農業科技檔案數字化管理研究

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信息技術在新時代下的快速發展，給農業科技檔案管理工作提出了更大的挑戰，怎樣做好農業科技檔案資源的管理，使各類資源在更大的空間范圍內進入到準確的位置中去，并繼而實現其利用率的創新突破，是一個非常關鍵的理論研究課題。針對這一問題的所有思考，都將使農業科技檔案的管理工作取得進步。

一、農業科技檔案數字化定義

農業科技檔案的數字化，意為將基于各種載體的資源轉化成為數字化形式，并可以實現網絡化鏈接，以期及時、安全地提供相關服務，利于資源的共享及傳承。具體而言，即以手工操作進行的諸如收集、篩選、整理、鑒定、保管、搜索、統計、應用等步驟，借助電[1]子信息系統來完成，達到數字化管理的效果。農業科技檔案的數字化管理屬于當今時代信息化建設的一項關鍵性內容，其中的核心無疑在于資源管理。對于農業科技檔案來說，其資源范圍涵蓋面很廣，而且信息保有量大，且在多個種類上都有顯現，農、林、牧、漁齊備，科研、生產兼具，而按照事物本質屬性進行劃分，農業科技檔案資源管理工作可以有：綜合類工作、農業經濟工作、糧食作物工作、農產品貯藏工作、農業新技術應用工作、農業環境保護工作等等。所以，相關人員需要了解農業科研檔案在當今時期的涵蓋范圍，并提前制定形成完善的應對策略，以保證工作的有條[2]不紊進行。

二、農業科研檔案特點農業科技檔案具有下述幾項特點。

（一）特殊化特點農業科技檔案形成于區域差異化極大的自然環境之中，同時因為農業科技人員在洞察力及思維力等方面的區別，其原始記錄必然不[3]同，均屬于難以取代的特殊資源。

（二）專業化特點農業科技檔案基于農業科技研究而形成，每一項研究內容都較專業，長期積累下來，產生的幾乎所有原創性材料，都具有獨一性和專業性特色。

（三）系統化特點農業科技檔案的整個積累過程，基本處在相對穩定的系統內狀態。同時，進行農業科技研究的關鍵性目標之一帶動農業增效，發展農業先進生產力。基于這樣的原因，所有階段性成果都是系統環節中不可拆分的一部分。

（四）權威化特點農業科技活動從計劃形成，到實踐階段，再到后期的驗收、推廣、應用、獎勵等，均應把第一手材料予以科學化歸納整理。所以，相關檔案內容既應可以表達出信息的真實可靠性，具有權威優勢。

三、農業科研檔案數字化管理對策

（一）有條不紊的建設

檔案信息走數字化轉化之路，是當前檔案館工作的重點內容。現在一般所應用的手段為把全部檔案內容借助手工著錄及掃描等辦法存儲至光盤與磁盤之中。在此環境下，工作人員需要有計劃、分重點地實施。在實施過程中，應當堅持標準、健全規則，達到檔案數字信息化的標準效果。特別是應當做到統一的規劃，以應對檔案數字化的大規模實施，并且一定要具備開放性好、兼容性強的計算機處理軟件，以該軟件為中心，在系統內部上下協調，環環相扣，滿足檔案資源交流共享的要求。

（二）定期檢查檔案載體

現今，如果溫度及濕度等外部環境適應，光盤一類的載體使用壽命可以達到100年左右，而縮微膠片一類的載體使用壽命則能夠高于300年[4]，然而即使這樣，我們依然需要采取多種手段促進載體穩定性及應用壽命的提升，其中常規性工作即是適時做好檔案數據遷移工作，若是遇到檔案載體同計算機語言產生變化的情況，便要依照軟、硬件的實際情況，把數字資源由環境升級到新環境，，繼而保證所有的數字資源得以在新環境中能夠應用裕如。另外，檔案館需要形成合作管理模式，注意到資源持續保存與應用需要考慮國內甚至國際的合作，因此檔案館需要同圖書館、各研究所以及政府、軟件硬件供應商等加強合作，以有效增加資源應用時間。

（三）積極確保檔案安全

檔案部門需要形成科學的檔案安全思維，始終堅持防御和防治相結合的策略，依照檔案法、保守國家秘密法、計算機病毒防治法等法律規章，并參考本部門的實際工作情況，形成盡可能完善化的檔案信息安全保護系統[5]。另外，檔案管理者一定要積極謀求自身保密意識的強化，使工作過程中的各種行為均受到嚴格監督與自我監督，有效避免人為因素的影響。而在技術層面，則應當努力增加電子文件與電子檔案密碼的技術含量，且做好訪問控制技術的升級等，用于避免檔案信息在網絡環境下被不法分子訪問與利用的可能性。

（四）提供人才與經費保障

人才和經費的保障對于各行業來說都是基礎性的。對于農業科技檔案數字化管理工作來說同樣如此。首先需要做的是增加人才創新培養，給農業科技檔案數字化以必要人才支持，及時確定引入急需人才、培養既有人才、發掘后備人才的完善科學觀念，將三種觀念妥善結合，統一落實到具體的工作當中去，用以促進數字化管理相關工作人員能力的持續進步。其次要做的是保證必要經費開支，按照自身館藏實際情況，多方籌措，量入為出，形成合理的檔案數字化建設規劃。

四、總結

對檔案加以數字化處理，是檔案館基礎工作之一，同時也是信息化環境下的客觀需求。我們應當努力做好農業科技檔案的數字化管理工作，以冷靜的思維、客觀的精神、務實的態度做好相關工作，努力防止建設數字化檔案館過程中的偏失。

作者:蘭前 單位:寧德市農業科學研究所

參考文獻：

[1]朱旦君.農業科技檔案數字化建設的實踐與思考[J].浙江檔案，2013，06：42-43.

[2]淺析農業科研檔案數字化管理的策略與技術途徑[J].才智，2015，10：18-19.

[3]毛彥芝.淺議農業科研檔案數字化管理[J].安徽農學通報，2014，12：09-11

[4]殷艷.信息化時代農業科技檔案管理人員發展趨勢分析[J].辦公室業務，2015，11：11-14.

[5]劉萌.農業科研院校科技檔案信息化管理體系在科研績效評價中的作用[J].熱帶農業工程，2015，02：36-37.