城市建設檔案數字化管理措施

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摘要：城市建設檔案數字化管理不僅是現代城市發展的需要，同時也是數字化時展中的基本理念，在城市檔案建設過程中數字化管理也已經受到了關注與重視，但從目前來看城市檔案建設還存在一定問題，還需要進一步采用數字化手段來進行檔案管理，為社會提供科學服務。

關鍵詞：城市建設檔案；數字化管理；相關措施

一、城市檔案建設數字化管理現狀

（一）信息泄漏。城市檔案信息是城市發展和建設的重要信息來源，具有保密性特點，除一些對外公布資料，大部分都應嚴密處理。但目前在城市檔案數字化管理過程中，數字化技術的應用導致大量城市檔案建設信息產生泄漏，部分網絡黑客或不法分子對城市檔案信息進行篡改，或是對信息系統進行攻擊，從而盜取城市建設的檔案信息，對城市檔案信息安全性造成了嚴重的影響[2]。與紙質檔案資料管理工作相比較而言，雖然數字化管理手段提高了檔案信息管理效率，但其安全性卻明顯降低。（二）起步難。城建檔案初步階段需要打破傳統的手工操作理念，應用數字化信息來代替傳統的紙質資料，在城市發展中需要對各項檔案信息資料進行整理，并將信息錄入到系統中去實現統一管理。但在系統建設初期，網站建立，搜索引擎及項目制造等都需要大量人力資源及物力、財力資源的投入，加大了數字化城建檔案管理的難度，而不同城建管理單位在數字化管理中存在管理模式的差異，導致城市檔案建設資料管理工作難以實現統一化管理，對后期資料利用帶來一定的影響。（三）信息缺失。在城建檔案管理中信息網絡并不十分穩定，容易造成資料缺失，從而影響都檔案管理的有效性。在傳統紙質檔案信息管理中，信息資料通常會相對穩定，基本不會發生改變，在數字化管理模式中，無論是硬件問題，軟件問題或是網絡問題、人為因素等都會對檔案資料穩定性帶來影響，使檔案資料造成缺失。在城市檔案信息建設中一些重要資料缺失則會對檔案建設完整性與全面性帶來嚴重的影響，也為后期的城市建設及檔案利用帶來不便。

二、城市檔案建設數字化管理措施

（一）加大對基礎設施建設力度。在城市檔案數字化管理中應通過數據庫系統來進行統一管理，利用數據集成設施和網絡設施來進行改造升級，形成統一的服務系統，為城市建設與發展提供可靠的信息資料依據，而在城市基礎設施建設中網絡環境、硬件環境與系統軟件是其重要組成部分。網絡環境主要包括公眾網絡、局域網絡，使各個單位、部門和城建檔案館的聯系加強，并通過多種技術來對城建檔案實現數字化管理，在數字化管理中還要做好硬件設施建設，如數字化管理設備、服務器與網絡通訊設施等，如軟件系統則是在城建檔案管理中對系統的開發與建設，包括數據庫管理系統、系統軟件和操作系統等，通過和數據庫系統來進行檔案信息資料錄入，在數據傳輸中加以應用。總之，在城建檔案數字化建設過程中網絡建設是其首要前提，在網絡環境中主要包括有內部網與外部網，是城建檔案資料數字化管理主要渠道，相關人員應引起重視。（二）管理工作合理規劃。在數字化城市檔案建設中應做好初期的準備工作，對各項工作進行科學合理的規劃，確保后期工作順利實施。在將紙質檔案向電子檔案轉換中應做好對各個方面的檔案資料進行詳細調查，并及時、全面的了解檔案數量及其類型，將資料進行分門別類的規整，在整理中還要根據相關標準整理其條目，在搜索引擎制作中可以根據其相關條目來找到所要查找的資料或檔案信息。（三）加強對專業復合型人才的培養。城建檔案數字化管理是在傳統紙質檔案資料管理的基礎上采用現代先進的技術對城市建設與開發中所產生的各項資料進行統一化管理的一項工作，打破了傳統紙質資料與手工操作的局限性，其管理效率與管理質量都得到明顯提高。同時數字化管理中對于人員要求素質和專業性較高，要求具有一定的專業管理知識，還要具備一定的計算機基礎操作能力和專業應用知識，對數據庫開發和建設方式全面了解與掌握，才能有效、準確的將電子檔案錄入到數據庫中。檔案館應加強對復合型人才隊伍的培養，確保人才隊伍具有良好的團隊創新能力，且各個人才隊伍層次分明，結構配置合理，適應現階段數字化城市檔案建設的發展需求，在人才培養過程中以復合型人才培養為核心，加強對管理型人才隊伍的建設，并根據城市檔案建設管理需求及其相關業務來明確分工，加大對網絡設計開發、數字檔案專業理論和實踐性人才的培養力度，并積極引進檔案信息研究和信息加工收集等的優秀人才，滿足城建發展需要，提高檔案建設的數字化管理效率及質量，為城市檔案建設管理的數字化發展提供充足的人才。（四）數字化管理模式推廣。隨著科技發展和社會進步，城建檔案數字化管理工作是適應信息化時展的必然要求，對于城市建設來說也是必然的發展趨勢。在城建檔案數字化管理中應該突出數字化建設的現實意義，并在檔案建設中加大對數字化技術與科學技術的投入力度，在檔案管理中積極采用數字化管理理念和管理模式，充分發揮城建檔案管理部門的職責，激發每一個檔案管理人員的工作意識，推動數字化檔案管理工作的發展與進步，對城市建設與發展提供科技支持和豐富的信息資料支撐。由于城建檔案管理部門是一種特殊的部門，集中了社會各項資源，因此在檔案建設中應該對數字化檔案管理工作予以重視，每名管理人員應充分意識到自身的職責，不斷提高自身的專業水平和綜合素質，提高檔案管理效率與質量，同時建設檔案管理服務平臺，分別建設內部與外部數據庫服務系統，其中外部數據庫供社會公眾公開查閱，而內部資料則不便對外開放。在建設過程中應建設統一的門戶，從而促進資源共享。在內部應建設資源利用平臺，便于內部資料查找，并對相關資料進行加密處理，防止出現資料泄露的現象，同時定期對資料進行備份，避免因系統不穩定導致資料丟失?？傊跀底只瘷n案管理模式的應用和推廣過程中，相關部門應認真履行自身職責，才能確保城市檔案建設管理水平提高。

三、結語

檔案資料在城市發展與建設中起著重要的作用，為數字化城市的發展和推進具有積極的意義。在數字化城市發展理念下，傳統檔案管理模式已經不適應城市發展需求，由此可見，城建檔案的數字化管理不僅僅是數字化城市發展的要求，同時也是信息時展的需要，是城建檔案管理工作今后必然的發展趨勢。為此，城建檔案管理人員需要積極克服自身的不足之處，不斷完善自身的專業知識水平，豐富自身的工作經驗，提高對數字化檔案管理工作的認識程度，在現代城市發展與建設中提供科學的依據。

參考文獻：

[1]紀紅麗.數字化時代城建檔案管理技術創新發展措施分析[J].中國高新區,2017(11):146.

[2]李菱.關于城建檔案管理的數字化建設問題研究[J].辦公室業務,2016(19):30.

作者:黃樟玉 單位:寧德市住建局城建檔案館