檔案捐贈規范化管理論文

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一、捐贈檔案形成一種時尚

隨著檔案捐贈社會環境不斷完善，越來越多有識之士把檔案捐贈作為一項社會責任。以筆者就報刊公開披露的檔案捐贈類新聞為例，1989年以前披露13條，1990—1999年期間38條，2000年至今202條。數量的逐年增多說明檔案捐贈在現今受到越來越多的關注。在這些檔案捐贈者中，主要是知名人士或其后裔，國家領導干部，愛國同胞、海外華人、外國友人，甚至普通市民以及一些組織等。

二、檔案捐贈工作規范化管理

從流程梳理的視角，檔案機構開展檔案捐贈工作包括事前的準備，事中的評價、接收和表彰，以及事后的整理與開發利用，形成一套完整的環節，需對其進行規范化管理。

1.捐贈前的準備。檔案捐贈工作的事前準備包括檔案機構依據自身館藏需求對重點征集對象進行信息收集和調查研究，征集公告，發現對象后與檔案持有人進行互動等。

（1）檔案機構對自身的館藏狀況進行系統調查。調查內容主要包括館藏類別、范圍及特點等，從中找出館藏不足和缺陷，進而劃定重點征集對象和范圍；其次，通過深入調查，了解本地區歷史上涉及重點征集對象的機關、團體、組織以及出現過的著名人物等相關情況，在情況摸清基礎上主動走訪當事人及有關部門進行線索收集，建立調查信息檔案。

（2）征集公告并廣泛宣傳。檔案機構可以充分利用報紙雜志、電視、廣播、網絡等現代傳媒工具，向社會各界征集公告。公告內容主要包括征集意義、征集范圍和辦法、獎勵捐贈者的政策等。此外，還可以采用下發通知、張貼布告、印發宣傳品、舉辦會議或展覽等方式開展征集宣傳。通過廣泛宣傳，鼓勵更多社會組織或個人捐贈檔案。

（3）發現對象后與檔案持有人互動。通過征集公告和廣泛宣傳，一些檔案持有者會通過口頭或其他方式表達捐贈意愿。這時檔案機構應采取電話或登門訪問等形式對捐贈者意愿、檔案內容、數量等加以確認，并組織好專家評審的前期準備工作。此外，由于目前我國檔案機構并沒有設置專職檔案捐贈管理部門，也不存在獨立的非政府組織，而是由檔案收集部門兼任。所以，為規范檔案捐贈事宜，有必要在現有框架范圍內，至少指定專人并設定專職負責。有條件的，可以考慮設立專職檔案捐贈管理機構。同時，明確具體的檔案捐贈管理事宜和流程。

2.捐贈過程的評價、接收和表彰。對捐贈檔案的正式接收應包括檔案機構確認捐贈者意愿后，組織專家對捐贈檔案進行鑒定和評估，辦理捐贈手續，接收進館，并給予捐贈者表彰和獎勵的過程。

（1）組織專家鑒定評估。檔案機構經確認捐贈者意愿后取回擬接收的檔案材料，組織專家進行鑒定和評估。鑒定和評估要求根據檔案機構自身的需要，按照一定的接收原則、接收范圍、入藏標準來判定檔案的價值、數量和內容，從而決定檔案是否可以進館，并由專家形成評估報告，最終由檔案機構審批。其中，捐贈的檔案并不是如數接收，而是結合館藏有選擇的補給。對于不符合接收標準的捐贈檔案應予以委婉的拒絕，以保證檔案館藏的結構合理和質量要求。

（2）辦理接收手續。經檔案機構上級領導審批后，對經鑒定和評估的準予接收的檔案加以清點，移至館內。這一過程中，對捐贈檔案應進行詳細登記，登記表的設置要包括捐贈的檔案名稱、數量、年代、捐贈人、捐贈時間等基本條款。此外，與捐贈者簽訂協議，協議內容除標明上述所列的捐贈檔案的品名、數量及獎勵政策等基本信息外，重點是明確相關法律關系：一是有關檔案限制利用關系。對于部分捐贈者提出的保護個人隱私、限制利用等特殊要求，檔案機構有責任按照捐贈者意愿對不適宜開放的檔案限制對外利用，或經過捐贈者同意后，才能對外公布并提供利用。二是檔案所有權關系。應確認捐贈檔案的完整所有權是否已經具備，是否還涉及其他人的權屬訴求。只有征得了所有權各方的同意，捐贈檔案的所有權才能完整歸于檔案機構，以避免日后可能出現的法律糾紛。三是著作權歸屬關系。一般情況下，檔案捐贈者在捐贈協議中將版權歸為自己，除此之外的著作財產權及相關著作人身權（除署名權以外的其他權利），在一定條件下可以轉讓。因此，應明確相關著作權轉讓與否問題，明確檔案機構對捐贈檔案相關著作權的行使問題。另外還需注意，依據《著作權法》規定，著作權（除署名權外，主要指發表權、使用權和獲得報酬權）為作者有生之年及死后50年。對此，結合《中華人民共和國檔案法實施辦法》有關解釋，已超過著作權保護期限的捐贈檔案，歸檔案機構合法擁有，轉化為社會檔案信息資源，可供社會利用。

（3）對捐贈者進行表彰和獎勵。精神獎勵和物質獎勵相結合的政策是我國調動各類人員從事社會主義建設積極性的一項基本政策，捐贈檔案的獎勵也不例外。依照《中華人民共和國檔案法》，檔案機構在辦理完相關接收手續后，應對捐贈者進行形式多樣的表彰和獎勵，具體方法可有以下幾種：一是召開各種形式的表彰會和獎勵儀式；二是發放感謝信；三是利用報紙、雜志、電視、電臺、網絡等輿論工具宣揚捐贈者的奉獻精神；四是頒發獎狀或收藏證書、贈送紀念品，授予捐贈者榮譽稱號等；五是對于捐贈特別珍貴的檔案的社會組織和個人發放適當的獎金，獎金數量不等，由各地檔案機構根據實際情況而定。

3.捐贈后的整理與開發。對檔案捐贈事后的處理關系到捐贈檔案日后的命運，理應得到重視。事后處理主要包括編制捐贈檔案清冊及簡介、整理捐贈檔案、移交捐贈檔案及其相關材料、組織和策劃捐贈檔案的開發利用等。

（1）編制捐贈檔案清冊及簡介。接收捐贈檔案進館后應由征集人員編制捐贈檔案清冊，并根據所捐贈檔案的內容和背景，寫出詳細的捐贈檔案及其捐贈者簡介，提出接收進館后的整理意見和開發利用建議。

（2）整理捐贈檔案。依據捐贈簡介和捐贈檔案清單，制定整理方案，開展整理工作。由于捐贈前檔案基本缺乏系統的整理，普遍存在零散不全和殘缺破損現象。所以，檔案機構在整理捐贈檔案時，一般會在尊重原有整理基礎上進一步分類或排列，依據具體情況可以組成全宗匯集，或以專題方式單獨放置，以便于保管和日后利用。

（3）移交捐贈檔案及其相關材料。為避免新的捐贈檔案入庫可能給庫房帶來的二次污染，應在入庫前將整理完畢的檔案進行消毒處理。而檔案一旦處理完畢，檔案保管部門要及時接收，移交入庫，并形成移交目錄、庫房接收登記表等文件，納入正常管理秩序。其中，事前規劃和接收捐贈階段產生的許多涉及檔案捐贈管理的材料，如檔案收集部門制定的征集計劃、征集檔案的圖片與相關資料、專家鑒定所提供的評估報告、研討會會議紀要、領導審批意見、宣傳材料、捐贈協議、捐贈檔案清冊等，也需一并向檔案保管部門移交和整理。它們不僅為日后查考提供憑證，還為更好地開展和改革檔案捐贈管理工作提供借鑒。

（4）組織和策劃捐贈檔案的開發利用。捐贈檔案的入庫保管并不意味著檔案捐贈工作的終結。為滿足捐贈者的意愿和檔案利用者需求，還應對捐贈檔案進行組織策劃，充分開發利用，實現其利用價值。

檔案捐贈是社會倡導的一種文化行為，也是社會文明的一項表征。檔案機構除給予重視外，還需對其進行規范化管理。檔案捐贈工作規范化，不僅有益于檔案在捐贈后得到妥善保管和開發利用，也能消除每一位捐贈者疑慮，同時滿足社會多樣化的檔案信息需求，并推動檔案捐贈工作有序開展。

作者:許晶晶王靜茹徐辛酉單位:廣西教育學院河北水文水資源勘測局中國人民大學