企業圖書數字化管理思路分析

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摘要：網絡和信息化技術的飛速發展，為傳統圖書管理工作模式帶來了新的發展方向。高效和高質量的圖書管理方式，對企業管理起到重要的促進作用。在數字化建設過程中，越來越多的企業逐漸看重數字化圖書系統的建立與實現。由于數字化圖書具備便捷、安全、高效等特點，企業越來越重視圖書數字化建設。在建設數字化的過程中，圖書數字化管理過程中的質量和安全保障思路會影響到信息獲取效率等方面工作。本文將以企業圖書數字化管理過程中的質量安全作為主要內容進行思路方法方面的分析探討。

關鍵詞：圖書數字化；質量；安全；保密

圖書是企業進行生產經營活動的重要信息獲取途徑和企業文化建設的重要依托，是企業的重要信息資源和資產，它對企業生產經營活動起著至關重要的作用。大中型企業具有組織規模大、職能部門廣、下屬單位多、層次復雜等特點。對企業而言，構建企業數字化圖書管理系統是企業圖書管理的最佳解決方案。完善企業圖書管理，充分發揮圖書資源價值，是企業開展經營分析、安全生產、人力資源、財務預算等管理分析和文化建設的基礎，是為企業提供高層次科學決策服務的主要信息支撐，會間接推動企業的持續發展。隨著我國信息科學技術的不斷發展和壯大，圖書數字化建設成為企業現代化管理建設工作的議題，是未來圖書數字化工作發展的必由之路，也是順應新時展潮流和適應數字化時代的新舉措。目前，圖書數字化已經發展得相當成熟，我國大中型企業的圖書基本上都實現了信息化、數字化管理，并且一些圖書在數字化管理方面已經達到了較高的水平。但與此同時，在圖書數字化管理工作中出現了一些質量和安全方面的問題，對于此問題企業必須給予格外重視。

1圖書數字化管理的意義

進入21世紀后，隨著企業對圖書管理工作的日益重視，圖書數字化管理逐漸走向成熟，圖書數字化已經進入了全面發展的時期。圖書數字化就是指利用計算機技術、虛擬化技術、數字化設備、移動互聯網技術等專業技術，對傳統的紙質圖書信息內容進行收集、管理、保護等處理，再將處理后的圖書采用電子文檔的方式進行保存。而所謂的數字化則是通過計算機處理將圖書信息、紙質信息轉化為電子文檔的一種技術手段。簡而言之，就是一種計算機網絡和信息管理融合處理技術。當今，數字化圖書的作用已不僅僅局限于存儲信息，而是隨著現代化技術的發展產生形成了諸多作用。首先，圖書數字化的建設可以提升圖書管理工作的標準化和規范化水平：圖書管理工作中應用數字化，有益于圖書管理的規范化。圖書數字化建設，需要將原有紙質的圖書文件的內容輸入保存到計算機中，再對儲存到計算機中的圖書內容進行數字化管理。因此，圖書數字化的管理需要企業的圖書管理部門不斷提高信息化技術水平，將紙質圖書儲存到電腦中，并建立電子圖書數據庫，為之后數據資料的提取和使用提供方便。用數字化技術，圖書數字化工作人員可以更準確和便捷地查詢圖書信息的完整與否，確保了圖書信息的完整性、一致性和準確性。其次，利用數字化技術管理圖書可以有效提升圖書管理工作的效率：運用數字化技術管理圖書不僅有益于圖書管理工作人員的整理和儲存，提高工作人員的工作效率和質量，減少人工管理的錯誤，還有利于圖書使用者的查取和儲存，大大提高了效率和質量。最后，圖書數字化與傳統圖書管理工作對比可以顯著降低工作成本：圖書數字化的又一大優點就是降低成本、節省資源。傳統圖書存放需要大量的紙張和空間，對于圖書的維護和整理分類需要耗費大量的人力和時間，但是圖書數字化打破了這一約束，只需要有足夠的計算機內部存儲空間，同時對于圖書后期的維護，只需要幾個甚至只需一個專業人員就足夠了。除了以上的優點，圖書數字化還具有提高經濟效益、可長期保存、增強圖書保護等優勢。所以，在追求快速、效率和質量的今天，充分利用數字化圖書，對企業發展具有重要意義。

2企業圖書數字化質量保障的提升

2.1加強工作人員的專業素養。新時代下的圖書數字化管理對圖書管理人員提出了新的工作要求。圖書數字化工作的最終成果好壞往往是由工作人員的技能和職業素養決定的。為此，企業在招募和選拔相關工作人員時，應設置相應的門檻，有針對性地考察其職業素養，提高人才利用率，并且貫徹圖書數字化管理“三審”責任制，堅持做好初審、復審和終審工作，確保圖書數字化的質量。對于在崗職工，需要定期開展培訓和考核活動，使其能熟練利用數字化技術進行圖書管理工作，如此才能有效促進工作效率與工作質量的提升。2.2選擇合適的圖書數字化管理軟件并不斷完善。企業應聯系實際，選擇與企業管理相適應的MIS系統等信息化軟件，加強對軟件的引進和利用，有序推進圖書數字化工作。對于數字化圖書管理軟件，人們對其的認識層次不一，有一個循序漸進的過程。圖書管理人員在利用軟件進行圖書管理時，應多注意軟件的工作流程，以避免在以后管理中經常出現一些不必要的人為性質的工作錯誤。當然，圖書管理工作人員在工作過程中應注意對硬件設備的維護，對軟件進行實時更新，保證應用軟件的先進性。

3企業圖書數字化安全保障的提升

3.1制定科學嚴格的規章制度。圖書數字化管理過程中不可避免地會涉及有價值性和保密性的信息，因此，企業為了保證信息的安全，需要制定一套科學有效的保密規章機制。在圖書數字化過程中，不同的工作和程序交由不同的小組或人員進行，并制定相應的約束制度，例如制定保密規定，設置信息管理場所的保密措施，對圖書整理場所人員的身份驗證等。3.2加強對圖書管理工作人員的安全教育。數字化為圖書管理工作帶來了新的契機，同時為圖書管理工作帶來了安全隱患。圖書管理工作人員的安全意識是保證圖書數字化管理工作安全性和保密性的重要依靠。應該通過舉辦相關網絡和信息化安全教育講座、舉行相關網絡和信息化安全教育活動，增強工作人員的安全意識和責任心，提高工作人員的職業素養，以此杜絕在圖書數字化過程中管理上存在安全隱患，人員上出現泄密行為。3.3設置明確的職責分工和獎懲機制。企業建設數字化圖書管理系統的重要基礎是保障圖書內容的安全及信息獲取的便捷。面對重要的圖書信息工作，企業應該明確圖書管理工作相關部門和各部門工作人員的職責分工，避免出現工作推諉做不到位、工作交叉相互干擾、工作銜接存在漏洞等情況，職責應落實到細節當中，必要時簽署相關保密協議。在圖書數字化管理過程中，充分利用并發揮企業有關管理制度，加強實施過程監管力度，確保圖書數字化工作的安全。3.4進行定期圖書備份工作。利用數字化進行圖書管理工作具有高質、高效、節約成本等優點，但是，儲存在計算機中的信息容易受到病毒、不法分子侵入、計算機損壞等因素導致丟失。為了避免此種情況，應在服務器配置安裝專業安全防護軟件，建立信息安全防護體系，解決圖書數字化管理工作中可能存在的數據、應用、數據存儲、隱私保護等方面安全問題；圖書管理工作人員應該進行圖書信息數據的定期備份，不僅要將數據進行更新，使圖書數據不斷擴充，還要將原圖書與備份圖書信息分別儲存，避免圖書數字化信息丟失。

4結束語

總而言之，隨著我國網絡和信息化科學技術的迅速發展，尤其是互聯網+信息管理技術的發展，圖書數字化建設已成為企業建設工作中的一項關鍵任務，圖書數字化工作不僅要追求速度和效率，保證圖書數字化過程中的質量管理和安全管理更是重中之重。企業應當加強對圖書數字化工作的監督管理，實時完善相關軟件系統及硬件設備，綜合采取技術措施和管理措施，保證圖書數字化管理工作的保密性、先進性、適用性、經濟性、安全性，成功建設企業圖書數字化管理系統。

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作者:王璞 單位:中國電力規劃設計協會