高校檔案信息化管理模式研究

時間:2022-04-18 11:21:51

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高校檔案信息化管理模式研究

【摘要】隨著高校學生人數的增加以及高校信息化的發展,各類文件數量急劇增加,傳統的檔案管理已經不能滿足高校發展的要求。因此,加快高校檔案信息化建設,對于提高檔案管理效率,促進高校發展,具有重要意義。文章在闡述檔案信息化的重要意義的基礎上,分析了目前高校檔案信息化過程中存在的問題,并提出解決方案,以期為檔案信息化管理提供借鑒。

【關鍵詞】高校;檔案信息化;檔案管理;信息安全

作為高等學校辦學的重要基礎之一,檔案管理工作的好壞影響著學校的辦學質量。高校檔案不僅記錄著學校發展歷史,也記錄著全校師生工作或學習過程中產生的重要文件,還保存著學生的學籍檔案,是學校重要的資料庫。先進、高效的高校檔案管理模式,才能方便查詢相關資料信息,提高師生工作效率。隨著高等學校辦學規模的擴大,需要建檔的文件急劇增加,高校檔案管理面臨嚴峻考驗。目前,多數高校的檔案管理依舊是以紙質檔案為主,采用人工整理、建檔,并儲藏于檔案室,這種方式不但效率低下,檔案利用效率也不高,不利于檔案信息的共享。隨著信息技術和計算機技術的發展,檔案信息化逐漸成為一種趨勢,有利于提高檔案管理水平。

一、高校檔案信息化的重要意義

1.高校檔案信息化是高校信息化的重要組成部分。隨著現代科技的發展,多數高校的教學活動已經不僅僅是一支筆和一塊黑板就能完成授課的,利用現代信息技術授課已經成為一種趨勢。隨著高校信息化的不斷普及,產生的電子文件也不斷增多,如何將這些文檔快速歸檔并提供查詢,是高校檔案管理的重要內容。將教學或科研過程中產生的電子文件做統一整理,編碼后存放于特定數據庫中,有利于學校各部門查詢相關信息,及時對工作作出調整。2.優化館藏結構,提高檔案管理效率。高校建立檔案的目的是存儲重要文件,以供相關人員查詢,提供借鑒。但紙質文件在實際建檔、儲藏檔案的過程中,非常容易出現文件丟失、發霉以及破損等情況,導致存儲信息不全。檔案信息化不僅優化檔案館存儲結構,節省空間,也有利于保持檔案的完整性,最大限度地保存文件。檔案信息化有利于檔案及時歸檔,節省人力物力。3.方便查詢資料,提高檔案利用效率。利用信息技術和計算機技術將檔案信息化,有利于相關人員快速查找閱讀,從而提高檔案利用效率。檔案信息化打破檔案儲藏的空間概念,使用者可以在任何地方查閱相關檔案。以往,高校將紙質檔案存儲于檔案室之后,其他人員如果想查詢相關資料,則必須到檔案室中查找,很不方便。如果將檔案信息化之后,那么查詢檔案就沒有必要到檔案館中,通過特定網絡就可以看到,非常方便。此外,檔案信息化以后,我們只需要在電腦前檢索相關信息就能快速查詢到相關文件,提高了檔案的利用效率。

二、高校檔案信息化過程中存在的主要問題

1.高校檔案信息化得不到重視。雖然國家檔案局和教育部都出臺了相應檔案信息化指導意見,但是由于沒有得到足夠重視,導致高校檔案信息化程度不高,仍然采用傳統檔案管理模式。檔案管理部門長期得不到領導重視,導致檔案管理人員積極性不高,安于現狀。再加上很多檔案管理人員只看到檔案信息化建設初期的艱難,而沒有認識到檔案數據化的優點,僅僅滿足于現有的檔案管理模式,導致檔案信息化建設緩慢。2.檔案信息化管理人才缺乏。高校檔案信息化建設不僅需要懂檔案管理的人才,也需要懂計算機技術和信息技術的專業技術人才。然而目前高校從事檔案管理的人員仍以中年人為主,這部分人員對于傳統的檔案管理模式非常熟練,但是由于時代的原因,他們應用計算機技術的能力欠缺,無法滿足檔案信息化的要求。此外,由于檔案管理部門不被重視,培訓的機會就少,檔案管理人員也很難接觸到先進的檔案信息化管理理念及技術。3.資金投入不足,基礎設施落后。與傳統檔案管理相比,檔案信息化對于電子設備要求較高。大型計算機、磁盤、掃描儀以及相應的管理軟件等基礎設施是檔案信息化的基礎,先進的設備才能加快檔案信息化建設。對于很多高校而言,經費有限,且多用于教學科研等方面,能用于建設檔案信息化的資金非常少。資金不足,不僅無法配備先進的電子設備,對檔案管理人員進行檔案信息化培訓的機會減少,無法提高他們的專業技能,也不利于檔案管理信息化的建設。4.檔案管理體系不完善合理、規范的管理體系才能提高檔案管理效率,促進檔案信息的利用。隨著檔案信息化的推進,已有的傳統檔案管理制度和方法已經不能滿足新時代要求。結合最新的檔案管理新理念,建立一整套檔案管理體系是目前亟待解決的問題。從檔案收集、編號到信息化處理都需要建立一整套詳細的技術流程規范,從而提高檔案管理效率。5.高校檔案信息利用效率不高由于高校是傳授知識和技能、培養優秀人才的地方,因此教師在教學科研活動中產生的文件資料具有很強的借鑒意義。如上課的講義、PPT或者視頻資料均是重要的學習資料,如果這些資料可以共享,對于知識傳播具有重要意義。然而目前多數高校的檔案資料均儲藏在檔案館中,不對外開放,如果要查詢檔案需要提交申請,批準后方可進入檔案館查詢。這樣做不僅費時費力,也不利于信息的查詢,導致檔案利用效率不高。這種封閉的檔案管理模式,不利于知識的傳播,削弱了高校的社會價值。6.檔案信息安全隱患電子信息技術的發展為檔案管理提供更為便利的手段,高校檔案信息化逐漸普及,檔案管理效率不斷提升。但是高校檔案信息化逐漸發展的同時,也伴隨著信息安全的問題。一旦高校網絡遭遇黑客的攻擊,容易導致保密檔案資料的泄露,會對高校的正常發展造成不可估量的損失。然而,目前很多高校對于檔案信息化管理不重視,關于檔案信息安全的意識還比較薄弱,預防信息泄露的措施不是很完善,容易導致信息泄露。

三、高校檔案信息化管理的措施

1.重視高校檔案信息化建設。高校檔案在學校發展過程中扮演著重要角色,記錄著學校的校史以及教學科研活動,是高校的重要資料。相關人員可以通過高校檔案了解學校發展歷史以及各部門工作的狀態,及時糾正偏差,促進學校教學質量的提高。檔案信息化就要求檔案管理工作者將檔案做好信息化處理,快速及時建檔存檔,方便相關人員查詢。高校領導以及檔案管理部門應認識到檔案管理在學校發展方面的重要作用,高度重視檔案的信息化建設。除此之外,檔案管理部門在進行檔案信息化建設的過程中要積極制定相關制度,認真解決信息化過程中出現的各種問題。2.優化檔案管理部門的人才結構。高校檔案信息化建設的過程中最重要的就是人才,精通檔案管理與計算機技術的復合型人才是高校檔案信息化建設的急需人才。高校應積極引進這方面的優秀人才,為檔案管理部門注入新的血液,從而推進信息化建設。積極組織檔案管理工作人員參加技術培訓,學習計算機技術以及先進的檔案信息化管理理念,提高相關人員的業務能力。檔案管理部門人員之間相互溝通,共同為檔案信息化建設添磚加瓦,做好高校檔案信息化。3.加大高校檔案信息化建設的資金投入。高校檔案信息化建設需要強大的資金支持,只有資金到位,檔案信息化建設的步伐才會加快。從引進人才到購買信息化建設的各種基礎設備(大型電腦、存儲設備等),再到請專家培訓檔案管理人員等方面均需大量的資金。在高校經費總體有限的情況下,投入高校檔案管理信息化建設方面的資金也不可能太充足,這就要求檔案管理部門精打細算,減少不必要的開支,把錢用到刀刃上。不斷完善檔案信息化建設的基礎設施,引進先進檔案管理新理念,促進高校檔案信息化快速發展。4.完善檔案信息化管理體系。合理規范的檔案信息化管理體系是保證檔案管理效率的重要方面。從文檔的收集整理到文件信息化處理,再到建檔入庫以及后期用戶查詢等一系列程序均需要制定嚴格的技術標準,保證文檔的完整性、真實性以及可靠性。積極開展培訓,增強檔案管理人員業務能力,加強責任意識,完善檔案信息化管理體系。5.開通網上查詢系統,提高檔案利用效率高校檔案作為一個信息庫,儲存著教學科研等眾多資料,是人類的財富。對于非保密檔案(課件、上課視頻等),開通網上查詢、下載等功能,有利于提高檔案的利用效率,實現檔案價值的效益最大化。6.加強信息安全的保護。高校檔案信息化以后,所有檔案均儲藏于網絡終端中,如何保護檔案不被惡意篡改、盜取,是檔案信息化工作的重要內容。在電腦上安裝防火墻或者殺毒軟件,防止病毒的侵入;選擇合適的檔案管理軟件;對用戶訪問權限進行限制,對保密文件進行加密,只允許特定的工作人員查看。

參考文獻:

[1]張靜華:《我國檔案信息資源從“獨享”到“共享”轉型的路徑探析》,《山西檔案》2017年第2期。

[2]馬銳:《關于高校檔案管理信息化建設的探討》,《辦公室業務》2017年第2期。

作者:李佳 單位:運城職業技術學院