科技管理矩陣模式研究

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一、科研項(xiàng)目運(yùn)行“矩陣式”管理模型

（一）“矩陣式”管理?xiàng)l件與優(yōu)點(diǎn)

“矩陣”是借用數(shù)學(xué)上的概念。矩陣式管理也稱(chēng)系統(tǒng)式或多維式管理，是相對(duì)于傳統(tǒng)一維式管理而言的。實(shí)行矩陣式管理主要是依據(jù)三個(gè)條件：1.業(yè)務(wù)線之間存在著共享資源。例如不能為每條業(yè)務(wù)或項(xiàng)目安排技術(shù)把關(guān)或?qū)徍巳藛T，于是核心把關(guān)人員將在每個(gè)業(yè)務(wù)或項(xiàng)目中共享。2.環(huán)境對(duì)兩種或更多的重要業(yè)務(wù)存在要求。例如對(duì)技術(shù)質(zhì)量和產(chǎn)品流程的要求，這種雙重壓力意味著在組織的職能和業(yè)務(wù)之間需要一種平衡。為了保持這種平衡就需要一種雙重職權(quán)的結(jié)構(gòu)。3.組織所處的環(huán)境條件是復(fù)雜和不確定的。頻繁的外部變化和部門(mén)之間的高度依存要求無(wú)論在縱向還是橫向方面要有大量的協(xié)調(diào)與信息處理。矩陣管理適合于較為復(fù)雜的管理組織。比如某家公司有三塊核心項(xiàng)目———針對(duì)企業(yè)用戶(hù)的服務(wù)器業(yè)務(wù)，針對(duì)家庭用戶(hù)的電腦產(chǎn)品、針對(duì)金融系統(tǒng)的軟件開(kāi)發(fā)業(yè)務(wù)。如果按照傳統(tǒng)的組織架構(gòu)，企業(yè)組織架構(gòu)將會(huì)在三個(gè)業(yè)務(wù)板塊內(nèi)都安排研發(fā)，生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、銷(xiāo)售等部門(mén)，結(jié)果是部門(mén)間職能相互重疊，然而卻又相互隔離。長(zhǎng)此以往必然會(huì)弱化員工間的協(xié)助，造成資源的極大浪費(fèi)。因此，如何最大限度地發(fā)揮人、財(cái)、物的效率，矩陣式組織是一種很好的方式。矩陣式結(jié)構(gòu)的優(yōu)勢(shì)在于它能使人力、財(cái)務(wù)、技術(shù)資源在不同的項(xiàng)目之間靈活分配。在矩陣式組織中，關(guān)鍵組織成員的角色定位非常重要，這些關(guān)鍵組織成員包括高層領(lǐng)導(dǎo)者、矩陣主管和業(yè)務(wù)人員。高層領(lǐng)導(dǎo)者的主要職責(zé)是維持職能管理部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)之間的平衡。這要求高層領(lǐng)導(dǎo)者必須鼓勵(lì)職能部門(mén)愿意和業(yè)務(wù)部門(mén)直接接觸，共同解決問(wèn)題，只有這樣，才有助于信息共享和協(xié)調(diào)。矩陣式結(jié)構(gòu)具有靈活、高效、便于資源共享和組織內(nèi)部溝通等優(yōu)勢(shì)，可以適應(yīng)多專(zhuān)業(yè)、不同項(xiàng)目來(lái)源以及分權(quán)管理等復(fù)雜條件。在矩陣組織中，強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目研究流程化及項(xiàng)目質(zhì)量嚴(yán)格化，研究人員在項(xiàng)目運(yùn)行流程上及在質(zhì)量控制上對(duì)兩個(gè)組織負(fù)責(zé)。

（二）項(xiàng)目運(yùn)行“矩陣式”管理基本模型

科研項(xiàng)目管理主要分為項(xiàng)目論證、項(xiàng)目運(yùn)行、成果管理、經(jīng)費(fèi)管理、技術(shù)歸總、獎(jiǎng)勵(lì)管理等六個(gè)階段。本文主要以項(xiàng)目運(yùn)行為例進(jìn)行說(shuō)明，按照流程管理與質(zhì)量管理兩條線進(jìn)行矩陣式設(shè)計(jì)。[4]運(yùn)行（職能）管理（Functional）。項(xiàng)目運(yùn)行與流程管理主要由科技管理部門(mén)負(fù)責(zé)，根據(jù)技術(shù)方向不同分為不同的業(yè)務(wù)專(zhuān)業(yè)，每個(gè)業(yè)務(wù)專(zhuān)業(yè)都有對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)主管崗位，每個(gè)主管崗位直接向科技管理部門(mén)經(jīng)理匯報(bào)，經(jīng)理向分管高層匯報(bào)和負(fù)責(zé)。如果項(xiàng)目來(lái)源復(fù)雜，在科技管理部門(mén)可以進(jìn)行條塊結(jié)合，也就是在業(yè)務(wù)主管和部門(mén)經(jīng)理之間還可以根據(jù)業(yè)務(wù)市場(chǎng)的不同，也就是項(xiàng)目來(lái)源和項(xiàng)目類(lèi)別的不同設(shè)不同業(yè)務(wù)組長(zhǎng)，協(xié)助經(jīng)理工作。業(yè)務(wù)（項(xiàng)目）管理（Project）。項(xiàng)目質(zhì)量的管理主體是業(yè)務(wù)研究部門(mén)，根據(jù)業(yè)務(wù)方向可分多個(gè)業(yè)務(wù)研究部門(mén)，各業(yè)務(wù)研究部門(mén)下面有多個(gè)項(xiàng)目，每個(gè)項(xiàng)目設(shè)置項(xiàng)目長(zhǎng)，并對(duì)部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)，項(xiàng)目長(zhǎng)下面帶領(lǐng)一群項(xiàng)目研究人員，研究人員承擔(dān)各自的研究任務(wù)，項(xiàng)目長(zhǎng)直接向業(yè)務(wù)研究部門(mén)經(jīng)理匯報(bào)，經(jīng)理向業(yè)務(wù)分管高層匯報(bào)和負(fù)責(zé)。研究部門(mén)也可以根據(jù)技術(shù)方向的不同在經(jīng)理與項(xiàng)目長(zhǎng)之間設(shè)研究室（組），協(xié)助經(jīng)理工作。矩陣式管理模型（Matrix）就是把運(yùn)行管理與業(yè)務(wù)管理組合起來(lái)，既把職能部門(mén)和業(yè)務(wù)研究部門(mén)有效結(jié)合，具體研究項(xiàng)目，既保證無(wú)縫運(yùn)行，有保證研究質(zhì)量和水平達(dá)到項(xiàng)目計(jì)劃要求，這就是矩陣式管理。在實(shí)際管理中，究竟聽(tīng)誰(shuí)的多一點(diǎn)，最終向誰(shuí)負(fù)責(zé)又分為強(qiáng)矩陣式管理或弱矩陣式管理。在科技管理中是一種弱矩陣式管理，也就是說(shuō)項(xiàng)目運(yùn)行以科技管理部門(mén)為主，業(yè)務(wù)研究部門(mén)為輔，而在項(xiàng)目水平和質(zhì)量上以業(yè)務(wù)研究部門(mén)為主，科技管理部門(mén)為輔。

二、項(xiàng)目運(yùn)行“矩陣式”管理模型應(yīng)用事例

中國(guó)石油化工股份有限公司石油工程技術(shù)研究院（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“工程院”）是中國(guó)石化負(fù)責(zé)上游工程技術(shù)業(yè)務(wù)的直屬研究院，每年不僅承擔(dān)著百余項(xiàng)科研項(xiàng)目，科研管理及創(chuàng)新任務(wù)越來(lái)越重，因此，為了更好地優(yōu)化項(xiàng)目運(yùn)行、提高管理效率、改善科研質(zhì)量、促進(jìn)成果轉(zhuǎn)化速度、合理安排科研人員的工作時(shí)間，科研管理必須設(shè)立一套科學(xué)的運(yùn)行體系，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目運(yùn)行精細(xì)化管理，提高科研管理水平和創(chuàng)新能力。

（一）項(xiàng)目運(yùn)行綜合管理模型

按照業(yè)務(wù)類(lèi)別主要有鉆井技術(shù)、鉆井液技術(shù)、固井完井技術(shù)、測(cè)錄井技術(shù)、儲(chǔ)層改造技術(shù)、工具材料技術(shù)、石油工程信息化等7個(gè)技術(shù)方向，并相應(yīng)建立了研究所。按照項(xiàng)目市場(chǎng)和項(xiàng)目來(lái)源主要分國(guó)家項(xiàng)目、縱向項(xiàng)目、橫向項(xiàng)目、院控項(xiàng)目、外協(xié)合作等五類(lèi)。科技管理部負(fù)責(zé)全院的科技管理，在流程和運(yùn)行上根據(jù)項(xiàng)目市場(chǎng)和項(xiàng)目來(lái)源分為五個(gè)組長(zhǎng)，協(xié)助部門(mén)負(fù)責(zé)人管理。根據(jù)業(yè)務(wù)專(zhuān)業(yè)分為七個(gè)業(yè)務(wù)主管，業(yè)務(wù)主管對(duì)相應(yīng)的業(yè)務(wù)研究部門(mén)實(shí)現(xiàn)全過(guò)程管理，[5]按照?qǐng)D1確定的管理總體框架為圖2。

（二）項(xiàng)目運(yùn)行質(zhì)量控制模型

在質(zhì)量控制上，關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)即開(kāi)題、年度、中間和結(jié)題四個(gè)項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)實(shí)行三級(jí)質(zhì)量管理，即項(xiàng)目組、研究所和工程院，即項(xiàng)目組審查后，提交到研究所審查，最后提交到工程院終審，按照設(shè)計(jì)的科目進(jìn)行打分。每級(jí)審核由相應(yīng)組織中的專(zhuān)家組成，研究院建立專(zhuān)家委員會(huì)負(fù)責(zé)院級(jí)終審，對(duì)于重大研究項(xiàng)目，研究院學(xué)術(shù)委員會(huì)將復(fù)審，從而確保技術(shù)路線、質(zhì)量和水平。工程院從2009年成立以來(lái)就著手建立科技項(xiàng)目運(yùn)行管理體系，并在不斷應(yīng)用和總結(jié)中加以完善，現(xiàn)體系已全部推開(kāi)，實(shí)現(xiàn)了全覆蓋和管理無(wú)縫隙，科技水平和科技質(zhì)量顯著提高。

三、“矩陣式”管理模型與信息化結(jié)合

（一）目前科技（網(wǎng)）管理系統(tǒng)

在中國(guó)石化科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上，工程院建立了一套符合中國(guó)石化科研項(xiàng)目管理及協(xié)同辦公需求的一體化平臺(tái)，以單個(gè)項(xiàng)目為主線，實(shí)現(xiàn)了科研項(xiàng)目的計(jì)劃、運(yùn)行、獎(jiǎng)勵(lì)等的全過(guò)程管理和初步的信息化管理。項(xiàng)目組、科技管理部管理人員可以通過(guò)年度項(xiàng)目查詢(xún)每年在研的項(xiàng)目運(yùn)行狀態(tài)及情況，其中運(yùn)行狀態(tài)包括運(yùn)行、待結(jié)題、結(jié)題、待中檢等。這樣從項(xiàng)目運(yùn)行的狀態(tài)中可以預(yù)測(cè)到下一步要進(jìn)行的工作。比如說(shuō)項(xiàng)目處于待結(jié)題狀態(tài)，說(shuō)明此項(xiàng)目運(yùn)行到需要準(zhǔn)備結(jié)題材料環(huán)節(jié)。項(xiàng)目組按照要求把結(jié)題相關(guān)材料上傳后,科技管理部安排結(jié)題項(xiàng)目?jī)?nèi)部驗(yàn)收審查—項(xiàng)目組提交驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、多媒體、驗(yàn)收專(zhuān)家意見(jiàn)（討論稿）—項(xiàng)目組、部門(mén)（自查）并填寫(xiě)審查打分—院內(nèi)評(píng)審三級(jí)質(zhì)量（驗(yàn)收）打分（選擇專(zhuān)家進(jìn)行院級(jí)打分，能看到項(xiàng)目組、部門(mén)打分）—網(wǎng)上或會(huì)議評(píng)審，形成專(zhuān)家意見(jiàn)—形成專(zhuān)家意見(jiàn)匯總、排序（個(gè)別項(xiàng)目二次驗(yàn)收審查，返回流程起點(diǎn)）—科技管理部形成匯總意見(jiàn)—專(zhuān)家組長(zhǎng)審核（分管領(lǐng)導(dǎo)）—項(xiàng)目組根據(jù)專(zhuān)家意見(jiàn)修改—部門(mén)審核確認(rèn)按專(zhuān)家意見(jiàn)修改—提交正式驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、多媒體、驗(yàn)收意見(jiàn)掃描件—科技管理部審核驗(yàn)收?qǐng)?bào)告（研究?jī)?nèi)容、考核指標(biāo)、經(jīng)費(fèi)使用）匯總—上傳科技開(kāi)發(fā)部登記驗(yàn)收結(jié)果—返回驗(yàn)收結(jié)果—進(jìn)入歸檔流程。最后，等結(jié)題材料經(jīng)過(guò)驗(yàn)收內(nèi)審流程后，與此項(xiàng)目相關(guān)的各個(gè)環(huán)節(jié)的最終結(jié)果留存在科技網(wǎng)數(shù)據(jù)庫(kù)中。科研項(xiàng)目“直線職能制”的管理模式也已經(jīng)信息化完成，但隨著每年工程院承擔(dān)的科研課題量的增加，上級(jí)管理部門(mén)和工程院自身對(duì)科研項(xiàng)目管理要求的提高，尤其與國(guó)際一流研究院的建設(shè)需求對(duì)比，這一平臺(tái)暴露出對(duì)科研項(xiàng)目整體把握和過(guò)程管理細(xì)度不夠的不足，使科研人員的工作量和壓力也越來(lái)越大，為更好地提高科研水平和提高成果轉(zhuǎn)化率，減輕科研人員的壓力，合理安排科研人員的工作時(shí)間，科研管理人員必須提高目前的科研管理信息化水平，進(jìn)行項(xiàng)目運(yùn)行精細(xì)化管理，需要對(duì)目前的一體化平臺(tái)進(jìn)行優(yōu)化。為此，以先進(jìn)的“矩陣式”管理思想為指導(dǎo),建立以橫向貫徹研究過(guò)程和縱向覆蓋項(xiàng)目組成員任務(wù)的“矩陣式”精細(xì)化運(yùn)行系統(tǒng)，為科研人員提供統(tǒng)一工作環(huán)境，對(duì)在研項(xiàng)目進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤管理，實(shí)現(xiàn)科研任務(wù)的即時(shí)統(tǒng)計(jì)和預(yù)警，滿足我院科技管理部“小部門(mén)大服務(wù)”的工作需求，輔助院領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的項(xiàng)目管理工作，為工程院優(yōu)化科研工作時(shí)間、提高科研效率和成果轉(zhuǎn)化率提供技術(shù)支持。

（二）持續(xù)改進(jìn)方向

實(shí)際工作中總結(jié)的“矩陣式”管理理念需要逐漸與信息化相結(jié)合,擴(kuò)展現(xiàn)有科技（網(wǎng)）管理系統(tǒng)，優(yōu)化科研項(xiàng)目運(yùn)行工作一體化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)橫向貫徹研究過(guò)程和縱向覆蓋項(xiàng)目組成員任務(wù)的精細(xì)化全生命周期管理體系。把項(xiàng)目目標(biāo)（研究?jī)?nèi)容、考核指標(biāo)、進(jìn)度、成果等）按時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行任務(wù)、指標(biāo)分解，并將項(xiàng)目任務(wù)明確落實(shí)到每一項(xiàng)目組成員的方法，把運(yùn)行管理細(xì)化到不同研究層次，貫穿于研究工作全過(guò)程。對(duì)在研項(xiàng)目進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤管理，按照月、季度、半年、年度來(lái)查看任務(wù)的完成情況，根據(jù)三級(jí)質(zhì)量評(píng)審結(jié)果，實(shí)現(xiàn)科研任務(wù)不同研究層次的分級(jí)預(yù)警，輔助院領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的項(xiàng)目管理工作。打破傳統(tǒng)科研項(xiàng)目“直線職能制”的管理模式，推行“矩陣式”管理理念，建立一套項(xiàng)目無(wú)縫運(yùn)行橫向到邊和項(xiàng)目高質(zhì)量縱向到底的精細(xì)化管理和運(yùn)行體系，運(yùn)行管理精細(xì)化主要包括四方面的管理目標(biāo)：

1.研究?jī)?nèi)容和考核指標(biāo)等目標(biāo)管理：定制項(xiàng)目計(jì)劃、年報(bào)模板，每個(gè)項(xiàng)目組成員（項(xiàng)目長(zhǎng)或技術(shù)首席）按月及時(shí)填報(bào)計(jì)劃任務(wù)、實(shí)際完成情況,系統(tǒng)自動(dòng)匯總每月進(jìn)度執(zhí)行情況，形成圖形（甘特圖）和報(bào)表。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、研究部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)項(xiàng)目成員提交的項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行確認(rèn)或?qū)徍耍鲇杏?jì)劃未完成或計(jì)劃調(diào)整情況，可通過(guò)系統(tǒng)要求項(xiàng)目組分析原因，采取相應(yīng)的技術(shù)組織措施，在下月工作中彌補(bǔ)。

2.項(xiàng)目跟蹤和預(yù)警：系統(tǒng)按照月、季度、半年、年累計(jì)完成任務(wù)量，匯總實(shí)際任務(wù)的完成情況，與基準(zhǔn)計(jì)劃隨時(shí)對(duì)比,生成項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告。院領(lǐng)導(dǎo)、科技管理部、研究部門(mén)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可以根據(jù)項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告，對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)進(jìn)行檢查。按照月、季度、半年、年度來(lái)查看任務(wù)的完成情況，根據(jù)三級(jí)質(zhì)量評(píng)審結(jié)果，對(duì)連續(xù)兩月及以上未完成進(jìn)度任務(wù)的，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)科研任務(wù)不同研究層次的分級(jí)自動(dòng)預(yù)警，院領(lǐng)導(dǎo)、科技管理部、研究部門(mén)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按自動(dòng)提示進(jìn)行督導(dǎo)；連續(xù)三月及以上未完成進(jìn)度任務(wù)，科技管理部領(lǐng)導(dǎo)、分管院長(zhǎng)進(jìn)行督導(dǎo)（或組織專(zhuān)家組會(huì)診）。

3.科研整體形勢(shì)管理：實(shí)時(shí)匯總項(xiàng)目研究?jī)?nèi)容、考核指標(biāo)、進(jìn)度、成果等,以部門(mén)圖形方式實(shí)時(shí)展示項(xiàng)目運(yùn)行情況。院領(lǐng)導(dǎo)、科技管理部管理人員、部門(mén)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可隨時(shí)查詢(xún)，并可跟蹤到個(gè)人參與或管理的項(xiàng)目的任務(wù)完成情況和項(xiàng)目組成員的工作情況。

4.個(gè)人科研工作環(huán)境：實(shí)時(shí)匯總顯示個(gè)人參與的或管理的科研項(xiàng)目基本信息及項(xiàng)目進(jìn)度；對(duì)項(xiàng)目運(yùn)行存在異常的，會(huì)提醒個(gè)人；結(jié)合工程院門(mén)戶(hù)網(wǎng)站日常工作中的每周工作欄目，整合科研工作的周報(bào)、月報(bào)和年報(bào)；建立在線交流論壇，包括專(zhuān)業(yè)答疑、創(chuàng)新理念、科技交流、專(zhuān)家檢索等信息交流平臺(tái)；逐步建立專(zhuān)業(yè)科研信息知識(shí)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)類(lèi)似維基百科（Google等）的工程技術(shù)專(zhuān)業(yè)的企業(yè)維基百科。

四、結(jié)論

第一，科研項(xiàng)目運(yùn)行矩陣式管理，能有效解決項(xiàng)目運(yùn)行和項(xiàng)目質(zhì)量?jī)烧卟灰准骖櫟拿埽苁箍萍脊芾磉_(dá)到精細(xì)化管理的目的。第二，矩陣式管理可以覆蓋項(xiàng)目管理的每個(gè)環(huán)節(jié)，分工合作，不留死角，提高項(xiàng)目質(zhì)量和創(chuàng)新水平。第三，矩陣式管理體系和三級(jí)質(zhì)量管理體系的結(jié)合，可實(shí)現(xiàn)責(zé)任明確，資源共享，全過(guò)程跟蹤和監(jiān)控項(xiàng)目的狀況，加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度和風(fēng)險(xiǎn)的控制，及時(shí)把握項(xiàng)目實(shí)施的質(zhì)量和進(jìn)度目標(biāo)。第四，矩陣式管理應(yīng)該與信息化結(jié)合，這樣可以迅速查詢(xún)項(xiàng)目進(jìn)展，存在的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)質(zhì)量追溯。系統(tǒng)的成功實(shí)施打破了時(shí)空的局限，將異地的項(xiàng)目成員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)變成緊密溝通的合作團(tuán)隊(duì)，共同設(shè)定項(xiàng)目的計(jì)劃、范圍、任務(wù)資源分配、及進(jìn)度安排，真正實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目信息數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)采集，項(xiàng)目組成員可以實(shí)時(shí)跟蹤監(jiān)控項(xiàng)目的狀況，加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度和風(fēng)險(xiǎn)的控制，及時(shí)把握項(xiàng)目實(shí)施的質(zhì)量和進(jìn)度目標(biāo)。不但方便課題負(fù)責(zé)人對(duì)自己的項(xiàng)目全面管理，同時(shí)便于各級(jí)管理部門(mén)及時(shí)掌控科研院所內(nèi)部所有項(xiàng)目的情況。

作者：王玉娟工作單位：中國(guó)石化石油工程技術(shù)研究院