醫院基建檔案數字化管理研究

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近年來，隨著醫療事業迅速發展，醫院建設規模持續擴大，基礎設施也相應增加，在此過程中形成了大量的基建檔案。在此形勢下，醫院基建檔案的管理愈加重要。從實際現狀來看，很多醫院基建檔案管理都不符合當今的時代要求。落后的管理模式為基建檔案管理工作帶來諸多不便。現如今是數字時代，現代信息技術已經基本實現了全面覆蓋，因此，醫院基建檔案的管理應該加快數字化建設，實現醫院基建檔案數字化管理目標。本文分析了傳統醫院基建檔案管理模式存在的問題及檔案數字化管理帶來的便利之處，提出了醫院基建檔案數字化管理的幾點建議。

一、傳統基建檔案管理存在的弊端

一是占用大量的檔案存儲空間。醫院基建檔案涉及的內容較多，且較為繁雜。如若應用傳統的基建檔案管理模式，會占用大量的檔案存儲空間；二是現如今醫院的基建檔案管理來看，其大多數還采用傳統的檔案管理模式。該模式非常不利于查閱檔案。具體而言，為了查閱基建檔案，工作人員需要完成手工查找案卷目錄、庫房進行紙質檔案的調卷等一系列程序。這些程序過于繁復，費時較長，很有可能耽誤工程建設；三是利用受空間限制。傳統的檔案管理模式主要依靠醫院檔案管理人員進行實體管理方式，實體管理方式存在明顯的局限性，基建檔案管理受空間限制。

二、醫院基建檔案數字化管理的便利之處

一是減少檔案存儲的空間。在信息化時代大背景下，記錄在紙張上面的內容被轉化為電子文檔，在電腦上（光盤或者是磁盤）存儲，不僅信息能被完整保存，還能節省大量存放空間。因此，利用數字化檔案管理模式有利于減少檔案存儲的空間；二是提高了檔案的利用率。采用數字化基建檔案管理模式，通過計算機索引，可以很快地檢索出需要查找的檔案，既能提高基建檔案的查閱速度，又能提升檔案的利用率；三是讓檔案資源實現共享。采用數字化基建檔案管理模式，借助計算機及網絡技術，打破了空間障礙，利用者能通過系統平臺就可以查閱檔案，實現了檔案資源共享。

三、加強醫院基建檔案數字化管理的幾點建議

（一）健全相關檔案數字化管理制度。現階段，醫院基建項目比比皆是，檔案數字化管理任務量非常龐大。但是，醫院基建檔案管理中存在諸多問題，其中最突出的問題是醫院在進行檔案數字化管理時，沒有標準制度作為參照，在具體檔案數字化管理中，出現很多問題。醫院基建檔案管理部門應該根據實際情況，建立一套完整的醫院基建檔案數字化管理標準體系，并按照該體系實施基建檔案管理，以滿足基建檔案信息傳遞、信息存儲、信息利用等管理要求。

（二）完善軟硬件基礎設施建設。實施醫院基建檔案數字化管理模式，必然會借助計算機來實現。因此，做好計算機軟硬件與相關基礎設施建設工作非常必要。在基建項目檔案數字化管理中，完善軟硬件基礎設施建設屬于基礎部分，只有完成該部分工作，才能更好地完成后續管理工作。考慮到此方面，醫院應該增加對檔案管理方面的投入，并將一部分資金或者資源劃分給建設計算機軟硬件技術與設施當中。具體而言，應該從以下幾方面入手：第一，完善醫院計算機硬件配置。檢查計算機網絡設備、相關辦公設備的功能是否存在不足，以免影響基建檔案管理；第二，配備專業的網絡工程與軟件開發與維護人才。這樣做主要有兩個方面的作用，一是便于設立專門的網絡化共建檔案管理平臺；二是確保日常基建檔案管理不出現任何技術性的問題。

（三）制定與強化各項安全措施。醫院基建檔案數字化管理，能為醫院基建工作者帶來諸多便利，但是我們也不能忽視這種管理模式存在的問題。醫院基建檔案數字化管理主要依賴于計算機技術實現規范化管理，但計算機存在軟件漏洞或者系統漏洞等問題，不免會為醫院基建檔案管理造成困擾。基于此方面考慮，有必要有針對性地提高醫院基建檔案管理的安全性。為此，應做到以下幾點：第一，設置安全系數較高的防火墻，必要時增加使用防護軟件，進而減少木馬病毒；第二，針對特別重要的基建檔案資料，實施加密處理；第三，做好檔案備份（檔案數據庫）。綜上所述，對于醫院而言，醫院基建檔案數字化管理需要一步一步地落實。面對如今增多的基建項目，醫院基建檔案管理人員應提高積極性，為基建項目檔案數字化管理貢獻自己的力量，以實現基建檔案存儲、處理、查詢和共享，提升醫院基建檔案管理質量。

作者:熊瑛 單位:湖北省孝感市中心醫院

參考文獻：

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