房屋檔案數字化管理方法研究

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摘要：社會經濟發展，房地產行業實現了良好的進步。由于房屋交易數量不斷增加，因而房屋檔案工作也逐漸復雜。在房地產管理工作中，檔案管理是極為重要的工作內容，隨著信息技術的快速發展，房屋檔案數字化管理成為重要的發展趨勢。本文就房屋檔案數字化管理的意義進行闡述分析，并提出科學的管理方法策略，更好地實現房屋檔案管理。

關鍵詞：房屋檔案;數字化管理;方法

房屋檔案數字化管理是社會發展的重要產物，滿足時展的需要。當前信息技術快速發展，企業應把握時展的機遇，順應社會發展需要，強化數字化、信息化技術的應用，更好地提高企業競爭力。房屋檔案管理在房地產行業中占有十分重要的地位，并發揮著重要的作用，實現檔案的數字化管理能夠保證檔案安全，避免人為或自然災害導致檔案丟失、損害現象的出現，同時提高房屋檔案管理的效率，實現資源的共享，減少重復性的工作，使得房屋檔案管理更加科學，促進房地產行業穩定發展。

一、房屋檔案數字化管理的意義

房屋檔案的數字化管理滿足辦公自動化的實際需要，數字化管理能夠使檔案的服務以及載體形式發生變化，但是其內容和性質是不會發生改變的。傳統的房屋檔案主要是以紙質形式存在的，數字化檔案管理將檔案的實體與日常服務相分離，實體檔案可以作為原始憑證保存到檔案室中，在日常使用時，就需要利用計算機中的圖像、聲音、文字等多媒體信息，發揮計算機網絡設備、管理系統以及數據庫等作用。現如今，我國的房地產行業不斷發展，房地產的業務量也逐漸增加，房地產市場中的登記記錄逐漸增多，由于房產臺賬需要經常的茶語、記錄等，因此容易缺邊少角，紙質檔案管理的方式已經無法滿足房地產檔案管理工作的實際需要。檔案現代化管理逐步推進，人們開始對紙質檔案進行掃描，并將其保存到光盤中，人們可以利用網絡對檔案信息進行查詢。這種數字化的檔案保存方式能夠重復備份，能夠減少工作的負擔，使得檔案管理的壓力得以緩解。房屋檔案數字化管理能夠將檔案的原件有效的保護，對于檔案的利用也十分便利。檔案原件是不可替代的，在管理過程中要保證檔案能夠長時間儲存，并快速的編排、查找，避免檔案被隨意篡改、破壞。實現檔案的數字化管理，原件與掃描件之間能夠相互監督，避免被篡改，隨時查閱能夠隨時獲得結果，能夠很大程度上減少工作人員的工作壓力，也能夠避免檔案原件的磨損破壞。用數據庫將檔案打印出來并編排檔案號，通過軟件實現檔案之間的聯系，檔案室只需要依據編號就可以將檔案進行有序的保存。計算機中儲存的檔案能夠為用戶的查閱提供便利，使原件能夠長時間使用，并對原件進行很好的備份與監督。

二、房屋檔案數字化管理的有效策略

1.提高對數字化檔案管理的重視。以往的房地產行業檔案管理中，工作人員在檔案管理過程中缺乏積極性，由于檔案管理的重視程度不足，檔案管理人員也不注重自身業務水平的提升，數字化檔案管理后，檔案管理人員很難適應數字化管理的需要。在實際工作中需要提高對數字化檔案管理的重視程度，房地產企業的管理者也需要認識到數字化檔案管理的重要性，積極引導檔案管理人員形成管理意識，提高自身的管理能力，更好地為檔案管理數字化提供服務。提高管理者對數字化檔案管理的重視，才能夠更好地引導工作人員，對檔案進行規范化管理，并保證其安全性。

2.完善檔案的數字化管理制度。與傳統的檔案管理方式不同，數字化的檔案管理要實現良好的效果就需要有完善的檔案管理制度作保障，滿足房屋檔案管理的實際需要。進一步優化檔案工作制度、信息管理制度以及保密制度，使得檔案的數字化管理更加規范標準。房屋檔案數字化管理中最為主要的就是檔案的安全問題，要樹立安全保密意識。電子檔案信息是通過數字化的形式儲存在數據庫中，一旦出現安全為，房屋檔案數據信息也會受到損壞。在房屋檔案數字化管理過程中，要強化安全防范，將檔案數據的儲存盤進行有效的保管，科學的使用計算機，避免病毒侵入計算中，影響檔案的安全。

3.完善數字化檔案管理設施的建設。要促進房屋檔案數字化管理，就需要有完善的管理設施作保障，因此在檔案管理過程中要進一步完善基礎設施建設，檔案管理部門要采購先進的檔案管理硬件以及軟件設備，使得檔案數字化管理順利推進。檔案管理人員要依據房屋檔案管理的實際情況，明確房屋檔案管理的數量，了解數字化檔案管理的要求，實現特色化的管理，保證檔案管理達到較高的水平。此外還需要建立完善的信息化資源體系，使得檔案信息能夠共享，建立專業化的檔案管理網站，充分利用檔案資源開展其他工作。

4.建立完善的數字化管理標準。建立完善的數字化檔案管理標準體系能夠使檔案管理實現信息化發展，并且能夠避免標準不統一造成的阻礙。在對房屋檔案錄入、掃描以及傳輸過程中，若數字化管理的標準不統一，文件格式就可能出現差異，格式不同的文件在轉化過程中會遇到一定的困難，使得今后的檔案數字化管理受到影響。建立檔案數字化管理標準時，需要從房地產行業的實際情況出發，對檔案數字化的標準以及內容進行規范，并將標準融入到檔案數字化管理的具體環節中，使得檔案信息的掃描、儲存更加科學合理。

5.做好數字化檔案管理人才的培訓。房屋檔案數字化管理工作需要有高素質水平的管理人員作保障，因此需要強化房地產檔案管理人員的素質水平，形成先進的用人理念，明確檔案數字化管理的要求，聘用更多懂得數字處理知識的人才，形成高素質的檔案管理團隊。同時注重數字化檔案管理人才的教育培訓，不僅懂得檔案管理知識，還能夠熟練的操作計算機，提高檔案管理人員的技能水平，提高其管理能力。還需要強化管理人員的職業道德，更加認真、嚴謹的管理檔案。

三、結語

總而言之，隨著房地產行業的快速發展，房屋檔案管理工作也逐漸受到重視，數字化的檔案管理將成為未來發展的重要趨勢。房屋檔案數字化、網絡化管理能夠使房地產檔案的管理、歸檔、檢索、利用等更加便利，能夠實現高效的房屋檔案管理水平，更好地為房地產健康發展提供好的環境氛圍，有助于城市的數字化發展和進步。

作者:胡朝華 單位:重慶市合川區不動產登記事務中心

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