行政事業單位固定資產數字化轉型對策

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摘要:科學的內部控制建立與執行是行政事業單位固定資產管理的重要保障。行政事業單位履職能力的不斷提升，與其服務或業務相匹配的固定資產不斷更新，要求行政事業單位具備現代化的高效的資產管理方式。為應對復雜多變的發展環境，經濟社會正進行著全方位的數字化轉型與改革。行政事業單位固定資產內部控制應用數字化轉型不僅是單位降本提能增效的重要手段，也是提升行政事業單位資產管理水平的必要路徑，更是完善固定資產內部控制的推力。文章主要從固定資產內部控制角度，對比傳統管理方式，結合近年來基層單位審計中發現的固定資產管理問題，嘗試分析現狀原因并探究固定資產內部控制數字化轉型的對策。

關鍵詞:行政事業單位;固定資產;內部控制;數字化轉型;對策

隨著社會技術更新、產品換代加速，客觀上單位需定期更新與其服務或業務相匹配的固定資產。資產種類多樣化，管理要求精細化，促使單位思考高效的資產管理方式。從傳統的信息化到數字化轉型，能夠有效提升固定資產管理水平，助推內部控制制度完善，并實現單位降本提能增效。

一、行政事業單位固定資產內部控制數字化轉型的必要性

(一)履行基本責任的要求

行政事業單位是提供社會公共服務履行監督管理職能的主體，固定資產的支出、折舊與人員支出類似，都反映了單位履職成本。基層單位中，固定資產幾乎構成單位非流動資產的全部，管理好每一項固定資產意味著用好每一筆對應的預算資金，這是每個行政事業單位的基本責任。內部控制是單位固定資產管理的重要保障，因固定資產屬于實物資產范疇，《行政事業單位內部控制規范》試行文件也表明，資產控制是業務層面控制的重要組成部分，文件明確要求，單位應通過健全內部管理制度、加強崗位管理和關鍵流程管理，保障資產安全和使用有效。

(二)改善管理現狀的要求

雖然固定資產的信息化管理系統應用已久，但從近三年的公開審計報告反映的問題來看，基層行政事業單位目前還存在著一些傳統信息化難以有效覆蓋的環節。隨機選取的20份公開審計報告顯示，基層單位固定資產管理問題經統計歸納主要有以下幾方面:固定資產確認條件不清晰、登記不規范、出租出借手續缺失、租金未及時全額收取或上繳、報廢核銷不及時以及資產閑置等。問題基本上集中在傳統內控模式難以徹底避免的實際管理層面，雖然這些問題可以通過審計發現，但審計手段多為事后監督，即使發現，很可能利益流失的現實已經存在。因此固定資產管理應利用比現有信息化系統更有效的方式加強事前與事中控制。

(三)提升內控水平的要求

信息化實現了從實物到系統的連接，固定資產從原始的手工管理到信息系統管理實現了較大跨越，信息傳遞與交流的效率提升，解決了一大部分問題。而數字化轉型的本質是對傳統信息化功能的擴展和提升，用更廣泛的關聯和協同效應來提高單位發現問題、加強控制的能力。數字化轉型能夠從具體業務與人為因素的角度出發，對固定資產內部控制的更多環節進行更為智能的管理，減少人為錯誤影響，最終增強內部控制效能，并且數字化的流程設計可以反向篩查內部控制制度的漏洞，完善現有制度。

二、行政事業單位固定資產內部控制數字化轉型現狀及存在的問題

(一)內控制度不完善

隨著行政事業單位內部控制工作推進力度的加強，省級層面有關內部控制的指導性文件陸續出臺，指導各基層單位開展內部控制評價、風險評估和年報等工作，促進單位制度建立健全進一步落實。在制度建設方面，大部分單位已經從僅僅具備簡單的資產管理規定，進化為具有詳細控制流程和關鍵風險點控制要求的系統性文件。從公開審計報告分析，上文歸納的審計問題主要是實務管理與操作上的偏差，主要薄弱點存在于制度執行環節，但同時也不能排除部分單位還存在內部控制流程不健全的情況。制度的缺陷削弱數字化轉型的基礎，難以為數字化轉型提供指引。另外，大部分單位的現有制度還沒有覆蓋通過數字化轉型提升內控執行的要求及措施。單位內部控制制度出臺后往往慣性較強，隨著時間推移，如更新不及時，制度相對陳舊，有的甚至與現實情況嚴重不符，更難以為數字化轉型等革新做法提供支持。同理，沒有數字化等先進手段的監控，也難以及時發現制度上的問題。數字化轉型雖然是趨勢，但到目前為止，內部控制數字化轉型方面具體的規范性和指導性的文件不多，大部分單位處于探索階段。因此，固定資產內部控制數字化轉型必須考慮制度因素。

(二)人員配備不充足

固定資產內部控制的執行主要依靠關鍵崗位和人員素質。通常做法包括招納具有一定資質的工作人員，并對人員進行培訓、輪崗與考核。在傳統的管理模式中，人員對內部控制的執行力一定程度上直接反映內部控制的實際效用。基層單位的專業人員配備特點是結構相對較為固定，相對業務要求具有一定的滯后性與漸進性，人員配備在前，數字化轉型在后，人員更新是逐步的、較緩慢的。針對以上問題，雖然可以通過學習培訓穩步提升，但不能否認還可能存在少部分人員形式上應對管理，實質上對業務規范理解不透徹、落實不到位、操作不謹慎等。究其原因，是人員知識結構更新相對滯后，對原先的業務模式存在慣性，對利用數字化手段進行控制的重要性缺乏足夠的認識，對工作要求變化的適應需要過程。數字化轉型需要專業人員的參與，特別是研發和轉型階段對人員的要求比較高，但如果數字化轉型能夠將降低對使用者自身技術水平要求的因素考慮在內，設計面向大眾，且轉型后的系統比較成熟，那么后期應用階段將較大程度節約人力成本，減少人為錯誤。基層行政事業單位專業性的復合型的人才儲備客觀上存在缺口，而數字化轉型初期需要相關人員既了解過往系統的缺點，又清楚單位業務的需求，既能懂業務也能懂技術，這對基層單位而言存在一定困難。

(三)具體目標不清晰，經驗和技術較匱乏

數字化轉型在行政事業單位固定資產內部控制方面的應用總體上是為了實現單位的降本、提能、增效。然而，“降哪些本、提哪些能、增什么效”是單位需要深入思考的;固定資產管理系統與預算、核算和采購等其他系統在業務模塊間的聯動目的是什么，系統協作效果的預期為何，是否解決實際問題，也是技術應用前單位面臨的課題。具體目標不清晰容易導致投入成效不匹配等后續問題。傳統的資產管理信息系統已經實現了記錄、查找、匯總和分析等功能，如對某項新增資產記錄會計憑證號，方便追查原始資料;明確使用部門及保管責任人，方便實物查找和監管等。近幾年資產云的投入使用，初步實現了與賬務系統的實時聯動，例如資產管理員提完折舊，財務人員即可在賬務系統直接獲取數據。實現了數據傳遞效率和準確性的提升目標。系統發展至今，利用哪些數字化技術解決更多實際管理中存在的問題、提高對管理行為的直接控制，值得探究。例如，上文審計報告反映的實物和租金管理等問題，對于制定數字化應用具體目標而言都應加以考慮。轉型目標不清晰是大部分單位面臨的難點，分析其主要原因還是由于大部分單位處于數字化轉型的起步階段，本身缺少經驗和技術，對某個環節的控制改造有思路，但缺少可借鑒的方案。

三、改善行政事業單位固定資產內部控制數字化轉型的對策

(一)完善內控制度，實現制度與數字化相互促進

行政事業單位應重視數字化轉型，促進內控制度不斷更新和完善。管理人員應記錄日常管理中發現的制度缺陷，定期梳理固定資產內部控制關鍵點，堅持開展風險評估，完善制度以更好支持和匹配數字化轉型的要求。推進數字化系統建設方面，應關注數字化轉型的最新政策與要求，根據單位內控執行評價情況及時總結問題，考慮利用數字化解決問題的方式，及時提供給決策部門，從單位層面重視數字化轉型工作。內控制度與數字化應用存在相互促進的作用。對于制度設計能力不足的單位，要把做好固定資產內部控制制度更新與完善作為一項重要工作，特別是針對難以發現的一些制度缺陷，可以反向利用數字化信息系統流程設計中體現的業務邏輯，倒推并篩查單位現有制度漏洞，本著全面、重要、制衡和適應的原則，對制度加以完善。例如，部分基層單位制度內容中對不相容職務應當分離的要求不明確，是由于基層單位受人員編制的限制，既要考慮人員的一專多能，又要考慮內部必要的相互牽制機制落實。例如，針對固定資產實物管理崗位和記賬崗位必須分離以避免制衡失效，傳統的系統設計不嚴格區分崗位類別，很多單位在制度上也比較模糊。但數字化轉型下的資產云系統就能通過權限分配，將資產管理與審核記賬分離成兩個賬戶，采用分別實名登記的方式，客觀上將雙方責任區分壓實。從實際業務角度來看這樣的設計也能反向促使單位填補制度漏洞，在制度中明確各崗位責任，提升內控制度設計層面的有效性。

(二)強化人員提升，實現數字化與人才融合互補

關于人員配備問題的對策可以從教育培訓、引入第三方專業團隊和提升數字化功能三個層面來考慮、探索。一是基層單位必須在數字化轉型初期加強人員知識培訓和觀念轉變，通過示范性教育引導提升人員對數字化轉型的認識高度。二是人員配備較困難但預算條件允許的情況下，可考慮委托專業機構協助開展數字化轉型。三是可以利用提升數字化系統功能來后期彌補人員專業性方面的缺陷，可考慮以下兩方面:一是提升系統功能，有效緩解基層單位配備多崗位專業人才的困難。數字化手段可以采用更具人性化的面向基層行政事業單位使用者特點的系統設計，降低對人才數字化專業性和業務專業性的要求。以審計問題中反映的在建工程未經審計即入賬為例，傳統的內部控制手段一般要求工作人員按照審批流程與資產入賬條件，反復核對竣工資料并錄入系統，人工審核完成入賬，無法排除實務中部分人員對入賬資料的審核要求不清楚、把關不嚴格。可考慮在系統中嵌入固定資產入賬條件的智能審核環節以增強對實務控制。例如，在建工程項目轉固定資產時增設上傳審計報告環節并智能審核;新購固定資產入賬前強制上傳采購單據與驗收單據，可采用彈出直觀的確認交互界面，逐項提醒并逐項確認入賬條件，從而實現驗收、竣工審計等重要環節的監督控制，減少重要控制環節缺失。二是融合獨立系統，有效減少人為差錯造成的管理問題。利用數字化手段，將資產管理系統與多系統的協同聯動進一步拓展，多角度制衡，減少人為錯誤或失誤。例如，審計資料中反映的房屋出租無協議、租金未及時全額收取或上繳等，可考慮協同資產系統與收繳系統，在資產月報中增設閑置及出租資產核實環節;通過賬務系統收入類型的智能分析，設置租金上繳提示;通過資產系統與合同管理系統智能比對，提示合同重要時點相關資金收支。針對報廢與核銷不及時等問題，可將固定資產人均配備情況與預算系統實行聯動控制，實現對超標申報的固定資產采購項目有效預警、攔截，促進單位及時清理報廢資產，“摸清家底”，防止過度采購，提升預算資金使用效率。

(三)細化轉型目標，實現技術經驗合理應用

細化轉型目標，應綜合考慮各方面因素，行政事業單位應結合內部控制綜合評價，將總體目標進行細化分解，制訂每個業務和關鍵環節的提升方案。目標細化要與現存問題相呼應，與單位業務相協調，與機構改革相適應，與服務績效相匹配。最初，數字化轉型目標和理念源于企業轉型，因企業應用數字化的一大特征就是實現了現存獨立各信息系統的關聯，從而促進業務的轉型，為企業決策提供更有效和相關的信息。將這一目標及理念應用到行政事業單位，可以指導促進管理控制模式的轉型。日常管理行動被定格下來并嵌于無形的控制流程中，內部控制執行水平得到現實的整體提升，并推動效能建設方面的轉型，這是目標和理念的合理轉化應用。轉型技術和經驗也可借鑒產業領域，產業數字化實現上下游融通與協作。這一做法運用到行政事業單位，特別是一定區域內存在有機聯系的單位，可實現大數據分析單位間資產需求與閑置情況，根據不同時間或不同空間單位履職中對特定資產的需求量變化，靈活調度，提高資產利用率，緊急情況下還可提升應急效率;借鑒先進技術賦能傳統管理，例如整合二維碼技術到資產入庫和盤點清查等環節，實現掃碼入庫、掃碼盤點，提高錄入信息標準化和定期清查工作效率;還可借助科技含量較高、成本適當的追蹤技術，對貴重資產實時定位，分析保養維護狀態等，既保障資產安全，又實現其生命周期的精確管控。任何技術的發展應用都需要一個過程，數字化轉型起步階段在技術上面臨的問題也很多，需要多方合作。同時，還應均衡技術應用不足和應用過度，關注數字化應用過度對單位信息安全的影響。

四、結語

綜上所述，數字化轉型是行政事業單位固定資產管理的有效手段，是提升單位資產管理水平的必要路徑，更是完善固定資產內部控制制度的推力。文章闡述并分析了行政事業單位固定資產內部控制數字化轉型存在的制度、人員、目標及技術方面的問題，并從完善制度、強化人員、細化目標和應用借鑒等方面探討了固定資產內部控制數字化轉型問題的對策，為未來探索進一步推廣及具體措施的深化、細化和規范化提供思路。隨著經濟領域數字化轉型的深入，行政事業單位實現數字化轉型是必然趨勢。值得注意的是，數字化轉型是一個循序漸進的過程，應兼顧成本效益、適用性以及安全性。

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作者：葉欣 單位：臺州市發展和改革委員會