醫(yī)院聲像檔案數(shù)字化管理研究

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摘要：聲像檔案作為一類特殊載體的檔案資料，其在內容征集、歸檔要求和檢索利用等方面有其自身特殊要求。本文在分析了醫(yī)院聲像檔案的特點及數(shù)字化內容的基礎上，針對醫(yī)院聲像檔案的數(shù)字化要求，提出了具體的數(shù)字化管理方法，對做好新時期醫(yī)院聲像檔案數(shù)字化管理工作，提升醫(yī)院聲像檔案在醫(yī)院發(fā)展和管理中的應用價值具有積極的現(xiàn)實意義。

關鍵詞：聲像檔案；數(shù)字化管理；數(shù)據(jù)傳輸；醫(yī)院概述

聲像資料在記錄醫(yī)院發(fā)展、反映客觀事物等方面，有著傳統(tǒng)文字檔案無法替代的重要作用，也是醫(yī)院檔案管理的重要內容，聲像檔案作為醫(yī)院檔案的重要組成部分，主要包括相片、錄像帶、錄音帶，以及由錄像帶編輯而成的光盤等。作為一類特殊載體，在內容征集、歸檔要求和檢索利用等方面有其自身特殊要求。因此，積極探索醫(yī)院聲像檔案及其數(shù)字化管理具有積極的現(xiàn)實必要性和重要性。

1醫(yī)院聲像檔案及其特點

醫(yī)院聲像檔案醫(yī)療機構在從事醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)管理及臨床診療活動中形成的、具有保存價值的，且以音像等形式為載體，并輔之以文字說明的歷史記錄，醫(yī)院聲像檔案又叫視聽檔案或音像檔案。與傳統(tǒng)的文字檔案不同，醫(yī)院的聲像檔案有其較為顯著的特點：1.1形象直觀性。聲像檔案記錄了診療活動以及醫(yī)院行政管理過程中的聲音、圖像，反映了醫(yī)院業(yè)務開展過程中的直觀形象。醫(yī)院聲像檔案較多，如CT片、文明創(chuàng)建視頻短片。這些聲像檔案以畫面和聲音的可視、可聽性將現(xiàn)場原景原聲原貌記錄下來，從而給人以時空感和真實感。這種明顯的形象直觀性是文字檔案所無法替代的。1.2載體多樣性。從載體來看，文字檔案主要依附于紙張，而醫(yī)院聲像檔案信息所依附的載體有照片、幻燈片、縮微膠片、光盤、磁盤、錄音錄像制品等等，醫(yī)院聲像檔案載體的多樣性增加了檔案管理的難度，也使得醫(yī)院聲像檔案管理的要求更高，但與此同時，醫(yī)院聲像檔案的內容則更為豐富和多樣。1.3記錄原始性。醫(yī)院聲像檔案自身形成的過程也決定了聲像檔案在記錄診療活動、存儲醫(yī)院行政管理活動的初始第一手資料。記錄原始性作為醫(yī)院聲像檔案的本質屬性和根本特點，真實地記錄了醫(yī)院從小發(fā)展壯大的歷程、風貌，也是醫(yī)院院史院貌的最真實、最原始的詳細資料。1.4保管特殊性。醫(yī)院聲像檔案的載體材料與紙質檔案不同，其主要是由感光材料、磁性材料等構成，與醫(yī)院的紙質檔案不同，聲像檔案的容量大且空間所占較小，但對光、磁、震、光等外在條件要求較高，醫(yī)院聲像檔案保管條件的特殊性，也決定了其使用壽命的長短，要根據(jù)醫(yī)院聲像的特殊材料，不斷增強聲像材料的耐久性，做好特殊載體檔案的保管。

2醫(yī)院聲像檔案數(shù)字化內容

2.1醫(yī)院錄音檔案數(shù)字化。醫(yī)院錄音檔案數(shù)字化，通常是利用音頻數(shù)據(jù)線將錄音筆或磁帶機等原始錄音的耳機接口與計算機話筒的接口進行連接，再利用盒式錄音機的播放以及計算機中安裝的播放軟件進行接收，從而將原始的音頻數(shù)據(jù)信號轉化成為數(shù)字信息，并將數(shù)字信息保存至計算機硬盤中或者移動硬盤中。2.2醫(yī)院錄像檔案數(shù)字化。醫(yī)院錄像檔案數(shù)字化，主要是將已經攝錄的視頻資料采集卡植入電腦主板的插槽中；利用視頻數(shù)據(jù)線將計算機與錄像播放機連接，在視頻數(shù)據(jù)線的兩邊擁有“紅黃白”等三色插頭，將兩個連接線分別對照著顏色一一連接。錄像檔案數(shù)字化通常是先用視頻采集卡將視頻資料集成AVI文件格式，再將其刻錄成VCD或DVD格式保存。2.3醫(yī)院照片檔案數(shù)字化。醫(yī)院照片檔案數(shù)字化，是將照片掃描后，將其轉化成為數(shù)字信息，并將其入檔存儲。目前醫(yī)院照片檔案數(shù)字化的掃描儀主要由平臺式和相片掃描儀兩種，前者具有質量好、速度快等優(yōu)勢，而后者則像素高，也是較為專業(yè)的照片數(shù)字化常用到的儀器設備。

3醫(yī)院聲像檔案數(shù)字化要求

近年來，隨著大數(shù)據(jù)、云計算技術的應用和發(fā)展，醫(yī)院聲像檔案數(shù)字化管理成為發(fā)展的趨勢，也是新時期醫(yī)院聲像檔案管理的必然結果，能夠有效提升聲像檔案的管理效率和利用價值的發(fā)揮。為確保醫(yī)院聲像檔案質量，在不同類型的檔案數(shù)字化過程中應遵守具體原則和要求。3.1數(shù)字化流程規(guī)范性。醫(yī)院聲像檔案數(shù)字化應嚴格按照流程要求，進行規(guī)范操作，例如，采用國際通用軟件系統(tǒng)、技術標準、聲像格式進行規(guī)范操作，若存儲格式不統(tǒng)一、軟件應用系統(tǒng)不兼容，勢必會增加后期數(shù)字化共享難度，提高數(shù)據(jù)存儲的傳輸效率，便于聲像檔案數(shù)字化采集、存儲和傳輸及利用。3.2數(shù)字化應用專業(yè)性。聲像檔案的數(shù)字化應用離不開多媒體、計算機以及信息網絡技術和采編技術。除了要求檔案管理人員掌握一定的專業(yè)檔案管理知識外，還要求其掌握一定的攝像、編輯、計算機應用等數(shù)字化技術，以滿足聲像檔案數(shù)字化應用的專業(yè)化需求。3.3數(shù)字化管理安全性。與傳統(tǒng)的紙質介質不同，聲像檔案的數(shù)字化對服務器的性能要求，備份介質材料的選用，存儲空間的容量，以及聲像檔案的訪問設置等等要求較高，這就要求在做好醫(yī)院聲像檔案管理過程中，確保聲像檔案信息存儲的安全性，防止重要檔案信息被計算機病毒侵害或存儲介質的損毀而丟失。

4醫(yī)院聲像檔案數(shù)字化管理方法

根據(jù)醫(yī)院聲像檔案的不同類型，在數(shù)字化過程中的要求和采取的方法差異較大。具體來說：4.1照片、底片檔案數(shù)字化。針對醫(yī)院日常行政管理和業(yè)務活動中產生的照片、底片等檔案，這一類檔案的數(shù)字化相對簡單，即，利用掃描儀或擁有刻錄功能的計算機即可實現(xiàn)其數(shù)字化。醫(yī)院檔案管理部門利用掃描儀對照片、底片檔案進行統(tǒng)一掃描，并將其保存至磁盤陣列，統(tǒng)一格式后上傳至數(shù)據(jù)庫。具體操作時應注意：底片掃描儀應選用專業(yè)底片掃描設備；照片掃描儀選用A4幅面的掃描設備；照片及底片應根據(jù)尺寸大小設置相應的分辨率，≥5寸，應設置300DPi分辨率；＜5寸，應設置600DPi分辨率，照片統(tǒng)一采用JPEG或PNG等。4.2錄音帶、錄像帶數(shù)字化。選用卡帶式錄音機或錄像機播放錄音帶、錄像帶，計算機應具有聲卡、視頻采集卡和光盤刻錄功能，安裝專業(yè)的音視頻采集編輯軟件。錄音帶數(shù)字化后應保存為MP3、RM或WAV格式，聲像檔案的數(shù)字化應還原原始檔案和電子文件存儲之間的平衡點，并根據(jù)不同的利用方式，選擇不同的數(shù)字化標準和存儲格式，并封存好原始聲像檔案材料，最大限度地保存好原始聲像檔案資料。4.3建立聲像檔案索引系統(tǒng)。隨著醫(yī)院發(fā)展規(guī)模的不斷擴大，聲像檔案資料的數(shù)量和規(guī)模也呈現(xiàn)出較大幅度的增長態(tài)勢，應本著安全、便捷、有效地原則建立一套簡便的索引系統(tǒng)，方便對聲像檔案檢索、查詢、利用和閱讀。具體來說，可參照檔案著錄原則，以及數(shù)據(jù)庫規(guī)范化建設要求，基于Excel建立簡便的索引系統(tǒng)，索引內容應包括聲像檔案的設置時間、地點、事件、對象及任務等，并做好分類編排和編號，形成完整的目錄，以便于后期在檢索時只需輸入檢索詞或者字段即可實現(xiàn)檢索效果。4.4搭建實時共享平臺。目前，醫(yī)院信息管理系統(tǒng)平臺建設已經十分成熟，依托醫(yī)院的局域網構建聲像檔案數(shù)字化網絡傳輸，最終實現(xiàn)聲像檔案資源的共享。將醫(yī)院的聲像檔案資料進行數(shù)字化信息采集、編輯和存儲，并將聲像檔案數(shù)字化信息壓縮后上傳至網絡服務器的數(shù)據(jù)庫中，在醫(yī)院局域網中建立聲像檔案系統(tǒng)查詢導航，利用實時性和連續(xù)性較強的流媒體（StreamingMedia）點播技術實現(xiàn)聲像檔案資料的查詢、閱讀和利用。

綜上，隨著信息化、網絡化和數(shù)字化發(fā)展在醫(yī)院檔案管理領域中的應用，醫(yī)院聲像檔案數(shù)字化管理是適應時展的現(xiàn)實需要。做好醫(yī)院聲像檔案數(shù)字化管理，應根據(jù)聲像檔案的數(shù)字化內容及具體要求，積極做好醫(yī)院聲像檔案數(shù)字信息的讀取、采集、備份、傳輸和利用，并做好聲像檔案數(shù)字化應用和管理安全，切實發(fā)揮醫(yī)院聲像檔案在行政管理和業(yè)務診療中的應用價值，為醫(yī)院各項工作提供優(yōu)質高效的內容和服務產品。

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作者:韓雪 單位:臨沂市中心醫(yī)院