huì)隨著學(xué)校建設(shè)發(fā)展不斷增加，學(xué)校的資產(chǎn)檔案管理工作量也越來越大，傳統(tǒng)的資產(chǎn)檔案管理方式不具備信息技術(shù)中數(shù)據(jù)處理的優(yōu)勢，工作效率較低，不能對資料進(jìn)行快速的整理與歸檔，在使用過程中查找到所需要的資料也需要耗費(fèi)較多的時(shí)間。目前，雖然各校在資產(chǎn)檔案管理中都結(jié)合了信息化的手段，但尚未形成高效合理的資產(chǎn)檔案管理模式，信息化還處于較低的水平。信息化的資產(chǎn)檔案管理對于電子系統(tǒng)的依賴性較強(qiáng)，通過一些儲存媒介，如磁帶、光盤、硬盤等將紙質(zhì)的資產(chǎn)檔案電子化雖然很大程度上提高了資產(chǎn)檔案的可操作性，但這些載體必須通過電子系統(tǒng)進(jìn)行輸出，且電子資產(chǎn)檔案的文件類型各不相同，對特定的系統(tǒng)具有極高的依賴性。同時(shí)用以儲存資產(chǎn)檔案的媒介對于存放環(huán)境也有一定的要求，不僅需要符合防火、防塵、防潮等傳統(tǒng)要求，還要注意防消磁、防病毒入侵等，電子資產(chǎn)檔案對于安全防護(hù)的要求更高。

三、學(xué)校資產(chǎn)檔案管理改進(jìn)措施

資產(chǎn)檔案管理作為學(xué)校資產(chǎn)管理的重要組成部分，需要進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)與細(xì)致的工作。針對目前學(xué)校資產(chǎn)檔案管理中存在的諸多問題，學(xué)校及各部門應(yīng)積極探索與改進(jìn)相關(guān)管理措施，使資產(chǎn)檔案更好地為學(xué)校發(fā)展服務(wù)。1.增強(qiáng)學(xué)校資產(chǎn)檔案管理意識首先，為提高學(xué)校資產(chǎn)檔案管理的質(zhì)量與水平，應(yīng)當(dāng)從意識層面予以加強(qiáng)，使學(xué)校資產(chǎn)管理的相關(guān)人員認(rèn)識到資產(chǎn)檔案管理的重要性，從而端正工作態(tài)度，在進(jìn)行資產(chǎn)檔案管理的過程中做到認(rèn)真負(fù)責(zé)。學(xué)校可以定期組織開展相關(guān)人員的培訓(xùn)，一方面加強(qiáng)管理意識，另一方面為工作人員補(bǔ)充專業(yè)知識。在制訂培訓(xùn)內(nèi)容的過程中應(yīng)加入資產(chǎn)檔案管理的政策、規(guī)范、細(xì)則等，使資產(chǎn)檔案管理人員能夠熟記這些規(guī)定與要求，提高工作的規(guī)范性。其次，可以向資產(chǎn)檔案管理人員宣傳資產(chǎn)檔案的重要作用，根據(jù)國家方針政策及學(xué)校發(fā)展需求不斷為其補(bǔ)充新的知識，深化管理人員對資產(chǎn)檔案的認(rèn)識，使相關(guān)人員能夠積極承擔(dān)資產(chǎn)檔案管理工作的責(zé)任，不斷提高自身的資產(chǎn)檔案管理能力，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)校資產(chǎn)檔案高質(zhì)量的管理目標(biāo)。2.建立健全資產(chǎn)檔案管理制度首先，學(xué)校資產(chǎn)檔案管理需要一套科學(xué)合理的制度作為保證，學(xué)校應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及學(xué)校特點(diǎn)建立健全資產(chǎn)檔案管理制度，使資產(chǎn)檔案管理的日常工作有具體的制度可以遵循，從而有效提高其規(guī)范性。學(xué)校資產(chǎn)檔案管理制度應(yīng)根據(jù)《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)嚴(yán)格落實(shí)，應(yīng)涉及資產(chǎn)配置、使用、處置、出租出借等各個(gè)環(huán)節(jié)，將管理工作落到實(shí)處，確保工作可以順利開展。其次，應(yīng)由專人負(fù)責(zé)資產(chǎn)檔案的管理工作，避免一人身兼數(shù)職的現(xiàn)象，增強(qiáng)資產(chǎn)檔案管理工作的專業(yè)性。同時(shí)，負(fù)責(zé)資產(chǎn)檔案管理的人員不應(yīng)頻繁變動(dòng)，應(yīng)保證工作的熟練度及經(jīng)驗(yàn)性。此外，建立健全資產(chǎn)管理制度以加強(qiáng)日常工作的管理與監(jiān)督，防止不必要的工作紕漏。在相關(guān)制度中，應(yīng)對資產(chǎn)檔案資料的組卷、歸檔、整理等進(jìn)行詳細(xì)說明。對于建設(shè)項(xiàng)目而言，應(yīng)及時(shí)將涉及的材料依照不同類別進(jìn)行分類匯總與整理并歸檔；對于儀器設(shè)備等資產(chǎn)而言應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行詳細(xì)的登記，如申請報(bào)表、訂貨卡、認(rèn)購報(bào)價(jià)單、裝箱單、翻譯稿、操作規(guī)程和維修記錄等進(jìn)行整理并歸檔，以便于日后的查閱與整理。另外，應(yīng)對學(xué)校資產(chǎn)檔案進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，盡量補(bǔ)全學(xué)校在建設(shè)過程中涉及的資產(chǎn)檔案，進(jìn)行入庫與登記工作。除資產(chǎn)檔案的登記外，日后的維護(hù)也是管理工作中的重要內(nèi)容，學(xué)校應(yīng)妥善安置資產(chǎn)檔案，為其提供一個(gè)安全的存儲環(huán)境。在進(jìn)行查閱時(shí)也應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行申請、登記，并及時(shí)歸還。學(xué)校還應(yīng)定期對資產(chǎn)檔案進(jìn)行歸納與整理，對相關(guān)管理人員的工作進(jìn)行監(jiān)督，使學(xué)校資產(chǎn)檔案管理符合規(guī)章制度。3.確保基建項(xiàng)目檔案資料完整針對目前學(xué)校基本建設(shè)項(xiàng)目檔案材料收集滯后的問題，學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)項(xiàng)目建設(shè)過程中的監(jiān)督與管理工作，確保基建項(xiàng)目檔案資料的完整性與準(zhǔn)確性。為順應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)條件的要求，學(xué)校可以建立資產(chǎn)檔案管理機(jī)構(gòu)，對學(xué)校資產(chǎn)進(jìn)行專業(yè)化的管理與監(jiān)督。學(xué)校資產(chǎn)檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)承擔(dān)起學(xué)校資產(chǎn)調(diào)撥、分發(fā)、轉(zhuǎn)讓等一系列的工作，實(shí)行責(zé)任人負(fù)責(zé)制，不同的工作崗位由不同的人員負(fù)責(zé)，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理工作的細(xì)化劃分。由學(xué)校資產(chǎn)檔案管理機(jī)構(gòu)的工作人員對項(xiàng)目資料進(jìn)行管理與指導(dǎo)，并與項(xiàng)目承包單位的相關(guān)負(fù)責(zé)人組成專門的工程技術(shù)檔案資料管理機(jī)構(gòu)，依據(jù)學(xué)校資產(chǎn)檔案管理制度對項(xiàng)目中的資料進(jìn)行統(tǒng)一有效的管理。在進(jìn)行基建項(xiàng)目的過程中，應(yīng)對相關(guān)施工記錄，如溫度記錄、檢驗(yàn)記錄、驗(yàn)收記錄等進(jìn)行整理與歸納，對其中具有保留價(jià)值的資料也應(yīng)及時(shí)進(jìn)行匯總，確保建設(shè)工程項(xiàng)目材料的完整性與真實(shí)性。為保障建設(shè)工程項(xiàng)目資料的質(zhì)量，學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)相關(guān)的監(jiān)督工作，制訂具體的材料歸檔時(shí)間、歸檔范圍、歸檔內(nèi)容等，并監(jiān)督有關(guān)人員認(rèn)真執(zhí)行。4.提高資產(chǎn)檔案信息化水平信息技術(shù)的飛速發(fā)展，為數(shù)據(jù)處理提供了更多的便利條件及可能性。學(xué)校資產(chǎn)檔案管理在方式與手段上也應(yīng)順應(yīng)時(shí)展，積極創(chuàng)新管理技術(shù)，提高資產(chǎn)檔案管理工作的效率。電子檔案的出現(xiàn)為學(xué)校資產(chǎn)檔案管理提供了新的可行性發(fā)展路徑，有利于大幅度提高學(xué)校資產(chǎn)檔案管理水平，確保資產(chǎn)檔案處理的準(zhǔn)確性。學(xué)校應(yīng)提高資產(chǎn)檔案的信息化水平，將信息化的手段應(yīng)用到資產(chǎn)檔案管理的各個(gè)關(guān)節(jié)，使傳統(tǒng)的工作流程化繁為簡。需要注意的是電子檔案的安全問題，學(xué)校應(yīng)確保電子檔案在生成、傳送和存儲過程中的安全與完整，應(yīng)加強(qiáng)資產(chǎn)電子檔案的防護(hù)工作，建立電子防火墻，利用公鑰加密、權(quán)限設(shè)置等措施提高資產(chǎn)檔案的安全性。對于具有具體載體的電子資產(chǎn)檔案，應(yīng)創(chuàng)設(shè)安全、穩(wěn)定的存放環(huán)境進(jìn)行妥善保管，以確保資產(chǎn)電子檔案的安全、真實(shí)、可靠。

四、總結(jié)

學(xué)校資產(chǎn)檔案管理在學(xué)校管理工作中具有舉足輕重的地位，資產(chǎn)檔案是學(xué)校重要的資產(chǎn)監(jiān)管依據(jù)與發(fā)展的憑證，也是學(xué)校資產(chǎn)管理的參考與維護(hù)學(xué)校財(cái)產(chǎn)安全的手段。目前，學(xué)校資產(chǎn)檔案管理還存在一系列的問題，需要學(xué)校及有關(guān)部門共同努力，加強(qiáng)管理，使學(xué)校資產(chǎn)檔案更好為學(xué)校發(fā)展服務(wù)。

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作者：孫毅