獨家原創:秘書人員在領導決策中的作用

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[摘要]秘書作為黨政機關、企事業單位、社會團體、軍隊、院校內的一種行政職位，其職責就是輔助管理，綜合服務，具有綜合輔助、系統中介、間接效益性和對立統一性。在組織的結構系統中，秘書部門具有組織靜態和動態運轉的雙重中介作用；秘書工作的成果很難用數據來表述，但其有效的職能活動卻能取得生產和管理成果。

[關鍵詞]：秘書領導決策作用

隨著我國改革開放的不斷深化和社會主義市場經濟的發展，整個社會的管理體制正發生著一系列深刻的變化，決策作為組織管理的核心，正逐步向科學化、合理化發展。由于現代化管理日趨復雜，各級組織的決策者無論是從才干上還是精力上來說，都無法在決策過程中僅憑個人的努力獨勝其勞，必須依靠秘書人員來分擔決策過程中的部分工作，提供輔助服務。管理的任務，簡單地說，就是找到合適的人，擺在合適的地方做一件事，然后鼓勵他們用自己的創意完成手上的工作。本文試就這一問題淺論秘書人員的必備條件與在領導決策中的作用。

一、秘書人員的必備條件

秘書人員的必備條件應該包含基本的職業素養和完備的知識結構兩個方面。

（一）基本的職業素養

1、科學的世界觀是秘書人員必備的基本素質。秘書首先要具有較高的政治覺悟、黨性觀念和堅定的政治立場，工作中自覺以黨的路線、方針、政策和國家法律法規為準繩。其次，要樹立正確的價值觀，增強責任感和事業心，把秘書工作當作完善社會主義市場經濟體制，建立現代制度的需要，處理好國家利益、利益和個人利益的關系。

2、秘書人員必須具備良好的職業品德。良好的職業品德是秘書人員必備的基本素養。一名合格的秘書必須做到：禮貌而不居高臨下，誠實而不弄虛作假，參謀而不自以為是，謙虛而不傲上凌下，謹慎而不唯唯諾諾，公正而不見風使舵，原則而不論是道非，敬重而不阿諛奉承，適應而不妄自尊大，本分而不炫耀示人。同時，秘書必須具有開朗、樂觀、幽默的個性，這樣才能以飽滿的熱情和充沛的精力去從事本職工作。另外，強烈的服務意識是秘書人員職業素養的基本要求。一要善于高層次服務。秘書要有較強的理論思維能力，諸如能預見，善歸納；能分析，善綜合；能比較，善鑒別；能領會，善發揮。在工作中就要具備調查研究、捕捉信息的功夫，寫出的材料要高質量，提出的問題和建議要有分量。二要善于超前服務。領導工作需要經常做出超前決策，秘書也必須相應地為領導提供超前服務。三要善于創造性服務。在為領導決策參謀過程中，要善于發現新問題，提出新見解；在貫徹領導意圖上，要善于拿出突破性的方法；在文字材料撰寫中，要力求形成自己的風格和特色。四要善于嚴謹周到服務。因為一言一行、一舉一動以及對每一個工作細節的處理都關系極大，因此要求秘書人員有嚴謹周到的工作作風。

（二）完備的知識結構

隨著社會主義市場經濟體制的逐步完善，對秘書人員的知識要求越來越高，秘書向復合型人才方面發展，其所具備的知識要求系統化、全面化。

1、扎實的基礎知識和理論知識。這是秘書必備的基本功，是秘書人員順利成長的階梯，是不斷走向成功的源泉。目前，秘書必須注重學習馬列主義、思想、鄧小平理論和“三個代表”重要思想，落實科學發展觀，將市場經濟體制下的新情況、新問題上升到一定的理論高度加以概括和總結，正視改革過程中出現的新情況、新問題。秘書便應當具備相應的的知識儲備和能力。目前最為急需的是，一要盡快學習和掌握WTO的基本規則，熟悉其法律體系；二要注重按國際慣例的實際操作并積累相關運作經驗；三要具備相當的外語水平以及處理涉外文書的能力，以適應形勢發展的需要。

2、熟練的專業知識和業務知識。秘書必須通曉業務，熟悉經營活動和發展戰略、及時收集、處理相關的產、供、銷、科技、資金、市場等信息，了解國家宏觀調控方面的信息以及國內外經濟動向等，熟悉有關的基本法規、特定規章。舉例說，如果該秘書是在電信做秘書，就要了解熟悉黨和國家改革開放的大政方針和重大政策，了解熟悉信息產業、通信行業、電信體制改革等具體政策，熟悉“電信條例”、“消費者權益保護法”、“勞動法”、“合同法”等，只有這樣，才能保證從事的工作符合法律法規所設定的“游戲規則”。另外，秘書要有豐富的經營管理知識，包括一般的經營管理理論知識，通曉黨政、財務、統計、管理、市場、營銷、戰略、信息等方面的知識，努力成為現代商務型、復合型人才。

3、廣博的邊緣學科知識。秘書工作性質決定其涉及面廣，接觸的層面大，這就要求秘書人員不論那一方面的知識都要懂一些，要盡可能掌握一些如國際關系、軍事、公共關系、文學、人文歷史、藝術、數理、科學方法等邊緣學科知識。

二、秘書人員在領導決策中的作用

秘書人員在領導決策中的作用可以歸納為以下五種:參謀作用、助手作用、提供信息作用、協調作用、耳目作用。

（一）參謀作用。當參謀就是為領導出主意，出謀劃策。從大的方面說，能拿出輔助決策的方案，供領導選擇決定。小的方面是能出日常工作的預案，供領導參考使用。參謀還可分為事前、事中和事后。事前是事情還未開始做，提出方案。事中是事情進行中，發現問題，提出改進的方案。事后是事情結束后須補救提出的方案。

湖南臺正在熱播的《丑女無敵》讓人感覺耳目一新，那個丑陋不堪的林無敵竟然在觀眾的眼中變得越來越耐看，我認為最主要的原因是因為她的細心和能干，總是在總經理束手無策的時機找到解決方案，總是在總經理危機的時刻伸手相助。而且她由于丑便特別的謙恭，與人為善。她不僅是領導的好幫手，更是成為大家喜愛的善解人意的好女孩。而這一切，林無敵始終認為這些都是作為秘書的天職。

（二）助手作用。輔助協助領導做好工作，按領導的旨意辦文辦事，做好領導的服務工作。有一個著名的事例：露金是微軟公司總裁比爾.蓋茨的第二任女秘書，在到公司工作時，她已42歲了，而比爾.蓋茨當年才21歲，正值創業之初。許多競爭對手就是被這個外形清瘦、頭發蓬亂還帶著頭皮屑的大男孩所迷惑。露寶也不例外，她在想：一個給人印象如此稚嫩的董事長辦實業，遇到的困難恐怕很多吧！她以一個成熟女性特有的縝密與周到，考慮起自己今后在娃娃公司應盡的責任與義務。蓋茨每次出差時，為了使工作盡可能的滿負荷，他往往要在辦公室處理事務到最后時刻才開始趕往機場，為了趕時間，他常超車甚至闖紅燈。這樣的事多了，露金難免為他擔心，便請求他每次多留出15分鐘去機場，并且每次她都要加以督促。露金把公司看成一個大家庭，她對公司的每個員工、每項工作，都有一種很深的情感。很自然地，她成了公司的后勤總管，負責發放工資、記賬、接訂單、采購、打印文件等。

隨著微軟帝國的建立，蓋茨從露寶那里得到了信賴，露寶則從蓋茨那里得到了尊重，也獲得了個人職業生涯的巨大成功。相輔相成，唇齒相依，成了微軟公司一道獨特的風景。

忠貞不二是一個人最大的優勢與財富，它能換取別人的信賴，從而鑄就事業的成功與輝煌。

（三）提供信息作用。秘書信息服務于領導的全部決策、管理和指揮工作,領導者要對眾多的政治、經濟、文化及社會事物進行決策,必須要掌握能夠反映這些事物發展變化的大量信息，而就領導個人來說，限于時間、精力不可能全部或系統掌握，這就需要靠秘書來提供。所以秘書需要掌握多種信息，供領導參考。

（四）協調作用。協調是管理的手段,其實質就是統一認識,調整關系,解決矛盾,協調行動。在新的歷史時期,領導面臨的問題十分復雜,接觸的橫向、縱向關系也千絲萬縷,改革中會不斷產生大量新的矛盾,這些問題和矛盾最終都會集中到各機關領導面前,要求及時解決。因此,秘書必須協助領導及時做好協調工作，處理好上下級，各部門之間的矛盾，處理好領導與群眾，群眾與群眾之間的矛盾，使工作得到順利開展，保持局面的穩定和諧。

（五）耳目作用。作為秘書要善于用耳朵要聽，用眼睛要看，善于觀察，能夠及時發現問題。如有需要應及時匯報。使領導能夠及時掌握情況，作出決策。另外，對于領導作出決策已予實施的工作，也要多聽多看多留心，是好的，正確的意見要向領導說，至于決策實施過程中可能出現或已經的失誤、偏差以及錯誤等,也應及時反映和提醒,以便領導及時修正，使工作朝正確的目標方向發展。大家是否聽說過這樣一個故事：

中國對外貿易經濟合作部前部長龍永圖在中國入世談判時曾選過一位秘書。當龍永圖選該人當秘書時，全場嘩然，因為這個人在眾人眼中根本不適合當秘書。秘書都是勤勤懇懇、少言少語的，講話很少，做事謹慎，對領導體貼入微。但是龍永圖選的秘書，處事完全不一樣。他是一個大大咧咧的人，從來不會照顧人。當時由于談判的壓力大，龍永圖的脾氣也很大，有時候和外國人拍桌子，回來以后一句話也不說。每次龍永圖回到房間后，其他人都不愿自討沒趣到他房間里來。惟有那位秘書，每次不敲門就大大咧咧走進來，說他今天聽到什么了，還說龍永圖某句話講得不一定對等等。他還經常出一些餿主意，被龍永圖罵得一塌糊涂，但他最大的優點就是經罵。無論怎么罵，他5分鐘以后又回來了，“哎呀，永圖，你剛才那個說法不太對。”這位秘書是個學者型的人物，他對很多事情不敏感，人家對他的批評他也不敏感，但是他是世貿專家，他對世貿問題簡直像著迷一樣，所以在龍永圖脾氣非常暴躁的情況下，在龍永圖當時難以聽到不同聲音的情況下，有那位經罵的秘書對龍永圖就顯得格外重要了。

嚴謹、細致是對秘書人員的基本要求，也是優質服務的基本內涵。但秘書工作經常是事連事，節奏快，要求高，特別是隨著領導素質的提高，對秘書工作的要求越來越高，使秘書人員極易患緊張型的“現代病”。沒有良好的心態，優質服務就難以落到實處。因此，在工作壓力加大的環境下，善于保持快樂非常重要。

有一家跨國公司招聘策劃總監，層層篩選后將余下的三位佼佼者封閉在一個房間里，用閉錄電視觀察，要求等待考題的送達和最后的考核。五天過去后，考題沒有送達，結果出來了，那個不急不躁、保持快樂狀態的人被聘用了。因為是快樂是一種能力，能夠在任何環境中保持一顆快樂的心，可以更有把握地走近成功。這給我們提供了很好的啟示。如果神經繃得過于緊張，就容易枯躁厭煩，力不從心，產生消極情緒，甚至缺乏工作標準和高度；保持快樂，能使自己處在一個良好的狀態，更好地搞好服務。態度決定行動。有了良好的心態，重壓之下的工作也會輕松，奉獻的事情也會樂意，才能淡泊名利，寧靜致遠。要學會舉重若輕，自我調控，積極培養各種興趣和愛好，參加一些有益身心健康的文化娛樂活動，及時消除心理疲勞。遇急事不急，煩事不煩，沉著應對，冷靜處理，在積極的心態中做好工作。

具備寬廣的知識，熟悉各方面情況，有利于提高秘書人員的服務水平。但隨著信息技術的迅猛發展，知識量的大幅增加，成為各個行業、各個領域的通才已不可能。因為無論多么優秀的人才都有時間和精力的限制，必須在一定的時空范圍內明確主攻方向，實行定向突破。面對服務領域和服務對象的變化，秘書人員應樹立定向突破思維，一個主題、一個領域地鉆研。在商界，有一種“隱形冠軍”現象。很多國家出口創匯最多的往往不是那些有名的大公司、大企業，而是那

些在某一個領域定向突破，業務做得非常精、尖的小公司、小企業。他們的產品比較專一，但遍布全球，需求量和效益十分驚人，是真正的“隱形冠軍”。所以，在力求拓寬知識廣度的基礎上，要注重向專的層面深化。一是要立足本職突破。要干一行，愛一行，精一行。對于領導交辦的每項任務，對于公文材料的撰寫，都要用珍惜機遇的眼光來看待，用科研選題的方式來運作，力求思考的廣度和深度，搭建發展的平臺。要明白組織和領導評價秘書人員能力素質的一條標準，

就是文字材料的思想深度。切忌認為會寫材料，就會變成“文字老人”，實際上很多領導同志都從事過文字工作，都是文章高手。二是要立足興趣突破。興趣是最好的老師。從事自己感興趣的工作有時能更快地取得突破。要結合自己的個性特點，在可能的范圍內準確定位事業發展的“著力點”，長期堅持，不懈努力。三是要立足需要突破。“時代需要什么，我們就干什么”。不能盲目去“突”，要用發展的眼光，根據社會發展需要選擇突破點。當前，在人才的構成上，普遍存在黨政人才多，科技人才和懂經營、會管理的企業家人才偏少的現象。秘書人員要立足這一現實，注重改善知識結構，努力將自己培養成為社會需要的人才，提前做好各項準備。

三、在領導方式變化、價值取向多元化的背景下，秘書所應當具備的換位思考能力。

換位思考能力是指站在對方的位置上思考問題、分析問題的能力。換位思考能力不強，參政設謀服務就會受到限制，層次就不會很高。對秘書人員而言，換位思考應是一種立體的、動態的、多維度的，應當體現一種思想，一種境界。應充分認識到，當前領導方式發生了重大而深刻的變化，單純的行政命令已無法適應時代的要求，黨政機關從權力運作為主向公共服務為主是大勢所趨；廣大人民群眾的思想觀念和價值取向也在發生相應變化，尤其是民主訴求的意愿在不斷增強。這就要求秘書人員在參政設謀中，應站在領導、地方、部門和群眾的角度，多方位思考。一是要強化換位思考意識。意識是行動的先導。意識增強了，換位思考的自覺性才會增強。現在，秘書人才的整體素質大大提高，但仍感到秘書人才十分缺乏。究其原因，很重要的一個方面，就是很多秘書人員習慣于被動服從，缺乏符合時代特征的思想和觀點，不能準確地站在多個層面思考。譬如撰寫領導講話稿時，模擬領導的思路不夠、摸擬聽眾的角色意識不濃。所以，要學會觀察領導怎樣決策和分析解決問題，并假如自己是一名領導，遇到這些問題該如何處理。經常比較自己的方法與領導的思路有哪些異同，從而激發靈感，尋找角度。二是要掌握換位思考方法。堅持辯證換位思考，既站在領導的角度，也站在群眾的角度；既站在宏觀的角度，也站在微觀的角度；既站在歷史的角度，也站在現實的角度，根據不同的對象，不同的時間和場所來思考。對同一問題，也要根

據不同條件，發生相應的變化。三是要注重換位思考成果。換位思考不能只思不講，要敢思敢講，將思考變成成果。要克服心理障礙，對于一些超前性的問題，不能因為還沒有考慮成熟就認為沒有講的必要。實際上，有些不成熟的觀點對領導來說也有啟發、參考和提醒作用。因為思考是一種境界，講出來又是另一種境界。尤其是撰寫文稿，能否用書面的方式“講”出來，是檢驗秘書人員想不想問題、想問題深不深、能力水平強不強的一個重要標尺。

每一個成功者的背后都有一個默默耕耘、辛苦工作的秘書，他們的名字往往不被人們所關注和提起，千尋萬覓，終于找到一個，她就是我上文中提到過的世界首富比爾•蓋茨的秘書——露寶，比爾•蓋茨曾說“微軟的成功有她的一份功勞”。作為秘書人員的工作目標，就是努力做到讓你的上司也對你作出這樣的評價。

[參考文獻]:

秘書工作在領導決策中的地位和作用-懷化師專學報-馬吉歡

淺議信息工作在領導決策中的重要作用-成都醫藥-馮光成

論辦公室信息工作在決策中的地位和作用-辦公室業務-齊紹平鄧建勇

試議秘書在領導決策中的參謀藝術-當代秘書-殷定華

網絡信息在領導決策中的作用-經濟技術協作信息-王曉燕

論背景知識在領導決策中的作用-學校黨建與思想教育-劉青春

論信息在領導決策中的作用-重慶社科文匯-李天華

論信息在領導決策中的作用-長安科技-姚文琪

智囊在決策中的地位和作用-決策探索-殷莉