高校檔案數字化管理意義

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摘要：隨著社會的發展，信息技術在各個領域中有著更加廣闊的應用空間，其中在高校檔案管理工作中也漸漸的注重采用信息技術來完成各項管理。對各個行業都產生了一定的影響，因為傳統的檔案管理工作已經不能夠滿足大數據時代背景下對檔案管理的新要求。高校中的相關管理人員要積極的順應社會的發展潮流，跟上社會發展的腳步，為促進高校檔案管理工作的順利進行奠定堅實的基礎。因此，本文將圍繞新時期高校檔案數字化管理的意義為主題來展開分析，通過詳細的了解當前高校檔案數字化管理薄弱環節和在新時期中完善高校檔案數字化管理的可行性對策，再分析高校檔案數字化管理的意義和價值。

關鍵詞：新時期；高校檔案數字化管理；意義

一、針對于當前高校檔案數字化管理薄弱環節的分析

1.高校檔案數字化管理相關制度有待進一步完善。當前高校中的檔案管理信息技術正在不斷的優化和完善，同時高校中的檔案數量也不斷的增加，促使高校檔案的管理工作出現了一定的改變。數字化管理模式的出現給原本的高校檔案管理工作造成了沖擊和影響，進一步導致高校檔案管理工作存在薄弱環節有待完善。本身數字化檔案管理就是高校檔案管理部門中具有特殊性的工作內容，需要高校具有專業性較強的管理人員來按照相關標準完成對檔案資料的整理和保存工作，但是在實際的檔案管理工作中高校雖然開始合理的利用數字化檔案管理模式，可是由于自身沒有形成良好的管理制度，導致檔案管理工作人員缺少制度的約束，從而容易出現各種違規操作行為出現，這就對數字化檔案管理工作的順利開展造成嚴重的負面影響。在這種制度不全面的背景下我國高校檔案管理工作隨之出現責任不明確、交接工作不合理等問題，對高校檔案數字化管理的進步形成阻礙，甚至還會導致一些檔案內容丟失的現象。2.高校檔案數字化管理內容不夠全面。在高校中一般學科建設是比較完善的，在培養不同專業的學生時，一般也都會開設多樣化的專業課程，但是在各種因素的影響下，導致教學活動較為復雜，并且具有分散性的特點，這種問題的存在就會給高校檔案管理工作造成嚴重的負面影響，檔案資料不能及時的收集和歸檔整理，容易出現高校檔案資料丟失的情況，檔案資料缺乏完整性和專業性，對高校檔案管理工作的全面優化和更新增添難度。所以在新時期高校中的相關管理人員要重視和加強對檔案資料收集和整理工作，盡快采取有針對性的措施來處理這一難題。除此之外，高校檔案數字化管理工作中還存在技術實施落后的現象。數字化管理模式的開展對高校的檔案管理設備提出了更高的要求，高校需要全面的更新和完善基礎設施才能體現出數字化檔案管理的價值和作用，但是，在實際的工作中一些高校在基礎設施建設方面的投資較少，從而在很大程度上導致檔案管理優化工作不能開展，限制了高校檔案數字化水平的顯著提升。在面對上述種種問題時高校的相關管理人員一定要足夠重視，采用具有針對性的措施來改善各種薄弱環節。

二、針對在新時期中完善高校檔案數字化管理可行性對策的分析

1.進一步優化和完善高校檔案數字化管理基礎設施。進一步優化和完善高校檔案數字化管理基礎設施能夠確保其穩定更新，檔案管理機構的基礎設施建設是促進各項工作順利開展的基礎和前提。在新時期高校檔案數字化管理相關部門要全面的分析和研究，然后有針對性的在硬件設施以及網絡建設等方面進行深化建設，像服務器、交換機、計算機以及檔案資源數據庫管理系統等，具有條件的高校還可以加大在復印機、掃描機等方面的投資力度，當各種硬件平臺完善以后才能確保高校檔案數字化管理正常進行。高校在探究和分析檔案數字化管理中需要認識到管理系統其實就是整個管理體系的核心和關鍵，只有提升管理系統的專業性和穩定性才能促使管理系統的操作更加準確，體現出管理系統的價值和作用，實現管理質量和效率的顯著提升，讓高校檔案數字化管理的安全性和實效性得到滿足。需要注意的是，在這一完善過程中一定要保證高校檔案數字化管理的科學性，也就是要求管理工作人員采用更安全的管理軟件和系統。這同時也對研發部門提出了更高的要求，要在日后加強對軟件及硬件的研發。2.培訓專業性較強的高校檔案數字化管理工作人員。對管理工作人員進行專業性較強的培訓，是體現出我國高校檔案數字化管理價值和意義的保障，本身在新時期我國就缺乏專業性較強的管理工作人員，這種問題的存在嚴重阻礙了高校檔案數字化管理的進步，當前高校檔案數字化管理人才已經不能適應當前的管理需求，高校需要加強人才的引進和培養才是當前的重點工作之一。高校要積極的聘用擁有良好檔案管理專業素質以及數字化管理技術的復合型人才，還要組織當前正在從事高校檔案數字化管理的工作人員參與數字化管理的教育和學習，通過這種手段來提升檔案管理工作人員的數字化意識和能力。除此之外，在實際的高校檔案數字化管理教育培訓中，相關領導要注重為其進行創新教育，促使高校檔案數字化管理人員在接受學習培訓的同時形成良好的創新意識，這種創新意識的形成能夠在后期管理工作中實現創造性的利用管理技術，也可以合理的結合檔案管理工作的各種要求來提升自身的知識體系。

三、針對新時期高校檔案數字化管理現實意義的探究和分析

1.顯著的提升高校檔案數字化管理的質量和效率。在新時期，高校檔案數字化管理的現實意義體現在能夠顯著的提升高校檔案數字化管理的質量和效率。科學的在高校檔案管理工作中融入智能化管理系統能夠為數字化管理工作的開展提供保障，能夠讓高校檔案管理工作中的檢索編碼自動生成，大幅度的提升高校的檔案管理效率。在高校數字化檔案管理工作中，管理工作人員要采用數字技術來完成管理，這種工作模式改變了以往傳統落后的檔案管理的局限性，能夠在遠程操作的幫助下，提升高校檔案管理工作的及時性和有效性。信息操作系統的應用也可以將高校檔案資源的實際利用情況以一種直觀的形式全面的展現出來，這種工作形式能夠更方便高校檔案管理工作人員對已經借閱的檔案開展追蹤管理工作，顯著的提升高校檔案數字化管理的整體效果，避免了高校檔案資源丟失等不良情況的發生。2.有利于拓展高校檔案數字化管理資源建設途徑。高校檔案數字化管理的現實意義體現在拓展其管理資源建設途徑。在高校檔案資源管理工作中實施數字化管理，采用順應新時期發展的計算機技術來建立完善的檔案管理數字化系統，能夠為檔案的全面搜集整合以及集中化管理工作奠定堅實的基礎，真正意義上提升高校檔案管理的效果和水平。當高校采用數字化管理檔案以后，大部分的高校都堅持開放性的基本原則，可以為教研工作人員和學生們借閱檔案資料，幫助教研人員和學生能夠自覺的將檔案進行歸檔處理，那么高校檔案數字化管理資源獲取的途徑得到了拓展。而且針對在高校檔案管理工作中經常見到的，不配合檔案資源整合和歸檔的情況來說，如果合理的借助數字化管理形式，那么檔案管理工作人員就可以對其開展審查和督促，促使其能夠完成上交工作，確保高校檔案資料的完整性和全面性。3.實現高校檔案數字化管理中各種資源的共享。高校檔案數字化管理的現實意義還體現在能夠實現各種資源的共享。隨著社會的發展，我國的信息技術也有著更加廣闊的進步空間，這就給檔案資源數字化管理提供了堅實的基礎，在新時期中漸漸的摒棄了傳統的管理方式以及檢索系統，管理的工作隨之變得更加安全和專業，管理的通用性大幅度的提升。第一，高校檔案管理系統中的技術安全防范系統能夠提升檔案資源的安全性，促使高校檔案管理工作完成優化和完善。第二，檔案數字化管理可以合理的利用網絡平臺來實現整個網絡內部檔案的共享，促使檔案資源能夠科學的利用，提升高校檔案資源管理的利用效率。第三，當學生和教師在共享和利用檔案資源中，能夠發現數字化管理系統中的薄弱環節，同時高校中的檔案管理部門就能夠對數據管理系統完善和優化，提升管理的專業性和可靠性。由此可見，高校數字化檔案管理工作的開展，將會為高校檔案資源的共享和利用提供保障，而且高校檔案資源的保護力度也會提升。4.教學活動推廣的必然需求。除此之外，將高校檔案數字化處理能夠全面的記錄各種教學活動的視頻、PPT等特殊檔案，所以說在當前新時期中高校檔案數字化管理也是教學互動活動推廣的需求。例如，當高校參加精品課程評選時，需要將高校具有特色的教學檔案進行數字化來完成上報參評，通過這種手段來促進高校特色課程的知名度和學科建設工作的開展。而且教學檔案數字化還可以令學術會議以及文化活動等多樣化的形式來達到跨區域的教學交流，和傳統的教學檔案管理相比，高校檔案數字化管理能夠實現教學檔案無損害的展示。

四、總結

通過上述問題的分析，我們充分的意識到，在新時期中高校檔案管理工作采用數字化管理模式的重要性和必要性。但是不可否認，當前高校檔案數字化管理工作中依然存在著各種薄弱環節，有待進一步完善，主要包括管理制度不夠完善以及管理內容不夠全面等，這就要求高校檔案數字化管理人員要優化和完善基礎設施以及提升工作人員自身的專業性技能，只有這樣才能全面的體現出高校檔案數字化管理的意義，顯著的提升高校檔案數字化管理的質量和效率，有利于拓展高校檔案數字化管理資源建設途徑以及實現高校檔案數字化管理中各種資源的共享，為各項工作的開展提供保障和支持，為實現高校檔案資源的合理利用奠定堅實的基礎。

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作者:張鵬 單位:南京審計大學