博物館檔案數(shù)字化管理工作思考

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當(dāng)今社會(huì)人們對(duì)歷史研究更加重視，對(duì)人文立場更加堅(jiān)定，對(duì)待歷史對(duì)待未來有著無限的感慨。歷史是最好的教科書，歷史往往推動(dòng)著未來的發(fā)展，由此而衍生出對(duì)過去事物的紀(jì)念，建立博物館就是對(duì)歷史最大的尊重和懷念。從傳統(tǒng)意義上說，博物館對(duì)文化傳播有著非常重要的意義，各個(gè)國家也對(duì)屬于自己國家獨(dú)特的歷史文化遺產(chǎn)非常重視。因此，在建立博物館的基礎(chǔ)上，應(yīng)不斷加大對(duì)歷史文化的保護(hù)和弘揚(yáng)。根據(jù)調(diào)查得知，此前大部分從業(yè)人員很少意識(shí)到博物館管理工作存在的不足，對(duì)于藏品的基本資料掌握的不夠全面，各種相應(yīng)的管理措施也不足，導(dǎo)致了很多檔案管理不當(dāng)，被擠壓、損壞或者丟失。檔案資料對(duì)于實(shí)體的文物也是非常重要的，因?yàn)樗涗浿鴼v史，檔案資料可以讓我們更好地了解我們收藏品的價(jià)值，也給我們最直觀的感受。所以保護(hù)檔案資料同保護(hù)我們的珍貴文物是同樣重要的。那么，要保護(hù)和有效管理檔案資料，就需要博物館相關(guān)的管理人員引進(jìn)最先進(jìn)的設(shè)備進(jìn)行科學(xué)管理、現(xiàn)代化管理，也就是我們要說的數(shù)字化管理。

一、加大對(duì)博物館檔案的管理力度

博物館檔案管理的方式有很多種，而且檔案資源多種多樣，例如：歷史博物館，藝術(shù)博物館，科學(xué)博物館，紀(jì)念館等等。我們要根據(jù)不同博物館的類型，對(duì)檔案資料進(jìn)行劃分，在很短的時(shí)間里，就能夠?qū)⒑芏喾N不同類型的檔案資料分為不同的類別，這樣對(duì)這些珍貴的資料進(jìn)行保存就會(huì)更加清晰化，系統(tǒng)化。要更加妥善地保存好這些資料就需要配備全新的硬件設(shè)備和軟件設(shè)備，在此基礎(chǔ)上可以有效保管好這些珍貴的檔案資料。增加這些軟硬件設(shè)備設(shè)施，加大資金和人力、物力的投入就顯得尤為重要，政府相關(guān)部門也應(yīng)該進(jìn)行積極引導(dǎo)和大力支持。同時(shí)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)階段性地做出相應(yīng)的工作總結(jié)，總結(jié)一個(gè)階段工作情況及所遇到的問題，研究如何更好管理檔案才能更加有效工作。檔案管理人員應(yīng)該加強(qiáng)博物館建設(shè)相關(guān)內(nèi)容的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，了解博物館的內(nèi)涵和建立博物館的意圖，為自己更高效的工作提供支撐。加大博物館的檔案管理力度，增加必要的軟硬件設(shè)施的投入和使用，定期審閱自己的模塊和管理區(qū)域，讓自己管理的檔案能夠進(jìn)出明了。充分實(shí)現(xiàn)檔案管理的透明化、清晰化、智能化、數(shù)字化；能夠促使檔案管理人員更加有效的工作，為博物館建設(shè)發(fā)展提供豐富的檔案資料也為大眾提供更加靈活、更加有效的服務(wù)。

二、建立檔案的數(shù)字化管理制度

檔案數(shù)字化管理庫的建立，有利于大眾快捷地獲得檔案資料。數(shù)據(jù)庫不僅能夠使用各種各樣的原始資料，還能夠?qū)δ撤N信息資源進(jìn)行補(bǔ)充和完善，使得我們的檔案更加詳細(xì)、清晰、明了。我們以一個(gè)珍貴的收藏品舉例來說，其中它的檔案中所包含的名字、形狀、尺寸、圖片以及相關(guān)的背景信息等，都要在檔案里有所體現(xiàn)，另外對(duì)于這個(gè)收藏品而言，在它被移送至博物館期間以及后續(xù)的資料，都要及時(shí)不定期的更新。此件收藏品在何時(shí)參與展覽，何時(shí)歸館，在什么地方參與過展覽，在展覽期間它所反饋的效果如何，是否曾存在過被損壞，又在何時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)以及在修補(bǔ)過程中所用的材料都有哪些，這些相關(guān)的信息都要在檔案資料中呈現(xiàn)出來。博物館可以建立自己的文物數(shù)字化管理平臺(tái)，將所有的文物藏品資料進(jìn)行整理、歸檔，根據(jù)文物管理辦法和實(shí)際需要將部分藏品的基本信息進(jìn)行公開，設(shè)置查詢系統(tǒng)，為廣大人民群眾提供了解文物、走近文物的平臺(tái)。檔案數(shù)字化管理庫對(duì)于檔案的管理，并不是把所有的檔案信息簡單地存放在一起，而是做到有理有據(jù)有序，根據(jù)檔案信息系統(tǒng)化整理。設(shè)置多種檢索系統(tǒng)，根據(jù)不同的需要能快速有效的檢索出所需要的檔案信息，這樣在以后的管理過程中也能更加高效，為后來的工作人員提供便利，也為參觀人員提供了便利。檔案的數(shù)字化管理是高效科學(xué)的管理方法，既省去人工，又能夠有效管理手中的檔案，相比傳統(tǒng)檔案管理模式，數(shù)字化管理更能體現(xiàn)時(shí)代的變遷和發(fā)展。

三、加強(qiáng)對(duì)博物館工作人員培訓(xùn)

對(duì)博物館的檔案管理工作來說，專業(yè)的檔案管理人員是非常重要的，伴隨著科技時(shí)代的到來和新的發(fā)展，對(duì)檔案管理人員而言，在具有專業(yè)檔案管理能力的基礎(chǔ)上，還需要我們掌握足夠的數(shù)字化管理的相關(guān)知識(shí)。首先，檔案管理部門一定要加大管理和指導(dǎo)力度，加大對(duì)工作人員的培養(yǎng)力度，通過不同門類不同層次知識(shí)體系培訓(xùn)和實(shí)際操作的培訓(xùn)，讓檔案管理人員的科學(xué)知識(shí)更加牢固和豐富，把新的科學(xué)知識(shí)、新的管理理念更好應(yīng)用到實(shí)際工作中。其次，博物館檔案管理部門對(duì)于專題學(xué)術(shù)講座、業(yè)務(wù)交流會(huì)等專業(yè)活動(dòng)必須以加重視，邀請(qǐng)相關(guān)的學(xué)術(shù)專家舉辦講座，讓從事檔案管理的相關(guān)人員能夠從中學(xué)習(xí)、了解、掌握檔案管理的最新發(fā)展趨勢以及先進(jìn)的方式方法，也可以讓不同單位的檔案管理人員相互交流，更好了解自己的工作在整個(gè)行業(yè)的基本情況，從而使博物館檔案管理人員的檔案管理能力得到顯著提高。再次，要加大復(fù)合型專業(yè)技術(shù)人才的培養(yǎng)。博物館檔案管理專業(yè)技術(shù)人才中最缺少的就是復(fù)合型人才。要想從根本上解決這個(gè)問題，就需要博物館管理人員加強(qiáng)對(duì)專業(yè)技術(shù)人員的教育和培訓(xùn)，尤其是復(fù)合型專業(yè)技術(shù)人才的培養(yǎng)。目前既了解文博專業(yè)又能熟練操作計(jì)算機(jī)且懂得檔案管理的專業(yè)復(fù)合型人才明顯不足。在這種情況下，就需要我們重視復(fù)合型人才的培養(yǎng)和選拔，讓檔案管理人員適應(yīng)新時(shí)代檔案管理的發(fā)展需要，多學(xué)習(xí)一些計(jì)算機(jī)操作技能和文博專業(yè)知識(shí)，學(xué)習(xí)新的檔案管理技能，具備做好檔案管理工作的綜合素質(zhì)、專業(yè)知識(shí)和實(shí)際操作能力。總而言之，在信息化時(shí)代背景下，博物館要想實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，博物館的管理者就必須對(duì)數(shù)字化管理給予高度重視，不斷加強(qiáng)檔案管理軟硬件設(shè)施建設(shè)，采取建立健全檔案數(shù)字化管理制度等一系列有效措施，使博物館檔案管理工作在質(zhì)量和效率上得到有效提高，從而為廣大受眾群體提供更加優(yōu)質(zhì)、便捷的服務(wù)，進(jìn)而使博物館更加順利、穩(wěn)定地向數(shù)字化，現(xiàn)代化方向發(fā)展，從而為廣大的人民群眾提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，加快文化遺產(chǎn)的發(fā)揚(yáng)和傳承，為我們的子孫后代留下寶貴的文化遺產(chǎn)。

四、加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理網(wǎng)絡(luò)安全的必要性

檔案數(shù)字化管理相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理更需要注意加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全工作。首先，要建立一系列完善的檔案管理規(guī)章制度和切實(shí)可行的管理措施，明確每個(gè)人員的管理職責(zé)。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員思想政治教育、品德教育和檔案管理人員的綜合素質(zhì)教育，培養(yǎng)擔(dān)當(dāng)精神和責(zé)任心。讓他們更加了解中國歷史和傳統(tǒng)文化，更加熱愛我們的國家。在此基礎(chǔ)上才能更加自覺、勤奮、認(rèn)真、努力的工作。要強(qiáng)化自我保護(hù)意識(shí)，管理人員經(jīng)常向職工講解檔案管理安全知識(shí)，將最具價(jià)值的檔案信息放在重點(diǎn)保護(hù)上，提高職工對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，以保護(hù)珍貴的檔案資料為己任，樹立良好的愛護(hù)檔案、保護(hù)檔案的信念，讓博物館工作的人員更加增強(qiáng)自覺性和主動(dòng)性，避免因職工疏忽大意給檔案管理安全帶來不應(yīng)有的風(fēng)險(xiǎn)。要以問題為導(dǎo)向完善獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰機(jī)制，不要因?yàn)闄C(jī)制問題出現(xiàn)不公平的現(xiàn)象。其次，要注意對(duì)檔案機(jī)密程度的劃分，根據(jù)不同的機(jī)密程度區(qū)別對(duì)待分類管理。可以采用分機(jī)管理，機(jī)密檔案和重要檔案保存在不聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)內(nèi)，一般檔案可以保存在有安全性保障的聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)內(nèi)；盡量不在同一個(gè)電腦上安裝不同的服務(wù)器，因?yàn)橛械姆?wù)器帶有風(fēng)險(xiǎn)，能夠?qū)е掠?jì)算機(jī)的防御系統(tǒng)崩潰，從而導(dǎo)致秘密泄露。為了防止系統(tǒng)癱瘓，也可以設(shè)置不同的使用權(quán)限，不同層級(jí)的檔案管理人員或使用者對(duì)檔案的查閱權(quán)限進(jìn)行區(qū)分設(shè)置。有效利用網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行機(jī)制，對(duì)各種各樣的用戶和訪問用戶做抽樣的篩查，預(yù)防非法入侵和訪問。不得隨意在網(wǎng)絡(luò)上泄露自己的信息，不可運(yùn)用沒有權(quán)限的各種程序；加強(qiáng)系統(tǒng)更新，每隔一段時(shí)間就要更新一次，到期就及時(shí)更換系統(tǒng)的賬號(hào)，及時(shí)注銷。因此，使用電腦時(shí)，工作人員一定要多加注意，這樣才能更好管理檔案資料。定期觀看并分析運(yùn)行的狀態(tài)，清理緩存、歷史瀏覽記錄和一些沒有意義的記錄，避免垃圾過多。對(duì)于秘密信息要加強(qiáng)保護(hù)措施，確定內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)沒有連接，做好審計(jì)工作，記錄信息的安全事件等。再次，檔案管理人員要加大網(wǎng)絡(luò)安全防范力度，嚴(yán)禁在檔案管理系統(tǒng)中做與檔案管理無關(guān)的工作，防止信息泄露，危害檔案資料的安全。檔案管理的網(wǎng)絡(luò)要和其它部門網(wǎng)絡(luò)分開，避免出現(xiàn)盜竊信息等問題，在檔案管理系統(tǒng)上設(shè)置高級(jí)別防火墻，對(duì)不當(dāng)操作和非法入侵進(jìn)行必要的攔截，讓黑客沒有可以攻擊的地方。在建立安全系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)，制定一系列的網(wǎng)上保護(hù)預(yù)案，采取新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來避免黑客和非法軟件的入侵，責(zé)任落實(shí)到人落實(shí)到位，技防上分別安裝攔截，并且由專業(yè)人士負(fù)責(zé)，以免信息泄露。確定哪個(gè)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)被保護(hù)，并且該怎樣保護(hù)，每一個(gè)計(jì)算機(jī)上的系統(tǒng)都要確保其安全性，清晰觀察它的每一個(gè)信息。最后，要防止內(nèi)部某些利欲熏心的人員和外部人員勾結(jié)竊取檔案資料。要求我們的工作人員把檢查計(jì)算機(jī)安全擺在重要的位置上，因?yàn)檫@不僅關(guān)系到檔案管理工作，也關(guān)系到國家機(jī)密，應(yīng)該切實(shí)把檢查內(nèi)部從業(yè)人員的人際關(guān)系、社會(huì)交往以及遵守內(nèi)部的制度作為一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容。

五、加快對(duì)檔案的數(shù)字化建設(shè)管理步伐

通過之前的論述，我們已對(duì)信息時(shí)代博物館檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化工作有了初步的了解和認(rèn)識(shí)。在實(shí)際工作中，一些規(guī)模大、級(jí)別高的博物館能夠有效利用科技手段保護(hù)檔案數(shù)字化管理的安全性和保密性。可是那些中小型博物館經(jīng)常面臨著經(jīng)費(fèi)不足或者資源短缺的情況。那么，如何合理的分配資源，促進(jìn)資源共享，讓中小型的博物館也能在檔案數(shù)字化管理的高端科技上占有一席之地，加快對(duì)檔案的數(shù)字化建設(shè)管理步伐就成為下一步工作的重中之重。首先，加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的規(guī)劃，從現(xiàn)在開始，結(jié)合新建的工程，制定建設(shè)規(guī)劃，并在規(guī)劃的藍(lán)圖里分幾個(gè)目標(biāo)，然后一個(gè)一個(gè)分步完成制定的所有目標(biāo)。其次，利用手里現(xiàn)有的信息資源和互聯(lián)網(wǎng)資源，對(duì)其他博物館的檔案數(shù)字化管理制度、管理方式、利用情況等進(jìn)行收集和整理，為今后能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理數(shù)字化打好基礎(chǔ)。再次，安裝檔案管理數(shù)字化所必需的設(shè)備設(shè)施，在自己現(xiàn)有資源和能力的基礎(chǔ)上努力爭取上級(jí)行政主管部門或者業(yè)務(wù)主管部門的政策支持以及資金支持，加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)教育，組織相關(guān)技能培訓(xùn)，盡快熟練掌握使用檔案管理數(shù)字化所需的設(shè)備設(shè)施的方法。最后，高薪引進(jìn)專業(yè)對(duì)口人才，尤其是同時(shí)具備熟練掌握計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)又懂得檔案管理的專業(yè)復(fù)合型人才，這對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化必不可少的。新形勢下，社會(huì)信息化飛速發(fā)展，只有專業(yè)性人才能更快適應(yīng)時(shí)代趨勢，跟上信息化發(fā)展的腳步，能夠破舊立新，促進(jìn)檔案管理工作效率的提升，更有助于檔案管理事業(yè)的長遠(yuǎn)有序發(fā)展。二十一世紀(jì)是信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、系統(tǒng)化管理的時(shí)代，博物館的檔案管理工作也不例外。在新的形勢下，博物館要擴(kuò)大管理思路，加大工作力度，為管理好國家歷史資料做好基礎(chǔ)性工作，在這方面一定要加大資金和人力資源的投入。在數(shù)字化的今天，如果想用現(xiàn)代化的信息技術(shù)更科學(xué)高效的管理檔案，就需要博物館從業(yè)人員認(rèn)真系統(tǒng)學(xué)習(xí)信息化、數(shù)字化管理，從實(shí)踐中獲得新的科學(xué)理論和專業(yè)技能，只有這樣才能更好提高自己的管理能力和管理效率。隨著信息化時(shí)代的蓬勃發(fā)展，對(duì)博物館檔案管理工作提出了更高的要求，在擁有專業(yè)檔案管理知識(shí)的同時(shí)，還必須掌握充足的信息化技術(shù)。

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作者:徐敏 單位:黑河市璦琿歷史陳列館