醫院內部控制合同審計成效

導語：醫院內部控制合同審計成效一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：以醫院內部控制為出發點，開展合同內部審計，通過制定合適的審計策略實施審計，發現主要業務層面管理存在的問題和風險。以風險為導向、以控制為主線、以治理為目標，運用合同審計結果對醫院在加強內部控制、防范風險、提質增效管理中提出改進提高的有效措施并取得了一定成效。

關鍵詞：醫院；內部控制；合同；內部審計

內部控制，是指單位為實現控制目標，通過制定制度、實施措施和執行程序，對經濟活動的風險進行防范和管控[1]。而內部審計是單位內部控制建設的監督和評價，檢驗和保證。隨著醫院的發展，對外簽訂的經濟合同越來越多，而合同管理貫穿了醫院經濟活動的始終，涉及預算、收支、采購、建設項目、資產、合同管理等多項業務，這些業務正是《規范》所要求的單位進行經濟活動業務層面風險評估時應當重點關注的幾方面。以內部控制管理為出發點進行合同審計，發現疑點，鎖定問題，運用合同審計結果能有效促進醫院內部控制管理水平。

一、制定審計策略

(一)合同分類。根據醫院經濟運行特點，將合同分成貨物類、設備器械及維保類、信息軟件及維護類、服務類、基建類，并同時附上全合同生命周期相關材料，如設備采購的計劃、預算金額、預算批復、請購申請、項目論證報告、各項審批手續、招標投標文件、合同流轉會簽、驗收入庫、付款記賬憑證等等。合同分門別類有助于提高審計效率和查找問題的精準性；相關材料的審核有助于發現內控管理環節中存在的不足和缺陷。(二)制度收集整理。有目的地收集整理上級部門有關內部控制管理方面的文件，及醫院各業務部門相關內部控制管理制度、規范和流程，提前深入學習了解。(三)編制控制要素。以《規范》《上海市事業單位內部控制操作指引》及醫院各相關部門業務流程為依據，按照業務前期過程、合同簽訂審批、合同條款內容、合同執行解除等四個環節編制業務流程控制要素，注明關鍵環節和風險控制要素，制成表單。控制要素表單的應用可使合同審計工作的條理性、針對性、目的性和效率性更強。(四)實施審計。根據控制要素表單實施合同審計，整理審計底稿，與各部門溝通互動、分析總結問題原因及影響因素。(五)審計結果應用。以內部控制為出發點，通過合同審計，找出主要業務流程中不合理、不規范、有缺陷、低效率的環節，提出整改建議，完善內部控制建設。

二、審計發現的主要問題及風險

(一)合同管理不規范。各部門合同缺少專人管理，統一歸口部門與職能部門各自以Excel臺賬式管理，無法保證合同數據的準確性和全面性；合同歸檔要求不統一，資料不完整，給后期的合同執行監督、查詢、預警等造成一定影響；歸口管理部門未能做到對醫院所有合同歸檔管理，監管存在缺漏；有些部門缺乏合同管理意識，在未簽訂合同的狀態下，同對方單位發生業務往來，導致出現倒簽合同現象。(二)合同審核效率偏低。醫院內部合同審核和審批牽涉的部門比較多，通過布設完整的合同審核與審批流程可以有效加強合同管理質量，提升醫院整體效益，確保醫院經營的合理性。但因為是手工操作，合同審核相關部門所需信息無法及時共享，導致審核時間長、效率低，有時出現拖沓、合同遺失、出錯、超出期限等現象，嚴重影響了醫院業務部門的有效運行。(三)采購管理不規范。部分采購項目在采購過程中未能遵循內部控制流程，技術論證及市場調查不充分，有的流于形式；招標、投標等相關采購資料不完備；個別采購項目未按采購程序篩選供應商，長期簽訂合作合同；未全部按采購計劃進行，臨時性采購項目較多；采購驗收崗位有的未做到相互分離；有的貨物在合同簽訂前開始使用，出現補簽合同的現象。由于當時醫院尚未設立專業的物資采購部門進行物資的采購的協調、計數、招標、協商、購買等具體操作，造成了醫院物資采購缺乏固定程式、隨意性較大的現實問題[2]。(四)付款未按合同約定執行。有些項目貨款支付與合同約定的付款方式不一致，如信息軟件購置項目，合同約定根據簽約后首付、軟件安裝后、試運行三個月后及驗收合格后等不同進度分期分比例支付，而實際出現一次性支付的情況。由于付款申請部門的內部控制意識不強、憑經驗管理操作隨意性大、支付部門的信息不對稱等因素，易造成貨款流失、合同乙方執行約束力下降的隱患。(五)無醫院自己的合同范本。醫院每年會有許多對外經濟業務往來，牽涉諸多業務部門，所簽訂的合同不下百份，這些合同可劃分為貨物類、設備器械及維保類、信息軟件及維護類、服務類、基建類等多種類型。從醫院以往簽訂的合同來看，一般使用對方提供的合同文本，格式多樣。合同文本中雙方的權責義務不夠明確，可能導致醫院利益受到損害[3]。

三、加強內部控制管理的措施和成效

(一)加強內部控制意識，提高全院對內部控制的認識。首先醫院加強對內部控制制度的宣傳和培訓，通過邀請具有內部控制管理專業知識的專家來院開展培訓，要求全院工作人員參加學習，特別要求醫院領導和中層管理干部全覆蓋參加。制定《醫院內部控制建設工作制度》及《醫院年度內部控制建設工作實施方案》，將內部控制建設工作制度化、常態化，通過宣傳和培訓，以及院領導對內部控制建設的高度重視，使內部控制制度真正落實到每位員工，使他們掌握和學會如何應用和執行內部控制制度。(二)完善內部控制制度。加強內部控制，首先要根據醫院實際，有針對性的完善內部控制制度，這樣才能讓內部控制活動有據可依。任何公立醫院都應該有自己的完善的經濟合同管理制度，包括具體的對工作人員的工作和責任的分配，對于工作崗位的設立[4]。針對合同審計中發現的問題，重新修訂《醫院合同管理制度》，加強合同管理過程中不相容崗位分離和關鍵崗位輪崗，對合同簽訂、履行、登記、歸檔等作了詳細規定，明確了醫院辦公室為合同歸口管理部門，合同執行部門對合同起草、簽訂及技術條款把關、履行等負主要責任，財務部門從資金相關條款和收付款方面對合同簽訂、履行進行監管，監察審計部門從內控角度進行監督；修訂《醫院年度綜合目標考核標準》，增加對各部門合同管理質量一項內容的考核，并與部門及有關負責人的績效考核相掛鉤，促進合同管理水平的提高。(三)設置專門的物資采購部門。醫院對內設機構進行了調整，設置了物資采購供應辦公室，專門負責醫院各類物資的采購和供應業務。制定《醫院采購管理辦法》明確采購供應部門的職責和權限、責任和義務。并通過對采購人員進行系統的培訓，幫助其樹立正確的采購管理理念和形成科學的思維方法。在醫院內部形成完善的采購管理部門有助于貫徹物資采購理念，完善物資采購招標體系，將物資采購工作向著標準化、規程化方向發展[2]。(四)實現合同管理內部控制信息化。在醫院HRP平臺中嵌入合同管理內部控制系統，將合同管理內控制度和業務流程固化到信息系統中，減少或消除人為操縱因素，保護信息安全，確保交易處理的完整性和準確性、授權性和有效性，以期實現合同管理的合規性與風險管控[5]。醫院的合同類別較多，金額較大。目前，醫院的合同管理主要還是以手工管理為主，信息化程度低，使得合同管理存在信息不集中、實時性不強、監管制度執行效率不高、各部門之間合同流轉時間長容易出錯等問題，這樣的機制已無法適應時代的發展。近年來，信息技術如何影響合同管理已成為大家關注的方向。合同信息化管理可編制業務控制程序，建立合同模板，錄入關鍵信息等，實現合同全過程、全方位的信息登記管理[6]。合同內部控制信息化管理，有效提升了醫院合同管理的質量和效率，同時倒逼了相關業務部門在內部控制管理中規范性和風險管控意識的提高。(五)制定醫院自己的合同范本。醫院各職能部門根據自身業務特點，整理參考近三年簽訂的合同，進行類型劃分，經與財務、審計、法務顧問等共同討論，根據國家相關法律法規，將醫院涉及的主要業務訂立合同范本。標準化合同條款管理，建立合同樣本庫，不僅可以最大程度維護醫院合法權益，也可以提高工作效率[3]。目前大部分醫院都是依據過往所簽訂的合同，添加律師修改意見和部門意見編制合同模板的，此中合同模板能夠有效保證醫院經濟效益。另外在很大程度上考慮了內在風險并據此約定，確保醫院經濟活動能夠有序開展，以免業務部門在簽訂類型相似的合同時，存在含糊不清的條例，導致醫院支出加大，影響醫院整體效益[7]。(六)強化內部審計。醫院領導賦予內部審計部門以獨立行使內部監督和評價內部控制建設的權利，同時配備專業的、經驗豐富的工作人員。醫院審計部門對經濟合同的審計工作，直接決定了經濟合同的后續執行過程以及最終成果。醫院在合同管理制度中明確了合同的審批須經過使用部門、業務管理部門、財務、審計、法務、分管領導及最終的院長辦公會、黨委會審批這樣的完整流程；明確了審計的主要程序和管理辦法等。醫院審計部門應當提前審計經濟合同，審核其合法性、可操作性，是否符合醫院現有條件[4]。重視經濟合同的事前審計，對提高醫院整體管理水平、防患于未然是大有裨益的[8]。

四、小結

醫院應建立并不斷健全內部控制體系，使之有效運行。內部審計應對內部控制的建設和運行的有效性進行審查和評價，以促進醫院改進內部控制及風險管理。經濟合同管理作為醫院管理工作的重要部分，其內部控制的有效性對醫院整體內部控制的水平產生重要影響。以內部控制規范為出發點，以合同審計為抓手，能夠較好地對醫院主要業務層面的內部控制管理進行監督和評價，提出有效改進措施，促進醫院內控管理水平有效提升。

參考文獻：

[1]財政部.行政事業單位內部控制規范(試行)，2012-11-29.

[2]李攀.基于政府采購法的醫院物資采購內部控制管理的建議[J].經濟研究導刊，2018(7)：126.

[3]謝雨晴，聶麗麗.全生命周期醫院合同管理系統的設計與實現[J].中國數字醫學，2018，13(11)：70.

[4]宣慧.醫院經濟合同管理內部控制有效性淺析[J].財經界，2018(3)：57.

[5]傅玉，王友俊、孫飛.基于HRP平臺的醫院合同管理內部控制信息化建設[J].經濟研究導刊，2018(2)：181.

[6]陳宏志，傅玉，王友俊、孫飛.基于HRP系統的醫院經濟合同履行環節內部控制探討[J].財務與審計，2019，36(1)：70.

[7]孫懷安，完善醫院合同管理提高財務管理精細化水平實施探討[J].中國經貿，2018(15)：106.

[8]丁先哲.淺談經濟合同事前審計——以復旦大學附屬兒科醫院為例[J].財會學習，2017(2)：221.

作者:高雪萍 王建紅 單位:上海市浦東新區光明中醫醫院