機關事業單位檔案規范化管理探討

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摘要:機關事業單位檔案管理工作在單位內部管理中有很重要的作用，是事業單位規范化管理的重要部分。當前，機關事業單位要不斷強化檔案管理的力度，提高檔案管理的效率，滿足社會發展的需求。本文針對機關事業單位檔案規范化管理方面的內容進行分析和探討，首先分析了機關事業單位檔案規范化管理的重要性，然后提出了規范化管理的幾點對策，希望能夠有助于機關事業單位檔案管理工作的開展。

關鍵詞:機關事業單位檔案規范化管理對策

檔案規范化管理主要是通過建立一套完善的管理體系來進行檔案的全面管理。機關事業單位檔案規范化管理對機關事業單位的發展有重要作用，隨著社會經濟和科技的不斷發展，加強機關事業單位檔案管理，已經成為了目前事業單位內部管理的核心。

1機關事業單位檔案規范化管理的重要性

1．1有利于促進機關事業單位發展

在機關事業單位內部，檔案管理工作已經成為重要的工作，它不僅是單位員工信息資料的記錄，而且是事業單位發展的基礎。規范化的檔案管理是衡量事業單位管理能力的標準之一。事業單位檔案管理工作的水平高低，直接決定著事業單位領導能否清楚了解本單位的具體運行狀況，能否做出正確的決策。因此，加強機關事業單位檔案管理工作，提升檔案管理的規范化程度尤為重要。同時，加強機關事業單位檔案管理，提升檔案管理理念，探索新形勢下有效的檔案管理途徑，如實高效地將本單位的發展狀況反映出來，不僅能促進社會經濟的健全發展，而且對于提高機關事業單位的市場競爭力，促進機關事業單位健康發展有重要的作用。

1．2可以為機關事業單位的后期管理提供參考依據

機關事業單位的檔案資料不僅包含員工的各項信息，而且包含了單位發展中所取得的成果和總結，以及單位發展的全過程，是對單位集中管理的體現。通過對機關事業單位檔案信息的查詢和應用，能夠為機關事業單位后期的管理工作提供參考依據。同時，機關事業單位的檔案資料是單位發展和自身建設的重要記錄資料，是機關事業單位信息材料的總體匯總，對機關事業單位健康持續發展有重要的促進作用，因此，加強機關事業單位檔案管理工作尤為重要。

2機關事業單位檔案規范化管理的對策

作為機關事業單位內部管理的重要部分，檔案管理工作的地位不可忽視。加強機關事業單位檔案管理工作，提升檔案管理的效率和質量迫在眉睫。具體來說機關事業單位檔案規范化管理的對策可以總結為以下幾點:

2．1健全檔案管理制度，明確檔案管理職責

首先，機關事業單位要依據自身發展的狀況建立一套完善詳細的檔案管理制度，合理劃分各個崗位人員的職責，嚴格依據檔案管理的制度進行檔案管理工作，嚴禁杜絕違法違紀行為。其次，機關事業單位檔案管理人員要遵循“統一領導、分級管理”的原則，遵守領導的安排，對檔案信息進行分級管理，依據制度要求進行分類管理，保證檔案管理的規范化。同時要將檔案管理工作列入重要日常工作中，在單位內部建立專門的檔案規范化管理小組，制定健全詳細的工作計劃，明確依據工作計劃開展工作，保證檔案規范化管理的有序進行。

2．2加強人員培訓，強化檔案管理工作的地位

先進的檔案管理工作能夠促進機關事業單位發展，提升機關事業單位運行的效率。但是目前，我國很多機關事業單位工作人員忽視檔案管理，認為檔案管理工作難以為單位發展創造價值，因此對檔案管理工作缺少耐心，這就嚴重阻礙了檔案管理效應的發揮。機關事業單位領導人要加強人員培訓，提高單位人員對檔案管理工作的認識，強化檔案管理的地位，可以在單位內部進行相應的評比，對于檔案管理工作做的好的人員要給與表揚和鼓勵，提升他們工作的積極性。同時要對其它人員加強檔案知識培訓，根據人員的具體情況開展專業化和科學化的培訓，也可以聘請專業化的檔案管理人員到單位內部開展檔案管理工作的講座，促進檔案管理工作全面進行。

2．3充分運用現代化的設備，提高檔案管理的現代化程度

隨著社會經濟和科技的發展，計算機技術已經逐漸普及，通過計算機進行檔案管理，不僅能夠提高檔案管理的效率，而且可以促進檔案分類，為單位發展提供更加全面的資料信息。機關事業單位可以建立檔案共享平臺，通過檔案共享平臺進行檔案的查詢和登記工作，可以方便對檔案資料的利用。還可以通過計算機加強檔案信息的搜集力度，記錄更加全面清晰的檔案信息，爭取讓檔案信息涵蓋圖像、影音和文字等信息，提升檔案信息的全面性。另外，要加強對單位檔案管理人員的現代化知識培訓，提升檔案管理工作人員的積極性和效率，讓檔案管理人員通過現代化的設備進行檔案信息的完善，提升工作的效率和質量。

2．4加強檔案管理工作的監管力度

由于事業單位很多人員認為檔案管理只是基礎性的工作，與單位發展沒有較大的聯系，因此對檔案管理的監管不嚴，忽視檔案管理工作，對檔案管理人員沒有嚴格的規范，任由其發展，這就制約了機關事業單位的健康發展。要想提高檔案管理工作的質量，機關事業單位要加強檔案監管，注重對檔案管理工作的核查和管理，不定期對檔案管理人員進行崗位檢查，凡是工作狀況不佳或檔案管理存在問題的人員要督促其盡快改正，并追究相關的責任。凡是工作狀況較好，并且檔案管理規范化程度較高的人員要及時給與表揚和獎勵，以此帶動其他人員，提高檔案管理的質量。同時，還可以建立專門的檔案督查小組，針對檔案管理工作進行專門的檢查，為機關事業單位檔案規范化管理提供基礎保障。

2．5開展檔案管理的創新服務，提升檔案管理的服務意識

檔案管理人員要摒棄傳統的管理理念和服務理念，積極開展新形勢下的創新性服務理念，提高服務意識。可以依據目前網絡方便、快捷的優勢進行檔案信息的自主查詢功能、分類查詢功能的開展，對檔案信息進行及時的更新和補充，充分發揮檔案信息的有效性和準確性，為領導決策提供參考依據。也可以改變傳統的檔案管理模式，采用與單位發展相符的檔案管理模式，將單位發展的實際狀況融合進檔案管理制度的制定中，提升檔案管理的效率。檔案管理人員只有創新管理理念，轉變保守思想，開拓新的檔案管理方式，創新服務意識，才能提高檔案管理的效率和質量，促進檔案管理工作更上一層樓。

3結語

檔案管理工作是機關事業單位內部管理的重要組成部分，檔案管理的質量和效率高低與機關事業單位能否健全、快速、穩定發展有重要關系。因此，事業單位領導人，要依據本單位具體的發展狀況建立全面的檔案管理體系，并針對目前檔案管理工作中存在的問題找出相對應的解決辦法，同時要提升檔案管理人員的素質和積極性，積極推進機關事業單位檔案管理的標準化和規范化進程，為機關事業單位高效發展提供保障。

作者:陳俏麗 單位:湛江市南國熱帶花園管理

參考文獻:

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