鐵路客運(yùn)專線施工檔案管理探析

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一、鐵路客運(yùn)專線施工企業(yè)項(xiàng)目檔案管理存在的問題

1.檔案管理不及時(shí)。鐵路客運(yùn)專線施工項(xiàng)目檔案管理不及時(shí)是當(dāng)前檔案管理中的主要問題。由于鐵路客運(yùn)專線施工項(xiàng)目的工期相對(duì)較長(zhǎng)，施工地點(diǎn)較為散亂，客觀環(huán)境決定了施工過程中的檔案信息收集管理難度較大。由于每個(gè)工段施工時(shí)間長(zhǎng)短不一，期間涉及到開工申請(qǐng)、測(cè)量預(yù)算、工程驗(yàn)收等檔案數(shù)據(jù)相對(duì)較多，再加上施工過程中缺少專門人員進(jìn)行檔案管理，致使檔案數(shù)據(jù)收集不及時(shí)、歸檔不到位問題普遍存在，還有的施工企業(yè)在檔案管理中對(duì)具體要求落實(shí)的不細(xì)致，往往在施工結(jié)束前才進(jìn)行專門的檔案管理工作，這使得檔案管理工作沒能得到應(yīng)有的重視，而且檔案管理人員經(jīng)常變更，導(dǎo)致檔案管理前后脫節(jié)。由于檔案沒能在工程竣工后及時(shí)移交，因此導(dǎo)致鐵路客運(yùn)專線施工項(xiàng)目的檔案不完備等情況的存在。2.檔案管理不規(guī)范。規(guī)范化是對(duì)檔案管理的基本要求，但是鐵路客運(yùn)專線施工企業(yè)的檔案管理規(guī)范化水平較低，目前基層施工企業(yè)的檔案管理規(guī)范化水平還有待提高。不少鐵路客運(yùn)專線施工企業(yè)沒能認(rèn)識(shí)到檔案管理規(guī)范化的重要性，沒能把檔案管理放在較為重要的地位上，導(dǎo)致鐵路客運(yùn)專線施工企業(yè)未能建立起嚴(yán)格規(guī)范的檔案管理制度。還有些企業(yè)的檔案管理制度過于陳舊，與現(xiàn)實(shí)操作需求有著較大的差距，現(xiàn)有的規(guī)章制度與企業(yè)施工環(huán)境不符。加上當(dāng)前檔案管理制度的績(jī)效考核不嚴(yán)格，檔案管理制度的規(guī)范性與操作標(biāo)準(zhǔn)性不強(qiáng)，檔案管理人員在日常管理操作中缺乏明確的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案管理工作的隨意性較大，嚴(yán)重地影響了檔案管理質(zhì)量。3.缺乏必要的培訓(xùn)。隨著檔案事業(yè)的快速發(fā)展，鐵路客運(yùn)專線施工的檔案管理要求也不斷地提高，只有加強(qiáng)對(duì)各施工企業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)，才能全面提高鐵路客運(yùn)專線檔案管理的質(zhì)量，保證規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案數(shù)據(jù)信息資料得以流暢運(yùn)行。由于缺乏必要的培訓(xùn)機(jī)制，基層鐵路客運(yùn)專線施工企業(yè)檔案管理的隨意性較大，檔案管理規(guī)范制度在基層落實(shí)不足，嚴(yán)重地影響了鐵路客運(yùn)專線檔案管理質(zhì)量。當(dāng)前鐵路客運(yùn)專線施工企業(yè)項(xiàng)目檔案管理還沒能形成完備的檔案管理人員的培訓(xùn)計(jì)劃和培訓(xùn)制度，沒能針對(duì)檔案管理工作實(shí)際需求進(jìn)行專門培訓(xùn)。導(dǎo)致在檔案管理過程中發(fā)現(xiàn)的問題沒能統(tǒng)一澄清，先進(jìn)的檔案管理方法不能有效地推廣，現(xiàn)有檔案管理人員隊(duì)伍的素質(zhì)參差不齊，因此嚴(yán)重地影響了檔案管理事業(yè)的發(fā)展，這也成為鐵路客運(yùn)專線施工企業(yè)檔案管理的重要問題。

二、鐵路客運(yùn)專線施工企業(yè)項(xiàng)目檔案管理亟待加強(qiáng)的方面

1.制定檔案管理制度。制定鐵路客運(yùn)專線施工企業(yè)項(xiàng)目檔案管理的制度及辦法，以正式文件的方式下發(fā)檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，從而明確基層檔案管理人員收集項(xiàng)目相關(guān)技術(shù)資料的范圍與操作程序，這樣可以極大地提高檔案管理的規(guī)范性。該項(xiàng)目工作應(yīng)當(dāng)由檔案管理部門與項(xiàng)目技術(shù)部門共同承擔(dān)，圍繞著鐵路客運(yùn)專線施工項(xiàng)目的具體要求，注重科學(xué)把握檔案資料數(shù)據(jù)的內(nèi)容，并且對(duì)資料填寫要求，管理人員職責(zé)，竣工資料的具體內(nèi)容進(jìn)行明確規(guī)定。2.對(duì)檔案資料收集工作進(jìn)行驗(yàn)收。為了提高鐵路客運(yùn)專線施工企業(yè)項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量，必須對(duì)基層施工企業(yè)進(jìn)行檔案驗(yàn)收，注重采用階段性驗(yàn)收與總結(jié)性驗(yàn)收方式，積極由專門的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行相關(guān)的驗(yàn)收工作，對(duì)照檔案管理制度規(guī)范的各項(xiàng)要求，圍繞基層呈報(bào)和制度的檔案數(shù)據(jù)信息，逐項(xiàng)進(jìn)行檢查核對(duì)，重點(diǎn)檢查數(shù)據(jù)遺漏、份數(shù)不足、蓋章、存檔數(shù)據(jù)不清晰等實(shí)際問題。3.確定檔案整理樣板。在基層鐵路客運(yùn)專線施工企業(yè)項(xiàng)目檢查的基礎(chǔ)上，確定鐵路施工企業(yè)資料整理的樣板，注重以臺(tái)賬的形式對(duì)鐵路客運(yùn)專線施工檔案中的樁基、承臺(tái)、隧道、混凝土、鋼筋網(wǎng)等相關(guān)數(shù)據(jù)收集情況形成檔案樣板，然后在各鐵路客運(yùn)專線施工項(xiàng)目標(biāo)段進(jìn)行推廣，從而進(jìn)一步保證基層檔案管理的規(guī)范性。4.加強(qiáng)案卷管理。為了保證檔案管理的質(zhì)量，還要由專門人員督促各檔案管理人員對(duì)歸檔文件以及案卷進(jìn)行補(bǔ)充完善。要求整個(gè)工程文件內(nèi)容必須要符合國(guó)家相關(guān)檔案文件的要求，注重做到對(duì)項(xiàng)目工程從勘查到施工全程檔案的準(zhǔn)確詳細(xì)記錄，同時(shí)保證工程施工準(zhǔn)備、監(jiān)理、施工、竣工、驗(yàn)收等部分檔案的全面細(xì)化，要求對(duì)不符合要求的格式、數(shù)據(jù)等立卷、組卷中的問題進(jìn)行集中清理完善。

三、鐵路客運(yùn)專線施工企業(yè)項(xiàng)目檔案管理策略

1.形成統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制。為了提高鐵路客運(yùn)專線施工企業(yè)項(xiàng)目檔案管理的效率，必須形成統(tǒng)一的檔案領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，注重對(duì)鐵路客運(yùn)專線施工企業(yè)項(xiàng)目檔案管理施行歸口管理和統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由上級(jí)主管部門建立起統(tǒng)一的檔案管理制度，并且對(duì)項(xiàng)目各部門進(jìn)行統(tǒng)一要求，使各種形成的檔案信息得到有效地記錄。同時(shí)對(duì)企業(yè)檔案管理制度進(jìn)行不斷完善，注重檔案保密制度、檔案保管制度、檔案管理制度的建設(shè)，同時(shí)明確基層檔案管理人員的職責(zé)，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計(jì)，檔案文件的及時(shí)歸檔和存儲(chǔ)等要求，并且對(duì)檔案管理工作人員設(shè)置時(shí)限要求，保證檔案數(shù)據(jù)信息管理工作有效完成。2.理順檔案管理關(guān)系。為了提高鐵路客運(yùn)專線企業(yè)項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量，必須理順各部門之間的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的有效流動(dòng)，從而保證檔案部門可以準(zhǔn)確地收集記錄信息。首先，要把檔案管理擺在重要位置，注重提高檔案工作的交接力度，注重形成完善的檔案交接手續(xù)，切實(shí)把檔案管理作為項(xiàng)目的重要工作，委派專人進(jìn)行檔案管理，盡量減少檔案管理人員的流動(dòng)。其次，要認(rèn)真做好檔案的交接工作，注重在交接前對(duì)檔案數(shù)據(jù)資料進(jìn)行全面的清理，對(duì)零散的檔案要分類存放，并且理清整理順序，對(duì)未能及時(shí)歸還的檔案要催還，并且做好相關(guān)的記錄工作。檔案管理人員在移交檔案時(shí)，還要有負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督交接，這樣才能保證檔案職責(zé)的履行，使檔案管理工作按照原則辦理。3.全面提高檔案人員素質(zhì)。為了做好鐵路客運(yùn)專線施工企業(yè)項(xiàng)目檔案管理工作，必須全面提高檔案管理人員的素質(zhì)，注重加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，使檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，解決檔案管理人員的實(shí)際問題。為此，必須明確檔案管理人員培訓(xùn)計(jì)劃，列出階段性檔案管理人員培訓(xùn)重點(diǎn)，使檔案管理人員有計(jì)劃地系統(tǒng)掌握檔案管理的知識(shí)。同時(shí)加強(qiáng)檔案管理人員的績(jī)效審核，注重提高檔案管理人員的素質(zhì)，使檔案管理人員有良好的檔案管理理念，全面提高檔案管理人員能力。4.加強(qiáng)檔案管理電子化進(jìn)程。為了提高檔案管理人員的工作效率，使鐵路客運(yùn)專線施工項(xiàng)目與當(dāng)前的信息化管理方式對(duì)接，還必須提高檔案管理的信息化水平，著力使用信息化的手段進(jìn)行檔案管理。首先，加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)工作，注重相關(guān)軟件的開發(fā)。其次，全面提高檔案管理人員操作信息設(shè)備的能力，運(yùn)用信息化的方法進(jìn)行日常的檔案管理。再次，圍繞自動(dòng)化辦公程序自動(dòng)收集相關(guān)信息，使檔案管理電子化成為標(biāo)準(zhǔn)化的運(yùn)行方式。鐵路客運(yùn)專線施工企業(yè)項(xiàng)目管理必須注重發(fā)揮現(xiàn)有檔案管理人員的積極作用，圍繞檔案管理工作的實(shí)際問題，制定有效的管理制度，采用信息化的管理手段，在全面培養(yǎng)現(xiàn)有人員基礎(chǔ)上，提高檔案管理質(zhì)量。

作者:王秋紅 單位:中鐵一局物貿(mào)公司