招投標(biāo)檔案數(shù)字化管理論文

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【摘要】就招投標(biāo)檔案而言，它是工程檔案建設(shè)工作中的重要組成部分，它主要依賴信息化環(huán)境，但也逐漸向著數(shù)字化的方向發(fā)展，并已取得了一些成績(jī)。本文主要是從信息化環(huán)境的角度來(lái)對(duì)招投標(biāo)檔案的數(shù)字化管理進(jìn)行分析，并對(duì)其提出一些創(chuàng)新方法，以供相關(guān)工作人員參考以及促進(jìn)其管理工作有效施行。

【關(guān)鍵詞】信息化環(huán)境；招投標(biāo)檔案；數(shù)字化管理

在建設(shè)工程的進(jìn)行當(dāng)中，要以招投標(biāo)的方式選擇信譽(yù)高、質(zhì)量高的承辦商，而在招投標(biāo)中形成的資料就是所謂的招投標(biāo)檔案，因?yàn)檫@些資料本身的價(jià)值較高，所以必須要對(duì)這些檔案妥善地保管，以保證招投標(biāo)檔案能夠完整，以及更好地發(fā)揮出招投標(biāo)檔案的重要作用，在經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展中更好地發(fā)揮出作用。一直以來(lái)，我國(guó)的檔案主要是紙質(zhì)檔案，招投標(biāo)檔案也是，但在信息化技術(shù)的快速發(fā)展下，招投標(biāo)檔案開(kāi)始利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，把紙質(zhì)檔案改進(jìn)為電子文檔。而對(duì)于招投標(biāo)檔案數(shù)字化的管理來(lái)講，其難度比較大，需要對(duì)管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，以滿足招投標(biāo)檔案在數(shù)字化管理方面的需求。

一、招投標(biāo)檔案在數(shù)字化管理中面臨的挑戰(zhàn)

在信息化時(shí)代，招投標(biāo)檔案逐漸向著數(shù)字化發(fā)展后，檔案的管理效率又得到了有效提高，也可以更方便地利用檔案了。但是，招投標(biāo)檔案逐步走向數(shù)字化，也面臨著不小的挑戰(zhàn)和壓力。首先是檔案的管理人員還沒(méi)有對(duì)自身的傳統(tǒng)思想進(jìn)行改進(jìn)。受到信息化環(huán)境的影響，傳統(tǒng)檔案無(wú)法和數(shù)字化管理的科學(xué)性和先進(jìn)性相比，不管是收集方式，還是管理方式等都得到了較大的改變，但由于長(zhǎng)期受到傳統(tǒng)思想的影響，會(huì)本能地對(duì)檔案數(shù)字化產(chǎn)生抗拒，這不利于檔案數(shù)字化管理工作的有效開(kāi)展。其次，當(dāng)前招投標(biāo)機(jī)構(gòu)的一些配套設(shè)施嚴(yán)重不足，根本不能夠符合招投標(biāo)檔案的數(shù)字化要求。又因?yàn)橹皇敲鎸?duì)檔案的管理部門(mén)進(jìn)行軟件開(kāi)發(fā)，這也就致使檔案的信息系統(tǒng)缺少規(guī)范性和統(tǒng)一性。最后就是檔案的管理工作中沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，這也是檔案數(shù)字化處于較低水平的主要原因，存在這樣的問(wèn)題就不能滿足檔案管理在信息化環(huán)境中的發(fā)展要求。另外，招投標(biāo)機(jī)構(gòu)的技術(shù)人才較少，而且人員的信息化水平不高，也就制約了他們對(duì)數(shù)字化設(shè)備正確的操作，導(dǎo)致數(shù)字化優(yōu)勢(shì)不能更好地發(fā)揮出來(lái)。

二、招投標(biāo)檔案數(shù)字化管理的創(chuàng)新

(一)對(duì)管理的創(chuàng)新。隨著科技水平的提升，社會(huì)的進(jìn)步，人們對(duì)利用檔案信息的要求也更高了。比如招投標(biāo)檔案，有企業(yè)訴求到招標(biāo)單位，可以瀏覽在該單位過(guò)去的招標(biāo)文件和記錄的話，企業(yè)愿意支付費(fèi)用。因此，要在管理上考慮到企業(yè)法人和個(gè)人的要求，而在理念上不要把檔案當(dāng)成包袱，它是可以創(chuàng)收的。之前利用介紹信來(lái)查閱非保密檔案，現(xiàn)在就可以使用信息網(wǎng)絡(luò)這個(gè)平臺(tái)，以及使用電子商務(wù)的交易方法，在加上身份驗(yàn)證，用戶瀏覽網(wǎng)站就像網(wǎng)購(gòu)一樣簡(jiǎn)單。(二)對(duì)技術(shù)的創(chuàng)新。要充分利用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等技術(shù)對(duì)檔案數(shù)字化進(jìn)行創(chuàng)新。以云計(jì)算為基礎(chǔ)的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)是由云計(jì)算的應(yīng)用程序、計(jì)算機(jī)的專用網(wǎng)絡(luò)以及信息安全的設(shè)備等一些構(gòu)成。可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)把紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行結(jié)合。而數(shù)據(jù)挖掘以及分析技術(shù)，給檔案信息化的增值服務(wù)帶來(lái)了更多的想象空間。而且，招投標(biāo)雙方可以在歷史文件庫(kù)里查到相似的案例，這對(duì)理解招投標(biāo)文件、組織招投標(biāo)工作都具有重要的促進(jìn)作用。(三)對(duì)流程的創(chuàng)新。要想使招投標(biāo)工作、檔案的管理工作和數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，就需要標(biāo)準(zhǔn)的流程。雖然已有標(biāo)準(zhǔn)在電子招投標(biāo)中約束了歸檔，但依然是大框架的要求。實(shí)際工作中，檔案工作大多數(shù)由相關(guān)人員進(jìn)行整理。對(duì)流程進(jìn)行更新，將招投標(biāo)工作中活動(dòng)的記錄文件都作為檔案的組成因子，隨時(shí)歸檔、自動(dòng)操作，當(dāng)招投標(biāo)實(shí)際已經(jīng)完成時(shí)，歸檔工作就會(huì)自動(dòng)完成。程序不需要依賴人工、依靠程序來(lái)完成，也就減少由人為因素引起的錯(cuò)誤，提升了效率。不僅要考慮到招投標(biāo)內(nèi)部機(jī)構(gòu)的歸檔和電子招投標(biāo)的結(jié)合，還要考慮到各個(gè)部門(mén)和機(jī)構(gòu)的檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)一入庫(kù)，這就是招投標(biāo)檔案的數(shù)字化管理中體現(xiàn)出的標(biāo)準(zhǔn)流程。

三、結(jié)束語(yǔ)

由于信息化環(huán)境的發(fā)展，信息網(wǎng)絡(luò)讓我們感受到了全新的體驗(yàn)，能夠把不同類(lèi)型的操作系統(tǒng)和終端進(jìn)行連接。而且在這種環(huán)境中，招投標(biāo)檔案的管理也使用了信息化的管理系統(tǒng)，有效地提升了招投標(biāo)檔案的管理效率，通過(guò)現(xiàn)代的數(shù)據(jù)技術(shù)，把招投標(biāo)數(shù)據(jù)進(jìn)行集中，使管理工作更加方便。另外，招投標(biāo)數(shù)據(jù)的備份和多份布放等使數(shù)據(jù)更加的安全。這都使招投標(biāo)檔案在社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展中提供了更充足的保障。以上就是本文以信息化環(huán)境為基礎(chǔ)，對(duì)招投標(biāo)檔案的數(shù)字化管理進(jìn)行的全部分析，找出了其中的突出問(wèn)題，并提出了這些創(chuàng)新意見(jiàn)，以供相關(guān)工作者參考。

【參考文獻(xiàn)】

［1］劉娟.淺議實(shí)現(xiàn)招投標(biāo)檔案優(yōu)化管理的目標(biāo)[J].城建檔案,2013(02):15.

［2］張音.淺談檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)與弊端[J].黑龍江科技信息,2009(02):05.

作者:章寧康 單位:江蘇省丹陽(yáng)市公共資源交易中心