高職制度下的學籍管理論文

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一、領導高度重視，組織機構健全

學籍管理工作繁雜，又沒有可量化的成果體現，很容易被領導、老師忽視，因此，領導重視是做好學籍工作的重要保障。領導的重視主要體現在學籍管理組織機構健全、軟硬件保障有力等方面。組織機構包括管理機制、人員配備、工作機制等方面內容，軟硬件保障則包括設備投入、人員繼續教育、文化素質的提高等方面內容。學院學籍管理實行院系兩級管理，教務處有兩名工作人員專門負責普通全日制學生的學籍、學歷電子注冊、畢業生圖像信息采集、學歷證書制作與發放等工作。同時，學院還指定相關系部教學秘書、輔導員作為系部學籍管理工作的負責人，責任到人，在教務處的指導下共同完成相關工作。除此之外，還不定期召開由教學副院長牽頭，相關處室分管處長、院系黨政領導參與的學籍管理工作協調會，對學籍學歷工作方面的重大問題及時協調解決。學院為保障學籍管理工作的有序、高效進行，不斷加大軟硬件設備的投入。先后購買教務軟件2套，計10萬余元；除常規的電腦、傳真、打印設備外，還為相關管理人員配備高配置的電腦、證書用高速打印機等專用設備，以提高工作效率；支持相關人員進修、參加各種交流會議，以提高理論水平和處理實際問題的能力；學信平臺對相關人員計算機操作水平要求較高，針對不同人員的薄弱環節，學院除鼓勵自學外，還出資聘請相關計算機教師和學生助理兼職處理有關數據。

二、認真貫徹政策，規章制度完善

學籍管理是政策性較強的一項工作，是依法治校的重要環節。因此，學籍管理工作應嚴格貫徹執行《中華人民共和國高等教育法》和教育部《普通高等學校學生管理規定》的相關規定。其中，教育部《普通高等學校學生管理規定》中多處明確批示，按“學校規定”辦理，突出和強調了高等學校在學生管理中的主體地位，擴大了高等學校的辦學自主權[2]，因此，應結合各學校自身實際情況和高職教育教學的特點制定規章制度。學院制定了《學籍管理規定》等11份工作規范文件和17份對應的表格，通過這些文件，貫徹執行國家的法律法規，保證正常的教學秩序，切實維護學生的合法權利。規章制度的完善還體現在文件的增、刪、改等修訂工作方面，文件制定后并不是一成不變的，而是通過文件的運行與反饋不斷修改、完善，如果必要，還會組織大型的研討會。例如：2005年教育部出臺《普通高等學校學生管理規定》文件，學院利用暑期時間加班加點，召開由教務、學生、系部、質管辦等多部門參與的會議，制定了《廈門海洋職業技術學院學生管理暫行規定》等十余份文件。據不完全統計，十年來，學籍管理方面的文件共計修改30余次、刪除4份。為使學生了解這些文件，針對高職學生紀律意識散漫、自主能動性較差的特點，教務處將上述文件匯編成冊，當新生入學受教育時進行宣貫，每個新生人手一份，同時將相關宣貫材料通過張貼、學校電臺廣播、教務管理系統公告等方式告知學生。

三、結合質量體系，完善運行機制

制度的運行需要相應的機制保障，我校從2002年就開始全面導入ISO9000質量管理理念，建立和運行船員教育和培訓質量管理體系，從時間、流程、環節等多個節點強化過程控制，有效保證了學籍管理工作的有序、規范運行。IS09000質量管理體系強調全員參與、全過程管理[3]。質量體系對各崗位職責、權限有明確規定，通過糾正預防措施發現工作中的不足與缺失，建立健全和完善各種工作機制，整合各種資源，形成條塊結合、上下聯動、左右配合的聯動工作體系，確保學籍管理工作規范、高效、有序地運行。通過持續改進和有效運行，質量管理的理念和方法已融入到教育教學活動中，成為學院學籍學歷工作規范管理、提高效率、提高服務質量的重要途徑，既提高了管理水平，又保證了工作質量。學院每年至少開展一次覆蓋所有受控部門的內部質量審核，最高管理者針對主要質量問題組織管理評審，不斷提高管理水平。

四、計劃加流程圖，標準取代經驗

學籍管理工作有很高的專業性和時間性要求，尤其是電子注冊、圖像采集等工作，一旦出現崗位變動、人員離職等狀況，新人上崗后需要很長一段時間的磨合期，從而影響學籍學歷工作的順利開展。我院教務處通過管理創新，建立工作計劃、工作流程圖等標準化程序，較好地解決了這一問題。好的部門工作計劃是連接學院戰略規劃與部門具體工作目標的橋梁，是學院教育教學活動中重要的管理控制工具。教務處通過制定部門年度計劃、學期計劃和個人學期工作計劃、周計劃，將全年的工作任務分解，它包含目標的設定、措施的選擇和與此相適應的資源保障、時間要求等方面內容。工作計劃使學籍管理人員、輔導員、學生都能做到心中有數、準備充分，成為高效管理的“指揮棒”。流程圖主要是指表述工作流程的框圖，它能以圖形方式有條理地表達工作流程，包括內容、步驟、形成材料等內容。它直觀的體現了工作從開始到結束的整個過程，它既是辦事人辦理相關事項的路線圖，也是新人上崗后的作業指導書，既提高了辦事效率，又減少了新人上崗的磨合時間，共計制作學籍學歷方面的流程圖11張。通過工作計劃、流程圖等標準化程序的建立，我院學籍管理工作由以前的靠經驗吃飯轉變為如今的一切行為有據可查、有章可循，標準取代了經驗，將崗位變動、人員交接、突發事件等對學籍管理工作的影響降到最低，從而提高了學院的學籍管理效率，保障了學籍學歷工作順利進行。

五、邊工作邊思考，認真總結提高

學籍管理工作瑣碎、重復性強，而且隨著高等教育學生信息網的不斷發展和完善，學籍管理的工作內容也在不斷更新和變化，這都要求學籍管理人員必須學會思考。從紙質檔案材料到電子檔案，從學歷注冊到學年注冊，再到新生入學注冊、入學資格審核、高考照片核對等變化，讓人應接不暇。如果不懂得思考，不知道改變工作方式，只能是“頭痛醫頭、腳痛醫腳”，疲于應付而不能自拔，何談提高效率呢？學院教務處一直提倡“在工作中思考、在思考中前行”，通過教務處例會集中討論、學籍管理人員內部研討、輔導員座談、學生信息員反饋信息等內外結合的方式，觸動相關人員積極思考如何改進工作，并取得了一定的成果。例如，改進圖像信息采集用表格，將圖像信息與學籍學歷信息掛鉤，有誤的在拍攝現場更改，減少中間環節，保證信息的正確性。學年注冊時，不但要求學生登錄高等教育學生信息網核對信息，而且下載紙質材料供學生核對，從而將工作做到平時、做到實處。通過“工作——思考——改變——總結”的模式，有效地減少重復工作，提高工作效率。

作者：趙平工作單位：廈門海洋職業技術學院