企業(yè)信息協(xié)同管理系統(tǒng)思考

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摘要：近年來，各個企業(yè)信息化系統(tǒng)建設(shè)的腳步越來越快。信息化系統(tǒng)帶來了企業(yè)內(nèi)部效率的提高，改變了過去企業(yè)內(nèi)部溝通成本高，效率慢的缺陷。目前以企業(yè)信息協(xié)同管理系統(tǒng)為手段，企業(yè)已經(jīng)將信息技術(shù)融合為自身的發(fā)展戰(zhàn)略，借助信息系統(tǒng)帶來的助力，提升自己的競爭力。本文將對信息協(xié)同管理系統(tǒng)在企業(yè)中的建設(shè)進行研究，為提高企業(yè)信息水水平、促進企業(yè)市場競爭力的提高提供借鑒。

關(guān)鍵詞：企業(yè)信息；協(xié)同管理；系統(tǒng)建設(shè)

一、信息協(xié)同管理系統(tǒng)發(fā)展背景

自計算機技術(shù)發(fā)明以來已經(jīng)深刻的改變了人類社會。進入二十一世紀以來，信息化技術(shù)的發(fā)展十分迅速，深刻的改變著傳統(tǒng)公司的組織模式、經(jīng)營模式以及管理模式。最早計算機是作為單機PC被應用到企業(yè)中的。員工通過使用計算機處理日常的事務，相比于傳統(tǒng)的手工處理、紙質(zhì)化處理極大的提高了員工個人的辦公效率。當二十世紀九十年代，出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)后，首先是在公司內(nèi)部普及了局域網(wǎng)。隨著局域網(wǎng)的搭建，員工之間可以共享文件及相關(guān)數(shù)據(jù)。這大為提高了企業(yè)的內(nèi)部辦公效率，帶來了第一次企業(yè)信息的發(fā)展熱潮。隨著共享信息的發(fā)展，企業(yè)信息化逐漸往協(xié)同辦公、知識管理等方向發(fā)展。通過跨部門協(xié)同辦公，有效的降低了企業(yè)的管理成本，極大的提高了部門之間的合作度，打破了過去企業(yè)常見的部門信息屏障。隨著企業(yè)內(nèi)部信息集成的發(fā)展，出現(xiàn)了企業(yè)辦公門戶。對各個組織的系統(tǒng)進行統(tǒng)一的集成和管理，對公司的公共資源，如辦公室、用車進行統(tǒng)一管理，對各項流程制定自動化系統(tǒng)，及時通知處理人，對于企業(yè)數(shù)據(jù)也集中管理集中展示，為管理層的經(jīng)營決策提供了有效的支撐。通過建設(shè)信息協(xié)同管理系統(tǒng)能夠有效的打破組織的障礙。以公司銷售為例，銷售人員之間面對市場進行產(chǎn)品和服務的銷售，是接觸市場的第一線人員。有競爭力的銷售背后往往都是具有強大支撐體系、高效決策體系的輔助。而這些支撐體系往往是借助強大的信息協(xié)同管理系統(tǒng)來發(fā)揮威力的。比如銷售人員拿回訂單后，需要審核合同。對于沒有信息系統(tǒng)支撐的公司而言，可能通過人工審批需要花費數(shù)個星期的時間來批復合同。而采用信息協(xié)同管理系統(tǒng)的企業(yè)，可能一天之內(nèi)就能審批完成。這樣高效的處理速度可以有效的節(jié)約企業(yè)的管理成本，也能提高客戶的滿意度。通過使用信息協(xié)同管理系統(tǒng)，能夠梳理組織結(jié)構(gòu)，由于協(xié)同辦公需要進行流程設(shè)計，每個流程環(huán)節(jié)都有明確的責任主體，通過梳理權(quán)責，可能對每個部門的責任進行界定，減少部門扯皮的事情。

二、企業(yè)信息協(xié)同管理系統(tǒng)建設(shè)目標

一般建設(shè)企業(yè)信息系統(tǒng)管理系統(tǒng)需要達到以下目標：（1）實現(xiàn)各部門自動化審批流程。在信息協(xié)同管理系統(tǒng)中需要盡可能的覆蓋當前公司內(nèi)部常用的審批流程，對流程建立自動化模板，提供在線審批、手機APP審批等功能。（2）建立流程審批自動化處理引擎。通過使用協(xié)同辦公引擎，提高審批效率，并且對審批時間、過程進行留痕。收集審批數(shù)據(jù)，形成統(tǒng)一報表，為流程優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支撐。（3）搭建高效辦公與溝通平臺。統(tǒng)一搭建全公司的郵件、即時消息、協(xié)同平臺、通知平臺、知識共享、組織結(jié)構(gòu)、通訊錄等功能。能夠讓員工能夠及時溝通信息，方便員工在外工作時能夠快速的訪問公司資源。（4）搭建企業(yè)統(tǒng)一門戶平臺。搭建基于web、手機app的企業(yè)信息統(tǒng)一門戶。方便各部門相關(guān)文件、通知、以及公告。集成其他業(yè)務系統(tǒng)，提供統(tǒng)一的業(yè)務系統(tǒng)入口。方便員工提交審批流程，處理跟自身有關(guān)的流程。（5）通過企業(yè)信息協(xié)同管理系統(tǒng)打造學習型組織。通過知識管理、內(nèi)容共享、在線課程等功能激發(fā)員工的學習欲望，促進員工深入專業(yè)，學習新的知識，分享自身專業(yè)，促進公司學習型組織的轉(zhuǎn)型。（6）通過企業(yè)信息協(xié)同管理系統(tǒng)提高公司組織管理的能力。在通過企業(yè)信息協(xié)同管理系統(tǒng)中間設(shè)置時間安排、計劃、周總結(jié)、月總結(jié)、年度總結(jié)等功能，方便管理者提高管理效率。

三、企業(yè)信息協(xié)同管理系統(tǒng)架構(gòu)

企業(yè)信息協(xié)同管理系統(tǒng)的框架如圖1所示。從圖1可以看到，企業(yè)信息協(xié)同系統(tǒng)通過統(tǒng)一登錄進入該系統(tǒng)，統(tǒng)一登錄對員工的身份信息進行統(tǒng)一認證，這樣員工在訪問公司內(nèi)部各個業(yè)務系統(tǒng)的時候僅需要登錄一次，而無需重復錄入密碼。統(tǒng)一登錄成功以后，員工可以訪問公司的統(tǒng)一門戶網(wǎng)站。統(tǒng)一門戶網(wǎng)站集成了企業(yè)內(nèi)部的各種業(yè)務系統(tǒng)、系統(tǒng)管理、協(xié)同辦公等模塊，能夠方便的檢索到員工想要查詢的信息。在協(xié)同管理中，員工可以訪問信息中心，查閱公司重要的新聞等信息?？记诠芾碇杏涗浟藛T工的考勤信息。文檔管理是公司內(nèi)部知識、文檔共享的瓶體。郵件管理提供公司統(tǒng)一的郵箱服務，工作需要所發(fā)送的郵件都可以經(jīng)過郵件管理中心來處理。地址管理記錄了公司的組織結(jié)構(gòu)等信息，方便員工查找需要處理工作事務的同事。協(xié)同辦公中為員工提供了工作計劃管理，通過使用該功能員工可以對未來的工作進行排期。流程中心記錄了跟員工相關(guān)的所有流程。日程管理允許員工對未來的日程進行安排，由系統(tǒng)自動提醒員工。個人信息管理用戶維護員工記錄、更新自己的聯(lián)系方式等信息。通訊錄提供了快速便捷的功能，能夠讓員工快速檢索相關(guān)同事的信息。審批管理是所有有待員工處理的流程。業(yè)務管理讓員工能夠訪問其他業(yè)務系統(tǒng)，處理跟業(yè)務相關(guān)的事務。預算管理可以對合同相關(guān)預算進行管理，對付款流程進行跟蹤。合同管理提供更合同相關(guān)的各項功能，便于員工快速查閱、審批合同。客戶管理用于維護公司的客戶信息。報表管理提供數(shù)據(jù)的統(tǒng)一視圖，有利于員工查看自己權(quán)限所能查閱的相關(guān)數(shù)據(jù)。銷售管理用于啟動、審批、跟蹤跟銷售相關(guān)的所有流程。業(yè)務系統(tǒng)中心讓員工能夠快速的訪問各種業(yè)務系統(tǒng)。企業(yè)信息管理協(xié)同系統(tǒng)的系統(tǒng)示意圖如圖2所示。系統(tǒng)支持服務分布布署，采用B/S結(jié)構(gòu)，支持公司和移動辦公模式，采用軟、硬件相結(jié)合的安全解決方案，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行。通過互聯(lián)網(wǎng)，各個分公司以及在外工作的人員能夠方便快捷的訪問公司資源，提高辦公效率。

四、總結(jié)

企業(yè)信息協(xié)同系統(tǒng)集成了企業(yè)的內(nèi)部業(yè)務系統(tǒng)、數(shù)據(jù)資源，整合企業(yè)的各項流程，極大的提高了企業(yè)的效率。為推進公司進一步優(yōu)化結(jié)構(gòu)，提高競爭力，建立強大的協(xié)同系統(tǒng)具有重要的意義。

參考文獻

[1]朱亞江,胡海梅,李玉清,等.協(xié)同辦公管理信息系統(tǒng)應用研究[J].科學技術(shù)創(chuàng)新,2011(35):209-209.

作者:呂亮亮 單位:中海油能源發(fā)展股份有限公司銷售服務分公司