報業檔案數字化管理論文

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摘要：當前，新聞事業得到了蓬勃的發展，尤其是新媒體技術的應用更是促進了信息化的進程，報社在經歷了日報、晚報、周報等紙媒形式的變化后正朝著現代化的網絡形式過渡，很多報社增設了電子閱讀方式，如官方的微博、微信，或者開發了新聞網、商務網以及手機新聞客戶端等多種新聞傳播途徑。因此，關于圖片、音像等檔案的管理工作就變得十分重要。基于此，本文分析了報社檔案實現數字化管理的主要內容，闡述了數字化檔案管理的重要性，進而探討了報業檔案數字化管理的優勢，以供參考。

關鍵詞：報社；檔案管理；數字化；優勢分析

以往如果要從一個合訂資料中找出一篇文章需要花費大量的時間，所以有許多新聞檔案歸檔后，被利用的情況很少，而新興的數字化檔案管理方式有著良好的性能，方便了人們的信息存儲以及調取閱覽。此外，報社還配備了備用的服務器，這樣當主服務器發生故障時，可以最快地恢復工作。因此，信息化環境下檔案管理的價值可以更好地實現。 

一、報社展開數字化檔案管理的具體內容

第一，達到數字信息的有機結合。現階段，隨著以往媒體其受眾群體日益縮減，更多的人喜歡借助新媒體方式來捕獲各樣的信息。報社有著強大的采編人員，因此在采集信息、解讀分析上具備較大的優勢。通過電子檔案管理體系，可以促進各類新聞資源的結合，進而將媒體的優點更好地展示出來。第二，報社新聞報道的方式相互融合。新媒體技術的傳播具有效率高的特征，各類信息達到了高速的流通，甚至可以跨越式地流動，客戶隨時可以閱覽信息。第三，和以往的技術相結合。建立現代化檔案管理的數據庫，強化了對以往媒體相關數據的收集與處理工作，進一步堅實了信息的資源。另外，與以往的媒體合作，強化了信息新聞的生成，進而豐富了重要新聞的內容，給客戶帶來了更多優質的新聞產品，為報社的新聞生產以及傳播帶來了巨大的支持。

二、數字化檔案管理在報社中的具體應用

（一）檔案管理程序。一是相關記者采集新聞資源時，將客戶的姓名與密碼登錄到系統中，網上傳輸采編的新聞信息。二是記者隨時修改之前上傳過的新聞信息等相關操作。三是客戶查閱全部的新聞內容，卻不可以私自操作。四是報社主編統計新聞。五是新的客戶需要管理員配置其用戶名及密碼。（二）相關模塊。一是采集新聞的模塊。此模塊能夠上傳與編輯相關的新聞內容。記者登陸相關的系統以后，上傳原創的稿件同時具體地編輯與修改。二是新聞查詢模塊。客戶能夠按照資料的名稱展開查詢。查詢的結果一般有資料的錄入記者、時間及內容等。三是對模塊進行分析與統計。查詢或統計記者已經上傳過的新聞或文稿。可按照不同的要求對部分信息加以對比。四是客戶管理模塊。在這一模塊里客戶可以自行修改密碼，客戶的用戶名一旦確認后就不可更改了。新登錄系統中的用戶，通過相關的管理員統一對用戶名與密碼進行分配，并將相關信息輸入到數據庫中，進而達到新用戶信息的建立。

三、報社實現數字化檔案管理的作用

（一）有效配置資源，提升工作效率。在報業的檔案管理工作中引進了計算機技術，通過計算機強大的儲存功能保存了行業中各樣的業務、活動等檔案資料，以達到檔案收、發、存、用的統一化，進而促進了檔案數據的共享，便于客戶隨時進行信息的查詢、閱覽和應用，節約了時間與人力，提升了檔案管理的工作效率。另外，應用數字化的管理方式，還會壓縮以往紙質檔案管理的空間，使信息的保管簡易化，同時增強了保密性。（二）給新聞報道帶來足夠的信息。新聞主要是對最新事實的，在最快時間保障事實的準確性與新鮮感，這需要相關記者事先做好充足的準備工作。其中收集材料作為新聞采訪過程中的一項關鍵環節，也是打造優質新聞的前提，新媒體技術有利于收集更多更全面的新聞信息。在具備豐富信息資料的條件下，就可以依據需要挖掘事情的發展脈絡，進而抓住事物的本質，在進行新聞報道過程中更好地體現其真實性與客觀性。（三）給新聞報道帶來可信度高的背景信息。較好的背景可以說是優質新聞的重要條件。檔案恰好可以作為新聞背景資料的主要源頭。在展開新聞系統分析過程中，運用很多背景新聞進行報道稱為解釋型的報道。如著名的《紐約時報》等報刊皆是以這種報道為主。國際上應用檔案信息作為背景一般被巧妙地用于新聞寫作中。因此，借助數字化檔案管理能夠有利于將固化難查的檔案轉化為靈活可用的資料，經過歷史性信息的論述，可以客觀地對事情作出分析，有利于大眾對新聞事件的理解，并將事件的發展進行合理化地延伸，進面增進了客戶對新聞的深刻感知，同時也增強了新聞的魅力。

四、報社實行數字化檔案管理的優勢

（一）提升了檔案辦公的效率。引進數字化檔案管理體系以后，按照報社每個人的工作行為，系統可以應用不一樣的輔助功能。如記者進行新聞采寫時，系統可以輔助其錄入、上傳、查閱最新的事件；若記者要想對上傳的新聞加以改進，依據本身的權限可以修改上傳的相關新聞內容；若記者或編輯需要紙質類型的新聞，能夠通過服務器進行下載并將相關信息打印下來；若有人要進行檔案的歸類或者統計時，可按照本身的權限達到這種功能。這樣，與傳統的手工檔案管理工作相比，極大地提升了辦公的效率。（二）增進了交流與資源的共享。檔案的數字化管理，應用局域網將報社中各個部門以及報社與同行業之間的關系拉近了許多，隨時可以交流與傳輸相關的檔案資料，方便了檔案信息的共享，提升了檔案的利用率。尤其是對報社而言，檔案的資源共用表明了信息的共享，經過報社中大量信息的應用與融合，既可帶動本報社的發展，又可強化同行間信息的交流。經過檔案信息的共享，新聞記者可以隨時查詢所需的信息，不用受到空間或時間的限制。此外，報社為進一步推動檔案管理的數字化進程，還要培訓一批專業程度較高的管理團隊，應用多種方式強化職工的專業水平，進而提升報社工作人員的綜合素質。（三）提升了文件的安全性能，便于長期保存。第一，在應用了用戶的管理權限模式與相關的技術認證后，對資料的保管與傳送更為安全、可靠。因為只有具備權限的專業人員才可展開相關的傳輸與查閱，在一定程度上抑制了信息資料的泄露。第二，若全部資料皆以紙張的形式來保存的話，勢必面臨著長時間后紙張的損壞，而應用數字化資源管理，可以很好地解決這一問題。只要做好相關的備份工作，且服務器保持正常運轉，就可以充分達到保存的需要。

總之，報社是現階段我國媒體領域中一個主要的構成。隨著時代的不斷發展，對檔案的管理提出了更高的要求，在信息化時代與市場競爭日益激烈的形勢下，各個報社都應不斷加強檔案的有效管理，推行檔案管理的數字化模式，提升檔案資源的利用率以及檔案信息的安全性能，進而為報社的長久發展提供可靠保障。

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作者:林劍平 單位:溫嶺日報社