電力檔案信息管理

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一、電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性

檔案管理無論對于整個國家發(fā)展，還是企業(yè)發(fā)展而言，都具有十分重要的意義。伴隨著信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新，檔案的信息化管理已經(jīng)逐步成為組織信息化經(jīng)營的一部分，而這對于電力企業(yè)而言也是如此。一般說來，檔案信息化是指組織將檔案內(nèi)容與檔案管理的相關(guān)事項進(jìn)行數(shù)字化處理，充分運用現(xiàn)代信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案資料進(jìn)行傳輸與管理，從而確保檔案資源被有效利用，最終實現(xiàn)檔案資料的共享性。近幾年來，國家對于信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展給與了極大的關(guān)注，并提出以信息化帶動工業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略。傳統(tǒng)的檔案管理工作常受制于科技的發(fā)展水平以及對自身進(jìn)行信息化的需求，因此長久以來未能進(jìn)行較為徹底的信息化建設(shè)。而在信息化戰(zhàn)略這種大背景下，檔案對于社會發(fā)展及企業(yè)發(fā)展的作用越來越大，使得強(qiáng)化檔案管理的信息化建設(shè)顯得特別重要。作為無紙化的辦公技術(shù)，信息化為檔案管理帶來的不僅是較高的效率，而且也實現(xiàn)了信息的快速共享，也將檔案的保存從實體的檔案庫移動到無形的電腦庫中。在傳統(tǒng)檔案管理中，盡管檔案的存放都趨于有序化，但無疑也限制了檔案管理的靈活性，而在信息化的檔案管理中，通過信息技術(shù)的嚴(yán)密邏輯性與快速運算性，為檔案管理的有序性中帶來了綜合化的數(shù)據(jù)排列與資料輸出。

二、電力企業(yè)信息化檔案的功能

信息化為電力企業(yè)檔案管理帶來了極大的便利性與實用性，具體而言，這種功能化的作用體現(xiàn)在如下幾個方面。首先，信息化貫穿于電力企業(yè)檔案的形成與銷毀的整個過程，并能夠?qū)ο嚓P(guān)的檔案文件提供有效的事情控制，如文檔歸類、編輯歸檔目錄等。目前，國家對于檔案管理的信息化系統(tǒng)也有著較為嚴(yán)格的要求，規(guī)定信息化檔案不僅應(yīng)具備傳統(tǒng)檔案管理的相關(guān)職能，而且也應(yīng)含有對多種不同類型檔案的管理功能，尤其是對虛擬檔案的管理功能。信息化的檔案在收集檔案資料、歸類檔案資料及編制檔案資料的過程中都應(yīng)致力于將檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，并編制圖片、錄音、圖像等相關(guān)文件，對檔案資料進(jìn)行記錄。實際上，編制圖像及聲音的功能也是信息化檔案的主要功能之一，也是信息技術(shù)運用的主要體現(xiàn)，而這種編制方法不僅能夠保障檔案管理的形象化，而且可以提升檔案管理的工作效率。其次，信息化能夠確保電力企業(yè)的整個檔案管理歷程趨于數(shù)字化。信息化的檔案管理實質(zhì)上與實際操作中的檔案管理有著緊密的聯(lián)系，在對實體檔案資料的歸檔之后，也會對應(yīng)著電子化檔案的歸檔，這種連接是一種無縫連接，從而保證了對實體檔案的信息化管理，從而可以提升管理的效率，也能夠防止檔案的遺失。另外，在電力企業(yè)的總部也往往會專門組建總的虛擬檔案館，并建構(gòu)聯(lián)系多家電力企業(yè)的檔案網(wǎng)絡(luò)，從而確保不同部門能夠快速獲取相應(yīng)的檔案信息，為相關(guān)經(jīng)營操作提供指導(dǎo)。

三、電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題

盡管檔案信息化管理對于電力企業(yè)而言具有十分重要的作用，但就目前情況來看，電力企業(yè)的信息化檔案管理工作仍然存在著不少的問題，甚至有些電力企業(yè)依然使用傳統(tǒng)的檔案管理手段，檔案的收集、分類、歸檔、提取等工作依然主要依賴人工完成，而這顯然不利于電力企業(yè)快速與經(jīng)濟(jì)信息化相連接，也影響了自身的發(fā)展。總的來說，這些問題表現(xiàn)在如下幾個方面。首先是檔案管理的思想理念未能發(fā)生實質(zhì)性的轉(zhuǎn)變。目前對于我國多數(shù)電力企業(yè)而言，檔案管理工作的信息化水平仍然處于初級階段，信息化的概念更多的被理解為將傳統(tǒng)的檔案管理工作采用手工方式及計算機(jī)模仿技術(shù)進(jìn)行信息檔案的監(jiān)理工作，未能將編制、瀏覽、獲取等工作進(jìn)行有效整合。這種分離式的檔案信息化管理僅能算作是檔案管理工作的一到具體程序，不算是真正意義上的信息化。其次是檔案信息化管理的軟硬件設(shè)施有待完善。信息化技術(shù)是促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的最根本保障。由于我國電力企業(yè)實行檔案管理的信息化工作的時間不是很長，因此使得相關(guān)的計算機(jī)軟硬件建設(shè)比較缺乏。而且在編制相關(guān)的軟硬件過程中，往往會因為經(jīng)驗的不足而導(dǎo)致所做成果不適合電力企業(yè)采用，最終成為了計算機(jī)垃圾，這也浪費了大量的企業(yè)資金。另外，不同電力公司的檔案管理軟件往往并不統(tǒng)一，使得彼此之間交流不善，而且也浪費了資源。

四、完善電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)的措施

面對上述不足，我國電力企業(yè)有必要采取相應(yīng)的措施，對企業(yè)檔案的信息化建設(shè)進(jìn)行適時的強(qiáng)化。一般而言，可從如下幾點入手開展相關(guān)完善工作。第一，電力企業(yè)應(yīng)加大對檔案信息技術(shù)的開發(fā)與使用。檔案管理的信息化技術(shù)并非僅僅只新開發(fā)的內(nèi)容，也包括著在檔案信息化管理中所留下來的經(jīng)驗類知識，這能為技術(shù)開發(fā)人員提供理論上的借鑒與創(chuàng)新思路的引發(fā)。對于技術(shù)研發(fā)而言，光盤技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)等都應(yīng)被努力融入到檔案信息化技術(shù)的開發(fā)中來，只有充分借鑒其他專業(yè)的信息技術(shù)，才能夠確保相關(guān)技術(shù)開發(fā)的先進(jìn)性。第二，檔案信息化管理人員應(yīng)加強(qiáng)合作。信息化檔案的編制、分檔、提取等過程中涉及到的因素很多，并且這些過程又包含了多個步驟，十分繁瑣，因此，有必要建立一個具備優(yōu)秀業(yè)務(wù)水平的信息化檔案管理小組，并對小組人員之間的合作進(jìn)行合理分工。這不僅能保證信息化檔案的管理工作不會出現(xiàn)空白之處，而且也能夠提高檔案管理工作的效率。第三，電力企業(yè)應(yīng)加大對于新信息化檔案管理工作的資金投入。對于信息化建設(shè)而言，缺乏資金不僅會對信息技術(shù)的開發(fā)起到阻礙作用，而且也不利于信息化檔案的后期管理工作。另外，采用信息化檔案管理技術(shù)也預(yù)示著參與到其中的員工也許具備特定的能力，而對此加大投入的力度也可以保障企業(yè)可以吸引到優(yōu)秀的員工。