醫(yī)院檔案規(guī)范化管理思考

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1醫(yī)院檔案規(guī)范化管理中存在的問題

1.1醫(yī)院檔案管理設(shè)備落后，管理人員不專業(yè)

檔案管理屬于醫(yī)院建設(shè)“軟實(shí)力”的內(nèi)容，卻沒有受到足夠的重視、引起足夠的關(guān)注。一方面，在檔案管理規(guī)范化中出現(xiàn)檔案管理人員缺乏專業(yè)知識、檔案管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)定的情況，轉(zhuǎn)崗、工作輪換致使檔案管理人員的隨機(jī)性、流動(dòng)性增大，帶來許多問題與隱患。檔案管理人員的專業(yè)知識與技能匱乏，沒有受到專業(yè)的訓(xùn)練，管理素質(zhì)差異大，降低了檔案管理的效率，延緩了檔案管理規(guī)范化的進(jìn)程。另一方面，檔案室的設(shè)備落后，使檔案檢索復(fù)雜、耗時(shí)且檢索方式單一，影響檔案的使用價(jià)值，阻礙檔案管理規(guī)范化的發(fā)展。

1.2醫(yī)院檔案管理制度不健全，檔案安全意識不強(qiáng)

檔案管理工作在醫(yī)院管理系統(tǒng)中占有重要位置，但各醫(yī)院的風(fēng)險(xiǎn)檔案管理制度并不健全，例如，光片、財(cái)務(wù)及病例等檔案資料分散于各管理部門，使檔案不完整，缺乏系統(tǒng)性的安全管理。檔案資料的分散，造成風(fēng)險(xiǎn)檔案不能得到持續(xù)、全面的后期更新，因此，建立具有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理制度非常必要，這對于醫(yī)院“軟實(shí)力”的提高以及質(zhì)量安全的改進(jìn)不可或缺。檔案管理制度不健全降低了檔案管理人員的工作積極性，使其檔案安全意識薄弱，從而導(dǎo)致檔案信息滯后、檔案管理工作落后于醫(yī)院建設(shè)。

2醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的有效措施

2.1建立完整的風(fēng)險(xiǎn)管理檔案工作組織

醫(yī)院組建管理組織，成立以院長為領(lǐng)導(dǎo)的三級管理委員會(huì)，制定醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)管理政策，對管理工作進(jìn)行評審和改進(jìn)；制定醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)管理程序，處理與風(fēng)險(xiǎn)管理檔案有關(guān)事宜；定期召開會(huì)議評估風(fēng)險(xiǎn)，并組織危險(xiǎn)因素調(diào)查，根據(jù)問題發(fā)展的態(tài)勢，制定出解決方法和改進(jìn)措施。醫(yī)院質(zhì)量控制部要按照風(fēng)險(xiǎn)管理原則制定調(diào)查表或報(bào)告，按時(shí)向醫(yī)院管理委員會(huì)報(bào)告。

2.2創(chuàng)新管理檔案信息

根據(jù)大醫(yī)院體系龐大、部門數(shù)量多以及科室林立的情況，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理是今后發(fā)展的必然趨勢，它可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和具體化，具有開發(fā)性和實(shí)用性。為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化和價(jià)值性，信息化檔案管理可以使檔案資料準(zhǔn)確、完整和可信。醫(yī)院各部門要根據(jù)具體情況，結(jié)合自身?xiàng)l件，使用多元化的檔案信息管理手段，使信息化管理既與現(xiàn)代化醫(yī)學(xué)管理相連接，又形成獨(dú)立的信息化管理系統(tǒng)。

2.3完善檔案管理制度

醫(yī)院檔案管理必須具有嚴(yán)格性，條理清晰，提高醫(yī)院檔案管理水平離不開系統(tǒng)完整的檔案管理制度，要制定嚴(yán)格明確的規(guī)章制度，設(shè)立高效合理的管理程序，積極完善檔案管理制度。查找現(xiàn)存管理制度上的缺陷，認(rèn)真調(diào)查檔案信息管理中的漏洞，做好信息的收集、整理工作。根據(jù)各個(gè)部門的需要，具體情況具體分析，實(shí)行多種載體存檔，檔案統(tǒng)一監(jiān)督，為后期信息檔案的查找、利用與開發(fā)打下良好基礎(chǔ)。

2.4提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)檔案管理需要較高專業(yè)素質(zhì)的管理人員，以提高檔案管理的效率，進(jìn)一步推動(dòng)醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化。例如，在《檔案法》中規(guī)定檔案管理人員必須盡職盡責(zé)，遵守紀(jì)律和規(guī)則，與此同時(shí)，要不斷提高自己的專業(yè)知識。檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提高，可通過培訓(xùn)、實(shí)行高位責(zé)任制以及配合硬件設(shè)施建設(shè)等形式，提高管理人員的工作積極性，提高其責(zé)任心，并定期進(jìn)行工作總結(jié)。

2.5加大資金投入

第一，改進(jìn)檔案管理環(huán)境，安排專門的檔案室，建立獨(dú)立的檔案室、閱覽室以及辦公室，設(shè)置陳列室、微機(jī)室。關(guān)注檔案保護(hù)，配備全套的保護(hù)設(shè)備，制定完整的檔案資料保護(hù)措施。例如，防火，防潮和防蟲等。檔案管理人員要保持檔案室的清潔、整齊，延長檔案資料的保存時(shí)間。第二，更換檔案管理硬件設(shè)施，配備計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、打印機(jī)、掃描儀；安裝防盜門、鐵窗欄、遮陽布；添加溫度計(jì)、吸塵器、滅火器；配備檔案柜、密集架等，做到“八防”。

3醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)管理檔案規(guī)范化的重要性

首先，風(fēng)險(xiǎn)檔案是診斷和治療重要的憑證，是醫(yī)院管理方面的數(shù)據(jù)庫，是具有收藏價(jià)值的珍貴材料。數(shù)量眾多的風(fēng)險(xiǎn)檔案材料是醫(yī)療信息的載體，記錄了醫(yī)院從初始到現(xiàn)今的工作情況、醫(yī)生業(yè)務(wù)情況以及技術(shù)水平等。醫(yī)院要完善現(xiàn)有的檔案資料，從而監(jiān)督整個(gè)醫(yī)院的運(yùn)行、提高工作效率以及管理的科學(xué)性。真正保管好風(fēng)險(xiǎn)檔案，促進(jìn)醫(yī)院適應(yīng)現(xiàn)代化醫(yī)療建設(shè)的大背景，使檔案管理規(guī)范化，是一項(xiàng)非常重要的工作。其次，風(fēng)險(xiǎn)檔案資料，在醫(yī)療事故和醫(yī)療糾紛中是重要的法律憑證，風(fēng)險(xiǎn)檔案完整的記錄醫(yī)療事件的經(jīng)過，成為協(xié)調(diào)醫(yī)院、患者和保險(xiǎn)公司3方面的溝通渠道。關(guān)系到刑事案件和民事案件時(shí)，風(fēng)險(xiǎn)檔案便成為具有法律效力的原始證據(jù)，是澄清醫(yī)院、醫(yī)生有無過失的主要材料。風(fēng)險(xiǎn)檔案的規(guī)范化管理涉及醫(yī)院管理和醫(yī)院發(fā)展的方方面面，必須給予重視。

作者:潘立軍 單位:唐山市傳染病醫(yī)院