高校勤工助學(xué)管理系統(tǒng)分析

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1需求分析

某高校的勤工助學(xué)由學(xué)校統(tǒng)一組織和管理,由學(xué)生處負(fù)責(zé),在校內(nèi)設(shè)置一定數(shù)量的勤工助學(xué)工作崗位,崗位遍布全校職能部門和二級(jí)學(xué)院,貧困學(xué)生優(yōu)先申請(qǐng).勤工助學(xué)管理系統(tǒng)用戶主要有學(xué)生、聘用單位老師、學(xué)生處主管老師和系統(tǒng)管理員.學(xué)生處主管老師有崗位類型維護(hù)、聘用單位維護(hù)、聘用單位的崗位審核、工資單審核等業(yè)務(wù);聘用單位具有崗位、工資單查詢工資單錄入、常用用戶管理等業(yè)務(wù);學(xué)生登錄學(xué)校流程平臺(tái)進(jìn)行勤工助學(xué)崗位申請(qǐng)、簡(jiǎn)歷填寫修改、申請(qǐng)成功的崗位查詢等需求,系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)設(shè)置各類用戶的腳色權(quán)限.

2系統(tǒng)總體框架

系統(tǒng)建設(shè)工作的總體邏輯架構(gòu)如圖1所示,系統(tǒng)頂端是門戶層,提供個(gè)人門戶登錄和勤工助學(xué)系統(tǒng)登錄兩個(gè)界面,第二層是權(quán)限層,通過(guò)統(tǒng)一身份認(rèn)證和統(tǒng)一授權(quán)系統(tǒng)[9,10],對(duì)登錄者進(jìn)行身份識(shí)別、權(quán)限控制和用戶管理.第三層是流程平臺(tái),主要包括流程管理和流程監(jiān)控兩部分.第四層為業(yè)務(wù)平臺(tái),具有用戶管理、貧困生管理、崗位、勤工助學(xué)申請(qǐng)、聘用單位管理等功能.

3流程平臺(tái)設(shè)計(jì)

3.1工作流.各類管理信息系統(tǒng)的很大部分功能是對(duì)于業(yè)務(wù)流程特別是跨部門業(yè)務(wù)流程的處理.工作流技術(shù)將業(yè)務(wù)流程細(xì)分為定義明確的活動(dòng)、角色和流程規(guī)則,便于數(shù)據(jù)獲取,并根據(jù)一系列過(guò)程規(guī)則,將文檔、信息或任務(wù)在不同的執(zhí)行者之間進(jìn)行傳遞與執(zhí)行[11].采用工作流技術(shù),不僅可以實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)流程中的管理和監(jiān)控,而且通過(guò)對(duì)工作流實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析,可以發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程中的瓶頸問(wèn)題,便于業(yè)務(wù)流程的改善[12].3.2流程管理.本文所述的工作流表單平臺(tái)是一個(gè)統(tǒng)一的、可視化的工作流表單平臺(tái),該工作流平臺(tái)以工作流引擎為核心,主要實(shí)現(xiàn)勤工助學(xué)的申請(qǐng)、審批、催辦和督辦等功能,并對(duì)節(jié)點(diǎn)處理提供簡(jiǎn)單易用的實(shí)時(shí)監(jiān)控系統(tǒng),方便學(xué)生和各級(jí)主管部門及時(shí)掌握申請(qǐng)狀況,提高辦公效率.學(xué)生登錄學(xué)校流程平臺(tái)進(jìn)行勤工助學(xué)崗位申請(qǐng).學(xué)生在待申請(qǐng)崗位列表中選擇需要申請(qǐng)的崗位.顯示對(duì)應(yīng)崗位的包括薪資待遇、崗位要求等信息,學(xué)生點(diǎn)擊申請(qǐng)?jiān)搷徫缓?進(jìn)入所示的簡(jiǎn)歷填寫頁(yè)面,填寫完畢后提交審核.在簡(jiǎn)歷審核和上崗審核兩個(gè)審核節(jié)點(diǎn),均由崗位的聘用單位老師進(jìn)行審核.若在“簡(jiǎn)歷審核”流程節(jié)點(diǎn)審核不通過(guò),流程返回到申請(qǐng)人處進(jìn)行修改,申請(qǐng)人可選擇直接結(jié)束流程,或者修改簡(jiǎn)歷進(jìn)行重新提交.在簡(jiǎn)歷審核節(jié)點(diǎn),填寫審核意見(jiàn),如果審核通過(guò),填寫通知學(xué)生面試時(shí)間、面試地點(diǎn)等信息,如果審核不通過(guò),退回申請(qǐng)人修改;在上崗審核節(jié)點(diǎn),填寫審核意見(jiàn),如果審核通過(guò),填寫通知學(xué)生首次上崗時(shí)間和地點(diǎn)等信息,如果審核不通過(guò),退回申請(qǐng)人修改.在申請(qǐng)、審核等每級(jí)審核操作后,都不能再編輯之前的信息,但是,在實(shí)際工作中,通常需要在批準(zhǔn)通過(guò)后返回并修改.因此,每個(gè)級(jí)別的審計(jì)都必須具有回退機(jī)制,以確保進(jìn)程可以返回到上一個(gè)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行重新操作.管理員為各種崗位的獨(dú)立操作提供不同的系統(tǒng)權(quán)限,實(shí)現(xiàn)更好的權(quán)限控制,確保不同崗位、部門權(quán)責(zé)分明,實(shí)現(xiàn)相互監(jiān)督、相互制約.3.3特點(diǎn).3.3.1可視化的流程設(shè)計(jì).流程設(shè)計(jì)采用完全基于Web的可視化設(shè)計(jì)技術(shù),所有的定義工作不涉及任何源代碼編寫,通過(guò)類似MSVisio的拖曳式流程狀態(tài)模型編輯工具進(jìn)行流程編輯,流程狀態(tài)模型包括7個(gè)基本元素,形成所有類型的工作流模型.七項(xiàng)基本元素包括:人工交互節(jié)點(diǎn)、并行開(kāi)始節(jié)點(diǎn)、并行合并節(jié)點(diǎn)、自動(dòng)處理節(jié)點(diǎn)、外部頁(yè)面節(jié)點(diǎn)、條件判斷節(jié)點(diǎn)、連線--狀態(tài)遷移動(dòng)作,支持上述元素的任意組合和豐富的流程節(jié)點(diǎn)/動(dòng)作的屬性配置,開(kāi)發(fā)人員只需要用鼠標(biāo)選擇相應(yīng)的流程步驟,在步驟之間設(shè)置流程連接和屬性,然后完成流程的自定義.當(dāng)組織改革和人事變動(dòng)導(dǎo)致流程發(fā)生變化時(shí),修改流程表單中的權(quán)限設(shè)置,徹底改變以往需要修改源代碼的需要,極大程度方便用戶.3.3.2可視化的表單設(shè)計(jì).用戶交互界面通過(guò)表單定義,表單的開(kāi)發(fā)與傳統(tǒng)的程序語(yǔ)言(HTML)完全無(wú)關(guān),采用基于MSInfoPath的可視化、零代碼、標(biāo)準(zhǔn)化的表單設(shè)計(jì).開(kāi)發(fā)人員的MSInfoPath中設(shè)計(jì)完整的表單布局與數(shù)據(jù)項(xiàng).系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了效率極高的解析引擎,將Office表單自動(dòng)轉(zhuǎn)化為交互式的WEB頁(yè)面,無(wú)需代碼,即可實(shí)現(xiàn)全功能的表單設(shè)計(jì).可視化的開(kāi)發(fā)工具使得流程系統(tǒng)設(shè)計(jì)師在和用戶溝通時(shí),能夠直觀、準(zhǔn)確地確定流程,提高工作效率.圖3為開(kāi)發(fā)人員在MSInfoPath環(huán)境中的設(shè)計(jì)頁(yè)面,對(duì)比可以看出實(shí)現(xiàn)了真正意義的“所見(jiàn)即所得”3.3.3實(shí)時(shí)的流程監(jiān)控.基于Dashboard模式實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的流程監(jiān)控運(yùn)行管理,對(duì)所有流程服務(wù)的運(yùn)行情況實(shí)現(xiàn)有效的可視化的實(shí)時(shí)管理與監(jiān)控.流程監(jiān)控平臺(tái)主要具有數(shù)據(jù)分析、統(tǒng)計(jì)和流程的實(shí)時(shí)查詢、監(jiān)控、干預(yù)等功能.業(yè)務(wù)部門老師可以查看流程的運(yùn)作辦理情況,并且對(duì)一些異常情況如需要更換審核人,表單需要掛起、終止、補(bǔ)償和刪除時(shí),進(jìn)行最高權(quán)限的干預(yù)處理,此功能極大方便了學(xué)生和老師的特殊需求.圖5為流程監(jiān)控平臺(tái)中的的查詢與干預(yù)頁(yè)面,從圖中可看出,可以根據(jù)服務(wù)流程名稱,關(guān)鍵字,流程開(kāi)始時(shí)間,流程結(jié)束時(shí)間,狀態(tài)等選項(xiàng)查詢進(jìn)行中的流程,并對(duì)流程進(jìn)行撤回到本步/查看可辦理用戶/換人辦理等干預(yù)行為.

4系統(tǒng)設(shè)計(jì)關(guān)鍵技術(shù)

4.1實(shí)施環(huán)境配置.系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境的配置如下:操作系統(tǒng):Linux,CentOSrelease6.5,CPU:8Intel(R)Xeon(R)CPUE5-26200@2.00GHz,CPU主頻:2000.00內(nèi)存:8388608KB,Jdk版本:1.7.0_51,學(xué)工Tomcat版本:7.0.85.0,流程Tomcat版本:7.0.90.0,數(shù)據(jù)庫(kù):Oracle.4.2系統(tǒng)結(jié)構(gòu)本系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)基于JavaEE體系架構(gòu),以Jsp+SpringMVC+Hibernate技術(shù)實(shí)現(xiàn).系統(tǒng)整合Hibernate框架和SpringMVC框架,通過(guò)使用SpringMVC設(shè)計(jì)模式來(lái)完成表現(xiàn)層、控制器層、業(yè)務(wù)邏輯層和數(shù)據(jù)持久化層的裝配[13,14].根據(jù)需求分析和數(shù)據(jù)流流向,系統(tǒng)的數(shù)據(jù)模型如圖6的E-R圖所示.4.3系統(tǒng)功能模塊.根據(jù)勤工助學(xué)系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo),按照勤工助學(xué)申請(qǐng)流程進(jìn)行系統(tǒng)開(kāi)發(fā),主要功能模塊包括用戶管理、崗位類型維護(hù)、聘用單位維護(hù)、崗位批次開(kāi)通、崗位、崗位申請(qǐng)審核、上崗信息管理、上崗證管理、工資單制作、工資單管理和優(yōu)秀助管維護(hù)等功能,如圖7所示.4.4應(yīng)用效果.該系統(tǒng)自2018年12月在某高校投入使用以來(lái),目前使用人數(shù)達(dá)1486人,參與流程處理的部門達(dá)45個(gè),已累計(jì)在線處理1506個(gè)申請(qǐng)審批流程,取得了良好的應(yīng)用效果.圖8為從流程平臺(tái)的后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)獲取的包括流水號(hào)、流程名稱、申請(qǐng)人、申請(qǐng)時(shí)間、批準(zhǔn)時(shí)間、審核時(shí)間等原始數(shù)據(jù)的部分截圖.如圖9和圖10所示,申請(qǐng)發(fā)起后4個(gè)小時(shí)以內(nèi)完成審批425件,占比28%,24小時(shí)以內(nèi)完成審批825件,占比55%.以上數(shù)據(jù)顯示,該系統(tǒng)的導(dǎo)入大大縮短了勤工助學(xué)申請(qǐng)審批周期,提高了工作效率,真正做到信息多跑路,學(xué)生少跑腿.在圖10中可以看到部分案件的處理時(shí)間超過(guò)了120小時(shí).據(jù)調(diào)查,確認(rèn)這些案件處理時(shí)間的延宕都是由于負(fù)責(zé)人未能及時(shí)審批引起.如何改進(jìn)流程和系統(tǒng),讓系統(tǒng)督促負(fù)責(zé)老師更快更及時(shí)辦理,是今后系統(tǒng)改進(jìn)的方向之一.

5結(jié)語(yǔ)

本文以某大學(xué)勤工助學(xué)管理系統(tǒng)為實(shí)例,針對(duì)勤工助學(xué)管理過(guò)程中業(yè)務(wù)流程規(guī)范、權(quán)限要求嚴(yán)格、數(shù)據(jù)采集嚴(yán)謹(jǐn)?shù)忍攸c(diǎn),從項(xiàng)目需求和實(shí)現(xiàn)技術(shù)方面討論了采用JavaEE技術(shù)、基于可視化工作流的勤工助學(xué)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn).運(yùn)行的數(shù)據(jù)分析顯示,該系統(tǒng)促進(jìn)了高校勤工助學(xué)管理工作的流程化、規(guī)范化和便捷性,對(duì)高校勤工助學(xué)的信息化建設(shè)管理提供了一個(gè)良好的范例,并具有借鑒作用.

作者:張朝暉 陳恩桃 王罡 王永坤 單位:上海交通大學(xué)