高校檔案數字化管理分析

導語：高校檔案數字化管理分析一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

高校檔案管理是以高校檔案為對象，主要是對高校建設與發展過程當中產生或生成的各類檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統計、利用與開發等。在數字時展背景下，探討高校檔案數字化管理的必要性、面臨的問題及推進策略，將有利于更好地認識、理解并不斷推進高校檔案數字化管理的進程。

一、高校檔案數字化管理的必要性

1.適應數字時代“新趨勢”的需要。在以互聯網、大數據、人工智能等技術為核心的現代數字技術體系的支撐和推動下，人類社會正邁向數字時代，面臨著新的生存空間、組織形式和行為模式[1]，而其中“數字化”也是數字時代的根本特征和發展趨勢，這在促進高校檔案管理發生實質性變化的同時，必將對傳統形態下的高校檔案管理模式帶來嚴峻挑戰，檔案管理必須順應數字化的大趨勢。因此，緊跟時展潮流，大力引進和應用現代數字技術手段，是檔案管理適應數字時代“新趨勢”的內在要求。2.落實新時期戰略“新要求”的需要。當前，國家和政府及相關部門對檔案管理工作圍繞中心、服務大局提出了很多明確要求，如2010年由國家檔案局的《數字檔案館建設指南》，2014年的《數字檔案室建設指南》，其中的一個共同任務與主要目標，就是要求各級各類檔案機構加大力度，積極響應“存量數字化、增量電子化”戰略，實現檔案及其管理“數字化”轉型。而依托“互聯網、大數據、人工智能”等新技術開展與優化高校檔案管理工作，無疑是落實新時期戰略“新要求”的重要體現。3.提升社會服務“新形象”的需要。目前，很多高校檔案機構數字化建設落后，手動查檔是主要途徑，耗時耗力，工作效率低，難免會令利用者對檔案機構的工作方法和辦事效率提出質疑[2]。而只有堅持將科技進步作為固本強身的核心競爭力，主動學會運用新興科技來改造和創新檔案管理，不斷提高自身管理水平，才能滿足廣大師生、社會對檔案管理服務的新需求。因此，高校檔案管理從數字化破題，為社會提供更為快捷、高效與舒適的服務，讓校內師生、社會公眾肯定檔案工作，利于推動檔案管理工作，樹立“新形象”。

二、高校檔案管理數字化建設面臨的問題

1.檔案數字化管理觀念不強。面對數字時代的沖擊，各行各業必須作出相應的調整與轉變，高校檔案管理亦是如此。然而，在“數字化”這一發展大勢面前，一些檔案管理者對檔案數字化建設的重要性還存在一些思想觀念上的誤區，認為可有可無，并沒有給予足夠的重視[3]，對檔案數字化工作建設的緊迫感不強；另一方面，部分檔案管理者還存在“身體進入數字時代，思想卻還停留在過去時”的問題，安于現狀，習慣延續前人或傳統的工作經驗和管理方式，不能打破慣性思維，如一些檔案管理者，由于不了解數字化管理及其所帶來的便利，便會產生“抗拒”心理，寧愿用傳統的人力和手工管理檔案。2.管理隊伍數字化素質欠缺。推進高校檔案管理向數字化轉型與深入發展，就必須打造一支既懂檔案業務又具備數字化素質的管理隊伍。而當前高校檔案管理隊伍，不僅專業化水平普遍不高[4]，而且數字化相關知識與技能也難以匹配[5]，從而導致在檔案數字化建設和后續使用過程當中出現很多問題，直接影響到檔案數字化建設與推進的進程和效果。3.數字化基礎設施建設滯后。在高校中，檔案部門的受關注程度一般相對較低，在整體發展規劃上，也較少有人主動關心檔案工作應如何發展，所以經費投入有限。很多高校檔案管理的數字化水平不高，管理的方式仍采用傳統的紙質等實體進行歸檔和查閱，檔案管理效率較低。究其原因，盡管有觀念滯后和管理者數字化素質不匹配等因素，但經費投入不足，便難以滿足數字化改造與升級的需要，造成數字化基礎設施建設不同步，數字化的想法只能是空談，數字化管理目標難以實現。

三、推進高校檔案數字化管理的策略

1.革新思想觀念，強化數字化管理意識。思想觀念是行動的先導。革新思想觀念是推進高校數字化管理改革走向深入的“驅動器”。高校檔案管理者，要轉變傳統的檔案管理觀念，樹立破題思維，摒棄惰性、慣性思維，勇于擔當，建構起科學的檔案管理觀念；同時要增強時不我待的緊迫感，主動學習，深入認識和理解檔案數字化管理的內涵與意義，不斷強化數字化管理意識，從而以思想觀念大解放之力推動檔案管理數字化轉型。2.加強教育培訓，提升管理者數字化素質。人才是實現檔案管理數字化轉型與發展的成功之本，而管理者的數字化素質是關鍵。高校及檔案機構除了要積極引進專業化人才以優化檔案管理隊伍結構之外，還要以教育培訓為載體，不斷提升檔案管理者的數字化素質，以應對數字化操作需求。為此，高校要加強統籌和支持，所屬檔案機構要形成協同，積極籌辦多種形式的在職在崗教育培訓，不斷提升檔案管理者數字化素質。而為更好地保證教育培訓的實效性和檔案管理者參與教育培訓的積極性，一方面立足檔案管理者工作實際和數字化管理的現實需求，有針對性地、有組織地進行教育培訓，培訓合格，持證上崗；另一方面制定數字化管理能力考評、獎勵機制，激發檔案管理者學習欲望，鼓勵終身學習，不斷提高專業技能與數字化素質。3.加大資金支持，夯實數字化管理基礎。一是在高校層面，要重視檔案管理的數字化建設與發展，為數字化管理轉型與升級所需的軟硬件設施建設提供足夠的經費支持，為數字化管理人員的再教育提供資金保障。二是在高校檔案機構層面，將“數字化建設與發展”列為專項計劃，申請專項資金支持，保證資金利用率，為檔案管理向數字化轉型與發展提供必要準備。

參考文獻

[1]南旭光，張培.智能時代我國高等教育治理變革研究[J].中國電化教育，2018（6）：1-7.

[2]車向清.高校檔案機構社會責任履行的動因、障礙與路徑探析[J].檔案與建設，2018（12）：13-15+27.

[3]高雯，代達琪，張廣鳳.油田檔案管理工作觀念和方法的創新[J].檔案管理，2016（2）：92.

[4]金德海，韓仁先，李潔.新時代呼喚檔案事業發展觀念創新[J].檔案與建設，2018（9）：71-73.

[5]高立芹，苗慶顯.轉變觀念加快高等院校科研檔案信息化建設[J].城建檔案，2018（8）：28-30.

作者:車向清 單位:廣西師范大學檔案館