檔案數(shù)字化管理與信息安全分析

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檔案的數(shù)字化管理隨著信息化社會(huì)的建立和發(fā)展已成為一種必然。信息永久全真保存、方便利用者查閱、無(wú)紙化管理辦公和低成本原件長(zhǎng)期保存是數(shù)字檔案的直接特點(diǎn)。因此，全國(guó)許多檔案館都在積極建設(shè)數(shù)字化檔案館，開(kāi)展檔案的數(shù)字信息化改造，為廣大利用者提供方便快捷的檔案服務(wù)。然而，在檔案數(shù)字化發(fā)展給我們帶來(lái)諸多便利的同時(shí)，檔案數(shù)字化后的安全問(wèn)題已成為除數(shù)字檔案真實(shí)性、唯一性之后的又一重要問(wèn)題。檔案信息安全不僅關(guān)系到檔案信息的真實(shí)性、檔案的安全性，也關(guān)系到個(gè)人的信息保密性，所以應(yīng)該很好地加以研究和重視。

一、檔案數(shù)字化及其發(fā)展的必要性

所謂的數(shù)字檔案，是指相對(duì)傳統(tǒng)的信息與紙質(zhì)載體一體而言的一種信息與載體分離的數(shù)字化形式。其特點(diǎn)是載體是數(shù)字信息，可通過(guò)編輯軟件進(jìn)行修改，可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)或存儲(chǔ)器向外傳播，可通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行快速檢索，可提供給不同區(qū)域的多個(gè)用戶同時(shí)使用，必要時(shí)還可以下載保存等等。正是因?yàn)闄n案數(shù)字化的以上特點(diǎn)構(gòu)成了數(shù)字檔案的真實(shí)性、唯一性、安全性等方面的問(wèn)題。因此，有必要結(jié)合信息安全基本方法更加深入地研究和探討檔案數(shù)字化管理的新方法和新問(wèn)題，建立數(shù)字化檔案從生成到歸檔的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)密切相關(guān)、互為保證、相對(duì)獨(dú)立的運(yùn)行管理模式，從制定相應(yīng)的管理制度和采取必要的技術(shù)手段兩方面規(guī)范和保障數(shù)字檔案的真實(shí)性、唯一性和安全性，同時(shí)也要從法律上保障數(shù)字檔案的有效性。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步、信息爆炸式的發(fā)展、事業(yè)飛速擴(kuò)張和對(duì)外交流日益增多，傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案管理已無(wú)法滿足檔案管理者和使用者要求。檔案數(shù)字化處理技術(shù)進(jìn)步、計(jì)算機(jī)的普及和網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，為檔案數(shù)字化管理提供了技術(shù)和應(yīng)用上的可能。因此，檔案的數(shù)字化管理是大勢(shì)所趨，特別是對(duì)于單套制已成發(fā)展趨勢(shì)的今天，更應(yīng)該及早重視檔案數(shù)字化發(fā)展和普及。

二、信息安全及其重要性和主要措施

信息安全是指信息在生成、采集和傳輸中，不受人為或自然因素影響，或在遭到破壞、更改、泄露等情況下，信息的保密性、完整性、可用性、真實(shí)性和可控性依然可以保證，系統(tǒng)依然可以連續(xù)可靠正常地運(yùn)行，信息服務(wù)依然可以進(jìn)行。目前保障信息安全主要采取的措施如下：（1）構(gòu)建安全硬件構(gòu)架：采用高穩(wěn)定性、高可靠性、高可用性的硬件設(shè)備。（2）軟件防護(hù)：采用防火墻防止外來(lái)攻擊；采用殺毒軟件，去除外來(lái)病毒對(duì)信息系統(tǒng)的傷害，防止信息外泄、篡改和破壞等。（3）網(wǎng)絡(luò)保護(hù)：采用物理的、分區(qū)域、分等級(jí)等方法，防止有意或無(wú)意的對(duì)信息系統(tǒng)服務(wù)器和用戶終端的破壞。（4）建立安全管理體系：大量事實(shí)證明，信息安全的最大隱患來(lái)自內(nèi)部，因此建立、健全內(nèi)部的信息管理制度十分重要。

三、檔案數(shù)字化管理與信息安全的主要問(wèn)題

檔案是指在社會(huì)活動(dòng)中所形成的有保存價(jià)值的文字、數(shù)據(jù)、圖表、聲影等不同載體的材料。它們是社會(huì)發(fā)展和歷史的見(jiàn)證。隨著社會(huì)歷史的發(fā)展，檔案館存儲(chǔ)的檔案量急劇增多，形成巨大而內(nèi)容豐富的館藏資源，如何收藏、管理和利用好檔案資源已成為各個(gè)檔案館必須很好解決的問(wèn)題，是社會(huì)管理工作的重要問(wèn)題。信息社會(huì)下的檔案數(shù)字化管理是解決檔案收藏、管理和利用的最佳手段。要逐步實(shí)現(xiàn)館藏檔案的數(shù)字化、信息網(wǎng)絡(luò)的安全化、檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、信息利用的全員化。然而，筆者認(rèn)為就目前檔案數(shù)字化管理與信息安全方面還存在許多有待解決的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下方面：1.認(rèn)識(shí)上的不足。多年來(lái)，檔案工作一直處在“重收藏，輕利用”的狀況，認(rèn)識(shí)上也只是將檔案館作為一種資料倉(cāng)庫(kù)，缺乏應(yīng)有的重視和挖掘利用，結(jié)果是館藏檔案上千萬(wàn)，檔案利用近為零。這樣的原因不僅是管理手段落后所致，更是對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)不足所致。2.標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不足和滯后。早在2002年開(kāi)始國(guó)家檔案局、地方和行業(yè)檔案管理部門就頒布了一系列國(guó)家法規(guī)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、地方和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等，如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，2002）、《電子文件歸檔與管理暫行辦法》（國(guó)家檔案局第6號(hào)令，2003）、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（國(guó)家檔案局，2005）、《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》（國(guó)家檔案局，2010）等。然而在實(shí)際工作中，由于信息技術(shù)的高速發(fā)展和各種新問(wèn)題的出現(xiàn)，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范常常明顯不足和遲后，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范一直是處于實(shí)踐摸索中，尤其是地方和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。這樣的結(jié)果導(dǎo)致數(shù)字化檔案建設(shè)時(shí)常出現(xiàn)不確定或反復(fù)修改等問(wèn)題，建設(shè)信息平臺(tái)的資源難以共享，數(shù)字化檔案信息安全受到威脅，建設(shè)成本和維護(hù)成本過(guò)高，甚至出現(xiàn)重復(fù)建設(shè)、耗費(fèi)耗時(shí)等問(wèn)題。3.信息安全手段落后。在數(shù)字化檔案建設(shè)中，紙質(zhì)材料的數(shù)字化大多依靠檔案館管理人員的人工掃描和文檔分類管理進(jìn)行。許多地區(qū)數(shù)字化檔案管理剛剛起步，需要將數(shù)十年甚至上百年的紙質(zhì)材料采用人工掃描的方式進(jìn)行數(shù)字化，這樣做不僅工作量巨大，而且極易損壞原件。在這個(gè)過(guò)程中還有可能產(chǎn)生人為的操作錯(cuò)誤，更為嚴(yán)重的是帶來(lái)檔案信息安全隱患，包括無(wú)意的信息外泄、有意地信息篡改和刪除等。因此，如何采用高科技手段，在減少數(shù)字化檔案建設(shè)工作量且不損壞原件的同時(shí)，提高數(shù)字化檔案的信息安全，是一個(gè)值得很好研究和思考的問(wèn)題。另外，在數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)和終端的安全管理方面，安全管理機(jī)制，信息安全分級(jí)、身份認(rèn)證體制、信息應(yīng)用和內(nèi)外網(wǎng)安全隔離等方面也存在一些安全隱患。

四、針對(duì)數(shù)字檔案管理與信息安全問(wèn)題的幾點(diǎn)對(duì)策

1.法律制度層面。認(rèn)真研究落實(shí)國(guó)家、行業(yè)和部門對(duì)數(shù)字化檔案管理制度的同時(shí)，要結(jié)合自身的發(fā)展和特點(diǎn)，從構(gòu)建現(xiàn)代化數(shù)字化檔案系統(tǒng)、適應(yīng)信息社會(huì)發(fā)展需要的角度制定數(shù)字檔案管理制度。制度要細(xì)化和可執(zhí)行，在這個(gè)過(guò)程中保證檔案信息的真實(shí)性是首位。制度既要有效利用好檔案信息，保存好社會(huì)的發(fā)展歷史，又要保證數(shù)字檔案的安全。要充分發(fā)揮數(shù)字信息和電子網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)優(yōu)勢(shì)，建立不同類別的數(shù)字檔案相應(yīng)的導(dǎo)入、分類、保密、認(rèn)證和權(quán)限制度。2.管理層面。數(shù)字檔案的生成，是保障檔案信息真實(shí)性的第一步，要在不損壞原件的前提下保證數(shù)字檔案的完整和真實(shí)，要有嚴(yán)格的核對(duì)程序。要嚴(yán)格控制參加此項(xiàng)工作的人員人數(shù)，選用政治素質(zhì)高、紀(jì)律性強(qiáng)的人員參加此項(xiàng)工作，并要求簽署保密協(xié)議。數(shù)字檔案的生成可以采用電子掃描、照相等方式獲取檔案的數(shù)字信息，并按照事先設(shè)計(jì)好的存儲(chǔ)清單存儲(chǔ)檔案信息，要嚴(yán)格按照國(guó)家和地方等有關(guān)規(guī)定創(chuàng)建數(shù)字檔案庫(kù)。存有大量數(shù)字檔案信息的服務(wù)器是數(shù)字檔案館的核心硬件，對(duì)于它的管理要有專人負(fù)責(zé)，并且在技術(shù)上采用保密存儲(chǔ)的方式。服務(wù)器通過(guò)網(wǎng)絡(luò)與終端相連，這是一條既方便也危險(xiǎn)的信息傳輸通道，為保證服務(wù)器的安全和數(shù)字檔案的真實(shí)性，除給服務(wù)器安裝防火墻和放病毒軟件外，有些特別重要的檔案信息必須采用物理隔斷方式，對(duì)此應(yīng)有特別嚴(yán)格的管理手段。在數(shù)字檔案建立過(guò)程中，我們可以借助數(shù)字信息處理與識(shí)別技術(shù)對(duì)館藏檔案進(jìn)行鑒別和分級(jí)。對(duì)于特別珍貴文獻(xiàn)材料，要優(yōu)先數(shù)字化，以防止文獻(xiàn)材料信息的遺失。3.應(yīng)用層面。為保證數(shù)字檔案館的信息安全，要求所有數(shù)字檔案館利用者，必須采用已有的實(shí)名制登陸，可以考慮到各種檔案的分級(jí)利用和管理，可以對(duì)數(shù)字檔案庫(kù)設(shè)置不同類型、等級(jí)、區(qū)域的應(yīng)用對(duì)象。檔案館還是社會(huì)制定未來(lái)發(fā)展的基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)來(lái)源。檔案的數(shù)字化后，各種所需材料的檢索將變得十分簡(jiǎn)單和快捷。同時(shí)，只要解決好信息安全問(wèn)題，數(shù)字檔案的利用將不受地理位置、時(shí)間和場(chǎng)所的限制。

作者:王爽 單位:沈陽(yáng)飛機(jī)工業(yè)（集團(tuán)）有限公司