淺談數字時代聲像檔案管理策略

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摘要：隨著科學技術的不斷發展，聲像檔案管理的重要性日益凸顯。數字技術的發展給聲像檔案管理帶來了很大的機遇與挑戰。與此同時，傳統的聲像檔案越來越不適應時代的發展要求。本文首先介紹了傳統聲像檔案管理存在的問題，在此基礎上分析了數字技術對聲像檔案管理產生的影響，最終提出實現聲像檔案管理數字化的辦法與措施。

關鍵詞：數字時代;聲像檔案;管理策略

聲像檔案在發展過程中，產生了多種類型，常見的有磁帶、唱片、錄像帶，以及照片等。數字化技術極大地促進了新型數字化檔案的發展，這種檔案管理不需要膠片、磁帶作為載體，從而打破了載體、檔案類型的局限，相比傳統的聲像管理模式，具有很大的優勢作用，發展前景更加廣闊。本文以數字化技術在聲像管理中的應用為立足點，提出具體的辦法與措施，希望在聲像檔案管理的發展中起到參考作用。

一、傳統聲像檔案管理存在的問題

聲像檔案的類別比較多，因此在管理的過程中首先要進行分類，然后根據不同的載體，采取不同的辦法。比如：影像檔案在管理過程中，包括采集文字與動畫，工作量非常大，而且需要在防磁柜中保存。照片檔案在管理中，只要采集底片、簡單的文字、照片就可以完成，工作量少，只要做好防潮、防火工作就可以。由于檔案的載體不同，因此傳統的聲像檔案管理方式還存在著一定的問題。

（一）需要大量的人力資源

聲像檔案的種類比較多，而且在管理、保存過程中需要完成八道工序。其中，每一道工序的內容都很煩瑣，而且需要重復作業，對勞動力的需要量非常大。一旦投入的勞動力增加之后，就需要支付大量的工資。除此之外，這些不同的載體在材質上有很大的差異性，從而加強了對復合型人才的需要。從上面論述可以看出，完成對聲像檔案的管理不僅要花費大量的人力資源，而且工作時間久，導致成本過高。

（二）資金投入大

聲像檔案區別于傳統的文書檔案，同時由于載體的不同，所以具有一定的特殊性。另外，聲像檔案在儲存空間上存在一定的差異性，為了提高管理的質量與效率，需要購置專門的儲存設備。尤其是一些媒體單位，對聲像檔案的管理要求更高，通常為了儲存重要的檔案、資料，需要購買更專業的保管設備，以及保管場所，來滿足檔案管理的需要。在這種情況下，就會加大投資成本，阻礙聲像檔案管理的發展，而且還會給企業的建設產生一定的影響。

（三）限制了聲像檔案管理理論發展

聲像檔案管理在介質、儲存上存在一定的差異性，而且工作量大，程序復雜，導致很多單位對聲像檔案管理并不重視。主要表現為：管理理念陳舊、管理方式簡單，管理水平依然停留在原始的水平。另外，基于傳統聲像檔案管理模式，沒有一整套標準的規范，而且管理辦法比較多，不利于聲像檔案管理的理論發展，并最終制約了聲像檔案管理發展的速度。

二、數字化技術對聲像檔案管理產生的影響

傳統的聲像檔案管理工作量大，人力財力成本高，工序煩瑣，管理的效果不盡如人意，因此具有很大的局限性。同時，由于很多單位并不重視聲像檔案管理，導致管理人員缺乏工作動力，給聲像檔案管理造成了很大的障礙。當前，數字化技術的飛速發展給聲像檔案管理帶來了前所未有的發展機遇與挑戰。主要表現為：首先，數字化載體大量涌入，與傳統的膠片、磁帶載體相比較，具有更大的優勢。其次，在數字化技術的沖擊下，聲像檔案管理人員的競爭意識有所加強，這加速了傳統聲像管理與數字化技術的轉換，比如：采用掃描儀、計算機完成照片檔案的存儲。再如，在管理錄音檔案時利用數字技術實現轉錄。在信息化時代，將數字技術應用到聲像管理中已經成為時展的必然趨勢與潮流。實踐證明，在計算機環境下，使聲像檔案在采集、管理，保管中更加高效化、科學化、合理化是完全可行的。這樣，不僅突破了傳統聲像檔案管理的局限性，而且進一步深化了聲像檔案管理方面的知識與理論。可見，數字化技術的發展，不僅給聲像檔案管理帶來了挑戰，同時帶來了發展的機遇。

三、數字時代聲像檔案管理的辦法與措施

傳統聲像檔案管理儲存的方法比較陳舊，而且檔案入庫之后，基本上沒有保護措施。如果單位需要獲取這些資料時，往往檢索非常困難，需要消耗大量的時間。除此之外，很多聲像檔案由于儲存的時間太久，導致磁帶、膠片報廢，從而不能利用，不利于工作的順利開展。采用數字化技術之后，可以將這些圖片、文字、視頻資料進行轉錄、編碼，儲存在計算機平臺中，不僅檢索方便，而且儲存的價值更高。由此可見，數字化技術拓展了聲像檔案管理發展的空間。下面結合實際的檔案管理經驗，對數字時代聲像檔案管理的辦法與措施進行討論。

（一）數字化采集

在聲像檔案管理中，利用數字化技術可以實現對傳統材料的采集。比如：在管理照片檔案時，可以利用掃描儀、計算機硬件設施，將照片全部輸入到電腦中，并對所有的資料進行編碼、保存。同時，對于數碼膠片類型的聲像檔案，完全可以利用互聯網技術，在網上采集，然后將所有的聲像檔案進行分類，從而實現數字化采集。數字化采集不僅便于管理、保存，而且提高了資源的利用價值。

（二）采用相同標準，進行編碼

為了滿足使用者的需求，快速找出目標資源，需要對所有的聲像檔案進行編碼，同時在編碼的過程中，應該采取同樣的標準。比如：在管理視頻類型的檔案時，不但要系統錄制每個節目，場景，鏡頭，而且應該對該視頻的編導、制片人，以及主要演員的資料進行編目。為了保證使用者能夠快速的檢索出信息，需要采用一致的標準。另外，檔案管理的價值主要是方便使用，所以編目的工作非常重要。由于聲像檔案管理編目的工作量非常大、工序復雜，需要花費大量的時間，所以必須按照統一的標準來進行，并提高管理人員的責任意識。只有這樣才能提高編目的質量與水平，從而為使用者提供更加便捷的服務。

（三）建設在線數據庫

在信息環境下，為了加強交流、服務的目的，必須最大限度上滿足資源的共享。因此，在聲像檔案管理中，有必要建立完善的在線數據庫。為了管理、檢索的方便，需要對全部的聲像檔案進行分類。根據聲像檔案的特點，可以將其分為3個種類，分別為圖片、視頻，以及音頻。其次，分析單位的主要職能以及創建的時間，完成在線數據庫的建立。比如：針對高校教學的特點，以及學生的發展情況，可以將高校在線數據庫分為三個類別：高校教學數據庫、教研在線數據庫、學生在線數據庫等。為了使數據庫的利用價值更高，在建設過程中，應該以單位的實際情況為參考依據。有的單位由于行業原因，需要對大量的聲像檔案進行管理，工作量比較大，再加上聲像管理的工序本來就比較復雜，煩瑣，增加了管理的難度。所以，要求單位在建設在線數據庫的過程中，必須掌握實際的情況，同時嚴格遵循管理的標準與原則。只有這樣，才能提高數字化管理的規范性、科學性，從而實現資源共享的目的。

（四）選擇性的設置在線聲像檔案

在聲像檔案管理的過程中，由于資源占據的空間非常大，需要大量的存儲空間。因此，可以通過建設在線聲像檔案的辦法來節省存儲空間。具體的辦法為：把所有的磁盤數據分為兩個類型，一個是近線數據流磁帶庫，一個是離線數據流磁帶庫。同時，分析數據庫的利用率。按照利用率的多少再進行分別儲存。該模式在應用的過程中具有很大的優勢。具體為：在聲像檔案管理的過程中，增強了存儲空間的利用率，減輕了空間的壓力，緩解了數據庫空間利用的壓力。實踐證明，建設在線數據庫沒有安全方面的風險，而且效果比較突出，是聲像檔案管理的有效手段，值得推廣。

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作者:仲亞紅 單位:云南省廣播電視局信息中心