圖書館紙質檔案數字化管理研究

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一、紙質檔案數字化管理

1、資管建設，資源開發，應加大對檔案目錄數據庫的建設力度，做好相關重要文件檔案的收集與整理工作，將其以圖片、音頻或視頻文件等方式保存。數字文件具有許多顯著優勢，除了可對原始檔案起到優良的保護之外，使用起來也極為方便。將紙質檔案進行數字化處理，可有效保護原始檔案。

2.易于電子歸檔及電子檔案管理，電子歸檔實現了傳統紙質檔案向數字化的飛躍，不再受到傳統文檔管理局限性的束縛，而最大程度上為圖書館藏增加了存儲空間。不管檔案的類型以及層次，盡管現如今還在研究它的組成、自主以及管理模式，但數字化的趨勢是勢不可擋的。

二、紙質檔案管理工作存在不足

1.學歷結構年齡結構的單一性和低層次性，隨著計算機網絡技術得到廣泛的使用，在紙質檔案也應得到響應和應用，然而，由于圖書館檔案管理工作人員的綜合素質并不高，許多單位也并未意識到圖書館工作的重要性，在他們看來紙質檔案的管理工作并元重要性可言無關高校發展大局。

2.缺乏專業技能培訓，由于高校中的檔案管理工作人員一般沒有經過專業的培訓，檔案管理與信息化建設方面的知識較為薄弱，因此在管理檔案上具有較大的主觀性，缺乏合理科學的管理理念。而又因并未對檔案管理工作人員進行再教育，因此在很大程度上影響了檔案信息化的進一步發展。

三、改進高校圖書館檔案管理工作的建議

1.凸顯檔案意識，健全管理制度，圖書館的全體工作人員應該深刻的認識圖書館檔案資源作為有效信息資源的寶貴性，重新審視檔案工作的重要性，從思想的高度上認識和重視檔案工作突出檔案意識；從工作的高度上建立健全管理制度，為保障檔案工作的有序運行提供保障，這些是做好圖書館檔案管理工作的基礎。

2.強化電子意識，提升管理水平，現如今，信息技術已經得到了大量的使用與普及，電子文件種類日益豐富，檔案信息化需求也明顯提升，在紙質檔案具體工作過程中或多或少會面臨一些問題。使用數字化檔案之后，通過計算機技術來檢索相關文件，檢索的效率以及精準度可大幅度提升，此外，借助互聯網，使用者能夠迅速查找到自己所需要的文獻資料進行教學和科研，大大地降低了人力物力財力，不必像以往一樣在一本本一卷卷的紙質資料中查找。另外，圖書館也可以利用網絡，在校園網絡中實行非保密信息的公開，比方說規章制度以及學校通知等，可大大提高檔案資源的利用率，從而達到主動服務。

3.做好培訓工作，提升人才素質，其一，從管理的本質出發，管理服務的對象是人，主體也是人，為提高圖書館管理工作的有效性就應該著手于提高管理人員素養和服務理念，改善高校圖書館檔案管理。其二，高校圖書館應為檔案工作人員制定學習培訓計劃，為提高管理的有效性和質量提供更多的提升渠道，使管理人員能夠自如應對高校中檔案工作的新要求，為育人、科研和服務工作提供針對性的檔案服務。

4.運用數字化信息系統，科學系統管理，第一，我們應恰當運用科學技術提高圖書館的工作效率。數字化信息管理系統可以迅速地采集有用利用價值的信息資源。系統會將收集到的資源信息及時進行處理和保存，數據儲存安全性高，且易于備份，查閱簡單方便。此外，檔案部門還可以通過網絡直接采集有用的資源。例如浙江大學的圖書館檔案管理系統就充分的發揮了系統軟件優勢，比傳統的紙質檔案管理時提高了幾倍的工作效率。第二，為了實現管理的體系化和一體化發展，高校有必要建立科學的管理系統。這不僅為包括學生、老師等內部人員提高查閱的資料和載體，也為各個高校之間進行館藏交流提供根據和經驗，以更好地提高高校整體的館藏管理。

5.使用紙質文檔數字化外包服務隨著創新時代的到來，外包服務成為了一個熱門的話題。由于高校圖書館如果自己進行紙質檔案的數字化工作，那么必定會耗費巨大的人力與財力，需購買專業的修圖軟件以及掃描儀等，除與此同時，檔案實施數字化管理之后，必須有相應的軟件作為支撐。目前，伴隨著外包公司的專業化發展，采用數字化外包服務可以在減少管理成本的同時大大提高管理效率，并且外包公司所提供的服務十分全面，不論是文件采集、存儲、檢索以及共享等操作均可實現，較為適合高校圖書館檔案數字化管理的需求。

6.加強資源共享和個性化服務的有機融合為打破圖書館之間的封閉局面，建立一體化系統如讀者分析系統，可大大提升信息的傳遞效率，此外，根據學科來建立相應的數據庫，可讓各類讀者的需求均得到滿足。結束語隨著數字化的不斷進步與普及，高校圖書館紙質文檔的管理要求將進一步提升，作為高校，要堅持一人文本的原則，建立科學的紙質文獻與圖書數字化管理系統，完善圖書館基礎服務設施，提高人員服務，促進圖書館資源共享，提高管理水平和大學生的綜合素質。

參考文獻：

[1]陳文英,陳開魁,林慶珍,曾力旺,徐遲默.農業科研檔案數字化業務外包的可行性探究[J].安徽農業科學,2017(31).