企業數字檔案集中管理策略研究

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隨著工業4.0和大數據時代的到來，現代企業的產品向高科技多元化發展，計算機輔助設計、制造及管理已全面滲透到企業的各個業務過程中。實時產生大量的電子文件，企業檔案工作的重心也由傳統的檔案業務向數字檔案管理轉移。只有實時、有效地將數字檔案從企業的各個信息化業務平臺向數字檔案館集中，實現數字檔案的集中管理，才能保證企業數字檔案資源的真實、完整、可用和安全，提升企業檔案工作的效率和服務能力。

一、企業數字檔案集中管理的必要性分析

1.符合法律法規要求

《中華人民共和國檔案法》第十條規定：“對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有”，由此可見企業數字檔案集中管理是符合法律法規要求的。

2.數字檔案集中管理有利于企業檔案的安全

對于電子文件，其生成者更關注的是電子文件的現行價值，由于其業務活動的需要，生成者對其真實性、可靠性負責，當電子文件進入數字檔案階段，如無專人管理，很可能出現不存檔、隨意改動、銷毀等現象。數字檔案集中到企業數字檔案館后，企業檔案館擁有專業的檔案管理人員和較好的技術條件，可以保證數字檔案的妥善保管，實現數字檔案長期有效管理，有效防止數字檔案的隨意刪改和銷毀，保證數字檔案的真實性和可靠性。

3.有利于檔案信息共享，提高數字檔案利用

效能企業的數字檔案雖然產生時相對獨立，但利用時常常是綜合利用。如一項產品檔案，前期的合同及各種批文通過企業的OA系統生成并存儲，設計、生產、物料、質量等產品數據由各信息系統生成后集成至企業的PDM系統，會計數據由財務管理系統生成并存儲，相應的聲像材料由企業的宣傳部門生成并存儲。實行數字檔案集中管理后，所有的數字檔案集中至企業數字檔案館，由于它們同屬一個產品，數字檔案具有有機聯系，企業的相關機構在需要利用時，可以便捷地從數字檔案館中檢索出該產品，并通過授權合理利用該產品的各類數字檔案，可顯著提高檔案的利用效率。

二、企業數字檔案集中管理策略分析

1.建立企業數字檔案管理標準和規范體系

由于企業的電子文件是從企業不同的信息化平臺上產生的，電子文件對其產生的軟硬件環境有一定的系統依賴性，如簡單地將其拷貝收集必然造成其不可識讀性。所以實現數字檔案的集中管理首先應統一企業的數字檔案管理標準和規范，根據國家檔案局的《數字檔案室建設指南》要求，數字檔案資源的收集、整理、編目、著錄、格式、品質等應符合《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T18894)、《歸檔文件整理規則》(DA/T22)、《檔號編制規則》(DA/T13)等國家標準或地方規范的要求，應參照《文書類電子文件元數據方案》(DA/T46-2009)設置、捕獲電子文件元數據，參照《基于XML的電子文件封裝規范》(DA/T48-2009)對電子文件與其元數據進行封裝。企業參照國家和地方的標準法規建立企業數字檔案管理標準和規范體系用以指導企業的數字檔案工作。2.制定企業數字檔案歸檔范圍企業數字檔案的來源主要是：(1)各信息化業務系統產生的電子文件轉化為數字檔案，如OA系統、PDM系統等；(2)各種數碼設備人工采集的數碼文件，如數碼照片、錄像等；(3)實體檔案數字化產生的數字檔案。理清數字檔案的來源并有針對性地制定企業數字檔案的歸檔范圍是進行數字檔案集中管理的保證，制定歸檔范圍之前需要對企業的各個業務環節進行調研，統籌分析，并結合傳統檔案的歸檔范圍來進行制定，一方面要盡可能地包含各個信息化業務平臺產生的對黨和國家、社會、企業具有保存價值的各類電子文件，另一方面也要結合企業的具體情況，對于部分暫時直接轉化為數字檔案有困難的檔案，可先期采用實體檔案數字化轉化的方法生成數字檔案。企業數字檔案的歸檔范圍應經企業機關及下屬機構會簽，并以紅頭文件形式發放到企業機關及下屬機構，成為數字檔案集中管理的行動依據。

3.對數字檔案進行全生命周期管理

1940年，美國檔案學者菲利普•布魯克斯最早提出了“文件生命周期”概念。“文件生命周期”指的是文件從產生直至因喪失作用而被銷毀或者因具有長遠歷史價值而被檔案館永久保存的整體運動過程。數字檔案的真實性、完整性、安全性控制貫穿了文件生命周期的全過程，電子文件在其生命周期的全過程中都會有數據被篡改、版本變化、格式過時、計算機軟硬件升級、存儲介質破壞等風險，因此，在電子文件的形成階段就應從管理和技術兩個方面采取措施對其進行前端控制，將形成的電子文件的鑒定工作前移，對完成鑒定的電子文件進行實時歸檔，確保數字檔案的真實性、完整性和安全性。

4.采用數字檔案集中式存儲、分布式共享模式

數字檔案的集中管理和有效利用是企業數字檔案管理工作的目標，企業的數字檔案集中管理可采用集中式存儲、分布式共享模式。數字檔案收集環節，在企業的內部網絡支持下，通過相應的檔案信息化系統，實現企業數字檔案館(室)與機關及各下屬機構實時進行數字檔案的匯總、移交、傳遞，并且通過信息系統提供的元數據策略及電子文件完整性校驗策略同時歸檔其元數據信息，并對電子文件的完整性進行校驗；鑒定整理環節，將校驗后的數字檔案經鑒定、整理后集中存儲在檔案管理服務器中；數字檔案利用環節，再次在企業內部網絡支持下，通過相應的檔案信息化系統，分布于企業各個工作崗位的終端實現數字檔案的共享利用。這樣實現了數字檔案的收集、整理、移交、歸檔、統計和利用全過程無縫連接，也可同時確保數字檔案的長期保存與利用。

5.建立數字檔案集中管理安全機制

數字檔案集中管理過程中，檔案信息通過網絡收集、存儲、共享，與傳統的庫房檔案管理模式相比，面臨著更大的安全風險，因此需要建立數字檔案集中管理安全機制。首先應建立數字檔案安全運營組織機構，然后制定相應的制度對數字檔案工作流程和操作過程進行規范，增加認證授權、應用訪問控制，從而保證數字檔案的整體性、安全保密性，同時從有效預防、可靠保護、安全檢測、監督管控、有效應急處理等工作環節入手構成閉環管控體系，建立涵蓋防御系統建設、監督管控體系、容災備份處理系統、快速應急處理、技術支撐平臺的安全保障系統。數字檔案的備份工作尤其重要，在進行容災備份處理時應有效地設置數據冗余，進行異地備份處理，并可采用熱備處理及磁帶機等進行安全備份。數字檔案集中管理是企業數字檔案館發展的必然趨勢，只有實現數字檔案的集中管理，企業數字檔案資源的安全才能得到保證，數字檔案才能更好地為企業的發展提供服務。

參考文獻：

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[2]趙豪邁，寇曼.數字檔案集中管理策略初探[J].檔案與建設，2014(12)

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作者:劉國穎 單位:青島北海船舶重工有限責任公司