醫院檔案規范化管理論文

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【摘要】醫院檔案中如實記錄了醫院各項業務活動開展情況，如各種文件、資料等，有著很高的保存與利用價值，能夠為醫院今后發展提供有力支持，對提升醫院檔案規范化管理水平意義重大。因此醫院要提高重視程度，盡快轉變檔案管理方法，實行規范化措施，才能有效解決檔案管理中存在的問題，滿足新醫改背景下醫院發展的需求。本文將簡述醫院加強檔案規范化管理的意義，并通過分析當前醫院檔案管理中存在的問題，提出切實可行的規范化管理策略。

【關鍵詞】新醫改背景；醫院檔案；規范化管理

醫院檔案是醫院醫療活動中形成的不同種類與載體的資料，常見的有文件、簿冊、圖表、音像及磁盤等，做好檔案管理工作，可以為醫院領導決策的制定提供真實、可靠的依據，同時還能促進醫院的現代化發展。檔案管理工作是醫院管理工作中的重要內容之一，需要保證各個工作環節的規范化，醫院領導及檔案管理人員都要盡快轉變思想觀念，不斷改進檔案管理方法，促使檔案管理工作效率與質量不斷提升。

一、新醫改背景下醫院檔案規范化管理的意義

檔案管理在醫院內部管理中占有重要的地位，其類型眾多，如人事檔案、財務檔案、科研檔案和病歷檔案等，可以反映出醫院的發展歷程。醫院做好檔案的收集、整理、分類、歸檔、保存和利用工作，能夠將檔案的價值最大限度體現出來，保證醫院科研、醫療、教學等活動順利開展。由此可見，新醫改背景下醫院做好檔案的規范化管理具有重要的意義，具體包括以下幾點：其一，有利于規范醫院檔案活動。在醫院檔案管理工作，通過實行規范化的手段，能夠讓各種資源得到妥善收集與整理，讓檔案資料得到合理保存，這樣可以讓檔案管理工作水平獲得提升，為醫院的進一步發展奠定良好的基礎。其二，能夠保證檔案信息內容的安全、完整。從醫院檔案管理工作現狀來看，因為存在很多不規范行為，經常出現檔案資料丟失、損壞等問題，沒能第一時間保存好檔案，未做好存檔記錄工作，也為今后的檔案利用、查閱等帶來不便。特別是在檔案管理信息化建設過程中，極易產生各種安全隱患，這需要加大對各種安全問題的防范力度，而提升醫院檔案管理的規范化水平，可以讓檔案信息更加安全、齊全，避免出現非法行為，導致檔案信息出現泄密，為醫院帶來損失。

二、當前醫院檔案規范化管理中存在的問題

（一）觀念落后，檔案管理意識不強。檔案管理工作關系著醫院的發展，其除了能夠將醫院全部歷史發展全貌反映出來以外，還對普通百姓身心健康有著重要的影響，是醫院快速發展的關鍵。即使我國檔案界大力宣傳檔案利用帶來的社會效益與經濟效益，不過人民群眾對檔案利用效益并不了解。對很多醫院來說，無論是領導還是基層員工，大多都存在著“重醫療、輕檔案”的現象，未真正認識到檔案的價值，不清楚檔案管理在醫院管理中發揮出的重要作用。雖然部分醫院重視檔案的收集、整理與保管工作，但是檔案信息資源開發利用率很低，服務上非常被動，大多是坐等利用者上門，并提供借閱、復印等服務。這樣很多高價值檔案資料得不到有效利用，應有的價值得不到提升，無法促進醫院的快速發展。（二）檔案管理制度不完善。當前很多醫院的檔案管理制度還不夠完善，未將檔案室工作職責明確下來，也未制定相應的查閱制度。因為檔案管理人員不清楚自己的責任，所以很少將檔案歸檔、查詢等程序落到實處，依法管理檔案的意識不強。如檔案管理格局非常混亂，將合理確定管理職能，通常由設置在行政辦公室的綜合檔案室負責醫院的檔案管理工作。受到歷史原因與醫院管理要求等影響，綜合檔案室在開展檔案管理工作時，主要內容為文書檔案、科技檔案、會計檔案、實物檔案和音像檔案等，沒有管理醫療文書檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案以及檢查影像圖文檔案等，這些檔案基本上分散在醫院各業務部門中，導致出現了多部門管理檔案的局面。（三）硬件投入少，現代化管理水平低。部分醫院因為醫療用房較少，造成檔案用房緊張，無法滿足檔案保管要求。加之醫院檔案管理設備非常陳舊，管理技術不夠先進，為檔案事業的發展帶來了阻礙。隨著科學技術的快速發展，計算機網絡技術在醫院管理中得到了廣泛應用，醫院管理手段越來越先進。不過在檔案管理工作中，計算機網技術應用不充分，直到現在仍然采取手工收集與檢索的方式，信息量不大，為醫院檔案的收集、開發及利用帶來了不良影響。因此為提升醫院檔案管理效率，要應用好各種信息技術，為檔案的保管、檢索與利用提供方便。（四）檔案管理人員綜合素質偏低。現階段很多醫院還沒有設置專門的檔案管理人員，檔案管理人員大多是兼任的。這些人員日常所負責的工作較多，投入到檔案管理工作上的時間與精力并不多，同時掌握的專業知識也很少，缺乏科學、合理的知識結構，學歷普遍不高，不懂得現代設備的操作方法，為新形勢下醫院檔案事業的發展帶來了阻礙。近年來醫院檔案事業規模越來越大，檔案數量不斷增多，檔案內容更加豐富，檔案管理方法更為先進，這些都對檔案管理人員提出了更加嚴格的要求。醫院在人才培養工作上，通過提升醫療技術人員的素質，為他們提供了很多繼續教育的機會，不過在醫院人才培養計劃中，忽視了對檔案管理人員的培訓與教育。這樣很多檔案管理人員知識水平長時間得不到提升，思想觀念落后，不利于醫院檔案管理工作的順利開展。

三、新醫改背景下醫院檔案規范化管理的策略

（一）轉變思想觀念，加強組織領導。醫院要從實際情況出發，切實增強相關人員的法制觀念與檔案意識，依法集中統一管理檔案。要結合《檔案法》相關規定，做好宣傳工作，定期開展法律法規、專業知識等培訓，轉變醫院領導與檔案管理人員的思想觀念，充分認識到醫院檔案規范化管理的重要性。醫院要在重要議事日程中納入檔案管理工作，通過增加投入力度，保證將檔案信息化管理的設施設備配置齊全，同時要采取學習、培訓、答題及考試等各種形式，確保檔案管理人員素質與能力不斷提升，督促其認真學習檔案管理相關法律法規，保證醫院檔案管理依法開展，實現規范化水平的提升。（二）建立完善的檔案管理制度。醫院檔案管理制度的規范化，這是保證檔案資料及時收集、安全保持及有效利用的關鍵。對此醫院要建立完善的《檔案管理制度》《檔案借閱制度》《檔案庫房管理制度》和《檔案安全保密制度》等，將檔案歸檔范圍、整理分類及保管期限等明確下來，讓工作程序不斷規范，這樣檔案的收集、管理、利用等才更加規范。檔案管理制度要和醫院其他管理制度銜接好，保證形成一個總體管理制度體系，同時還要在員工崗位責任制中納入檔案管理制度，這樣才能讓相關人員提起重視，保質保量完成檔案管理工作任務，并注意規范自己的工作行為，嚴格執行各項檔案管理制度。這樣醫院檔案管理才能更加規范，發揮出促進醫院發展的作用。（三）提升檔案管理信息化水平。其一，明確醫院檔案管理信息化標準。現階段很多醫院還未將檔案管理信息化和規范化等標準明確下來。對此，醫院應堅持超前的戰略眼光，結合本院實際情況，將檔案管理信息化系統應具備的基本標準與條件合理確定下來，同時在信息技術發展過程中，還要不斷進行更新與提高。當前重點是要將信息設備配置齊全，并安排專職檔案管理人員，為醫院檔案規范化管理創造條件。醫院各職能處室要按照信息化建設標準形成檔案資料，檔案管理人員要將建檔標準明確下來，規范立卷歸檔，營造領導狠抓落實、部門大力協作的良好局面，通過共同促進與提升，促使醫院檔案管理信息化建設取得更大成效。其二，建立醫院檔案管理數據庫。從現階段醫院檔案管理信息化系統建設情況來看，還處在初級階段。醫院要盡快建立起完善的數據庫，這樣才能發揮出先進信息技術的作用，實現對檔案資料的科學、規范管理。其三，加快辦公自動化建設，促進醫院檔案管理更加規范。醫院要在自身發展規劃中納入檔案管理信息化建設內容，有計劃地將計算機網絡系統配置好，這樣才能保障醫院檔案管理效率，實現服務質量與辦公信息化水平的提升。（四）增加投入，完善基礎設施設備。為提升醫院檔案管理規范化水平，需要保證有足夠的資金，引進各種現代化技術與設備。一是要將先進的設施設備配置齊全，包括檔案庫房去濕、空調設備、滅蟲滅火設備，這是關系著醫院檔案現代化管理水平的提升。二是要實行計算機管理，通過計算機將醫院全部業務和行政上的檔案儲存下來，為利用者的查找與閱讀提供便利，節省了大量的人力、物力及財力，也保證了檔案管理效率。同時實行計算機管理的方式，可以減小檔案保存空間，讓信息保存更加方便，避免出現丟失和損壞等問題。對此醫院要提升對計算機管理的應用力度，盡快購置先進的軟件與網絡等現代化辦公設備，不斷提升檔案管理工作的現代化與自動化水平，讓其更加科學與規范。（五）提升檔案管理人員的素質與能力。為保醫院檔案管理的規范化，檔案管理人員發揮出決定性作用，醫院要打造一支素質高、能力強的檔案管理隊伍。一是要定期加強對檔案管理人員的理論學習，讓他們掌握《檔案法》相關規定，逐步形成良好的職業道德。二是切實增強檔案服務意識，轉變服務方法。檔案管理工作主要是為醫院的發展服務，需要擺在首要位置，提升檔案管理人員的責任心，培養他們認真負責的態度。三是檔案管理人員要保持高度的責任感，能夠立足本職崗位，認真開展工作，嚴格規范自己工作行為，熱愛醫院檔案管理工作。同時在日常工作與生活中，也要主動鉆研業務，不僅要掌握豐富的檔案管理知識，還要注重提升自己的專業技能水平，積極學習檔案管理工作領域的新技術與新知識。這樣才能適應新醫改下檔案管理工作需求，為醫院的進一步發展作出自己的貢獻。

四、結語

總之，隨著醫院規模的日益擴大，每天都會形成大量的檔案資源，類型也日益增多，為檔案管理工作帶來了極大難度。對此醫院領導及檔案管理人員要在思想上引起高度重視，充分認識到檔案規范化管理的重視性，認清當前形勢要求，主動出擊，通過合理采取有效的方法，保證檔案管理規范化水平得到提升。此外醫院還要增強投入，為檔案管理工作提供更多資金支持，同時還要注重人才的培養，夯實檔案管理工作的基礎。這樣醫院檔案管理效率才能得到提升，并且更加規范與科學，保證醫療、教學和科研等活動順利開展。

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作者:李麒麟 單位:德宏州人民醫院病案管理科