工程設計檔案數字化管理分析

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在信息技術發展日新月異的今天，如果要提高工程設計檔案管理的效率，就應該把檔案管理數字化作為重點，通過各項檔案管理工作的有效銜接，滿足行業的持續發展需求。但是，在目前工程設計檔案管理中，存在著數字化電子文件缺少法律憑證以及數字化檔案設計不合理的問題，這會對工程設計檔案管理的質量帶來不利影響。因此，要通過數字化技術，并結合《重點工程項目檔案資料管理辦法》及相關法律法規，把工程設計作為核心，通過構建檔案數字化管理方案，來進一步提高檔案管理的效率，以促進工程產業的持續、穩定發展。

1工程設計檔案數字化建設的目的

在工程設計檔案中，通過檔案數字化建設方案，可以將紙質檔案改變為電子檔案。一般認為，檔案數字化建設目的如下：第一，最大限度地減少紙質檔案的數量，以便于及時解決以往檔案管理中存在的問題。第二，在檔案數字化管理中，通過利用電子文件，可以提高工程資料的獲取率和利用效率，實現各項參數的動態化展示。第四，優化檔案管理的工作流程，最大限度地實現工程設計檔案資源的信息共享。第五，保證歸檔電子文件的完整性、有效性，實現電子文件與紙質文件保持一樣。

2工程設計檔案數字化管理中的若干問題

根據工程設計項目的特點，我們對工程設計檔案數字化管理工作進行分析，認為數字化檔案管理中有下列問題：第一，電子文件信息無法共享。工程設計項目的特點，決定了在其檔案數字化管理中存在著信息無法共享及利用的問題。第二，電子檔案歸檔不及時。根據工程設計項目的特點可以分析得出，在電子檔案設計中存在著缺少過程控制的問題，這導致檔案資源相對分散，在一定程度上降低了電子檔案的處理效率。第三，電子文檔缺少精確性。在以往的檔案管理過程中，對于存在錯誤的圖紙，工程設計檔案人員要進行刮改，但是，由于在檔案數字化管理過程中不能實現其與紙質文件進行同步修改，這樣就會導致紙質文件與電子文件不一致，也就不會達到對檔案進行收集及管理的目的。第四，電子文件缺少規范性。通過對工程設計檔案管理工作進行分析，可知在檔案數字化管理中沒有遵守統一的制圖規范，一些項目設計者會濫用字體、打印樣式等，這樣就會導致檔案資源或多或少地存在著模型空間不合理、保存布局不規范等問題，這就在一定程度上降低了檔案數字化管理的整體質量。第五，電子文件法的法律性不足。在工程設計項目中，通過數字化檔案，雖然可以提高檔案管理的效率，但是在很多情況下因為收集的電子文件無簽名，這樣就會使其缺乏法律性。

3優化工程設計檔案數字化管理的策略

3.1制訂和完善工程設計檔案數字化相關規范。根據工程設計項目的特點，可知在檔案數字化管理過程中，需要加強工程設計項目檔案數字化管理的風險防范機制，通過相關規范的制訂，為工程設計檔案的數字化管理提供相關支持。應該做到以下幾點：第一，在工程設計檔案數字化過程中，應該建立文件信息化的管理機制，通過對文件項目的整合以及信息化方案的制定，使檔案數字化的管理秩序得以規范，為數字化檔案工作提供相應支持。第二，根據相關法律法規，重點工程項目檔案工作應納入項目建設管理程序中，與項目建設實行同步管理，工程項目部資料室根據項目建設網絡計劃負責收集、整理、組卷各階段工程項目的檔案資料，建立項目檔案工作領導責任制和相關人員崗位責任制。所以，在工程設計檔案管理中，為了實現數字化項目的落實，應該將檔案數字化作為重點，通過行業規范的落實，建立相關機制，為檔案的數字化管理提供參考。第三，在檔案數字化過程中，應該構建完善的制度體系，通過規范相關檔案工程流程以及制度等，拓寬工程項目產業的服務渠道，強調綜合檔案整理的價值，為行業的持續發展提供參考。3.2落實工程設計檔案數字化實施方案。在工程設計中，對檔案進行數字化管理非常重要。一般認為，在落實檔案數字化實施方案中需要做到以下幾點：第一，對于工程設計文件需要及時進行收集及歸檔處理，并按照工程項目的特點，制訂文件歸檔的相關規范，要求數字化檔案管理者按照規范進行，提取圖紙屬性，并設定條形碼識別文件，保證電子文件與紙質文件保持一致，實現文件的準確性、完整性，而且需要避免檔案出現漏洞問題。第二，在工程設計檔案管理過程中，應該對已有的檔案庫的紙質檔案進行掃描，并形成數字化的檔案資源。掃描后的檔案具有真實性、原始性、不易修改性，所以在對工程設計歷史檔案進行數字化掃描的過程中，需要按照《紙質檔案數字化工作標準及要求》進行，實現對檔案進行數字化管理的目的。第三，在數字化檔案管理中，應該按照檔案收集流程進行收集，把相關電子文件、紙質文檔、電子文檔等進行歸檔，避免出現檔案信息丟失問題。3.3把工程設計檔案進行數字化文件備份。首先，要對工程設計檔案數字化管理方案進行分析，將文件備份處理作為核心，通過數字化電子文件的形成、管理以及利用等，將檔案資源在網絡環境下進行整合，避免紙質檔案出現破壞以及污化現象，提高電子檔案規范管理的效率，來保證各項數據整合以及資源統計的有效性。舉例來說，在對工程設計檔案進行數字化整合過程中，應該設定內網及外網，按照保管檔案的相關規范設立網絡安全平臺，并設置網絡資源安全保護機制，通過對檔案資源的保護以及對其使用狀況進行監督等，提高檔案數字化管理的效率。其次，工程設計檔案數字化管理人員應該清醒地認識到簡單地對檔案進行備份存儲并不是絕對安全的，所以檔案管理者需要結合工程設計檔案的特點，設定檔案保存及管理方案。一般情況下，在對檔案進行數字化備份中應該做到以下幾點：第一，在對檔案進行備份時，可以利用光盤以及磁帶等介質進行存儲，并根據不同的存儲載體特點，規范檔案備份管理，最大限度地體現檔案數字化管理的價值；第二，在對檔案進行數字化過程中，應最大程度保證檔案信息數據資源的原始性；第三，設置多種存儲載體的備份方案，以提高數字化檔案資源管理的安全性。3.4加強檔案數字化管理的安全監督機制。根據工程設計檔案數字化管理的特點，設立相應的安全監督機制，保證檔案管理工作的安全性。在一般情況下，在工程設計檔案數字化安全監督過程中應該做到以下幾點：首先，要建立電子文件遠程服務監督體系，通過對集中性資源的處理以及對檔案進行數字化，進一步提高工程設計檔案的管理效率。其次，統一管理數字化檔案。工程設計項目單位需要改變以往紙質檔案管理的辦法，通過數字化檔案管理體系的構建，對電子文件檔案的正文、圖表以及附件等進行標準化格式管理，并進一步提高檔案管理人員的素養，為檔案數字化的項目整合提供支持。最后，為了提高工程設計檔案數字化的安全性，相關檔案管理者要根據數字化檔案資源項目的管理特點，對數字化檔案內容進行拷貝、復制以及審批等，以保證檔案數據資源的完整性。例如，在《建設項目檔案管理規范》中，對參建單位項目文件管理職責進行界定，要求：編制項目文件控制體系相關文件，報建設單位檔案管理機構審查。按合同或協議約定負責所承擔工程或任務文件的收集、整理和歸檔工作。

總之，在對工程設計檔案進行數字化管理的過程中，需要將構建數字化檔案規范作為重中之重。也就是說，通過數字化檔案規范的設定，落實具體的數字化檔案管理流程，以更好地提高數字化檔案管理的規范性，以為工程設計檔案進行數字化管理提供一定的支持。對于相關的檔案管理者來說，需要做的就是：及時掌握數字化檔案管理中存在的問題，構建數字化檔案規范，設定一定的檔案流程，對檔案進行集中管理等；進一步提高對檔案管理的綜合素養，進一步提高數字化檔案管理的效率，為工程設計檔案工作規范的制定以及檔案數字化提供參考。

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作者:陳曉勿 單位:廣東省建筑設計研究院助理館