云時代下檔案數字化管理及應用

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摘要：隨著科技的發展，信息技術積極應用于各行業，檔案管理工作也是如此。云時代背景下，檔案管理實現了數字化的管理模式，文章重點闡述云時代讓檔案管理工作發生的新變化，明確數字化技術具體的應用實踐，分析云時代背景下檔案數字化管理的成效。

關鍵詞：云時代；檔案管理；數字化管理

21世紀是信息時代，多種領域開始積極的關注信息技術的融入和運用趨勢，信息技術的發展經歷了漫長的歷程，演變至今彰顯出云時代的發展前景。云計算屬于互聯網基礎上運用的計算手段，借助于這樣的方式，可以讓網絡之中所有的硬件資源以及相關的信息數據等實現有效的傳遞，依照具體的需求提供給計算機終端或者是其他的設備。云存儲屬于這個時代富有代表性的產物，其是云計算概念下延伸出的新概念，通過合理的運用集群應用以及網絡手段等，實現對相關資源的合理保存，借助于相應的軟件功能實現協同工作的目標，反映出顯著的應用價值。

一、云時代背景下檔案數字化管理的優勢之處

云時代背景之下，檔案管理工作開始積極的融入了新的元素，那就是信息技術元素，在適當的運用信息技術手段的過程中，真正的提升了檔案管理工作的成效，保證了相關工作的進展更加的順利，促使工作的模式得以優化，呈現出更為優良的管理成果。（一）實現海量存儲。檔案管理工作的開展具有較大的工作量，其中涉及到多個方面的信息，在保存的時候，需要耗費較多的空間，若是采取傳統的檔案資源管理模式，信息的管理成效并不明顯，甚至會影響到資料的正常使用。在云時代背景下，云存儲方案的運用使得數字檔案備受關注，其可以直接將相關的信息上傳至網絡，無需運用到光盤等各種各樣的設施，只需通過電腦終端便能完成既定的目標。云存儲擁有著海量信息的存儲能力，可以讓數字檔案館的存儲功能充分彰顯，其本身具備的擴容能力可以滿足當前數字檔案持續增長的存儲需要。（二）強大的抗災能力。傳統的檔案管理模式顯現出較多的弊端，因多采用了紙質檔案，很難積極的應對火災及地震等危急的情況。通過運用云時代背景下的云存儲模式，其彰顯出的備份功能改善了這一局面，在硬件資源的基礎上，實現了對檔案信息的數字化管理，同時又能拓展相應的管理空間，保證了相關信息的完整性和可靠性。若是遇到火災和地震等異常的情況，紙質檔案極易影響到數據信息的合理運用，云存儲徹底解決了這樣的問題，運用網絡進行備份，將數字檔案信息存放至不同的網絡節點，在某一個節點難以進行讀取的時候，可以實現自動讀取相關文件的目標，確保數字化的檔案信息最基本的抗災水平有所提升。（三）提升資源的共享度。數字化檔案管理主要是借助于云存儲技術完成了相應的目標，從最大的程度之上讓檔案資源能夠避免出現重復的問題，同時網絡技術獨有的開放性特征，使得數字檔案信息的共享性充分的彰顯出來，使得檔案資源的運用不再限制于頻繁的翻閱檔案信息，而是構建起更為合理的檔案網絡平臺，借助于手機和相應的電腦終端等，即可完成對相關資源的合理運用，實現資源共享的基本目的。（四）提升檔案服務的水平。通過合理的運用云存儲平臺，實現了對檔案資源的科學化管理，同時又能滿足用戶們的多元化需要。在合理運用這一平臺的時候，科學化的檢索方式和便捷的操作模式等，使得用戶們的需求得以滿足，相較于普通的檢索模式而言，這樣的檢索方式彰顯出巨大的功能，可以實現對數據信息的高效率篩選，保證了相關信息的檢索效率。只要用戶們擁有相應的電子設備，在特定的網絡空間中，能夠及時的獲取檔案的資料，實現對相關信息的選擇，隨時隨地的查看相關的內容，篩選實際所需的材料。正是云時代的影響，讓云存儲這一功能充分的發揮出作用，更新了服務的方式，優化了相應的服務體系，實現了個性化的服務目標。

二、云時代背景下檔案數字化管理的具體應用

21世紀是信息時代，檔案數字化管理顯然成為了一種趨勢，其融合了新時代的特色，同時融入了云計算和云存儲這種新元素，使得檔案數字化管理的工作模式得以更新，實現了進一步完善和優化的目的，保證了工作成果的優質和完善，符合云時代背景下對檔案數字化管理提出的必然要求。（一）數字化采集的實現。在云時代背景之下，應該積極的關注檔案數字化管理模式的運用，針對于云端存儲檔案文件而言，可以及時的借助于檔案資料轉換的方式，將原有的文字信息轉變為數字形式，使其可以在電腦上進行存儲，這個目標的實現離不開數字化信息的采集過程。在具體采集的時候，應該積極的關注數字化手段的采取，避免出現盲目操作的問題，需要注意的問題是采集的過程必須要借助于數字化的設備，若是檔案信息中涉及到紙質文件以及照片等事物，可以適當的借助于掃描儀進行掃描實現信息的傳輸，這樣便可以輕松地將文字信息轉變為數字化信息進行系統化的保存。除了上述的信息采集方式外，還可以適當的運用數碼相機和攝像機等多種多樣的設備進行相關信息的保存和處理，即便是整個過程需要依靠著專用的設備完成操作，但是合理的運用互聯網技術，能夠彰顯出直接性，同時也能充分的顯現出云時代對檔案信息化管理起到的重要影響。（二）數字化處理的實現。在云時代背景之下運用科學的手段完成相關的操作，能夠保證檔案信息化管理工作的成效更加的明顯，同時讓科學的手段實現合理的利用。數字化采集屬于一項基礎性的工作，在完成了基本的操作之后，需要進行合理的處理，這就進入到數字化處理階段。在這個階段，需要對數字化采集到的信息進行合理的分析和判斷，主要的目的就是讓用戶們在對相關的文件進行查閱的時候，運用較為迅速的方式，實現有效的檢索，由此達到較為理想的目標檢索，獲取對應的目標資源，以此保證檢索的成效更加明顯，同時也讓相關工作的效率得以保障。在進行處理的時候，還是需要對數據實現較為科學的管理，應該對其進行統一的編碼，在完成了這項工作之后，規范其基本的標準，依照檔案資料的基本情況，完成有效的編目工作。一般來說，檔案多是嚴格的依照不同的指標完成合理的排列，比如時間和來源等等，通過對相關的信息進行詳實的編目，起到良好的檢索成效，為后續的投入使用創造出優質的條件。（三）在線數據庫的構建。為了滿足檔案數字化管理工作的基本要求，應該積極的構建起較為完善的在線數據庫，這是云時代提出的必然要求，需要對其給予高度的關注。在線數據庫的構建成為了一種必然的趨勢，屬于這個時代富有代表性的產物，其對于數字化檔案管理工作目標的實現有著深遠的影響。在線數據庫的建設在一定程度上可以實現資源的科學共享，達到較為理想的資源需求目標，為了讓所需要的資源實現方便快捷的獲取，同時實現較為合理的檢索，需要對檔案進行了科學化管理和整理之后，實現合理的分類操作，構建起完善的在線數據庫。檔案資料的種類多種多樣，包括視頻和音頻等，不同種類在建立數據庫的時候，往往需要具備著特定的依據，由此能夠滿足不同用戶的實際需求，便于其在尋找目標資源的時候，在短時間內完成相應的檢索操作。數據庫的構建需要嚴格的依照現實的情況加以落實，根據實際的需要建立起相應的資源庫，不可出現盲目照搬的情況，還是需要融入自身的特色，建立起符合實際情況的檔案資源數據庫。

三、結語

檔案管理工作的開展富有現實意義，應該重視采取科學管理模式。云時代讓各個行業開始融入了新理念和新技術，提升了工作效率，更新了各行業的工作模式。受新時期云技術的影響，檔案管理工作開始積極的運用新型管理方案，融入了云理念，適當的借助于云計算、云存儲等手段，完成既定任務目標，以此強化基本的管理成果，提升管理成效，保證了工作質量，符合21世紀大數據時代對檔案管理工作提出的嚴格要求。本文概述旨在為檔案管理工作的進一步開展提供有效的參考，為后續任務的實踐提供科學的借鑒，清楚的了解云時代對檔案管理信息化模式的深刻影響。

參考文獻：

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[2]郭文寧.“云時代”背景下機關檔案室如何處理檔案工作中的“保密管理”與“利用服務”[J].遼寧經濟,2016(12).

作者:胡紅霞 單位:山東經貿職業學院