高校科研檔案內涵及規范化管理

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摘要：隨著高校科研事業的不斷深入和發展，科研工作對科研檔案的規范化管理提出了更高的要求。文章通過整理高校科研檔案管理的內涵和作用、歸檔范圍等，提出了完善科研檔案管理制度、實現科研檔案管理信息化、提高科研人員歸檔意識、提高科研檔案利用率、保證科研檔案完整性等手段實現科研檔案管理的規范化。

關鍵詞：高校；科研檔案；規范化

1高校科研檔案管理工作的內涵及作用

高校科研檔案管理是指高等學校在科學技術研究過程中直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文件材料。科研檔案是科研活動的真實記錄，是科技儲備的一種形式，是一項重要的信息資源。它真實地記述了科研、生產活動的過程和成果及有關科研人員的科技思想、方法和經驗，具有原始記錄的基本屬性，同時具有法律憑證、促進交流、提供資源再開發利用物質基礎等作用。

2高校科研檔案管理的歸檔范圍

對于高校科研檔案管理必須集中統一管理，確保完整、準確、系統、安全，以利開發利用。目前，根據《科學技術研究檔案管理暫行規定(1987)》高校科研檔案管理包括五個階段，即科研準備、研究實驗、總結鑒定驗收、成果和獎勵申報、推廣應用。

2．1科研準備階段

許多檔案工作者會忽略此階段的檔案收集，往往此階段的資料又存在一些重要信息。如:項目申報通知，項目申報書(含經費預算)、項目審批文件、任務書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議書、合同等文件。

2．2研究實驗階段

各種載體的重要原始記錄(各類錄音或錄像資料、照片，電子或紙質筆記等)，實驗報告，計算材料，專利申請的有關文件材料，設計文件、圖紙，關鍵工藝文件，重要的來往技術文件等，同時，應注意收集項目的年度進展報告。

2．3總結鑒定驗收階段

工作總結，科研報告，科研成果(專利、論文、專著)，技術鑒定材料，科研投資情況、決算材料、驗收材料的整套文件。

2．4成果和獎勵申報階段

成果和獎勵申報材料及審批材料、獲獎證書、推廣應用的經濟效益和社會效益證明材料等。

2．5推廣應用階段

推廣應用方案、總結，擴大生產的設計文件、工藝文件，生產定型鑒定材料，轉讓合同，用戶反饋意見等。根據教育部令第27號文件:《高等學校檔案管理辦法》科研類檔案應當在項目完成后兩個月歸檔。

3科研檔案的規范化管理

3．1完善科研檔案管理制度

目前，高校科研檔案管理大多數是參照《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》、《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》要加強科技檔案管理，保證科研檔案的系統、準確、完整，各高校應當根據自身實際，制定屬于本單位的《檔案管理辦法》。辦法應該明確科研檔案管理的總則、科研檔案歸檔范圍、歸檔材料細節整理要求、各部門職能分工、歸檔責任人、歸檔時間截點、歸檔后管理及保管期限。

3．2實現科研檔案管理信息化

檔案管理并不是一成不變的，隨著時代的不斷進步，電子檔案也已成為趨勢，對于該些檔案的處理，需要高校科研部門與時俱進，定期組織檔案管理人員進行學習。學校科研處應有功能完善的科研信息管理系統，并對該系統的維護落實到人。構建完善的科研管理信息體系，首先需要管理機制的建設，加強信息化管理的規劃。信息管理系統日新月異，在舊有系統的基礎上不斷完善是必要的，新建的系統也必須要有“先行一步”的預知感，能夠彰顯人性化并做到短期內不落后。科研信息系統應實現每個科研檔案管理人員都擁有自己的賬號，隨時登陸以便能對檔案進行收集、整理、歸檔，實現科研檔案多渠道、多方式的管理軌道。一個合格的科研信息管理系統，應實現科研項目管理的數據化，各項指標有據可查;科研資料管理標簽化，檔案資料進行分類整理，做出詳細目錄;資料信息整理標準化，一是對每一個項目做統一順序整理，二是按照綜合利用信息化要求，實現項目數據標簽的錄入建庫;科研檔案交接、查閱記錄的信息化，規范完整的交接、移交記錄，建立必要的查閱審批授權制度，做好科研檔案保密管理和查閱記錄。［1］

3．3提高科研人員歸檔意識

在很多的一段時間里，高校科研項目管理的過程中，高校只對項目申報、項目驗收、項目成果評定等環節非常重視，對科研項目數量和到賬經費特別看重，而忽略了科研檔案的收集和歸檔。目前，科研檔案歸檔工作已經慢慢得到重視，但仍有部分科研人員對科研檔案的管理的意識薄弱。對于項目負責人來說，他更多的精力在于項目的研究與結題，而忽視了項目由申報到結題的資料整理，待項目結題時該項目的前期資料已經遺失。由于高校科研項目多、人員雜，僅僅依靠科研處的少數工作人員，根本無從掌握項目現實的研究階段，更無法完成每個項目的資料歸檔。還有部分科研人員將科研成果看做自己的私有財產，許多具有歸檔價值的資料，如獲獎證書、專利證書、論著等均不愿上交或移交檔案時拖拖拉拉，有所保留。檔案工作的“三參加”(即檔案工作納入到企業計劃，納入到領導議事日程，納入到企業職工的經濟責任制、崗位責任制中)在科研檔案管理工作中同樣適用。科研檔案工作就應該納入高校工作計劃、納入校領導的議事日程、納入到每一位科研人員的崗位職責中。明確知識產權為判定高校科研實力與核心競爭力的主要標準，應采取各種形式加強對科研檔案工作重要性的宣傳。［2］強化科研人員與科研檔案管理人員的檔案意識，高校應該實現資料歸檔的各級責任人，以實現科研項目歸檔的系統、準確、完整。項目立項之時，應要項目負責人提交《科研項目責任書》，該文件中應明確項目組成員及個人分工(含檔案管理人)。各二級學院應有專職科研秘書，對各學院科研教師全面掌握，督促各項目負責人在時間截點內交材料，并統一項目盡量做到有一式兩份的檔案，一份交校科研處，一份留在二級學院，二級學院應該小型科研資料檔案室。校科研處在全校科研材料歸檔方面責無旁貸，應配專職人員對全校科研檔案進行管理，對項目全過程材料進行整理，保護材料完整性，注意材料裝訂細節，在科研系統對歸檔材料作登記，并定期交校檔案室。科研檔案管理人員是科研檔案工作的主體，能否充分認識檔案管理工作的重大意義和所承擔的重任，能否及時督促科研人員歸檔，是確保檔案整體質量、提高科研檔案內在價值和利用率的關鍵一環，也是為經濟建設和科技服務的一個必要前提。［3］

3．4提高科研檔案利用率，保證科研檔案完整性

針對目前情況而言，使用率和完整性都較好的是縱向項目，尤其是國家級、省級項目，這些材料在科研教師職稱評定、再次申請項目、獎項申報等時候，尤為重要，科研教師對縱向項目的檔案收集也相對認真，相比之下，橫向項目的檔案管理就較為欠缺。橫向項目沒有固定的申報書、合同等，這就需要科研處對橫向項目所需要的材料進行規范，提倡教師使用格式合同，填報格式一致的責任書，監督教師定期進行中期檢查，對符合驗收條件的項目應敦促其盡快結題。對于經常有科研項目的教師而言，對于該些步驟較為熟悉，并不需要科研秘書的再三叮囑就可完成檔案收集，但是，對于一些項目不是太多，忙于教學，并對科研檔案整理缺乏耐心的教師而言，往往對以上步驟產生誤會、厭倦、反感，覺得職能部門“多此一舉”，往往因此不斷找借口，基層秘書及工作人員不好再三“得罪”該些教師，最終將導致科研項目的不完整。由不同時間段出現的分散資料到一個完整的科研檔案的出現，并不是一個人努力的結果，它需要一個團隊付出精力，需要制度來規范團隊中每一個人的行為，為此，科研處應制定相關條例，對不能按時提交材料的項目進行處理，例如，未能交《責任書》就不能立項，未能交《驗收表》就不能辦結題手續，未能辦結題手續就要預留響應百分比的項目經費等。古語云，溫故而知新，科研檔案的整理和再次利用，將迸發出更多創作的火花。

作者:歐建韶 單位:電子科技大學中山學院科技與研究生處

參考文獻:

［1］李俊霖．高校科研檔案管理信息化的研究［J］．技術與創新管理．2011，11(32)．

［2］陳亞利．地方高校科研檔案管理存在的問題及對策［DB/OL］．

［3］畢保良．淺議高校科研檔案管理的問題及對策［J］．農業科技管理，2010(06)．